À partir du 12 novembre 2024, le registre de commerce et des sociétés (« RCS ») au Luxembourg introduira plusieurs changements dans ses procédures destinées à simplifier les démarches administratives et à renforcer la précision des informations enregistrées. Ces nouveautés incluent la transition des formulaires de réquisition au format PDF vers un format HTML interactif, que les utilisateurs pourront désormais compléter directement en ligne. Cette modification technologique, qui élimine certaines contraintes pratiques liées aux formulaires au format PDF, rendra également l’interface plus conviviale. Par ailleurs, elle restreint la possibilité de transmettre les formulaires remplis à des tiers, garantissant que seul le déposant initial puisse en assurer la soumission.
Dans un souci d’amélioration de la transparence et de la sécurité des données, une obligation d’identification nouvelle est instaurée : toute personne physique inscrite au RCS devra obligatoirement fournir un numéro d’identification national luxembourgeois (« NINL »). Cette mesure, alignée sur l’article 12bis de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce, s’applique à chaque individu associé à une entité enregistrée, comme les mandataires, associés ou autres personnes physiques impliquées.
Le nouveau régime s’applique à toute inscription nouvelle. Pour les personnes déjà inscrites, l’adaptation de leurs données et plus spécialement le renseignement de leur NINL se fera sur une base volontaire qui, dans un second temps (date encore à définir), revêtira un caractère obligatoire.
Si la personne inscrite dispose déjà d’un tel numéro (correspondant typiquement au numéro de matricule délivré par l’organisme de sécurité sociale luxembourgeois ( le CCSS), elle devra simplement le fournir via le formulaire ad hoc sans nécessiter la production de documents justificatifs. Cependant, pour les individus n’en disposant pas, un processus est mis en place pour générer ce numéro lors de l’inscription, nécessitant de fournir des informations supplémentaires, telles que la nationalité et l’adresse de domicile privé, le tout accompagné de pièces justificatives (carte d’identité, justificatif de domicile, etc.).
En complément, le RCS introduit un contrôle automatique des adresses luxembourgeoises inscrites dans sa base de données, en se basant sur le Registre national des localités et des rues. Lorsqu’une adresse est renseignée dans le formulaire, elle sera automatiquement vérifiée pour garantir sa cohérence avec les données officielles du registre des localités. En cas de discordance, un message d’erreur sera affiché, demandant au déposant de corriger les informations avant de poursuivre. Ce dispositif vise à éviter les erreurs d’adresse et assure que les informations géographiques enregistrées au RCS sont à jour et exactes.
Ces ajustements ont pour vocation de faciliter les démarches administratives, renforcer la sécurité et la conformité des données, tout en garantissant une meilleure fiabilité des informations personnelles enregistrées au Luxembourg répondant ainsi aux besoins d’un cadre administratif plus sécurisé et conforme aux exigences modernes.