Vanaf 12 november 2024 zal het Luxemburgse Handels- en Vennootschapsregister (“RCS”) verschillende procedurele wijzigingen doorvoeren om administratieve processen te vereenvoudigen en de nauwkeurigheid van geregistreerde informatie te verbeteren. Deze updates omvatten de overgang van rekwisitieformulieren van PDF-formaat naar een interactief HTML-formaat, zodat gebruikers deze nu direct online kunnen invullen. Deze technologische update, die bepaalde praktische beperkingen van PDF-formulieren wegneemt, zorgt tevens voor een gebruiksvriendelijkere interface. Bovendien beperkt het de mogelijkheid om ingevulde formulieren door te sturen naar derden, waardoor alleen de aanvrager het formulier kan indienen.
In het kader van het verbeteren van gegevensbescherming en transparantie is er een nieuwe identificatievereiste geïntroduceerd: alle natuurlijke personen die bij de RCS zijn geregistreerd, moeten nu een Luxemburgs Nationaal Identificatienummer (“NINL”) verstrekken. Deze maatregel, in overeenstemming met artikel 12bis van de gewijzigde wet van 19 december 2002 op het Handels- en Vennootschapsregister, is van toepassing op alle individuen die betrokken zijn bij een geregistreerde entiteit, waaronder vertegenwoordigers van de vennootschap (bijv. bestuurders en zaakvoerders), aandeelhouders en andere betrokken natuurlijke personen.
De nieuwe vereisten zijn onmiddellijk van toepassing op alle nieuwe registraties. Voor reeds geregistreerde personen zal het bijwerken van hun informatie – met name het verstrekken van hun NINL – in eerste instantie vrijwillig zijn, maar zal later verplicht worden (datum dient nog te worden bepaald).
Indien een geregistreerd persoon al een Luxemburgs NINL heeft (meestal het inschrijvingsnummer uitgegeven door het Luxemburgse Sociale Zekerheidsinstituut (CCSS)), hoeft hij of zij dit alleen maar te verstrekken door het ad hoc online formulier in te vullen, zonder aanvullende documenten te verstrekken. Voor diegenen zonder NINL zal er echter een proces worden ingevoerd om dit nummer tijdens de registratie aan te maken, waarvoor aanvullende informatie nodig is, zoals nationaliteit en privéadres, vergezeld van ondersteunende documenten (bijv. identiteitskaart, bewijs van verblijf).
Daarnaast introduceert de RCS een automatische verificatie van Luxemburgse adressen in haar gegevensbank, gebaseerd op het nationale register van gemeenten en straten. Wanneer een adres in het formulier wordt ingevoerd, wordt het automatisch gecontroleerd op consistentie met de officiële gegevens uit het register van gemeenten. Bij een discrepantie verschijnt er een foutmelding die de aanvrager vraagt om de informatie te corrigeren vooraleer deze verder kan gaan. Deze maatregel is bedoeld om adresfouten te voorkomen en ervoor te zorgen dat geografische informatie die bij de RCS is geregistreerd, actueel en nauwkeurig is.
Deze aanpassingen zijn ontworpen om administratieve processen te vereenvoudigen, gegevensbeveiliging en naleving te versterken en de betrouwbaarheid van persoonlijke informatie die in Luxemburg wordt geregistreerd te verbeteren, waarmee wordt voldaan aan de eisen van een veiliger en moderner administratief kader.