Corporate governance (shareholders' agreements, preferential rights and control, family charters, stock options, etc.)
Directors' status and liability
Employee and management incentive schemes (stock options, profit-sharing units, etc.)
Dispute resolution (conflicts between shareholders and/or directors, exclusion and withdrawal, directors' liability)
Mergers, demergers, transfers of registered office
Voluntary liquidations
Banking & Finance
Financing arrangements, regulatory matters, payment services and investment firms across Luxembourg and Belgium.
Financing and fundraising (capital increases, IPOs, bond issues, debt and banking relationships…)
Share pledges and legal opinions
Private equity and venture capital: formation, structuring, management and operation of funds and investments (Belgium: OPC, OPCA, PRICAFS, FIIS, holding companies, club deals, etc. / Luxembourg: SIFs, SICARs, RAIFs and Special Limited Partnerships (SLPs))
Relationships between investors, manager remuneration and cash-flow optimisation (management fees, carried interest, first liquidation right, etc.)
Structuring of securities and real-estate investments
Employment Law
Employment contracts, tailored remuneration schemes, terminations and employment litigation for employers and employees.
Negotiation, drafting and conclusion of employment contracts
Set-up of specific remuneration schemes (bonuses, benefits, option plans)
Specific clauses: non-compete, confidentiality, exclusivity
Settlement agreements and agreements on the termination of the employment relationship
Handling of individual and collective dismissals
Support throughout the entire employment relationship
Representation of employers or employees in court disputes
Contracts and social status of company directors
International mobility and cross-border employment law
Collective labour relations and social dialogue
Compliance
UBO obligations and the evolving European regulatory landscape.
Compliance with the (evolving) European regulatory framework
Integration of compliance requirements into governance and day-to-day operations
Implementation of internal compliance policies and procedures
Regulatory monitoring and anticipation of new requirements
Anti-money laundering and counter-terrorist financing (AML/CFT)
Personal data protection (GDPR)
International sanctions and restrictive measures
Whistleblowing schemes
ESG & Sustainability
CSRD sustainability reporting and the integration of ESG requirements into governance.
Sustainability reporting (CSRD) and preparation of sustainability statements
Integration of ESG requirements into governance, reporting and operations
Timely adaptation of reporting to sustainability obligations
Regulatory monitoring of the European ESG agenda (Omnibus package, etc.)
Compliance with the European taxonomy
Sustainability due diligence (CSDDD / CS3D)
Support with double materiality and ESG data collection
Prevention of greenwashing in non-financial communication
Restructuring & Insolvency
Reorganisations, distressed situations and the protection of stakeholders' interests.
Bankruptcy and insolvency proceedings
Voluntary liquidation of companies
Judicial reorganisation and recovery proceedings
Protection of the interests of creditors, shareholders and other stakeholders
Coordination of collective proceedings
Negotiation with creditors and out-of-court settlements
Cross-border restructuring and international insolvency
Directors' liability in insolvency situations
Dispute Resolution & Arbitration
Commercial litigation and arbitration, including complex post-M&A and shareholder disputes.
Advice and representation in all types of disputes
Civil and commercial litigation
Administrative and employment litigation
National and international arbitration proceedings (ICC, CEPANI or ad hoc)
Complex post-acquisition and shareholder disputes
Interim and protective measures (attachments, summary proceedings)
Enforcement of court decisions and arbitral awards
Alternative dispute resolution (mediation, settlement)
Real Estate Law
Construction law, real-estate transactions, co-ownership, leases, neighbourhood disputes and construction litigation.
Legal advice and support in construction law
Negotiation, drafting and review of standard sale contracts, forward sales and sales of property to be built
Handling of disputes relating to ownership, co-ownership and commercial or residential leases
Handling of disputes relating to easements, neighbourhood nuisances and the liability of builders
Civil litigation in construction law
International Business Restructuring
Cross-border reorganisations, simplifications, mergers, demergers and post-acquisition integrations across multiple jurisdictions.
Corporate simplification programmes and legal entity rationalisation
Domestic and cross-border mergers, demergers and spin-offs
Cross-border conversions and migrations
Post-acquisition integrations and carve-outs
Pre-sale and pre-IPO reorganisations
Intra-group transfers of assets, businesses and shareholdings
Cross-border dividend, cash repatriation and financing reorganisations
Establishment and restructuring of European headquarters and regional holding structures
Coordination of multi-jurisdictional implementation projects
Preparation of global implementation plans and step plans
Management of local counsels across multiple jurisdictions
End-to-end legal project management through to completion
Tax
Tax aspects of corporate reorganisations, financing transactions, governance and multi-jurisdictional projects.
Tax aspects of domestic and cross-border corporate reorganisations
Legal implementation of tax-efficient reorganisations
Tax aspects of financing and refinancing transactions
Tax due diligence support in coordination with tax advisers
Tax implications of corporate governance and shareholder arrangements
Coordination of multi-jurisdictional tax and legal workstreams
Liaison with tax advisers and foreign counsel during international projects
The team
Gérald Stevens
Partner
Bars: Brussels Bar, Luxembourg Bar
Education: UCLouvain
Languages: French, English, German, Dutch
Areas of expertise: Corporate Law, M&A, Restructurings, Private Equity & VC, Banking & Finance, Securities
Biography
Gérald graduated from UCLouvain in 1993 and was admitted to the Brussels Bar in 1994 and to the Luxembourg Bar in 2006. He has taught company law at UCLouvain in Mons for more than 20 years.
info@trialys.com
Alexandra Pardou
Partner
Bars: Brussels Bar, Luxembourg Bar
Education: Université libre de Bruxelles, Universiteit Gent
Languages: French, English, Dutch, Spanish
Areas of expertise: Corporate Law, M&A, Restructurings, Start-ups, Private Equity, Banking & Finance
Biography
Alexandra holds a law degree from the Université libre de Bruxelles (2006) and a degree in corporate law from Universiteit Gent (2007). She was admitted to the Brussels Bar in 2008 and to the Luxembourg Bar (list IV) in 2016.
info@trialys.com
Jerry Mosar
Partner
Bars: Luxembourg Bar
Education: Paris I Sorbonne University
Languages: Luxembourgish, French, English, German
Areas of expertise: Commercial Law, Employment Law, Lease Agreements, Construction Law, Public Procurement, Litigation
Biography
Jerry holds a law degree from Paris I Sorbonne University. He started his career at the Luxembourg Bar in 1993.
info@trialys.com
Jean-Yves Lhommel
Partner
Bars: Luxembourg Bar
Education: UCLouvain, Université Libre de Bruxelles
Languages: French, English, German
Areas of expertise: Corporate Law, International Business Restructuring, Private Equity & VC
Biography
Jean-Yves holds a law degree from UCLouvain (1995), followed by a postgraduate degree in tax law from the Université Libre de Bruxelles (1997). Admitted to the Luxembourg Bar, he built his career within Magic Circle and Big Four legal practices, including as head of the corporate practice of a leading international legal network in Luxembourg and Luxembourg representative for its international business reorganisations network.
jean-yves.lhommel@trialys.com
Laurent Mosar
Partner
Bars: Luxembourg Bar
Education: Paris I Sorbonne University
Languages: Luxembourgish, French, English, German
Areas of expertise: Corporate Law, Media Law, Litigation
Biography
Laurent holds degrees in Law and in Political Sciences from Paris I Sorbonne University. He was admitted to the Luxembourg Bar in 1983. He has been a member of the Luxembourg parliament (Chambre des Députés) since 1994, which he chaired between 2009 and 2013. He is currently member of the Luxembourg City Council.
info@trialys.com
Agathe Le Callonnec
Senior Associate
Bars: Luxembourg Bar
Education: University of Luxembourg
Languages: French, English
Areas of expertise: Corporate Law, Restructurings, Private Equity & VC, Real Estate
Biography
Agathe holds an LL.M. in European Business Law (Université de Luxembourg, 2020). She is member of the Luxembourg Bar since 2026 after spending more than 15 years as a legal advisor with one Big-Four firm in Luxembourg and with a Luxembourg real-estate investment fund.
info@trialys.com
Aminatou Akobé
Associate
Bars: Brussels Bar
Education: Université de Yaoundé, ULB
Languages: French, English
Areas of expertise: Corporate Law, Commercial Law, Arbitration
Biography
Aminatou holds a Master's degree in business law from the Université de Yaoundé (2012) and a LL.M. in International Business Law (ULB, 2025). She is registered with the Brussels Bar since 2025 after practicing several years as a lawyer in Cameroon.
info@trialys.com
Cécile Meyer
Associate
Bars: Luxembourg Bar
Education: University of Luxembourg
Languages: French, English
Areas of expertise: Corporate Law, Commercial Law
Biography
Cécile holds a Master's degree in European law (2019) and an advanced LL.M. in European Business Law (2020) both from the University of Luxembourg. She has been registered with the Luxembourg Bar since 2023.
info@trialys.com
Ervina Sadiku
Corporate assistant
Languages: English, French, Luxembourgish, Macedonian, Serbian
Biography
As a corporate officer, Ervina assists with administrative tasks relating to the incorporation, corporate-book housekeeping and liquidation of legal entities.
info@trialys.com
Jennifer Brucker
Assistant
Languages: French, English, Luxembourgish, Italian, German
Biography
Jennifer assists the lawyers in the litigation department of the firm.
info@trialys.com
General terms & conditions
Trialys law firm is a cost-sharing partnership of lawyers having elected to organize the rendering of their services in common in order to facilitate the practice of their profession.
Unless otherwise expressly agreed these general terms and conditions shall govern all services performed by a lawyer of the firm, whether such services consist in a legal advice, assistance in the context judicial or extrajudicial proceedings or in the context of a transactional matter.
Article 1
In these general terms and conditions, “Trialys” means the lawyer of the firm with whom the contractual relationship has been established in accordance with a letter of engagement or, in the absence of such letter, the lawyer consulted by the client who has dealt with the matter under his/her signature (dominus litis).
Article 2
Unless otherwise agreed in the letter of engagement (or in another written form) concluded between Trialys and the client, the provision of services by Trialys shall be governed by these general terms and conditions excluding any other general or particular terms and conditions.
Article 3
All services are performed by Trialys for the exclusive benefit of its clients only. Third parties shall not be entitled to any rights or privileges deriving from the services performed, nor from the ensuing results.
Article 4
While providing its services, Trialys is expressly authorized to subcontract as may be necessary legal or non-legal tasks to external providers.
Article 5
The total liability of Trialys with respect to the services provided is limited to the coverage of the professional civil liability insurance of the lawyer referred to in article 1 hereinabove which shall be no less than EUR 1,250,000 and can be up to EUR 16,250,000 for certain lawyers.
Should the provided services not be covered for any reason whatsoever, Trialys’ liability towards its client shall be limited to two (2) times the total amount of the fees invoiced by Trialys and effetely paid by the client with a maximum of EUR 125,000.
Article 6
1. Anti-money laundering (AML) and Know your customer (KYC)
Belgium and Luxembourg have adopted laws and regulations relating to the fight against money laundering and terrorism financing which require Belgian and Luxembourg lawyers, when entering into a business relationship, to:
identify and obtain sufficient information on their clients;
understand the structure of the contemplated transaction(s);
verify the origin of the funds to be used in the contemplated transaction(s);
verify the destination of the investments and funding made in the contemplated transaction(s); and where relevant
verify the identification of the clients’ attorneys, together with an evidence of their powers of representation (such information may be documented under the form of written documentation which may also be subject, when need arises, to public legalization and certification).
By hiring Trialys, clients are deemed having expressly undertaken to fully cooperate and in a timely manner in order to fulfil Trialys’ AML/KYC duties. In particular, but not only, clients will be bound to disclose to Trialys the identity of the ultimate beneficial owner(s) of the transaction, case or matter on which Trialys’ professional assistance is sought and of any changes in ultimate beneficial ownership which could occur in the course of the relationship with Trialys. Clients may be requested and are deemed to have accepted to sign any certificate or document which may be required for that purpose. In case Trialys considers that it cannot fulfil its AML/KYC duties in a satisfactory manner, it reserves the right to suspend and/or terminate the assignment at any time and without prior notice.
AML/KYC duties of Trialys entail the obligation, in certain circumstances and under certain conditions, to report any activities in case of suspicion that funds or other assets are the subject of money laundering. In the event that Trialys has any such suspicion, the legal obligation incumbent of Trialys to report the contentious activities to the authorities will prevail. This legal duty overrides any duty of secrecy that Trialys owes its clients. Trialys will incur no liability whatsoever for any loss which may arise, directly or indirectly, as a result of any such disclosure to the authorities.
Clients may not remit funds to Trialys until they have provided Trialys with all money laundering identity evidence which has been requested from them, nor request any third party to perform payments on Trialys’ bank accounts without Trialys’ prior written approval.
2. Retainers
Any file opening may give rise to a retainer request. Any such retainer is payable upfront upon opening of the file and prior to the performance of any service. In the event of several files handled for the same client, the retainer can either be linked to one or more specific matters, or be fixed globally taking into account the volume of the matters. The retainer can be reviewed at any time in the course of the performance of the attributed mandate depending on the level of work already performed and/or of the expected work for the future.
3. Fees
Unless otherwise agreed in writing with the client, fees shall be calculated by multiplying the number of hours performed by the hourly rate of Trialys’ team members increased with a 7% charge to cover administrative and overhead costs.
4. Invoicing
Fees, costs and disbursements shall in principle be invoiced on a monthly basis. Invoices containing the detail of the work performed and disbursements incurred are payable immediately upon receipt and shall be automatically increased in case of non-payment after 30 days with late interests calculated at a rate of 10% per annum.
5. VAT
Invoices raised by Trialys are subject to VAT calculated at a rate of 21% for Belgium and 16% for Luxembourg. Clients are requested to mention any VAT exemptions they would benefit from at the same time they communicate their invoicing details to Trialys (see article 6.1 above).
6. Claims
Trialys must be notified in writing of any claim regarding an invoice or the services to which it relates within 30 days of the date specified on the relevant invoice. If no claim is made within that timeframe the client shall be deemed to have accepted that the invoice is correct as well as the thereto relating services.
Article 7
Unless otherwise agreed in writing, the obligations of Trialys are obligations of means (‘obligations de moyen’). Trialys shall suffer no liability in case of force majeure or of a foreign or third party cause. Trialys shall exercise due diligence when engaging the services of external service providers (including, without being limited to, foreign lawyers, notaries, auditors, accountants, bailiffs, experts, consultants, postal or delivery services or banks or financial institutions). Trialys shall incur no liability for any errors or inadequacies on the part of such external service providers.
Article 8
Trialys shall not be held liable in any manner in connection with the performance of its services or the preservation of the documents, after five (5) years, this period starting from the earliest of the completion of its mission or the end of any eventual letter of engagement with the client.
Article 9
Trialys shall not be held liable in any manner in connection with the performance of its services or the preservation of the documents, after five (5) years, this period starting from the earliest of the completion of its mission or the end of any eventual letter of engagement with the client.
Article 10
Claims associated with the tasks performed by Trialys can only be directed against Trialys itself. However, to the extent that the law or any other circumstance whatsoever would allow that partners, associates and personnel of Trialys can also be held responsible, these general terms and conditions will also apply in favour of these partners, associates and personnel.
Article 11
Trialys is subject to professional secrecy and deal with all information relating to its clients and business activities in a confidential manner, except where (i) Trialys is obliged either by the law or by an administrative or judicial authority to disclose such information or (ii) the disclosure is expressly authorised by the relevant client. The same principles apply to the information relating to the ultimate beneficial owner(s) that Trialys may be required to collect in accordance with Article 6.1 of these general conditions.
Without prejudice to the foregoing, Trialys may, with the prior and express agreement of the client concerned, be authorized to disclose the identity of its client in the context of a particular transaction and to provide general information only about the characteristics of the client. the transaction, as well as a brief description of the services provided, in order to promote its activity and expertise.
Article 12
Trialys owns and retains full ownership of all intellectual and other proprietary rights in relation to any legal advice, opinion or other work performed by its lawyers under any form whatsoever. Further, all correspondence and other documents (including those in electronic form) produced or generated by Trialys in relation to an engagement, other than the versions of such documentation provided to the client in the course of the engagement, shall remain Trialys’ sole property. Furthermore, Trialys shall be entitled to retain one copy of any documents (including those in electronic form) provided to it in connection with an engagement for regulatory or internal record-keeping purposes, in accordance with its Privacy Notice.
Article 13
If a provision of these terms and conditions is held to be inapplicable, the other provisions shall not be affected and shall be interpreted as if this provision was non-existent, provided that, in this case, these terms and conditions shall be interpreted, as far as possible, so as to give effect to the meaning and intent of the provision held to be inapplicable.
Article 14
1. Applicable law
The legal relationship between Trialys and its clients shall be governed by Belgian or Luxembourg law depending on the place of establishment of the lawyer consulted. In the event that the lawyer consulted is established both in Brussels and in Luxembourg, the applicable law shall be determined as follows: Belgian law shall be applicable to files governed by Belgian law handled and invoiced by the Brussels office; Luxembourg law shall be applicable to files governed by Luxembourg law handled and invoiced by the Luxembourg office.
2. Jurisdiction
The courts in Brussels are competent to settle disputes relating to the legal relations governed by Belgian law and the courts in Luxembourg are competent to settle disputes relating to the legal relations governed by Luxembourg law as defined in the previous paragraph.
GDPR
The use and disclosure of personal data is important for Trialys and for the individuals whose personal data is processed.
1. What is the purpose of this privacy notice?
This privacy notice (“Privacy Notice“) aims to give you information about how the law firm Trialys* (hereinafter referred to as “we”, “us” or “Trialys”) handle and process the personal data that we collect from you or which we have obtained about you from a third party when you (i) engage with us to use services that Trialys provides (our “Services“) or (ii) visit our website, (the “Website“), so that you are fully aware of how and why we are using your personal data.
It also explains how Trialys may handle personal information about individuals as a result of providing the Services to third parties and about individuals who apply to work at Trialys.
This Privacy Notice will inform you of the nature of your personal information that is processed by us and how you can request that we delete, update, transfer and/or provide you with access to it.
2. What personal data do we collect about you?
Personal data includes any information about an individual which can identify that individual.
Trialys may collect personal information from you in the course of its business, including through your use of our Website, when you contact or request information from us, when you engage our legal or other Services** or as a result of your relationship with one or more of our staff members or clients.
Trialys may collect, use, store and transfer the following categories of personal data:
Identity Data: such as name, surname, marital status, date of birth, ID or passport number, photo, gender, social media account, …
Contact Data: such as email address, telephone number, billing address, delivery address, …
Financial Data: such as bank account number, payment card details, details about payments to and from you, …
Technical Data: such as information collected when you visit our website, your IP address, browser type and version, time zone setting and location, information about your use of our website, your use of our wifi, …
Professional Data: such as your Curriculum Vitae, you job title and your previous positions and professional experience, preferred language …
In limited circumstances (for legal or regulatory purposes or if necessary for a specific Service provided to you): your race or ethnicity, religious or philosophical beliefs, sex life, sexual orientation, political opinions, trade union membership, information about your health and genetic and biometric data.
This list is non-exhaustive.
3. How do we use your personal information?
Your information is collected for the following purposes:
to verify your identity;
to comply with our legal obligations (including any Know Your Client or Anti-Money Laundering or Anti-Bribery, conflicts or similar obligations);
to perform our Services;
to carry out requests made by you on the Website or in relation to our Services;
to comply with any applicable law, court order, other judicial process, or the requirements of a regulator;
to recruit new lawyers or personnel;
to improve, develop and market new Services, and
to use as otherwise required or permitted by law.
4. What is our legal basis for using or processing your personal information?
Performance of services: It is necessary for us to use your personal information to perform our obligations in accordance with any contract that we may have with you. It is in our legitimate interest or a third party’s legitimate interest to use your personal information in such a way to ensure that we provide the very best client service we can to you or others. Please note also that our Terms and Conditions apply when we provide the Services.
Recruitment: If we use your personal information in connection with recruitment it will be in relation to us taking steps, at your request, to enter into a contract we may have with you or if we have a legitimate interest to use personal information in such a way to ensure that we can make the best recruitment decisions for Trialys.
Business administration and legal compliance: It is also our legal obligation to use your personal information to comply with any legal obligations imposed upon us (including any Know Your Client or Anti-Money Laundering or Anti-Bribery, conflicts or similar obligations).
Website: It is in our legitimate interest to use your personal information in such a way to ensure that we provide the very best products and services to you and our clients.
5. Who do we share your personal information with?
Your personal information may be shared and processed by any Trialys entity, located in Belgium and in Luxembourg.
We may also share personal information with a variety of the following categories of third parties as necessary, such as:
Third parties engaged in the course of the services we provide to clients such as notaries public, bailiffs, clerks, court, opposing party and their lawyers, expert witnesses, such as tax advisors or valuers.
Third parties to whom we outsource certain services such as, without limitation, translation services, IT systems or software providers, IT Support service providers, document and information storage providers.
Government or regulatory authorities.
Regulators/tax authorities/corporate registries.
Our professional advisers such as lawyers and accountants.
Insurers.
Third party service providers to assist us with client insight analytics, such as Google Analytics.
Third party postal or courier providers who assist us in delivering documents related to a matter.
We will conduct an appropriate level of due diligence and put in place contractual documentation in relation to any sub-contractor we may appoint to ensure that they process personal information appropriately and according to our legal and regulatory obligations.
6. Our use of cookies
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8. How long do we keep your personal information for?
We will retain relevant personal information as long as necessary in order to fulfil the purposes described in this Privacy Notice and as long as we are required to do so according to our regulatory obligations, professional indemnity obligations or as required for us to assert or defend ourselves against legal claims, until the end of the relevant retention period or until the claims in question have been settled.
We may then destroy such information without further notice or liability.
9. Confidentiality and the security of your personal information
Trialys is committed to keeping the personal information provided secure. We can assure you that your personal information will be treated in strict confidence and that we make every effort to protect your personal information. We have implemented appropriate organisational and technical measures to protect the personal information that we have under our control from unauthorised access, improper use or disclosure, unauthorised modification and unlawful destruction or accidental loss.
All the stakeholders of Trialys including our partners, associates, employees, consultants, workers and data processors (i.e. those who process your personal information on our behalf, for the purposes listed above), who have access to, and are associated with the processing of personal information, are obliged to respect the confidentiality of such personal information.
10. How to access your information and your other rights
You have the following rights in relation to the personal information about you that we retain:
Your right to access
You have the right to ascertain what kind of personal information do we retain about you. If requested, we’ll confirm whether we’re processing your personal information and, if necessary, provide you with a copy of that personal information (along with certain other details). If you require additional copies, we reserve the right to charge you a reasonable administrative fee.
Your right to rectification
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Your right to deletion
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Your right to restrict processing
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You are entitled, in certain circumstances, to obtain personal information you’ve provided us with (in a structured, commonly used and machine-readable format) and to reuse it or to ask us to transfer this to a third party of your choice.
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You can ask us to stop processing your personal information, and we will do so, in the following circumstances:
– We are relying on our own or someone else’s legitimate interests to process your personal information, except if we can demonstrate compelling legal grounds for the processing.
– We are processing your personal information for direct marketing purposes.
Your right to withdraw consent
Given the fact that we rely on your consent (or explicit consent) as our legal basis for processing your personal information, you have the right to withdraw that consent at any time.
Your right to file a complaint with the supervisory authority
In case of concern about any aspect of our privacy practices, including the way we’ve handled your personal information, you can report it to the relevant Supervisory Authority.
We are committed to providing you with a response to your request or complaint in a timely manner.
Please note that some of these rights may be limited if we have an overriding interest or legal obligation to continue to process the data or if data is exempt from disclosure due to reasons of legal professional privilege or professional secrecy obligations.
Please note that for every request concerning personal information we may request that you prove your identity by providing us with a copy of a valid means of identification in order to comply with our security obligations and to prevent unauthorized disclosure of information.
11. Changes to this Privacy Notice
We will update this Privacy Notice from time to time to comply with applicable privacy laws or regulatory requirements, to ensure that you are always aware of how we use your personal information and to reflect any changes to our use of your personal information. In case of any such changes, we will post the changed Privacy Notice on our website or publish it otherwise. When practicable, we will notify you by email of any significant changes. However, we encourage you to review this Privacy Notice periodically to be informed of the use of your personal information.
12. Contact
If you have any questions about this Privacy Notice or want to exercise your rights set out in this Privacy Notice, please contact us by:
sending an email to privacy@trialys.com ; or
calling us: In Luxembourg: + 352 22 74 30 1 — In Brussels: + 32 2 896 51 70
* In Belgium: Trialys SRL, a Belgian limited liability company with registered office located at 1170 Brussels, Chaussée de la Hulpe 166, registered in the business register under number 0634.578.255; In Luxembourg: Trialys is the partnership (“association de frais”) of Gerald Stevens, Alexandra Pardou, Jean-Yves Lhommel and Jerry Mosar.
** Trialys is primarily engaged by corporate entities and as such these entities are not data subjects. However, as part of such instructions personal information may be provided to us (e.g. personal information relating to any of our corporate clients; or prospective clients; officers or personnel, any opponent or vendor or purchaser or personal information relating to their legal advisors or personnel, as relevant or similar). If you are an individual whose personal information is processed by us as a result of providing the Services to others (including individual clients and corporate clients) we will process a variety of different personal information depending on the Services provided. This may include personal information relating, without limitation to, any of our corporate clients or prospective clients; officers or personnel, any opponent or vendor or purchaser personal information including personal information relating to their legal advisors, other advisors or personnel as relevant or similar.
Disclaimer
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The information contained in this website does not constitute any legal or professional advice and should therefore not be used as a substitute for taking specific and up-to-date legal or professional advice. Such advice can be obtained by contacting one of our lawyers, or by sending a specific e-mail request to info@trialys.com.
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Legal insights
Luxembourg business permit: key to economic activity
· Corporate · Luxembourg
No commercial, artisanal, industrial or liberal profession activity may be carried out in the Grand Duchy of Luxembourg without an establishment permit…
No commercial, craft, industrial or liberal profession activity may be carried out in the Grand Duchy of Luxembourg without a business permit. Issued by the Minister of the Economy prior to the start of the activity, it governs access to the profession and constitutes, throughout the life of the business, a central administrative requirement.
1. A prerequisite to any activity
Authorisation must be sought before commencing business, by any undertaking – natural or legal person – wishing to carry on an activity subject to the law. It is granted by the Minister of the Economy following an administrative investigation conducted on the basis of the documents and information provided in support of the application.
2. Three substantive conditions
The grant depends on the fulfilment of three conditions. Firstly, a genuine physical establishment: a fixed place of business, equipped with suitable material facilities and infrastructure, managed effectively and permanently - a mere registered office is not sufficient. Secondly, professional integrity, required not only of the manager, but also of the holder of the majority of shares and of any person exercising significant influence over the management; this is assessed in light of facts going back less than ten years. Finally, professional qualification, which varies according to the sector: a master craftsman's certificate or a certificate of aptitude for craft activities on lists A and B (none for list C), a diploma specific to the activity for liberal professions, and particular qualifications for certain regulated commercial activities (travel, hospitality, real estate, etc.). The industrial sector does not require any specific qualification.
3. The link between leader and company
The company must appoint a director who has a real and permanent connection with it. This individual is responsible for the effective and day-to-day management from the establishment and must, depending on the legal form, be registered with the Commercial and Companies Register with sufficient power of commitment (manager, co-manager with co-signing rights, managing director or general partner). Furthermore, this individual must not have evaded the payment of their social security and tax contributions.
4. Application process
The application originates from the individual entrepreneur or, for a company, from the company itself – the conditions of good repute and qualification then being met by its director. The dossier includes the application form (guichet.lu), an identity document, and a criminal record extract (bulletin no. 3); for non-residents, foreign extracts and a declaration of non-bankruptcy made under oath before a notary are also required. A third-country national must also provide proof of a residence permit authorising them to carry out self-employed activity. A chancellery fee of 50 euros is also payable. In a second stage, the administration requests proof of effective material establishment in Luxembourg.
5. The Life of the Authority
A new authorisation is required in the event of a change of object or a change of director; other events - a new point of sale, a change of director's residence, or a change of operating location - must be notified within one month. The authorisation lapses, in particular, after two years of voluntary cessation of activity, or in the event of bankruptcy or judicial liquidation. If a director leaves, a provisional six-month authorisation, renewable once, allows the activity to continue while a qualified replacement is recruited. Finally, services rendered between companies within the same group are exempt from the authorisation requirement.
Summary
Personal and non-transferable, a business permit must be updated with every change in the company or its manager. Its absence is not without consequence: operating a business without a permit constitutes a criminal offence and may lead to the administrative closure of the establishment, while a minister’s refusal may be challenged before the administrative court. When properly anticipated, it permanently secures a company’s access to and continued presence in the Luxembourg market.
W&I Insurance: A Key Tool for Streamlining M&A Negotiations
· M&A · Corporate
More and more mergers and acquisitions (M&A) transactions include a Warranties & Indemnities (W&I) insurance policy...
An increasing number of merger and acquisition (M&A) transactions incorporate a Warranties & Indemnities (W&I) insurance policy. This instrument protects parties against losses related to risks affecting the target company's assets or liabilities. By securing the transaction, it allows for a more confident approach – and its gradual extension to smaller operations could, in the long term, redefine the role of legal and financial advisors.
1. Concept and Role
W&I insurance protects both the buyer and the seller against the consequences of a breach of the representations and warranties given by the seller (composition of assets, continuity of contracts, absence of tax or social debts, absence of litigation). These contractual warranties remedy the inadequacy of the statutory warranty: in a share deal (sale of company shares), the latter only covers hidden defects of the shares themselves, not the true value of the business. The policy can be taken out by either the buyer or the seller and advantageously replaces the "guarantees of the guarantee" usually required (escrow of part of the price, bank guarantees), thus lightening the financial and psychological burden on the seller after the disposal.
2. Development
Appearing in the 1980s as a policy subscribed by the seller, W&I insurance became available to buyers in the mid-1990s – a format which has become the norm (approximately 95% of policies). Its real boom began in the 2000s, driven by Anglo-Saxon markets and private equity, before reaching continental jurisdictions, including Luxembourg. Long reserved for large transactions (prices exceeding EUR 100 million), it is now tending to extend to SMEs, which are set to benefit from protection comparable to that of large companies.
3. Scope limitations
The protection is not unlimited. The following are, in principle, excluded: risks already identified during due diligence (the parties must reflect these in the price); declarations made in bad faith amounting to fraud, which remain the seller's responsibility; tax fines and penalties – only taxes due and late payment interest being covered; and finally, risks related to the company's post-acquisition operation (operational risks, civil liability), which fall under other insurance policies.
4. Impact on Due Diligence and the Role of Advisers
Insurance never obviates the need for a thorough audit; on the contrary, the scope of coverage mirrors that of the due diligence. A risk not examined by advisors will not be covered, as the insurer will then create specific exclusions. The buyer therefore has an interest in aligning the scope of the audit with that of the policy, ideally by engaging with the insurer before the submission of the final report. The trend towards "red flag" audits, deliberately restricted for reasons of cost or time, is perilous in this regard: as the seller is exempt (except in cases of deceit), a poorly calibrated audit can leave the buyer without recourse in the event of a loss.
5. Scope of cover and negotiation with insurer
The fact that the indemnity is underwritten by a third party does not allow the buyer to neglect the representations and warranties mechanism. The insurer ensures that it is negotiated on market terms (cap, de minimis and basket thresholds, duration), with the policy intended to be "back-to-back" with what the seller would have indemnified themselves. Fraud remains excluded in any event. Beyond the premium (generally 1% to 4% of the covered risk), the buyer must ensure strict alignment of the cover with the acquisition agreement and a waiver of recourse by the insurer against the seller (except in cases of fraud).
Summary
W&I insurance does not replace or diminish the vendor’s disclosure process or transparency obligations. It provides an additional layer of protection and flexibility: it strengthens the buyer's position while offering the vendor peace of mind, especially financial. Approximately one quarter of policies reportedly lead to a claim (with nearly 30% related to reference accounts and 30% to tax aspects). Its widespread adoption, even for modest transactions, requires lawyers and advisors to deepen their analysis, integrate the insurance dimension from the structuring stage of the transaction, and raise their clients' awareness.
Establishing a Luxembourg company: key steps and conditions
· Corporate · Luxembourg
This overview presents the process and legal requirements for the formation of the two most common forms of Luxembourg companies: the 'société anonyme' (S.A.) and the...
This overview presents the process and legal conditions for the incorporation of the two most common forms of Luxembourg companies: the 'société anonyme' (S.A.) and the 'société à responsabilité limitée' (S.à r.l.). Both share many characteristics under the Law of 10 August 1915, but the S.à r.l. is less strictly regulated and traditionally more flexible – with a closed shareholding structure, it is suitable for small structures as well as for holding and group financing activities. The S.A. offers more structured governance and financing methods and is essential for listed companies and certain regulated activities, although its use is not limited to these cases. 1. Founders and Notary Any natural or legal person – regardless of their nationality or residence – can incorporate a company in Luxembourg; a single founder is sufficient for both the S.A. and the S.à r.l. The incorporation requires a deed passed before a Luxembourg notary; the founders can act through an agent, by means of a power of attorney. 2. Articles of Association The drafting of the articles of association is one of the first key steps, as banks require them to open the company's account. Integrated into the deed of incorporation, they must at a minimum cover: the company name (sufficiently distinctive, without confusion with existing names); the registered office (located in a Luxembourg commune – a simple domiciliation address may not provide the substance required by certain foreign tax regimes, and commercial companies must have an effective establishment to obtain their business permit); the corporate purpose (clear but sufficiently broad, as it limits the powers of the corporate bodies); the share capital (minimum of EUR 30,000 for an S.A. and EUR 12,000 for an S.à r.l., fully subscribed — fully paid up in the S.à r.l., at least one-quarter paid up in the S.A.); as well as the number, form, and rights of the shares or units (non-voting shares and bearer or dematerialised forms only being available in the S.A.). 3. Governance and Control Governance is organised by the articles of association, failing which the supplementary legal regime applies. The S.à r.l. can be managed by one or more managers, forming a board if applicable. The S.A. requires a board of at least three directors (or a sole director in the case of a sole shareholder), vested with all decision-making and representation powers, unless there is a statutory clause for joint signature or delegation; a dualistic system of German inspiration (management board and supervisory board) is also possible. As for control, a statutory auditor is mandatory for an S.A. and for an S.à r.l. with more than sixty partners, while an independent auditor is required as soon as the legal financial thresholds are met. 4. Other mentions in the deed In addition to the identification of the founders and the articles of association, the deed indicates the amount subscribed and paid up by each founder, as well as the nature of their contribution. Contributions in kind to an S.A. require a valuation report from an independent auditor; contributions in services cannot be remunerated by shares but can be, in an S.A. only, by profit shares. The deed also mentions the members of the governing body, any appointed auditor or statutory auditor, and the duration of the first financial year (which, even if the incorporation occurs in its last six months, should not be extended until the end of the next financial year). 5. Bank account The opening of an account in the name of the company is carried out in parallel with the drafting of the articles of association, as it is a condition for the passing of the deed: the notary will only execute it upon proof that the capital has been paid up, by means of a blocking certificate issued by the bank. A Luxembourg bank is preferable; however, some notaries accept certificates from banks established in an EU Member State (Switzerland is generally also accepted). 6. KYC/AML, filing and deadlines At the time of signing, the notary also requires KYC/AML documentation: a beneficial ownership declaration (targeting at least any person directly or indirectly holding at least 20% of the company); if the founder is a legal person, an organisational chart of the group concerned; as well as corresponding identity documents and proof of address. Once signed, the deed is registered (minimal fees, included in the notary's fees of approximately EUR 1,250 ex-VAT), filed with the Electronic Register of Companies and Associations (RESA), and then the company is registered with the Trade and Companies Register (RCS). In practice, the entire process generally takes two to four weeks – provided that the account opening does not encounter any difficulties – followed by an additional ten to fifteen days for registration with the RCS.
CSRD for Dummies
· Compliance · EU
The Omnibus I Directive (EU 2026/470 – 24 February 2026) has significantly reduced the number of companies subject to CSRD reporting obligations. The key question is simple: does…
The Omnibus I Directive (EU 2026/470 – 24 February 2026) has significantly reduced the number of companies subject to CSRD reporting obligations. The key question is simple: does your company still fall within scope? The main remaining cases are: large EU companies; large EU consolidating groups; non-EU groups with significant EU presence. 1. Large EU companies An EU company may be in scope if it exceeds BOTH of the following thresholds: more than 1,000 employees during the financial year more than €450 million net turnover This test is applied on a standalone basis. Only the employees and turnover of the company itself are considered. Net turnover includes revenues generated from goods and services, but excludes dividends, interest and capital gains. Most holding companies therefore generally fall outside the scope of the standalone test. 2. EU consolidated groups An EU parent company may be in scope if: it prepares consolidated accounts; and the consolidated group cumulatively exceeds: 1,000 employees during the financial year €450 million net turnover The full consolidated group must be considered, including non-EU entities. A group that does not prepare EU consolidated financial statements generally falls outside this test. 3. Non-EU groups with significant EU presence A non-EU group may be in scope if: EU net turnover exceeds €450 million for two consecutive financial years; and it has, in the preceding financial year, either: an EU subsidiary with more than €200 million net turnover; or an EU branch exceeding that threshold. In such case, the reporting obligation is carried by a designated EU entity. 4. Timeline Wave Entities Financial year Publication First Large EU companies 2024 2025 Second Large EU consolidating groups 2027 2028 Third Non-EU groups with significant EU presence 2027 2028 5. Important note The practical application of the CSRD will also depend on the national implementation rules adopted in each EU Member State. 6. Legal references Directive 2013/34/EU (Accounting Directive) Directive (EU) 2022/2464 (CSRD) Directive (EU) 2026/470 (Omnibus I) Luxembourg Bill No. 8370 (not taking in consideration Omnibus I yet, though) Contact us: Jean-Yves Lhommel Avocat à la Cour EMAIL M. : +352 621 384 132 Agathe Le Callonnec Avocat EMAIL M. : +352 621 397 907
Belgian transposition of the CSRD — Sustainability reporting obligation — Recent developments
· Compliance · Belgium
The Sustainability Reporting Directive, more commonly known as the "CSRD Directive", was transposed into Belgian law by an Act of 2...
The directive on sustainability reporting, more commonly known as the "CSRD Directive", was transposed into Belgian law by an Act of 2 December 2024 concerning "the publication, by certain companies and groups, of sustainability information and the assurance of sustainability information" (the "Act"). Since then, the Act has imposed on certain companies, notably through the introduction of new provisions in the Companies and Associations Code, a new obligation to include sustainability information in their management report. However, the European framework on the CSRD has evolved since the Act came into force. On the one hand, Directive (EU) 2025/794, of 14 April 2025 (1), known as "stop the clock" (the "Stop The Clock Directive"), postponed certain sustainability reporting obligations introduced by the CSRD Directive by 2 years. On the other hand, Directive (EU) 2026/470 adopted on 24 February 2026 (2), known as the "Omnibus" Directive (the "Omnibus Directive"), eased the administrative burden on companies and reduced the scope of the sustainability reporting obligation, notably by raising the thresholds for companies concerned by the obligation, and by mechanisms aimed at reducing the information to be provided by SMEs. This article assesses the obligations applicable at the time of its writing and for the future. (Underlined concepts are defined in the glossary at the end of the contribution) 1. What is the context of these obligations? The CSRD Directive was adopted within the broader ambition of the European Union to build a sustainable and environmentally friendly economy. It is part of the flagship strategic initiative of the European Green Deal, presented by the European Commission in December 2019, which aims to transform the European economy to become climate-neutral by 2050, while promoting a fair ecological transition for all. The CSRD aims to integrate the private sector into efforts to achieve this objective by imposing a standardised and transparent reporting framework that will make it possible to measure, compare and assess, over time, companies' sustainability efforts. By imposing strict transparency standards, the directive thus aims to make companies strategic partners with a crucial role as agents of change in the transition to a sustainable economy. Companies are called upon to integrate environmental, social and governance (ESG) considerations into their strategies and to align their activities with the European Union's climate and environmental objectives. The reporting framework, which aims to improve the reliability and quality of information communicated on the social and environmental impacts of companies, responds to two major imperatives: empowering companies, by holding them accountable for their impact on the environment and society; and informing investors and other stakeholders, to facilitate decisions aligned with sustainability objectives. The reforms carried out in 2025 and more recently in February 2026 are justified by the imperative to strike a balance between, on the one hand, the objectives of competitiveness and regulatory simplification and, on the other hand, the ambitions of transparency and ecological transition pursued by the European Union. 2. Which companies are concerned? Under the current regime provided by the Act Under the currently effective regime provided by the Act, sustainability reporting obligations primarily target: large companies; small and medium-sized companies whose securities are listed (with the exception of micro-companies); certain non-European companies economically active in Belgium through a subsidiary or branch; and having the form of SA, SRL or SC. Parent companies of large groups are subject to the obligation to include consolidated sustainability information in their consolidated management report. Groups of small and medium-sized listed companies are also subject to the publication of consolidated sustainability information. Companies to which the criterion of "large companies (3)" applies are those whose balance sheet total at the closing date and, for at least two consecutive financial years, exceeds at least two of the following three criteria: 25 million euros balance sheet total; 50 million euros net turnover; and 250 average employees. "Large groups" are defined as groups formed by a parent company and subsidiaries included in the consolidation that exceed these thresholds in aggregated consolidated data. Non-EU parent undertakings which, when the parent company has a consolidated turnover exceeding EUR 150 million and when they carry out activities in the territory of the European Union, through a large subsidiary or branch entity with a net turnover of at least EUR 40 million, may be compelled, at the level of the subsidiary or branch established in Belgium, when filing the annual accounts for a financial year, to publish sustainability information relating to the parent undertaking. When the Omnibus Directive has been implemented in Belgian law The scope of sustainability reporting obligations has, however, recently been modified following the adoption, at European level, of the Omnibus Directive. The reform provided for by this directive aims to simplify and rationalise the European regulatory framework in order to reduce the administrative burden on companies, improve the implementation of sustainability rules and reconcile the European Union's environmental ambitions with the competitiveness of its economy (4). This reform has not yet been transposed into Belgian law. The Belgian State has until 19 March 2027 (5) to adapt its national legislation and incorporate these new provisions by adopting a transposition law amending, where appropriate, the rules currently provided for in the Code of Companies and Associations. Until then, the regime provided for by the Law detailed above therefore remains applicable, subject to future developments. The Omnibus Directive provides for an increase in the thresholds applicable to companies subject to the publication obligation and by introducing mechanisms intended to limit information obligations for certain companies, particularly SMEs (6). According to the directive, the obligation to publish sustainability information will now mainly apply: to companies established in the European Union with more than 1,000 employees and a net turnover exceeding EUR 450 million; to third country companies when their parent company achieves a net turnover in the European Union exceeding EUR 450 million. The new reform thus reduces by approximately 80% the number of companies subject to sustainability reporting obligations, while maintaining these requirements for companies with the most significant economic footprint (7). Furthermore, the reform changes the situation of certain categories of companies. In this context, listed SMEs, which were initially targeted by the progressive extension of the CSRD, will now be definitively excluded from the scope. Moreover, the rules applicable to third-country companies will be adapted insofar as the reporting obligation will now apply when the parent company generates a net turnover in the European Union exceeding EUR 450 million (instead of EUR 150 million as provided for under the current regime), subject to the presence of a subsidiary or branch reaching certain activity thresholds within the Union. Finally, the reform provides that certain group subsidiaries may be exempt from individual reporting when their parent company is itself subject to sustainability information publication obligations at the consolidated level. Such an exemption already existed under the previous regime but it was more strictly regulated. Indeed, a subsidiary could only be exempt from individual reporting if its parent company was established in the Union and carried out consolidated reporting in accordance with Directive 2013/34/EU (8). For parent companies located outside the Union, the exemption was therefore very limited, often forcing European subsidiaries to produce their own reporting. It should be noted that a review clause of the scope of the directive is provided, which should allow European institutions to later assess the advisability of a possible extension or adaptation of the system as amended. 3. What information must be published? 3.1 What is meant by "sustainability matters"? (9) Sustainability matters include environmental rights, social rights and human rights, and governance factors, including the fight against corruption and corrupt practices. 3.2 Principle of "double materiality" or "double relative importance" ("double materiality") (10) Sustainability information is prepared and published according to the principle of double materiality. This means that the published information must not only be relevant to those who wish to understand the financial health of a company (this is referred to as "financial materiality"), but also to other "stakeholders" who revolve around the company (this is referred to as "impact materiality"). This second perspective implies listening to its "stakeholders" and, where appropriate, integrating their major concerns into the company's strategy. This translates into an obligation to include two types of information in the management report: sustainability information intended to highlight the company's impacts on its external environment (inside-out), and information necessary to understand the impacts of sustainability issues on the company's business development, performance, and position (outside-in). The "materiality" approach (or "relative importance") also means that only information that is "important" to the report's recipients should be included, to the exclusion of anything anecdotal or without impact. Thus, the fact that employees decided to plant trees to combat global warming is insignificant if the company does not also report on its carbon footprint and the efforts it is making to reduce it. The assessment of the materiality of the areas of activity to be reported in the management report is an essential operation within the European framework. This is an exercise that precedes the drafting of the management report and must be documented by the company to justify its choices to report, or not to report, on a sustainability topic. Only when a topic is not "material" should it not be reported in the report. A company is not obliged to explain, in its report, the reasons why certain sustainability topics are not considered material and therefore not addressed, with the exception of elements relating to "climate" which, if not considered material, must be the subject of a precise statement of the reasons that led to this choice. A delegated regulation containing "standards" (in English "standards" or "ESRS") that companies subject to the CSRD must comply with, according to a "phase-in" implementation process, was adopted by the European Commission on 31 July 2023. These standards in principle cover all sustainability topics on which information must be reported. There are currently twelve of them, and they apply to all sectors of economic activity. Once the company has determined the material points on which it will have to report, it will still have to carry out a "gap analysis", i.e., identify the data it has available. 3.3 Information to be published The information to be published by companies can be summarised as follows (11): a. The company's business model and strategy, including: degree of resilience to sustainability-related risks; opportunities offered by sustainability issues; transition plans for a sustainable economy, particularly with a view to limiting global warming to 1.5°C in accordance with the Paris Agreement; consideration of the interests of stakeholders and impacts of the company on sustainability; implementation of the sustainability strategy. b. Time-bound sustainability objectives and progress; c. Role of the administrative, management and supervisory bodies and description of their expertise and skills; d. Sustainability policies; e. Sustainability-related incentive schemes offered to members of the administrative, management and supervisory bodies; f. Due diligence process implemented by the company; g. Principal adverse impacts of the company's activities and value chain, measures taken to identify and monitor these impacts, measures taken to prevent, mitigate, remediate or eliminate adverse impacts and the results obtained; h. Description of the main sustainability-related risks for the company and how they are managed; i. Relevant indicators concerning the information to be published referred to in points a) to i). 3.4 What is the form of the information published? The company must present the sustainability information clearly and separately in the management report or, at group level, in the parent company's consolidated management report. The management report, including sustainability information, is submitted electronically and published on the Central Office for Financial Statements of the National Bank of Belgium. 3.5 Value chain Sustainability information includes not only information on a company's own activities (or its group from a consolidated perspective) but also on its value chain. Therefore, the following should be examined: Upstream, the production conditions, including the origin of raw materials and the processes used. Downstream, the use of the product or service by the customer and its impact on sustainability. Consequently, to be able to publish relevant sustainability information on the value chain, the company will, in some cases, have to request data from other companies in its supply chain to trace the production history. These companies will not always be subject to the obligation to publish sustainability information. Under the current regime, it is thus specifically provided that companies that are not subject to the obligation to publish sustainability information, but which form part of the value chain, cannot be asked to provide more information than what is required under the European sustainability reporting standards applicable to SMEs and what can be reasonably requested of companies and entities that are suppliers or customers in the value chain. (12) Furthermore, in order to take into account obstacles that may arise in the collection of data from suppliers, notably related to business secrecy, commercial sensitivities, or communication problems, the legislator has given companies a three-year period to report fully, with regard to the value chain, depending on the actual difficulty in obtaining relevant and reliable information. (Art. 116) The recent reform introduced by the Omnibus Directive further strengthens this framework by establishing the principle of the “value chain cap”. This mechanism now provides that it is prohibited to impose reporting obligations on a supplier with fewer than 1,000 employees that exceed those provided for by the voluntary standard (13) applicable to SMEs (VSME) (as referred to in point 2.8). This development aims to prevent reporting obligations imposed on large companies from disproportionately impacting smaller companies within the supply chain. In practice, this limitation will mean that obliged companies will have to ensure that the information requested from their business partners, particularly in the context of contractual relationships with their suppliers, does not exceed the requirements provided for by this standard, any contrary contractual clause being liable to be challenged. 3.6 Safe harbour (14) In exceptional cases, the company's administrative body may decide to omit, in the management report, information relating to imminent developments or ongoing negotiations when, in the duly reasoned opinion of the administrative body and under the collective responsibility of its members, the publication of such information could seriously harm the company's commercial position, provided that the omission of this information does not prevent the presentation of a true and fair view and a balanced understanding of the development of the business, its performance, the company's situation, and the impact of its activities. 4. Voluntary publication of sustainability information Companies that are not obliged to publish sustainability information may, for various reasons, choose to publish such information on a voluntary basis. EFRAG has established an unofficial sustainability reporting standard (VSME) for this purpose. 5. Exemptions Under certain conditions, a company may be exempt from preparing and publishing sustainability information, notably when the company and its data are integrated into the consolidated sustainability information of the parent company. However, an exemption is not possible for a subsidiary that is also a large listed company. 6. Statutory audit and assurance of sustainability information The Law mandates the control of compliance with sustainability reporting standards (ESRS) and thus creates a new professional function: the independent assurance of sustainability information. The company may, under the same appointment rules as for the auditor, entrust the sustainability information assurance engagement to: the auditor; or another company auditor (15); or an independent assurance service provider (“IASP”) (16), i.e., accredited persons (17), specially qualified in the environmental, climate, social, human rights, and anti-corruption fields, who are subject to professional rules of competence and independence comparable to those applicable to company auditors and who must be accredited by the general meeting. This assurer will be required to produce an “assurance opinion”, i.e., an independent statement, which expresses a level of confidence in the reliability of the information provided by the company. This opinion aims to assure stakeholders that the communicated information complies with applicable standards and is free from material misstatements. It will provide, under assurance standards, an opinion on the compliance of the sustainability information publication with legal provisions, particularly regarding its conformity with sustainability reporting standards. Initially, this opinion will constitute limited assurance, with the possibility in 2028, after evaluation by the European Commission, of switching to an opinion constituting reasonable assurance. The appointment of an IASP will only be possible after the completion of this legal framework, and no later than three years after the entry into force of the Law. 7. Liability and penalties relating to the publication of sustainability information The management body is responsible for publishing sustainability information. Members of the company's management body, as well as persons responsible for representing a branch in Belgium, who contravene the aforementioned obligations, are liable to fines of between 50 and 10,000 euros. If the violation of these provisions occurs for fraudulent purposes, they may also be punished by imprisonment of one month to one year or both penalties combined. 8. What is the applicable timetable for the application of this obligation? The initial timetable provided for a progressive entry into force of sustainability reporting obligations, according to financial years and the type of company concerned, starting in 2025. However, following the transposition of the Stop The Clock Directive by the Belgian legislator through the Law of 12 December 2025 (18), the entry into force of these reporting obligations has been postponed. The objective of this postponement is to allow companies sufficient time to prepare, avoid unnecessary costs, and ensure legal consistency with the European framework. Specifically, the transposition law postpones reporting obligations for large conventional companies and listed SMEs by two years. Thus: large undertakings that are not public interest entities, constituting the second wave of reporting, will now have to publish their sustainability report for the financial year starting in 2027 (instead of the initially planned 2025); listed SMEs, corresponding to the third wave, will have to carry out their reporting for the financial year 2028 (instead of 2026); obligations for third-country undertakings remain unchanged, with their reporting scheduled for the financial year starting on 1 January 2028; the first wave, relating to large Public Interest Entities such as listed companies, banks and insurance and reinsurance companies, has already been executed for the financial year starting on 1 January 2024. This revision offers companies additional time to organise their internal reporting systems, structure data collection and prepare the assurance mechanisms necessary for compliance. It ensures consistency with European law by preventing the risk of national application of obligations being faster than at the European Union level. Companies must nonetheless carefully assess the reporting category that concerns them, as the postponement applies primarily to large companies and listed SMEs, and take advantage of this period to strengthen strategic planning, governance and the quality of sustainability information to be published. On 12 March 2024, the National Bank of Belgium published a list of Belgian companies subject to sustainability reporting obligations according to the CSRD Directive, based on the annual accounts filed on 31 December 2022 (19). However, given the recent reforms introduced by the Omnibus Directive and the Stop The Clock Directive, this list is no longer fully up to date. As the thresholds and application conditions have been modified, the BNB will likely publish an updated version reflecting these changes. 9. What about unlisted SMEs and micro-enterprises? Unlisted SMEs and micro-enterprises have no short-term regulatory obligation. A simplified standard, derived from the CSRD Directive, has been published to facilitate their voluntary reporting (VSME). Furthermore, article 117 provides for an "evaluation clause" whereby the Minister of Economy must assess the appropriateness of a framework for the assurance of sustainability information provided by unlisted SMEs as entities in the value chain, within 3 years. 10. Corporate Sustainability Due Diligence Directive Other considerations regarding corporate due diligence on ESG topics are currently under discussion at the European level. Among these, the proposal for Directive 2024/1760 of 13 June 2024 on corporate sustainability due diligence and amending Directive (EU) 2019/1937 (Corporate Sustainability Due Diligence Directive, known as the CS3D or CSDDD Directive) is of great importance. The text goes further than the CSRD by no longer merely imposing reporting obligations. It also aims to impose a due diligence obligation on large companies regarding respect for human rights and environmental protection throughout their value chain. The main objective is to ensure that companies identify, prevent, mitigate and account for the negative risks and impacts of their activities on these issues. However, with the Omnibus Directive, the scope of the CS3D Directive has also been modified and now targets companies with the capacity to exert significant influence over their value chain. As a result, only companies with more than 5,000 employees and a net turnover exceeding EUR 1.5 billion will now be affected, these entities being considered best equipped to absorb the costs and burdens associated with due diligence procedures and to have a positive impact on their activities and commercial partners. With regard to identifying and assessing adverse impacts, companies can now focus their efforts on areas of their value chain where real and potential risks are highest. They have some flexibility to prioritise the assessment of direct commercial partners when impacts of similar severity or probability occur in several areas, and must rely on reasonably available information, thus limiting excessive requests for information from smaller partners. Furthermore, the obligation to draw up a climate change mitigation transition plan has been removed, and the harmonised European liability regime has been abandoned, leaving Member States responsible for determining the applicable national rules. With regard to sanctions, companies will be held liable at national level in the event of non-compliance, with a cap set at 3% of net worldwide turnover, with the European Commission expected to publish guidelines for its application. Finally, the amending directive postpones the transposition deadline for the CSDDD into national law to 26 July 2028, and affected companies will have to comply with the new provisions by July 2029 at the latest, thus offering additional time to implement the mechanisms necessary for compliance. The issue is crucial because it challenges the traditional principle according to which the management of a company must be oriented exclusively towards the interests of its shareholders. This challenge raises questions among those trained in a classical doctrine which rejects the idea that a company can be entrusted with a "citizenship" role to address environmental and societal issues. Two concepts oppose each other: on the one hand, those who believe that it is a priority to preserve the financial world while integrating, as far as possible, the growing climatic, social and environmental challenges; on the other hand, those who advocate a profound transformation of the economic and societal model, prioritising the social and environmental impact of economic activities, thus relegating financial profitability to a secondary concern. By requiring companies to account for their "impact" on their environment, regardless of their financial profitability, the European legislator is introducing a new strategic approach. A company facing a significant negative impact on its environment will have to consider solutions to remedy it before focusing on generating profits. Such a perspective marks a fundamental change by orienting companies' priorities towards sustainability and "common good" objectives. It also opens the way to numerous opportunities for companies that align with a sustainable vision of the world. 11. Omnibus Directive: from criticism to reform The reform brought about by the Omnibus Directive comes at a time when much criticism had been levelled concerning the complexity and administrative burden of sustainability reporting obligations for European companies. This criticism notably highlighted that certain requirements, as initially envisaged, could disproportionately burden companies, particularly SMEs and subsidiaries of groups, while creating redundancies and inconsistencies in the application of rules at European level. In response, the European Commission launched in November 2024 the so-called "Omnibus Directive" initiative, aimed at simplifying and harmonising the regulatory framework, now materialised by the reform of February 2026. This reform consolidated several key instruments, including the CSRD and the CSDDD, in order to reduce administrative burdens, clarify obligations and facilitate companies' compliance with sustainability requirements. The objective of reconciling the ambitions of ecological transition with the competitiveness of European companies on the global stage, by introducing more pragmatic and proportionate rules, has been achieved. 12. Environmental criteria in ESG Environmental sustainability refers to companies' management of their direct and indirect environmental impacts, their commitment to reducing greenhouse gas emissions and climate change, and their contribution to a decarbonised economy. The main environmental topics are: Carbon emissions Toxic emissions Energy efficiency Vulnerability to climate change Water consumption and wastewater management Biodiversity and land use Material sourcing Waste and hazardous substance management Product design and life cycle management Green technologies/green buildings/renewable energies 13. Social criteria in ESG Social sustainability is directly related to how companies manage the people within their organisations, as well as suppliers, in promoting decent employment, equal opportunities and work-life balance policies, continuous training, and respect for human rights. Key themes related to the social dimension include: Industrial relations (inclusion and diversity) Health and safety Human capital development (training) Talent attraction and retention Working conditions in the supply chain Occupational health and safety Product safety and quality Data security and privacy Fair marketing and product labelling Community relations 14. Governance criteria in ESG Sustainable governance incorporates companies' commitment to good governance, ethical and conduct codes, transparency, and the fight against corruption within the board of directors, management, and leadership team. Key themes related to governance include: Board structure Employee remuneration Supply chain resilience Business ethics and payment transparency Combat against corruption and instability Accountability for performance Systemic risk management Responsible/impactful finance and investments Reporting and disclosure 15. What is the difference between ESG and CSR? Environmental Social Governance (ESG) and Corporate Social Responsibility (CSR) are related but distinct, and it is easy to confuse them. They correspond to different angles of measuring a company's impact on sustainable development. While CSR is the internal initiative to achieve the company's sustainability goals, ESG is guided by external requirements that reflect the external impact of the company's sustainability strategy. CSR frames sustainability programmes and a culture of corporate responsibility, while ESG is the measurable action and outcome. CSR can be considered the qualitative aspect, and ESG the quantitative aspect of sustainability. Glossary Paris Agreement The Paris Agreement is an international treaty adopted in 2015 as part of the United Nations Framework Convention on Climate Change (UNFCCC). It sets targets to reduce greenhouse gas emissions and limit the increase in global temperature to below 2 degrees Celsius above pre-industrial levels, with the aim of pursuing efforts to limit the increase to 1.5 degrees Celsius. Value chain The value chain refers to all the activities, stages, and actors involved in the creation of a product or service, from raw materials to delivery to the end customer and even beyond (life cycle). This concept is used to analyse environmental, social, and governance impacts at each stage of production and distribution. CSRD Acronym for "Corporate Sustainability Reporting Directive", i.e., "Directive (EU) 2022/2464 of the European Parliament and of the Council of 14 December 2022 amending Regulation (EU) No 537/2014, as well as Directives 2004/109/EC, 2006/43/EC and 2013/34/EU as regards corporate sustainability reporting". This is the directive adopted in 2022 which aims to improve and harmonise corporate sustainability reporting by requiring companies to publish detailed information on their environmental, social, and governance (ESG) impacts. It replaces and expands the 2014 NFRD (Non-Financial Reporting Directive), introducing reinforced requirements and a broader scope. Omnibus Directive The "Omnibus Directive" refers to "Directive (EU) 2026/470 of the European Parliament and of the Council of 24 February 2026 amending Directives 2006/43/EC, 2013/34/EU, (EU) 2022/2464 and (EU) 2024/1760 as regards certain sustainability reporting requirements for companies and certain requirements relating to corporate sustainability due diligence" which simultaneously amends several existing directives on corporate sustainability. It does not create an autonomous regime but adjusts, in particular, Directive 2013/34/EU on annual financial statements, the Sustainability Reporting Directive (CSRD), and the Due Diligence Directive (CSDDD), in a logic of consistency and simplification. Stop The Clock Directive The "Stop The Clock Directive" refers to "Directive (EU) 2025/794 of 14 April 2025 amending Directives (EU) 2022/2464 and (EU) 2024/1760 as regards the dates from which Member States must apply certain obligations relating to corporate sustainability reporting and corporate sustainability due diligence". It does not substantially modify the content of the obligations (unlike the Omnibus Directive), but essentially aims to postpone the initial timeframe set for the application of certain sustainability requirements, in particular those arising from Directive (EU) 2022/2464 (CSRD) and the future Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD). Double materiality This concept is detailed here. Sustainability Corporate sustainability creates long-term value for stakeholders by enabling the implementation of a strategy that meets the needs of the environmental, social, and financial systems within which the company operates. The objective is to allow these systems to exist for an indefinite period. EFRAG The EFRAG (European Financial Reporting Advisory Group) is a European advisory body responsible for advising the European Commission on the adoption and application of accounting and extra-financial standards in the European Union. It plays a key role in the development of European sustainability and financial reporting standards. ESG Acronym used for "Environmental, Social and Governance". It refers to the Environmental, Social, and good Governance criteria used to analyse and evaluate the consideration of sustainable development in corporate strategy. These criteria are detailed here. ESRS Acronym used for "European Sustainability Reporting Standards", which are the European sustainability reporting standards developed to guide companies in implementing the requirements of the CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). These standards define the content, format, and indicators that companies must include in their sustainability reports. Green Deal The Green Deal is a set of policies aimed in particular at fulfilling the EU's international commitments. The twenty-seven Member States, like the European Union in its capacity as a regional organisation, are signatories to the United Nations Framework Convention on Climate Change (UNFCCC), which entered into force in 1994, and the 1997 Kyoto Protocol, which made this previous convention operational. The latter commits the most developed countries to limiting greenhouse gas emissions. The Paris Agreement, signed in 2015 during COP21, completed this arsenal of global agreements. It aims to limit global warming to less than 2°C, and ideally to 1.5°C. The main objective of the Green Deal is for Europe to achieve climate neutrality by 2050. This would mean that all greenhouse gas emissions, which must be significantly reduced, would be captured or absorbed by forests, soils, or oceans, which are called "carbon sinks". NFRD Acronym used to designate the "Non-Financial Reporting Directive", which is "Directive 2014/95/EU of the European Parliament and of the Council of 22 October 2014 amending Directive 2013/34/EU as regards disclosure of non-financial and diversity information by certain large undertakings and groups", which required large public interest entities with more than 500 employees to disclose information on how they manage social and environmental challenges. In 2024, the NFRD was replaced by the CSRD. Stakeholders A stakeholder refers to any individual, group, or organisation that can influence or be influenced by a company's activities, decisions, or performance. Stakeholders play an essential role in the evaluation and implementation of ESG strategies, as they represent the diverse and sometimes contradictory interests of internal and external actors linked to the company. 'Internal' stakeholders include, in particular, a company's employees, managers, and shareholders. 'External' stakeholders include, in particular, a company's customers, suppliers, and subcontractors, investors, financial institutions, local communities, governments and regulators, and NGOs. CSR Acronym used for "Corporate Social Responsibility." Corporate Social Responsibility (CSR) is an approach that consists of implementing measures to address sustainable development challenges. CSR is therefore about an economic actor being economically viable, having a positive impact on society, and better respecting the environment. Taxonomy / Taxonomy Regulation The European taxonomy refers to a classification of economic activities that have a favourable effect on the environment. Its objective is to direct investments towards sustainable ("green") activities. The European Taxonomy Regulation (Regulation (EU) 2020/852) is a regulation introduced by the European Commission establishing criteria for determining environmentally sustainable economic activities for investment purposes. The Regulation is therefore a classification system that establishes the conditions for certain economic activities to be considered "environmentally sustainable" and, consequently, "taxonomy aligned". [ + ] References ↑ 1 Directive (EU) 2025/794 of the European Parliament and of the Council of 14 April 2025 amending Directives (EU) 2022/2464 and (EU) 2024/1760 as regards the dates from which Member States must apply certain obligations relating to corporate sustainability reporting and corporate sustainability due diligence. ↑ 2 Directive (EU) 2026/470 of the European Parliament and of the Council of 24 February 2026 amending Directives 2006/43/EC, 2013/34/EU, (EU) 2022/2464 and (EU) 2024/1760 as regards certain sustainability reporting requirements for undertakings and certain requirements relating to corporate sustainability due diligence. ↑ 3 Art.13 of the Law ↑ 4 Recital 1 of the Omnibus Directive ↑ 5 Article 5 of the Omnibus Directive. ↑ 6 Article 3 of the Omnibus Directive. ↑ 7 M. Fassone, "The Commission withdraws 80% of companies from the scope of CSRD", published by Paperjam, 26 February 2025, link https://paperjam.lu/article/la-commission-retire-80-des-entreprises-du-champ-dapplication-de-csrd consulted on 10 March 2025 at 2:02 PM. ↑ 8 According to Article 1.4 of the CSRD Directive as transposed by Article 19 of the Law, the exemption from individual reporting is subject to several conditions aimed at ensuring access to equivalent information at group level. In particular, the subsidiary must indicate in its management report that it benefits from the exemption, identify its parent company (name and registered office) and provide a link to the consolidated sustainability report and to the corresponding assurance report. Where the parent company is established outside the Union, additional requirements apply: its consolidated reporting must be published in accordance with European (or equivalent) rules and include information relating to the European taxonomy concerning the subsidiary's activities. Finally, Member States may impose language or publication requirements to ensure the accessibility of this information. ↑ 9 Art. 9 of the Law. ↑ 10 Art. 15 of the Law. ↑ 11 Art. 16 of the Law ↑ 12 Art.16, §2, last paragraph, of the Law. ↑ 13 Article 2(6) of the Omnibus Directive. ↑ 14 Art.16, §4 of the Law. ↑ 15 Art. 39 of the Law. ↑ 16 Article 104 of the Law. ↑ 17 Accredited, in accordance with Regulation (EC) No 765/2008 of the European Parliament and of the Council of 9 July 2008 setting out the requirements for accreditation and market surveillance relating to the marketing of products and repealing Regulation (EEC) No 339/93, to carry out the assurance of sustainability information. ↑ 18 Article 3 of the Law of 12 December 2025 amending Article 116 of the Law of 2 December 2024 on the publication, by certain companies and groups, of sustainability information and on the assurance of sustainability information and containing various provisions, as regards the dates of entry into application of the publication obligations, published in the Belgian Official Gazette on 23 December 2025. ↑ 19 See https://www.nbb.be/fr/supervision-financiere-et-internationale/actualites/liste-des?hss_channel=lcp-5361885 , published on 12 March 2024 at 1:00 PM.
UBO Registration: Disclosure requirements for Belgian companies
· Compliance · Belgium
1. Legal framework The Belgian law of 18 September 2017 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing and…
1. Legal framework The Belgian law of 18 September 2017 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing and limitations to the use of cash created the Belgian centralized register of Ultimate Beneficial Owners (‘UBO Register’) (1) implementing the European requirements set forth in the fourth and the fifth European AML Directives (2) (the “ 2017 AML Law ”). The Royal Decree of 30 July 2018, adopted the next year, set the operating procedures of this register (the “ 2018 Royal Decree ”). In 2023, the Belgian legislator amended the applicable regime in order to comply with a judgement of the Court of Justice of the European Union (3) invalidating a provision of the Fifth Money Laundering Directive and, as a consequence, limited full access to the registered information to certain specific persons only (4) (see section 7 below). 2. What are the legal obligations? Belgian companies are required to gather and hold adequate, accurate, and current information on their beneficial owners and must provide the relevant information to the UBO register: at incorporation and within one month from the moment such information amended (e.g. following an M&A transaction). They also must confirm the registered information at least annually. 3. What is covered under the concept of “Ultimate Beneficial Owner”? ‘‘Ultimate Beneficial Owner’’ ( bénéficiaire effectif ) means any natural person(s) who ultimately owns or controls a corporate or a legal entity (5) or the delegate of such entity and/or the natural person(s) on whose behalf a transaction or activity is being conducted (6) . In case of Belgian companies, the following categories of persons qualify as “Ultimate Beneficial Owner”: a. Natural person(s) who ultimately own(s) or control(s) the entity through direct or indirect (7) ownership of a sufficient percentage of the voting rights, shares, or other ownership interests therein. In this respect, holding more than 25% of the voting rights or shares or corporate capital shall serve as an indication of a sufficient percentage and, (8) b. Natural person(s) who control(s) the company by any other means , for instance individuals holding the power to appoint or remove a majority of members of the management body or to effectively control the company through a shareholder agreement, or individuals having veto rights, etc.; c. Or, when no beneficial owner could be determined under the criteria of points a) and b) (e.g. in the case of a listed entity or subsidiary of a group the ultimate holding structure of which is listed) or if there is any doubt that the person(s) identified are the beneficial owner(s), natural person(s) who hold the position of senior managing official(s) (CEO, Chairman of the management committee, etc.). As the individual(s) referred to under this point c) remain(s) a residual category, the identification of such beneficial owner(s) should be duly documented and substantiated (e.g. steps undertaken to identify the two first categories of beneficial owners, the result of the searches performed, etc.). 4. What information must be registered? Ultimate Beneficial Owners The required disclosure process entails that the following indications be provided to the UBO register with respect to each of the beneficial owners (9) : Last name; First given name; Date of birth; Month of birth; Year of birth; Nationality/nationalities; Country of residence; Full address of residence; Date on which the natural person became beneficial owner of the company; Identification number in the Belgian National Register or of the social security register or any similar identifier issued by the State where the person resides or of which they are a national; for UBOs that do not have a number in the Belgian national register, a copy of an identity document (identity card or passport) must be added. Category of beneficial owner to which the relevant individual belongs (see categories listed in the definition of beneficial owner); Indication if the threshold is met by the person individually or jointly with other beneficial owners; Indication if the person is a direct or indirect beneficial owner; Extend of the beneficial interest held by the beneficial owner. Intermediate entities In case of indirect beneficial ownership, detailed information regarding each intermediate entity e.g. the full identification, including at the latest, name, incorporation date, legal form, corporate address and registration number (or any other similar identifier issued by the State in which the intermediary is registered) must be provided. Supporting documents Supporting documents , evidencing that the information registered is adequate, accurate, and current must be also registered. The documents that have to be uploaded must be selected by the person liable for the registration. They usually include a copy of the ID card / passport of the UBOs, a structure chart of the group to which the company belongs, shareholders’ register of the company and the intermediate entities, foreign extract of business registers, foreign UBO extracts, notarial deeds, etc. 5. Responsibility, process, and sanctions The directors (or legal representatives) of any company incorporated under Belgium law are required to enter the relevant information in the UBO register, trough the online platform ‘MyMinFin’ which has to be adequate, accurate and up-to-date (10) and must be updated and/or confirmed every year. Failure to collect, hold and record requisite UBO information or providing incorrect or incomplete information may expose the person responsible for the registration to administrative (11) and criminal sanctions (12) . Criminal fines may range from EUR 400 to 40,000 euros while administrative fines may vary from EUR 250 to EUR 50,000. 6. Data protection From a data-protection perspective, the company also has to provide , on a durable medium, its beneficial owners with information in relation to the disclosure of their data to the UBO register, such as the fact (i) that it has the obligation to provide the register with all the items referred to under point 4 above and that this information will be recorded and kept in the register for 10 years after the loss of the legal personality of the company or the definitive cessation of its activities; (ii) that they can access said information; and (iii) if applicable, that they can request the UBO register authority to delete or amend any inaccurate information. In this context, the name and address of the service in charge of managing the register with the Treasury Administration should also be provided to the beneficial owners. (13) 7. Access to the information contained in the UBO register Prior to the 2023 reform , any person , any citizen, even for reasons unrelated to the purpose of the UBO register could freely access the data recorded in the UBO register. This unlimited access of the UBO register meant that anyone could consult its entire content and store and/or distribute such information without restriction. In 2022 , the Court of Justice of the European Union ruled that public access to information on beneficial owners (UBOs) led to an unjustified breach of privacy and data protection guaranteed by articles 7 and 8 of the Charter of Fundamental Rights of the European Union, invalidating a provision of the Fifth Money Laundering Directive (14) . Access to the UBO register is since then governed by the provision of the Fourth Money Laundering Directive, i.e. only persons who can demonstrate a ‘legitimate interest’ can access UBO information free of charge. As a result, the Belgian legislation was adapted by the Law of 8 th February 2023 and a Royal Decree of the same date, which clarify what is meant by ‘legitimate interest’ and add several points concerning consultation of the UBO register by the ‘general public’ (15) . Article 10, §3 of the amended Royal Decree specifies that the following reasons are considered to meet a legitimate interest: i) applicants having an objective or carrying out on a permanent and effective basis activities relating to the fight against money laundering, terrorist financing and related underlying criminal activities; ii) applicants taking legal action in connection with the purpose or activities referred to in point i), with a view to defending an interest related to that purpose or those activities; or iii) applicants taking legal action in connection with the purpose or activities referred to in point i), with a view to defending an interest related to that purpose or those activities; or iv) applicant entering into an economic relationship or carry out transactions with a legal person liable for payment of information, involved in activities relating to the prevention or fight against money laundering, terrorist financing and related underlying criminal activities and has not yet gained access to the register in any other capacity. Hence, the UBO register is accessible to the following categories of people : i) public authorities vested with the enforcement of anti-money laundering rules (such as the Belgian tax authorities); ii) obliged entities ( entités assujetties ) (16) whether public or private, that are required to apply the anti-money laundering rules in the context of the professional services provided (e.g. National bank of Belgium, fund of deposit and consignment, Bpost, credit institutions, lawyers, auditors, etc.); iii) any natural or legal person who can demonstrate a legitimate interest according to the Article 10§3 of the Royal decree above-mentioned; iv) any natural or legal person who submits a written request to the Treasury Administration concerning a trust, fiduciary or similar legal arrangement. In practice, investigative journalists and NGOs involved in the fight against money laundering activities, as well as persons who enter into economic relations or transactions with reporting entities, may be considered to have a legitimate interest (17) . It is important to note that neither the company nor its beneficial owner(s) will be informed of the searches conducted about them in the UBO register. The Treasury Administration must however ensure that searches conducted on the UBO register be recorded and kept for a period of 10 years (18) . Under exceptional and duly motivated circumstances , beneficial owners may request that all or part of the information relating to them be limited and kept confidential in order to safeguard their security or personal privacy (e.g. the beneficial owner is a minor or may be exposed, in case of disclosure, to disproportionate risks such as fraud, blackmailing, extortion, violence, etc.). (19) 8. Different requirements in Belgium, France and Luxembourg The UBO registration process is significantly different in Belgium, France, and Luxembourg, despite being all governed by the 4 th EU AML Directive and its subsequent amendments. The following specific features can be highlighted: Criteria Belgium France Luxembourg Legal basis Law of 18 September 2017+ Royal decree of 30 July 2018 as both amended Articles L561-451 and following of the monetary and financial code Law of 13 January 2019 creating an UBOs Register Relevant register UBO register (managed by “SPF Finances”) Register of beneficial owners (RBE managed by INPI) Register of beneficial owners (managed by LBR) Ownership chain Requirement to detail indirect structure up to UBO Less detail required, except in cases of clear indirect control. Less detail required, except in cases of clear indirect control. Directors’ liability Increased liability with mandatory annual confirmation Liability limited to initial statement and relevant updates. Liability limited (Regularly check and ensure that beneficial owners are correctly declared) Fines High administrative fines (up to €50,000) Low fines (up to €7,500). High fines (up to€1,250,000) Updates Mandatory update within 30 days of a change and mandatory annual confirmation. Mandatory update only in the event of major changes, with no specific deadline. Mandatory update within the month of the UBOs change. Effective control Detailed analysis required to identify control situations below 25% including intermediaries’ companies Effective control taken into account, but with fewer analysis requirements. At least 25% of the voting rights or the share capital, or effective Enhanced transparency Greater transparency on complex structures, facilitating AML regulation More flexible process may lack detail for complex structures. More flexible process may lack detail for complex structures. Compliance with AML EU regulation Detecting situations where indirect UBOs might attempt to conceal their identity via intermediate structures, it increases the administrative burden for complex companies, but guarantees a comprehensive declaration Risk of concealing the identity of the UBO behind intermediate entities. The administrative burden is reduced, but this could lead to a lack of rigour for structures involving indirect shareholdings Risk of concealing the identity of the UBO behind intermediate entities. The administrative burden is reduced, but this could lead to a lack of rigour for structures involving indirect shareholdings 9. The register UBO’s contribution to the fight against money laundering The UBO register, implemented in Belgium in 2017, represents a major step forward in the fight against money laundering and terrorist financing by identifying the ultimate beneficial owners of companies and non-profit organizations. After a shy start due to the COVID-19 crisis, it reached a 98% registration rate in 2022, becoming an essential tool for law enforcement, the judiciary, and tax authorities. Its annual update requirement enhances financial transparency and holds declarants criminally liable for false statements. Thanks to this register, nearly 50,000 entities have been deregistered, and more than 17,500 fines have been issued, encouraging businesses to comply with legal requirements, as reported by the Belgian newspaper “l’Echo” (20) . A positive side effect of the UBO register is the cancellation of dormant entities and shell companies, which are often used by criminals to conceal illegal financial flows. By cleaning up Belgium’s business landscape, it reduces the risk of fraud and facilitates judicial prosecutions. The impact of this measure is currently being assessed by the Financial Action Task Force (FATF), as reports of suspected money laundering continue to rise. Some experts suggest going even further by dissolving non-compliant structures rather than merely deregistering them, to strengthen the system’s effectiveness. The evolution of the UBO register has also transformed the role of corporate lawyers in fighting money laundering. They must now provide clients with much more methodical and didactic support, in particular by explaining to them how the UBO registration process works and how to identify their UBO and get the relevant information regarding any potential ownership chain or the existing controls, including the supporting documents to be registered along with the UBO details. 10. Towards an amendment of the Belgian UBOs regulation? The new Belgian federal government, which just took office on 3 rd February 2025, has announced its intention to reform the UBO legislation by simplifying the administrative obligations related to UBO registration requirements. To this end, the new federal government plans to reduce administrative burdens and costs for companies by optimizing data exchange between existing databases and automatizing the transmission of information which are already available so that the companies will only need to submit their details and modifications only once. In addition, the new Belgian government also intends to grant a direct access to the UBO register to the financial institutions (21) . According to the new government, this simplification project will make UBO registration simpler while remaining effective in fight against money laundering. We will keep you informed with more details once the content of this reform will be further clarified. [ + ] References ↑ 1 Article 73 of the 2017 AML Law. ↑ 2 Article 30 of the European Directive 2015/849 of the European Parliament and of the Council of 20 May 2015 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing, amending Regulation (EU) No 648/2012 of the European Parliament and of the Council, and repealing Directive 2005/60/EC of the European Parliament and of the Council and Commission Directive 2006/70/EC, OJ L 141, 5.6.2015, p. 73–117 (commonly referred to as the ‘Fourth AML Directive’) and Directive (EU) 2018/843 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2018 amending Directive (EU) 2015/849 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing, and amending Directives 2009/138/EC and 2013/36/EU (Text with EEA relevance), OJ L 156, 19.6.2018, p. 43–74 (commonly referred to as the “Fifth AML Directive”). ↑ 3, ↑ 14 Judgment of the Court of Justice of the European Union delivered on 22 November 2022 (in cases C-37/20 and C-601/20, WM and Sovim SA). ↑ 4 Law of 8 February 2023 as amending the 2017 AML Law and Royal decree of 8 February 2023 amending the Royal decree of 30 July on the operating procedures of the UBO register. ↑ 5 The obligation to disclose the relevant information regarding UBOs also applies to Belgian companies, non-profit associations (whether national or international), foundations, trusts, or similar legal entities. However, this article will only focus on the rules applicable to Belgian companies. ↑ 6 Article 4, first subparagraph, 27, a) of the 2017 AML Law. ↑ 7 Indirect means though one or more entity/entities that is/are controlled by the same individual(s). ↑ 8 The categories of UBOs listed under points (i) and (ii) are cumulative. Belgian companies must therefore indicate who is considered UBO and the category to which they belong. If a person belongs to more than one category, separate registrations should be made by category. ↑ 9 According to the combined reading of article 3 §1 of the Royal Decree, article 74 §1 of the 2017 AML law and articles 14/1 and 14/2 of the Companies Code. ↑ 10 Article 3(6) of the Royal decree adopted on 23 September 2020 amending the Royal Decree on the operating procedures of the UBO register. ↑ 11 Article 18 of the Royal Decree. ↑ 12 Article 14/2 of the Companies Code. ↑ 13 Articles 21 to 23 of the Royal Decree. ↑ 15 Articles 4 §2 (6) of the law of 8 February 2023 amending the 2017 AML Law and 10 (7) of the Royal Decree of 8 February 2023 amending the Royal Decree of 30 July 2018 on the operating procedures of the UBO register. ↑ 16 As defined in article 4, subparagraph 1, 18° of the 2017 AML Law. ↑ 17 Examples named in the Report to the King commenting on the Royal Decree of 8 February 2023. ↑ 18 Article 25 of the royal Decree. ↑ 19 Article 15 of the Royal Decree. ↑ 20 https://www.lecho.be/economie-politique/belgique/general/comment-la-lutte-antiblanchiment-a-ete-boostee-par-le-registre-ubo/10586787.html , viewed on 13th February 2025 at 5:53 pm. ↑ 21 Accord de coalition fédérale, 2025-2029, p.39 and 63.
Arbitration as a method of dispute resolution in M&A transactions
· Dispute Resolution
In a merger and acquisition (M&A) transaction, there are numerous sources of dispute: litigation can arise from the principal contract as well as from ancillary agreements (letter...
In a merger and acquisition (M&A) transaction, potential sources of disputes are numerous: a dispute may arise from the principal contract as well as from ancillary agreements (letter of intent, memorandum of understanding, confidentiality or exclusivity agreement) and may emerge either after the completion of the transaction or before signing – for example, when a party withdraws during negotiations. To anticipate and resolve these conflicts, the "arbitration reflex" often stands out as the preferred solution for contract drafters. Arbitration is a private and extrajudicial process by which parties entrust a third party with the task of settling their differences by means of a binding decision, known as an award. Here are its main advantages – and limitations. 1. Privatisation of disputes (confidentiality) Unlike state justice, which is public by nature, arbitration is confidential – a major advantage, all the more valuable the larger or more media-exposed the company. In M&A, discretion from the outset preserves the parties' trust, the fluidity of the disposal, and social peace within the target company, whose image could be tarnished (for example, if a warranty claim revealed that the consistency of its assets did not correspond to its accounts). Arbitration protects both the debates and the content of the award; however, it remains prudent to supplement the arbitration clause with a confidentiality clause to prevent any unauthorised disclosure. 2. Specialisation of arbitrators and neutrality of the forum M&A transactions often rely on complex mechanisms borrowed from common law, with sale agreements frequently being governed by English law or the law of a US state, regardless of the target's nationality. However, state judges are sometimes reluctant to apply foreign law that they do not fully master. Arbitration allows for the selection of genuinely specialised arbitrators and, in cross-border disputes, ensures greater neutrality: unlike a national jurisdiction, which may seem to favour the party established within its territory, an arbitral tribunal can comprise arbitrators of different nationalities. 3. Swiftness The award is rendered in first and last resort: it is not subject to appeal and avoids the sometimes dilatory submission of pleadings that prolong proceedings before courts. Parties to an M&A transaction have an obvious interest in avoiding these delays, which can paralyse the divested company and undermine the very purpose of the transaction. Arbitration offers a quick solution: tight deadlines for the exchange of pleadings, a limited number of such pleadings, and arbitrators with appropriate availability, whereas courts and tribunals must contend with judicial backlogs. 4. Enforcement of the award and control over remedies An arbitral award has the same binding force as a state court judgment and can be subject to forced execution. Internationally, the New York Convention of 10 June 1958, signed by 172 countries, facilitates its enforcement across borders through an exequatur procedure, without re-examining the case. Rights of appeal are in principle excluded, except in cases restrictively enumerated by law (lack of reasoning, partiality of arbitrators, violation of rights of defence) and subject to rigorous conditions of exercise. 5. The cost and financing of the procedure Arbitration is costly compared to national jurisdictions, as the parties bear all the expenses (arbitrators' fees, secretarial institution, room rental, translation, travel) – a cost which can, however, offset that of expertise made necessary before an unspecialised state judge. The amounts, which can reach several hundred thousand euros upon filing the case (International Chamber of Commerce in Paris, London Court of International Arbitration), have a deterrent effect and often encourage a settlement. Finally, a party with limited means can resort to third-party funding, which pre-finances the procedure against the abandonment of a share of the gains derived from a favourable award.
Luxembourg RCS: New Digital Procedures and Identification Requirements Starting November 2024
· Corporate · Luxembourg
As of 12 November 2024, the Luxembourg Trade and Companies Register (“RCS”) will implement several procedural changes aimed at simplifying administrative processes and enhancing…
As of 12 November 2024, the Luxembourg Trade and Companies Register (“RCS”) will implement several procedural changes aimed at simplifying administrative processes and enhancing the accuracy of recorded information. These updates include transitioning requisition forms from PDF format to an interactive HTML format, allowing users to complete them directly online. This technological update, which removes certain practical constraints associated with PDF forms, will also create a more user-friendly interface. Furthermore, it restricts the ability to forward completed forms to third parties, ensuring that only the applicant may submit them. In an effort to improve data transparency and security, a new identification requirement is being introduced: all individuals registered with the RCS must now provide a Luxembourg National Identification Number (“NINL”). This measure, aligned with Article 12bis of the amended Law of 19 December 2002, on the Trade and Companies Register, applies to every individual associated with a registered corporate entity, including company representatives (e.g., managers and directors), shareholders, and other involved natural persons. The new requirements apply immediately to all new registrations. For individuals already registered, updating their information—particularly the provision of their NINL—will be voluntary at first but will later become mandatory (with a date still to be determined). If a registered individual already has a Luxembourg NINL (typically the matriculation number issued by the Luxembourg Social Security Authority (CCSS)), they will only need to provide it by completing the relevant online form, without the need to submit supporting documents. However, for those without an NINL, a process will be in place to generate this number upon registration, requiring additional information, such as nationality and private residential address, accompanied by supporting documents (e.g., ID card, proof of residence). Additionally, the RCS is introducing automatic verification of Luxembourg addresses entered in its database, based on the national register of localities and streets. When an address is entered in the form, it will be automatically checked for consistency with official data from the localities register. If there is a discrepancy, an error message will prompt the applicant to correct the information before proceeding. This measure aims to prevent address errors and ensure that geographical information recorded at the RCS is accurate and up-to-date. These adjustments are designed to facilitate administrative processes, strengthen data security and compliance, and improve the reliability of personal information recorded in Luxembourg, thereby meeting the demands of a more secure and modern administrative framework.
Liability of directors of Luxembourg companies
· Corporate · Luxembourg
Luxembourg has nearly one hundred thousand companies, leading to a strong demand for corporate officers, who are often non-resident. Regardless of their nationality or domicile, these…
Luxembourg has nearly one hundred thousand companies, leading to a strong demand for corporate officers, often non-residents. Regardless of their nationality or domicile, these directors and managers remain subject to Luxembourg law. In principle, they are not personally liable for commitments made on behalf of the company; however, in certain circumstances, they may have to compensate the company, or even incur personal liability towards third parties. The term "director" will hereinafter refer indiscriminately to the manager of an S.à r.l. and the director of an SA. 1. Management Fault As they are bound by a mere obligation of means, directors are liable to the company for their negligence or mismanagement, assessed according to the standard of a normally prudent and diligent manager (the "bonus pater familias"). Fault is only found for an act manifestly contrary to what could reasonably be expected; a director acting in good faith, properly informed and in the company's interest (equated with the shareholders' interest), is protected. Examples from case law: abnormal pricing of assets, non-payment of taxes or social security contributions, non-collection of debts, inaccurate accounts, extravagant expenses, unsecured private loans, or prolonged absenteeism. 2. Violation of the 1915 Law or Articles of Association Directors' actions must strictly comply with the law of 10 August 1915 on commercial companies and the articles of association. Any violation may result in the joint and several liability of all directors towards both the company and third parties. Unlike management fault, which is assessed subjectively by the judge, violation of the law or articles of association is assessed objectively – making the sanction all the more incisive. Examples: commitments exceeding the corporate purpose, failure to convene a general meeting (especially in the event of significant losses), non-compliance with rules on conflicts of interest, dividends, or treasury share buy-backs. 3. Quasi-delictual Liability (Art. 1382) These specific sources do not preclude recourse to general principles, in particular the quasi-delictual liability under Article 1382 of the Civil Code. A director may be liable to a shareholder or a third party if they have acted in a manner inconsistent with a prudent and diligent manager, but under two conditions: that the fault is "detachable" from the exercise of their mandate and that the claimant's damage is distinct from that of the company. In practice, this liability is rarely recognized. 4. Penalties and Liability in Case of Bankruptcy A company that has ceased payments and is experiencing a loss of credit must file for bankruptcy within one month: failure to do so constitutes the offense of fraudulent bankruptcy, punishable by one month to two years imprisonment, in addition to possible professional disqualifications. The action to cover liabilities, reserved exclusively for the liquidator, also allows the de jure or de facto director to be ordered to bear all or part of the liabilities when the bankruptcy results from a serious and manifest fault (unreasonable continuation of activity without treasury, preferential payments, unjustified cash expenses, etc.). 5. Specific Fiscal Liability Under general tax law, company representatives are personally liable for tax obligations that the company has failed to meet due to their negligence. The courts frequently rule in favour of the tax authorities, particularly when the company has collected VAT or withholding tax without remitting it to the Treasury. Customary excuses – accounting management entrusted to a third party, absence of beneficial ownership status, departure before recourse – are generally rejected. 6. Criminal Sanctions Civil liability is overlaid with criminal sanctions: those provided for by the 1915 law to guarantee the functioning of bodies and the information due to shareholders and third parties, but also those of the Criminal Code, foremost among which is misuse of corporate assets. Neither the shareholders' assent nor the discharge obtained constitutes an excuse. Finally, a director may be sanctioned when their behaviour has led the company to commit an offense, as the criminal liabilities of the legal entity and the director can coexist. In conclusion This range of sanctions should not be a cause for anxiety: a director's liability presupposes reckless behaviour or imprudence incompatible with the role. It cannot be stressed enough – a director's mandate should not be accepted out of courtesy, friendship, or the naive hope that others will look after the company's affairs. Not allowing decision-making bodies to be inactive and ensuring compliance with legal obligations, starting with the approval and filing of annual accounts – which implies understanding their reality – constitutes the minimum expected of anyone taking on this role.
After the CSA, registered office in Belgium, France or Luxembourg?
· Corporate · BE/FR/LU
Contribution by Mr. Gérald Stevens to the conference on 12 October 2020 on 'Current Developments in Business Law' organised by UCL Louvain (FuCAM Mons) The theme of this presentation, proposed…
Contribution by Me Gérald Stevens to the colloquium of 12 October 2020 on ‘Current Business Law Issues’ organised by UCL Louvain (FuCAM Mons). The theme of this presentation, proposed in the form of a question, calls upon us to undertake a comparative law exercise designed to measure the outcome of the reform implemented by the Companies and Associations Code (the “CSA”) and the ambition displayed by the legislator to make Belgian law more effective in order to attract new entrepreneurs or groups of companies to Belgium. “Such an in-depth reform is indeed necessary if we wish to offer businesses a tool adapted to their needs. It is also essential if we wish to make Belgian company law attractive and internationally competitive compared to the laws of other European Union member states, and thus become one of the factors promoting foreign investment and contributing to maintaining a link between our last major Belgian multinational companies and our country.” (1) The subject has been deliberately limited to the two jurisdictions with which the Walloon Region has the greatest geographic and linguistic proximity, namely France and the Grand Duchy of Luxembourg. The exercise takes on a special dimension given that the CSA reform was accompanied by an amendment to the Code of Private International Law (the “CDIP”), in which the legislator decisively abandoned the theory of the real seat to now favour the theory of the statutory seat, all precisely to encourage, on the one hand, companies with activities abroad to establish their seat in Belgium and, on the other hand, to prevent companies established in Belgium from being tempted to move elsewhere. “This situation is all the more detrimental to Belgium since the Court of Justice of the European Union has promoted the free movement of companies by allowing companies incorporated abroad, in a country that applies the principle of the statutory seat in private international law, to freely pursue their activities in Belgium while remaining governed by their original law. However, among others, the Netherlands, the Scandinavian countries, Germany, Italy, and Anglo-Saxon countries, as well as France, have modernised their company law to make it more competitive. It has therefore been observed for several years that it is increasingly common for companies incorporated under a simpler and more flexible law to primarily develop their activities in Belgium (…). It [read: the reform] is finally essential because it is clear today that company law is no longer a priority for the European Union and that, in this context, the Court of Justice of the European Union will only reinforce its tendency to favour the establishment in Belgium of foreign companies retaining their original nationality.” (2) After a recap of the outlines of the statutory seat theory examined in contrast to the real seat theory, the results of a succinct comparative analysis between the most commonly used company forms in the three jurisdictions concerned will be presented, namely the SRL (in its new form) for Belgium, the Sàrl for Luxembourg, and the SAS for France, all with a view to attempting to formulate an answer to the question posed. The theory of the statutory seat Concepts Much more than a subject of company law, the theory of the statutory seat, like that of the real seat, addresses a problem of private international law. It involves determining which law containing company law rules (the lex societatis) must apply to a given company which, by hypothesis, has certain foreign elements (its shareholders reside abroad, it carries out its commercial activities in several countries, its directors reside in different countries, etc.). In this context, private international law rules are called upon to establish connecting factors according to which economic operators or, ultimately, a judge, can know precisely which legal system, in essence which company law, to apply to the company they are interested in. It is these rules that, at the same time, determine what should be considered the nationality of a company. Traditionally, Belgian private international law rules were based on the theory of the real seat, according to which a company was considered to be of Belgian nationality, and therefore subject to Belgian company law rules (these were practically the coordinated laws on commercial companies, then the company code in its 1999 version) if its real seat, meaning “the place from which decisions relating to the organisation, management and administration of a company are taken, in short, its nerve centre of decision-making” (3) designated a location in Belgium. Specifically, Article 110, paragraph 1, of the CDIP, in its version prior to the reform, referred to the notion of "principal establishment" which, according to Article 4, §3, of the same code, is determined primarily by taking into account the centre of management, business, or activities of the legal entity concerned. In Luxembourg, which still applies the theory of the real seat, the situation is somewhat different in that reference is made to the more concrete notion of "central administration," which corresponds to the place where its registers are kept, both from the perspective of company law and its accounting. (4) Conversely, in the theory of the registered office, the connecting factor is more simply (in terms of determination, supposedly offering greater legal certainty) the address of the company's registered office as determined by its articles of association. In other words, by the effect of the adoption of this new theory, if a company's articles of association designate the address of its registered office in the city of Mons, Mouscron, or Antwerp, this company is irrevocably considered a company incorporated under Belgian law and will be subject to the rules of the CSA. This will remain valid and applicable even if the company in question carries out its commercial activities in France or the Netherlands, if its directors reside in Germany or England, or if its accounting is kept in Poland or even Morocco. This was the objective resolutely pursued by the Belgian legislator in the context of the CSA reform and, in its extension, the CDIP: to detach the question of nationality and thus the application of the lex societatis from certain elements of foreignness that may affect a company, all provided that, from Belgium's perspective, the founders or shareholders of the company concerned deliberately chose to establish the registered office of the said company in Belgium. The preparatory works of the reform illustrate this sufficiently: "The freedom of establishment within the European Union therefore allows for the choice, for the formation of a company, of a Member State whose legislation is most appropriate for a given economic activity, even if its centre of activities is subsequently in another Member State. (5) (...) Paragraph 1 [of Article 2:141] confirms that the legal existence of legal persons is recognised in Belgium as soon as they have been organised according to the law of their registered office. Given the abolition of the real seat doctrine, the circumstance of whether legal persons have or do not have their principal establishment abroad is no longer relevant. Only the situation of their registered office is taken into consideration. (6) (...) In accordance with the registered office doctrine, legal persons are always governed by the law of the State in whose territory their registered office is established. Other possible connecting factors such as the place from which the company is managed, the location of its main production facilities, or the nationality of its main shareholders play no role. (7) (...) Conversely, with the registered office doctrine, a company that opts for Belgian law remains subject to that same law, regardless of where in the world it invests or opens establishments. Conversely, foreign companies that invest and open establishments in Belgium should not fear being subjected to Belgian law of legal persons without having made the formal decision to move their registered office to Belgium. (8)" Situation in France and Luxembourg Unlike Belgium, and with certain nuances beyond the scope of this presentation, it must be considered that the Luxembourg and French legal systems currently still adhere to the theory of the real seat. Article 1300-2 of the Luxembourg law of 10 August 1915 concerning commercial companies (9) provides in its 1st and 2nd paragraphs that: "Any company whose central administration is located in the Grand Duchy of Luxembourg, is subject to Luxembourg law, even if the instrument of incorporation was concluded in a foreign country. When a company has its domicile in the Grand Duchy of Luxembourg, it is of Luxembourg nationality and Luxembourg law is fully applied to it." (10) In France, the law of the real seat applies in principle (11) except when there is a dissociation between the registered office and the real seat. In this case, third parties are given the choice between applying the law of one jurisdiction or the other, by virtue of Article 1837 of the Civil Code. (12) Consequences of the adoption of the registered office theory In the legislator's view, the primary purpose of adopting the registered office theory is to increase the attractiveness of Belgian law and encourage the establishment of businesses and other non-profit organisations in Belgium. The mere shift to this theory is, however, insufficient on its own, and the issue must be assessed in combination with the modernisation and flexibility exercise that the legislator intended to carry out elsewhere: "(...) the registered office doctrine increases the attractiveness of Belgian company and legal person law and, consequently, also increases the attractiveness of Belgium as a country for establishment: companies and non-profit organisations can easily and with full legal certainty opt for Belgian law, which will now gain much in attractiveness following the modernisation and flexibility inspired by this project." (13) Furthermore, the theory of the registered office has a limited purpose: it only identifies the connecting factor for the lex societatis, the object of which is itself limited to describing the rules of incorporation, organisation, operation and dissolution applicable to legal persons. Thus, other rules such as tax rules, social law, environmental law or even insolvency law respond to distinct connecting criteria that do not coincide with that of the registered office. "In this regard, it should always be borne in mind that the registered office only indicates the law of organisation as referred to in Article 111, § 1, of the Code of Private International Law. The connecting criterion for many other rules of law, particularly environmental law or social law, remains linked to the place of activity of the legal person: a company with its registered office in France that opens a factory in Belgium employing 200 workers will therefore be and remain subject to Belgian social law and environmental law." (14) The idea is attractive: an entrepreneur can therefore choose to incorporate their company in Belgium by locating its registered office there, while deploying its activities in one or more other countries according to the national regulations applicable in that or those countries. (15) We have seen that this is not necessarily possible from the perspective of French and Luxembourg law and therefore constitutes, from a theoretical point of view, already a first significant advantage for Belgium. Comparative SRL – SàRL – SAS The theory of the registered office offering, in Belgium, the possibility of opting for the application of the CSA by simply electing an address in Belgium as the company's registered office, it can now be examined whether such a choice can prove advantageous compared to the legal regime offered in other countries. Before specifically and punctually examining in what way the Belgian, Luxembourg or French regime would be more appealing than the other two, it must be remembered that the disparities existing between the corresponding legislations are not, in principle, expected to be significant. The harmonisation exercise initiated more than 50 years ago under the aegis of the European Commission leads to the observation that, even if this exercise was carried out by way of directives, for the most part leaving States the possibility of implementing the principles laid down therein in a specific manner, company laws in force in each of the European Union countries probably present more similarities than differences. Specifically concerning the jurisdictions under review, one cannot depart from the general idea firmly rooted among company law practitioners that, on the one hand, French company law presents the greatest constraints, being articulated around the principle that anything not expressly provided for by law is prohibited. (16) On the other hand, Luxembourg company law is perceived as being the most flexible of the three systems, based on the inverse principle that anything not prohibited by the Law of 10 August 1915 on commercial companies is permitted. (17) One of the objectives pursued by the Belgian legislator being to increase the flexibility of its company law, and possibly to bring it closer to other regimes renowned for their flexibility (the Dutch system was much more taken as a model, particularly regarding the reform of the SPRL, than the Luxembourg system), one way to measure the potential success recorded in this regard could consist of a comparison between the main (and non-exhaustive) characteristics of the most commonly used companies in each of the three jurisdictions, namely: The Belgian SRL The Luxembourg SàRL The French SAS The colours used in the comparative table proposed hereafter suggest considering, either as an element of increased flexibility (in green), or as a lack of flexibility (in pink), the regime applicable to a particular issue according to the answer given in the other two jurisdictions. [TABLE] Conclusion The table therefore shows, from the point of view of flexibility, better assets, and therefore a slight 'advantage' for the Belgian SRL. Does this mean, however, that after the CSA, the solution of placing a company's registered office in Belgium should invariably be favoured? Such a conclusion must be qualified. First of all, an empirical observation of the activity of law firms or other notary offices does not allow us to conclude massive establishment of companies in Belgium, whether in the form of the incorporation of new entities or the migration of existing companies in foreign countries. Furthermore, and even if we have seen that these issues can be de-associated, it clearly remains in the interest of many companies, from both an organisational and financial perspective, to set the registered office of their company in the same location as their administrative or decision-making headquarters, their commercial and/or production centre. Consequently, the attractiveness of a beneficial legal regime under company law may be overshadowed by purely geographical considerations linked to supply chains or logistical networks, for example, or by concerns regarding taxation, or the proposed employment and social security environment, to name but a few. No two entrepreneurs are alike, and their perception of the advantages (or disadvantages) offered by a given company law regime will resonate with operational, financial, and commercial concerns that must assuredly drive them otherwise. Last but not least, as we have just observed with the latest reform in Belgium and will continue to observe in the future, no legal system is ever static. The Belgian legislator's concerns regarding competitiveness are shared by the legislators of other European countries, and certainly by the Luxembourgish and French legislators who, in the field of company law, have not remained inactive in recent years and pursue the same objective of modernising and enhancing the attractiveness of the regime offered to companies. (18) A clear and definitive answer cannot therefore be given to the question posed without placing it in the broader context of corporate life in the era of globalisation. [ + ] References ↑ 1 Explanatory Memorandum, Parl. Doc., House of Reps., 2017-2018, no. 54-3119/001, p. 6 final. ↑ 2 Ibid., p. 6 and p. 7. ↑ 3 N. THIRION, Droit international et européen des sociétés, Brussels, Larcier, 2009, no. 14, p. 19, cited by R. AYDOGDU, "La mobilité des sociétés, une révolution conservatrice", in Le Code des sociétés et des associations: contentieux et pratique, p. 33. ↑ 4 Note that the concepts of principal establishment and central administration are both inspired by the Treaty on the Functioning of the European Union ("TFEU") and more particularly its article 49.1; for the application of the real seat theory in Luxembourg, see next section. ↑ 5 Explanatory Memorandum, op. cit., p. 15 final. ↑ 6 Ibid., p. 108. ↑ 7 Ibid., p. 339. ↑ 8 Ibid., p. 340. ↑ 9 Formerly article 159 (before renumbering by a Grand-Ducal Regulation of 19 December 2017 ↑ 10 For a state of play on the matter, see Dialogue between A. STEICHEN and A. PRUM, "Siège réel ou incorporation", in Cent ans de droit luxembourgeois des sociétés, Larcier, Brussels, 2016, p. 451 to 463. ↑ 11 "The articles of association must mention the company's real seat, i.e., the place where the company's life is actually directed (except in the case of domiciliation agreements). If the registered office is considered fictitious, for tax reasons for example, the judges have the possibility to sovereignly determine the real seat," http://www.greffe-tc-caen.fr/rcs_etabs.php. ↑ 12 "Any company whose registered office is located on French territory is subject to the provisions of French law. Third parties may rely on the registered office, but it is not enforceable against them by the company if the real seat is located elsewhere." ↑ 13, ↑ 14 Explanatory Memorandum, op. cit., p. 341. ↑ 15 Such a situation and the solution adopted in Belgian law do not, however, completely exclude the possibility of friction according to the connecting factors of lex societatis applied by the private international law rules of other States; see on this subject R. AYDOGDU, op. cit., no. 27 and 28, p. 48-49. ↑ 16 See P. LE CANNU and B. DONDERO, Droit des sociétés, 7th edition, LGDJ, Paris, 2018, no. 45: "Business circles have long complained about the excessively regulatory nature of company law." ↑ 17 A. PRUM and I. CORBISIER, Droit des sociétés, Tableau comparatif des droits luxembourgeois, belge et français et textes légaux luxembourgeois, Bruylant, Brussels, 2000, p. XVII. ↑ 18 For Luxembourg, see the reform introduced by the Law of 10 August 2016 on the modernisation of company law and the complete renumbering of the law by the Grand-Ducal Regulation of 19 December 2017. In France, the last two major economic sector reform laws aimed at promoting, among other things, growth, contained specific provisions reforming the provisions of the commercial code applicable to companies in order to modernise their regime (see "Macron Law" of 6 August 2015 for growth, activity and economic equality of opportunity and "Pacte Law" of 22 May 2019 relating to the growth and transformation of businesses).
The impact of COVID-19 on Belgian companies
· Corporate · Belgium
Following the decisions taken in the framework of the fight against the spread of coronavirus in Belgium, companies face significant difficulties in the course of pursuing their…
Following the decisions taken in the framework of the fight against the spread of coronavirus in Belgium, companies face significant difficulties in the course of pursuing their activities. Some measures have been adopted in order to limit the impact of the imposed restrictions on companies aimed at preventing the spread of the virus. In this regard federal and regional governments were granted extraordinary powers so as to take all relevant measures to urgently prevent and handle any problematic situation regarding coronavirus and its consequences. Those powers include, among others, the possibility to adapt applicable legal rules in all matters which may be impacted by the crisis and for which they are competent. The following developments provide a non-comprehensive overview of financial incentives put in place to help companies overcome temporary financial issues special provisions adopted in order to allow the holding of general meetings and meetings of the management body with regards to the current social distancing rules new options for the adjournment of seizures and bankruptcies amendments relating to the passing of notarial deeds new rules applying to the deadlines in the context of bringing legal actions to courts and ongoing civil procedures. As the situation is constantly evolving, executive and legislative powers are continuously adapting and extending these measures, so that this present analysis relates to the measures in place at the time of writing and shall be updated according to the legislative and regulatory developments. Financial incentives Closure premium – The governments of the Brussels-Capital Region, Walloon Region and Flemish Region are planning to grant premiums to companies forced to shut down their business as a consequence of the measures taken in the course of the coronavirus crisis. The terms and conditions for these grants, the application deadlines and the amount of the premiums have been set by each of the three Regions. Deferred repayment of credits – Companies may request a deferment of credit repayment for a maximum period of six months . During this period of time, companies will not be required to repay their credits in capital , although interests remain payable in full. The loan period is therefore extended up to the duration of the deferment period. This option is available for (i) credits with a fixed repayment schedule (ii) cash facilities and (iii) fixed advances. It is conditional upon, among other things, payment difficulties due to the decline in turnover, the decrease of activity, the introduction of temporary or complete lay-offs, and the mandatory shut down measure imposed in order to minimize the spread of the virus. Companies wishing to benefit from the deferral must be based in Belgium and may not already benefit from repayment delays for ongoing credits, taxes or social contributions. In practice, any company applying for deferred repayment terms must contact their bank which will ask for supporting documentation in order to follow up on this request. Banks are not authorized to bill any booking fees nor administrative fees for handling the application. Public guarantee granted in the context of new loans – A new law empowers the federal executive power to grant a public guarantee for new loans and credit lines for a maximum period of one year to viable non-financial companies, SMEs, self-employed workers and non-profit organisations. The royal decree determining the terms and conditions for granting the guarantee shall be issued soon. Equivalent measures are anticipated at regional level. VAT, payroll tax, property tax and other taxes – The federal government has also planned other fiscal incentives for companies, such as: The deferral of payroll taxes, VAT, corporate income taxes, social security contributions, property taxes for the fiscal year 2020; The deferral of tax return filing for corporate income taxes, VAT and the annual client list; An interest-free period or waiver of fines for the non-payment of social security contribution debt, income tax, corporate income tax, VAT etc. Temporary unemployment – Specific measures in the area of employment law, such as the implementation of temporary unemployment rules, have been adopted. Due to the density and technicality of these measures, we refer to other contributions in this respect. General meetings and collegial management bodies Optional and temporary measures have been adopted for meetings which shall or should have been held or convened between the 1 st of March 2020 and the 3 rd of May 2020 . Convening notices that have already been sent may be modified in order to benefit from these measures. Furthermore, meetings convened prior to the 3 rd of May 2020 may be held in accordance with the new rules even if held after their adoption. General meetings – Two options have been implemented: Hold the meeting under specific terms and conditions related to the coronavirus pandemic The management body may impose on participants of all general meetings to exclusively exercise their rights either by correspondence voting to be sent prior to the meeting using a form provided or published online or by proxy sent prior to the meeting, and as the case may be to a single proxyholder designated for this purpose by the management body. These measures are deemed to limit physical attendance of participants at general meetings, which shall henceforth take place with a reduced number of attendees (i.e. members of the management body and, as the case may be, members of the bureau of the assembly, the auditor and the single proxyholder) or even, if minutes do not have to be drawn up before a notary public, without any physical attendance at all (for example by conference call or video conference). It is furthermore possible to hold a general meeting remotely by means of an electronic communication channel, as referred to in article 7:137 of the CSA even if such possibility has not provided for in the company’s articles of association. Defer the general meeting until things get back to normal The management body may choose to defer the ordinary general meeting at a later date (when the situation has returned to normal), even though it has already been convened. In this regard, a deferral of teen weeks for a certain number of decisions to be taken by within statutory periods, such as the requirement to submit the annual accounts to the general meeting within six months since the end of the financial year or the requirement to file the annual accounts and other documents with the BNB within 7 months following the end of financial year has been scheduled. The management body may also defer any special or extraordinary general assembly already convened, except when (i) applying for the alarm bell procedure if the net assets are negative or threatening to become negative, or (ii) convened by the auditor or shareholders pursuant to the new companies and associations code. Collegial management body – The collegial management body may, notwithstanding the relevant statutory requirements: Take all decisions by means of an unanimous written procedure or Hold its meetings and deliberate by means of telecommunication mediums such as conference calls or video conferences, except for decisions that have to be drawn up and certified in due legal form (in which case the physical attendance of a representative, whether a member or non-member of the management body, is required). Seizure and bankruptcy proceedings on hold The government has approved relief measures for companies facing financial difficulties as a result of the coronavirus crisis, provided they were in good standing until the 18 th of March, by protecting them (as a debtor) against seizing measures and bankruptcy proceedings. Companies covered by the new legislation will automatically and temporarily benefit from these legal relief measures . This means that: The company is protected against seizing measures The company cannot be declared bankrupt upon request of its creditors (but still upon request of the public prosecutor or with the agreement of the debtor itself) Ongoing contracts may not be terminated due to payment default Insolvent companies are temporarily not obliged to file for bankruptcy Deadlines within judicial reorganisation plans are automatically extended, and It is up to commercial courts to decide whether a company as a debtor may be granted such a deferral and relief measures when they are invoked as a judicial defence. This does not mean that companies receive carte blanche to take undue advantage of the situation: Judges of the relevant commercial court may at any time, at the behest of a creditor, lift the temporary deferment. The scheme does not apply to companies which were already bankrupt prior to the crisis, but only to companies still in good standing on the 18 th of March who may encounter financial difficulties because of the coronavirus crisis. Notarial deeds Signing of notarial deeds is postponed until the end of the measures taken by the federal government to fight the spread of the coronavirus, except for urgent deeds . For companies, will be considered as being urgent without having to provide any further justification all those deeds which have direct economic consequences for companies as they relate to (i) transactions which have an impact on the financial wealth of the company (capital increases, capital reductions, contributions and reimbursement of contributions, mergers, demergers and change of corporate form,…); (ii) deeds that should be concluded within a certain period of time due to elapse (e.g. approval of annual accounts) or deeds that should be concluded prior to the end of the financial year; (iii) transactions for which specific documents that have already been drawn up are due to expire (e.g. convening notices to general meetings,…). In addition to the cases referred to above, a matter may also be considered as urgent depending on the specific circumstances of the case. A draft bill of law has been filed in order to, inter alia , make it possible to execute remotely authentic notarial proxies (e.g. as required for certain real estate property transactions) by means of video conferencing or to execute a (non-authentic) proxy for the digital signing of notarial deeds, as long as for each of these cases certain conditions are met, including the (already) existing mandatory rules for the validity of electronic signatures. Judicial proceedings Extensions of deadlines – Limitation periods and other deadlines for the filing of judicial acts with civil law courts due to expire between the 9 th of April and the 3 rd of May 2020 included are extended ipso iure for a period of one month after the end of this period. This also applies to procedural deadlines, appeal deadlines as well as for the exchange and filing of written submissions . Deadlines for subsequent time limits are automatically pushed back in accordance with the duration of these extensions. Specifically, the first deadline is extended until the 3 rd of June 2020 and the following deadlines are deferred accordingly. Parties may however, upon mutual consent, decide to stick to the initial calendar, or agree on new deadlines and agree on a new binding calendar on an amical basis. If a procedure is urgent , the relevant court may, upon a motivated request, rule out the extension of the procedural deadlines. Written procedure – Proceedings which have been set for a court hearing due to take place between the 11 th of April 2020 and the 3 rd of June 2020 included, and where all parties have already filed written submissions, will automatically be taken into deliberation by the judge on the basis of these submissions and bundle of evidences, without hearing the parties. Written procedure therefore becomes the rule under these exceptional measures. A party may object to the written procedure by informing the judge in writing no later than one week prior to the court hearing. In this case, the judge may decide to hold a hearing session, by means of video conference as the case may be, to adjourn the case to an undetermined date, or take the case without hearing the parties. His or her decision is not subject to appeal. The judge may further request the parties to provide oral arguments, by way of video conference as the case may be, on certain specific matters of the case. If all parties are opposed to the written procedure, the case shall be deferred to an undetermined date or to a given date, depending on the availability of the relevant jurisdiction.
The new Belgian Code on Companies and Associations
· Corporate · Belgium
A New Company Code On 23 March 2019, the Belgian Parliament approved a bill meant to fundamentally reshape the existing Company Code. The new Belgian Code on Companies and…
A New Company Code On 23 March 2019, the Belgian Parliament approved a bill meant to fundamentally reshape the existing Company Code. The new Belgian Code on Companies and Associations (the ‘ BCCA ’) aims to make Belgium more attractive for both domestic and foreign businesses. The BCCA will increase flexibility for Belgian companies, but will require them to amend their articles of association in order to bring them in line with the new regime. Hereafter are the most critical changes with regard to companies: SRL/BV From the SPRL/BVBA to the SRL/BV The Société privée à responsabilité limitée (SPRL)/Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BVBA) remains as a company form, but has been rebranded as Société à responsabilité limitée (SRL)/Besloten vennootschap (BV) . Its founders and shareholders will enjoy considerable contractual freedom in the drafting of the articles of association. Thanks to this flexibility, it is expected that the BV/SRL will become the standard form for limited liability companies Main changes in the SRL/BV The main changes in the SRL/BV regime are as follows: No share capital/No minimum capital requirement The concepts of share capital and minimum capital requirement have been abandoned for the BV/SRL. However, the founders of a BV/ SRL will have to provide ‘sufficient’ equity upon incorporation in view of the company’s anticipated activity, taking into account the other financing sources of the company. In this respect, the founders shall justify such equity amount in a more detailed financial plan than under the previous regime, and there will be a stronger emphasis on the founder’s liability. For existing companies, share capital and legal reserve will be automatically converted into a statutory unavailable reserve ( Capitaux propres / Eigen vermogen ), which companies can make available for distribution by amending their articles of association. Dissociation of political rights from financial rights In the new regime, there is no necessary link between the value of the contribution and the rights attached to the shares. The reformed regime offers: the possibility to issue shares with multiple, conditional or even no voting rights for non-listed SRL/BVs and the possibility to grant double voting rights to ‘loyal’ shareholders for listed SRL/BVs. The rule “one share, one vote” is no longer mandatory. the possibility to allocate unequal economic rights attached to shares: there is no necessary link between the value of the contribution and the number of shares issued in exchange for it. Possibility to make shares freely transferable and to admit them to trading on a regulated market The rule of the consent of the shareholders for any transfer of shares, which was required in the SPRL/BVBA under the previous regime, has been adapted. Under the BCCA, the articles of association may opt out of this rule, for instance by stipulating that the shares are freely transferable. Possibility for the shareholders to delegate to the directors the right to issue new shares This possibility is similar to the authorized capital regime already existing in the SA/NV and has been extended to the SRL/BV. Possibility to obtain shares in exchange for a labour contribution The BCCA offers the possibility for the SRL/BV to be granted shares in exchange for the contribution of past or future labour. Possibility to issue not only shares and regular bonds, but also any type of non-prohibited security (such as convertibles bonds, warrants…) Possibility to distribute interim dividends to shareholders throughout the entire financial year Distributions of interim dividends to shareholders are authorised by the BCCA but are subject to (i) a double check, consisting of a ‘solvency test’ (as a result of the distribution, the net assets of the company may not become negative) and a ‘liquidity test’ (the company must remain able to honour its debts within twelve months following the distribution) and (ii) a specific delegation to the directors in the articles of association. Possibility to protect directors from dismissal by offering them notice periods and severance payments (or by imposing the obligation to give reasons for the dismissal) Possibility for the board of directors to entrust daily management to one or more natural persons or legal entities (previously only possible for the SA/NV) New rules applicable to exit or exclusion as a result of conflict between shareholders Under the former regime, shareholders could be forced by the court to sell (judicial exclusion) or purchase (judicial exit) each other’s shares in case of “valid reasons” as a way to resolve conflicts within a company. The BCCA maintains those possibilities, but now explicitly confirms that the court will be bound by provisions in the articles of association or shareholders’ agreement which determine the price of the shares in such a case. In addition, and this is a special feature of the SRL/BV, the articles of association may allow for the exclusion of a shareholder from the shareholders’ meeting for reasons specified therein, or conversely grant the possibility to the shareholders to have their shares redeemed by the company. This option must be provided in the articles of association and the distribution to the exiting shareholder must be postponed as long as the SRL/BV does not pass the solvency and liquidity tests. SA/NV The Société anonyme (SA)/Naamloze vennootschap (NV) remains as a company form while its regime is slightly amended. The main changes relating to the SA/NVs include the possibility to : incorporate SA/NVs with a single shareholder ; issue shares with multiple, conditional or no voting rights for non-listed SA/NVs; listed SA/NVs can grant double voting right to ‘loyal’ shareholders; allocate unequal economic rights attached to shares in SA/NVs; put in place a flexible governance structure consisting of a one-tier model (board of directors), a two-tier model (management board and supervisory board consisting of different persons) or a single director. In the latter case, it will be possible to appoint such director in the articles of association in order to secure his position and also to grant him extraordinary powers with respect to decisions of the general meeting of shareholders (veto right) in order to replicate the former regime of the ‘ Société en Commandite par Actions/Commanditaire Vennootschap op Aandelen ” which no longer exists as a specific form of company; protect directors in SA/NVs from dismissal by offering them notice periods and severance payments (or by imposing the obligation to give reasons for the dismissal); distribute interim dividends to shareholders throughout the entire financial year. Four main differences remain between the SA and the SRL: the existence of a minimum share capital and the protective rules of this share capital in the SA/NV the possibility now offered to the SA/NV to have a true dual system consisting of a supervisory board and a management board the possibility of introducing in the SRL/BV, by means of a statutory clause, out of court exit and exclusion involving financial support by the company. the possibility for SRL/BV only to issue shares in exchange for a labour contribution Focus on directors Hereunder are the main changes relating to the directors, decision-making process and representation of Belgian companies: Revocability of directors – The principle according to which directors of an NV/SA must at all times remain subject to dismissal free from restrictions ( ad nutum ) is abandoned, and the possibility to grant a severance payment or stipulate a notice period is now explicitly provided for. Directors’ liability – The BCCA provides for the joint and several liability of the directors for negligence of the management body except for negligence in which they were not involved, provided they denounced the alleged negligence to the other members of the management body. Liability cap for directors – The director liability is capped to certain amounts in case of ‘slight’ negligence. The monetary limit on the amount for which directors can be held liable ranges from EUR 125,000 to EUR 12 million, depending on the balance sheet total and turnover of the legal entity (except for listed companies where the highest cap always applies). The cap will however not apply to repeated negligence, gross negligence, fraud, any kind of liability towards the tax and social security authorities, and to various other special liability regimes. Boards may adopt resolutions in writing – The board may unanimously adopt all resolutions in writing, unless the articles of association stipulate otherwise. Permanent representatives – When a legal entity is appointed as a director, such legal entity must appoint a natural person as permanent representative. It is explicitly stated that a permanent representative of a legal entity cannot personally be appointed as a director of the same company. Under the BCC, the permanent representative had to be a shareholder, manager, director or employee of the legal entity. The BCCA abandons this requirement, which means that companies will now have more flexibility in appointing a permanent representative. Daily management redefined – The board of directors may entrust daily management of the company to one or more natural persons or legal entities. This is henceforth also possible for a BV/SRL. The BCCA also gives for the first time a legal definition of daily management, which shall cover the day-to-day business of the company, as well as decisions and actions that are either urgent or have little impact. E-mail address and website – Companies may include in their articles of association an official e-mail address and, where appropriate, a website. International perspective Nationality of a company – Under Belgian conflict-of-law rules, the nationality of a company, and therefore the applicable company law, will no longer be determined by the place where management decisions are made (‘real seat theory’) but rather by the place where the registered office is located (‘incorporation theory’). Hence, Belgian company law shall always apply to companies with registered offices in Belgium, even if they are effectively managed from abroad. However, for corporate income tax purposes, the place of effective management will remain an important criterion for determining whether a company qualifies as a Belgian tax resident. Furthermore, environmental law, social law and insolvency law may use alternative criteria to determine in which situation they will apply to Belgian or foreign entities. Mobility of companies – In ord er to guarante e the mobility of companies, the BCCA provides for new rules on the cross-border transfer and restructuring of companies without loss of their legal personality. Entry into force in 3 steps 1 st May 2019 – The BCCA immediately applies to new companies incorporated on or after 1 st May 2019 and will progressively apply to existing companies which have acquired legal personality before that date. 1 January 2020 – Unless they elect to comply early and in full with the BCCA ( opt in ) , the mandatory provisions will apply to existing companies as of 1 January 2020 even if the articles of association of the company have not been brought in line with the new BCCA. In such case, if a statutory clause is contrary to one of these mandatory provisions, the statutory clause will be deemed unwritten (and therefore will no longer be applied). However, as of that date, the BCCA’s non mandatory provisions will only apply to the extent that the articles of association do not deviate from them. Finally, if an existing company amends part of its articles of association prior to that date, it will have to modify them as a whole in order to bring them completely in line with the BCCA. 1 st January 2024 – This date is the final deadline for existing companies and associations to bring their articles of association in line with BCCA and/or to convert into another company form. Company forms which have been abolished will then be automatically converted into a different company form and will have the obligation to amend their articles of association within six months. Directors shall be jointly and severally liable for any damage to the company, or to any third party, that is a result of the failure to adapt the articles of association to the BCCA in time.
UBO disclosure obligations in Luxembourg
· Compliance · Luxembourg
On 1st March 2019 a law dated 13 January 2019 implementing new disclosure obligations in relation to ultimate beneficial owners (“UBO’s”) of legal entities has come into force in…
On 1st March 2019 a law dated 13 January 2019 implementing new disclosure obligations in relation to ultimate beneficial owners (“UBO’s”) of legal entities has come into force in Luxembourg. Through this law and in accordance with EU legislation, Luxembourg has created a national register for UBO’s entailing mandatory duties and obligations for any legal entity existing under the laws of Luxembourg. Here is what you should need to know about these disclosure obligations. Concept of UBO A UBO is defined as any natural person who ultimately owns or controls a legal entity or as any natural person for whom a transaction is executed or an activity realized. The criteria for identification of a UBO may either be based on the direct or indirect ownership the person has in the relevant entity and/or on the control the person exercises over said entity. The holding by a natural person of more than 25% of the shares of a company is an indication of such beneficial ownership, which however does not mean that any natural person owning less than 25% is automatically excluded of the status of UBO (as the control can be exercised through other means). If no UBO can be identified by application of these criteria or if there is still uncertainty as to the qualification of UBO-ship of a person, information about the natural person(s) holding the position of senior management of the company shall be filed with the UBO Register instead. Information to be disclosed name and given name(s); nationality(ies); day, month, year, and place of birth; country of residence with precise details of the private or professional address; for individuals registered in the Luxembourg national register of natural persons: the identification number (matricule); for those not registered in the Luxembourg national register of natural persons: the foreign national identification number; nature and extent of the beneficial interest held in the company. UBO disclosure obligations entered into force in Luxembourg on 1 March 2019 2 / 2 In case the relevant Luxembourg entity is a company listed on a regulated market in Luxembourg, in the EEA, or with a third-country market, which is recognized as equivalent by the European Commission, then the UBO information to be disclosed can be limited to the name of the regulated market(s) on which the company is admitted to trading. Timing Legal entities have six months, starting on 1 March 2019 (i.e. ending on 31 August 2019) to comply with their new obligations. As of the expiry date of this initial term, legal entities or their proxy must request the application for registration of the relevant information relating to their UBO(s) within one month as of the date on which the company became aware or should have become aware of the event that triggered the obligation of registration, or of amendment of the information contained in the UBO Register. Responsibility to disclose; process; and sanctions The UBO disclosure obligation is incumbent to Luxembourg legal entities existing under the laws of Luxembourg, whatever their legal forms including non-profit organizations (ASBL). The information filed must be accurate, complete, and up-to-date. Failure by such entities and their relevant UBO(s) (who must make the relevant information available to the relevant entity) to comply with their respective obligations is subject to criminal sanctions consisting in fines of an amount ranging from EUR 1,250- to EUR 1,250,000.. Data protection The Law does not provide for specific data protection rules but merely grants to the Ministry of Justice the function of data controller. It is however admitted that legal entities, which are collectors and custodians of information and supporting documentation relating to their UBO(s), should collect and keep this information in compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR). Access to the information contained in the UBO Register The UBO Register may be accessed without any limit by national authorities such as the State prosecutor, tax administrations, financial authorities, etc. The general public shall also be granted access to the UBO Register but with some limitations. However, for privacy protection reason, private and/or professional address and identification number of the UBO’s shall not be accessible to the public. Any legal entity or UBO may submit a request to limit the access of the register’s information to national authorities and some professional (e.g. banking and financial institutions, notaries, etc.) based on exceptional circumstances clearly identified (e.g. the UBO is a minor or is otherwise incapacitated or the information would expose the UBO to a risk of fraud, kidnapping, blackmail, extortion, harassment, violence, or intimidation). Practical advice for Luxembourg companies: how to be prepared? It is the fiduciary duty of the management body of all Luxembourg entities to comply with these disclosure obligations by 31 August 2019, at the latest. Relevant information about their structure’s UBO(s) should therefore be collected in accordance with the following process: identify the UBO(s); request the identification data of each UBO; identify a legal representative (i.e. manager/director/management body) or appoint an authorized representative (e.g. special power of attorney) who owns a local user account type “Luxtrust certificate” (e.g. Token, Smartcard, Signing Stick, etc.) who will record and fill in the relevant information with the UBO Register via the Luxembourg Business Registers’ online platform in the name and on behalf of the entity. It is highly recommended that concerned legal entities implement internal procedures so that they are in a position to obtain, hold, and record adequate, accurate, and up-to-date information on their UBO(s) at any time and are able to inform the UBO Register of any change. Trialys Law Firm has the required capabilities and is keen to perform the filing of the relevant information with the UBO Register in the name and on behalf of its clients. Please do not hesitate to contact us should you have any questions or need of assistance.
The reasonable period of notice in the event of the unilateral termination of a sales concession by the licensor
· Commercial · Belgium
Companies frequently use “sales concessions” to market and/or distribute their products. The sales concession differs essentially from other forms of commercial distribution by…
Companies frequently use “sales concessions” to market and/or distribute their products. The sales concession differs essentially from other forms of commercial distribution by the fact that the economic risk is borne by the dealer to which the right is granted to sell, in their own name and for their own account, the licensor’s products. A licensor, whether a Belgian or foreign company, intending to unilaterally terminate a sales concession must, however, pay particular attention to the Belgian Code of Economic Law which provides that, besides the case of a serious breach from the dealer of its obligations, certain sales concessions can be terminated only with reasonable period of notice or a fair compensation to be determined by the parties at the time of the termination of the contract. Read full article in French
Amendment to the legislation on investment services and investment firms
· Banking & Finance · Luxembourg
Belgian law distinguishes between two categories of investment firms: brokerage companies; and portfolio management and investment advisory companies. “Brokerage companies” are…
Belgian law distinguishes between two categories of investment firms: brokerage companies; and portfolio management and investment advisory companies. “Brokerage companies” are authorized to provide the full range of investment services and to carry out all investment activities provided for by law and the MiFID Directive. Their prudential supervision is carried out by the NBB, which is also competent for credit institutions. In contrast, the authorization of “portfolio management and investment advisory companies” is limited to certain investment services or activities. The prudential supervision of these companies is carried out by the FSMA. The “Law of 25 October 2016 on the access to the investment services activity and the status and supervision of portfolio management and investment advisory companies” came into force mid-November. It revokes the “Law of 6 April 1995 on the status and supervision of investment firms” while retaining and updating a large majority of its provisions. This law is limited, on the one hand, to rules relating to accessing the investment services activity—which are the same for both categories of investment firms—and, on the other hand, to the specific rules relating to the prudential supervision of portfolio management and investment advisory companies. As for rules relating to the status and supervision of brokerage companies, they have been incorporated into the “Law of 25 April 2014 on the supervision and status of credit institutions”. Here, a specific title devoted to brokerage companies has been introduced with the adoption of a “Law of 25 October 2016 on the status and supervision of brokerage companies and carrying various provisions”.
The law of 22 December 2017 amending and inserting provisions on payment accounts and payment services in various books of the Code of Economic Law
· Banking & Finance · Belgium
On 22 December 2017, the law amending and inserting provisions on payment accounts and payment services in various books of the Code of Economic Law was published in the Belgian…
On 22 December 2017, the law amending and inserting provisions on payment accounts and payment services in various books of the Code of Economic Law was published in the Belgian Official Gazette. Most of the articles of this law will come into force on 1 February 2018. With 32 articles, this law aims at transposing Directive 2014/92/EU of the European Parliament and the Council of 23 July 2014 on the comparability of fees related to payment accounts, payment account switching, and access to payment accounts with basic features. This directive is commonly referred to as the Payment Account Directive (PAD) (1) . Aimed at offering consumers (i) transparency and comparability of fees related to payment accounts and services, (ii) the possibility to switch payment accounts and (iii) access to a basic payment account, the law makes amendments and additions to various books in the Code of Economic Law. Accordingly, the consumer must have at their disposal, on a date set by the King: a pricing information document containing a list of at least 10 and a maximum of 20 of the most representative services related to a payment account. Additionally, when these services are offered by a payment service provider, they must have the corresponding fees for each service or to the services related to a payment account. The document must also include the standard terms and corresponding definitions of the listed services. The law also specifies the formal rules for such a pricing document and provides that it is the King’s duty to keep, modify, and complete such a pricing information document (2) ; a free-of-charge statement of all costs incurred and, if needed, information regarding the interest rates for the services related to a payment account. This statement must be provided by the payment service providers within the meaning of Article 7 of the law. It also requires a list of the minimum information that must appear on this statement; a free-of-charge website, developed and operated by the FSMA, which enables an independent assessment of costs. This website should at least compare the fees for the services mentioned in the information document. In addition, the law tends to increase the obligations of payment service providers since they are required to offer basic banking services to consumers. It seems, nevertheless, that the law allows the refusal to grant such a service to a consumer when they already have another payment account in Belgium through which they can use the payment services or an account whose average cumulative annual credit balance exceeds EUR 6,000 (3) . However, the credit institution must refuse the consumer’s request when there is a violation of the law of 18 September 2017 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing and on the limitation of the use of cash. Finally, the law also aims at providing a legislative framework for consumers to facilitate the switching of payment accounts in Belgium. Indeed, the account switching service is initiated by the receiving payment service provider at the request of the consumer. Once this request has been made, the procedure will be initiated between the receiving payment service provider and the transmitting payment service provider where the latter must fulfil certain obligations within the time limits set out in Article 21. [ + ] References ↑ 1 In Luxembourg, the same directive was the subject of a law of 13 June 2017 on payment accounts ( http://legilux.public.lu/eli/etat/leg/loi/2017/06/13/a559/jo ). ↑ 2 On the other hand, the payment service provider has an obligation to make a glossary available to consumers, including at least the standard terms contained in the list and their definitions (art. 6 §4). ↑ 3 Articles 14 & 15.
Publication of non-financial and diversity information by certain large undertakings and groups
· Compliance · EU
The law of 3 September 2017 on the publication of non-financial and diversity information by certain large undertakings and groups (the “ Law “) came into force on 21 September…
The law of 3 September 2017 on the publication of non-financial and diversity information by certain large undertakings and groups (the “ Law “) came into force on 21 September 2017. It transposes Directive 2014/95/EU of the European Parliament and the Council of 22 October 2014 and amends Articles 96 and 119 of the Companies Code concerning the content of the management report on the annual accounts and of the report on the consolidated accounts. The Law contains two new types of reporting introduced by the above-mentioned Directive: the first concerns non-financial information and the second pertains to the diversity policy conducted with regard to members of the Board of Directors, members of the Executive Committee, and other managers and delegates for the daily management of a listed undertaking. Read full article in French
Buying a business: asset deal or share deal?
· Corporate & M&A
When buying a business, is it preferable to acquire the assets of the target company (i.e. its business, in whole or in part) or the company itself (i.e. buying the majority or…
When buying a business, is it preferable to acquire the assets of the target company (i.e. its business, in whole or in part) or the company itself (i.e. buying the majority or all its shares)? The practitioners’ jargon distinguishes between an asset deal and a share deal. Special attention should be paid as the consequences of these two methods may be significantly different from a legal, accounting, and fiscal point of view. Read full article in French
Domaines de compétence
Droit commercial & Contrats
Négociation et rédaction de contrats commerciaux, distribution, baux à caractère commercial, sécurisation des relations fournisseurs et clients, et règlement des litiges qui en découlent.
Négociation, rédaction et révision de contrats commerciaux en général (vente, services, sous-traitance)
Conventions de distribution commerciale (concession de vente, agence commerciale, franchise)
Conditions générales de vente et d'achat
Baux à caractère commercial, en ce compris location de bureaux et d'entrepôts
Sécurisation des relations fournisseurs et clients
Gestion des résiliations contractuelles et de leurs conséquences
Prévention et règlement des litiges commerciaux
Clauses sensibles : non-concurrence, exclusivité, propriété intellectuelle, limitation de responsabilité, droit applicable et juridiction compétente
Droit des sociétés & M&A
Constitution et gouvernance des sociétés, opérations de M&A, intéressement des dirigeants, restructurations nationales et internationales, et procédures d'insolvabilité.
Constitution de sociétés et structuration
Simplification d'entreprise et rationalisation des entités juridiques
Gouvernance d'entreprise (pactes d'actionnaires, droits préférentiels et contrôle, chartes familiales, options sur actions etc.)
Statuts des dirigeants et leurs responsabilités
Intéressement du personnel ou des dirigeants (stock-options, parts bénéficiaires, etc.)
Résolution des litiges (conflits entre actionnaires et/ou administrateurs, exclusion et retrait, responsabilité des administrateurs)
Fusions, scissions, transferts de siège social
Liquidations volontaires
Banque & Finance
Financements et levées de fonds, mise en gage d'actions et legal opinions, private equity et venture capital, et structuration des investissements mobiliers et immobiliers.
Financement et levées de fonds (augmentations de capital, IPO, emprunts obligataires, dettes et relations bancaires…)
Mise en gage d'actions et legal opinions
Private equity et venture capital : constitution, structuration, gestion et fonctionnement de fonds et d'investissements (Belgique : OPC, OPCA, PRICAFS, FIIS, sociétés holding, club deal, etc. / Luxembourg : SIFs, SICARs, RAIFs and Special Limited Partnerships (SLPs))
Relations entre investisseurs, rémunérations des gestionnaires et optimisation des flux (management fees, carried interest, first liquidation right, etc.)
Structuration des investissements mobiliers et immobiliers
Droit du travail
Contrats de travail, systèmes de rémunération particuliers, clauses spécifiques, ruptures et licenciements, contentieux social et mobilité internationale.
Négociation, rédaction et conclusion de contrats de travail
Mise en place de systèmes de rémunération particuliers (bonus, avantages, plans d'options)
Accords de rupture et conventions de résiliation de la relation de travail
Gestion des licenciements individuels et collectifs
Accompagnement sur l'ensemble du cycle de la relation de travail
Représentation des employeurs ou salariés dans les litiges judiciaires
Contrats et statut social des dirigeants d'entreprise
Mobilité internationale et droit social transfrontalier
Relations collectives de travail et concertation sociale
Conformité
Obligations UBO, conformité réglementaire européenne, AML/CFT, RGPD, sanctions internationales et dispositifs de lancement d'alerte.
Obligations relatives aux bénéficiaires effectifs (registre UBO, RBE)
Conformité au cadre réglementaire (évolutif) européen
Intégration des exigences de conformité dans la gouvernance et les opérations quotidiennes
Mise en place de politiques et procédures internes de compliance
Veille réglementaire et anticipation des nouvelles exigences
Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (AML/CFT)
Protection des données à caractère personnel (RGPD)
Sanctions internationales et mesures restrictives
Dispositifs de lancement d'alerte (whistleblowing)
ESG & Durabilité
Reporting CSRD, taxonomie européenne, devoir de vigilance (CSDDD), double matérialité et prévention du greenwashing.
Reporting de durabilité (CSRD) et établissement des états de durabilité
Intégration des exigences ESG dans la gouvernance, le reporting et les opérations
Adaptation à temps du reporting aux obligations de durabilité
Veille réglementaire sur l'agenda ESG européen (paquet Omnibus, etc.)
Mise en conformité avec la taxonomie européenne
Devoir de vigilance en matière de durabilité (CSDDD / CS3D)
Accompagnement de la double matérialité et de la collecte des données ESG
Prévention du greenwashing dans la communication extra-financière
Restructuration & Insolvabilité
Faillites et liquidations, réorganisations judiciaires, négociations avec les créanciers et protection des créanciers, actionnaires et autres parties prenantes.
Procédures de faillite et d'insolvabilité
Liquidation volontaire de sociétés
Procédures de réorganisation judiciaire et de redressement
Protection des intérêts des créanciers, actionnaires et autres parties prenantes
Coordination des procédures collectives
Négociation avec les créanciers et accords amiables
Restructuration transfrontalière et insolvabilité internationale
Responsabilité des dirigeants en contexte d'insolvabilité
Contentieux & Arbitrage
Contentieux civil, commercial, administratif et social, arbitrage national et international (CCI, CEPANI ou ad hoc), mesures provisoires et modes alternatifs de règlement des litiges.
Conseil et représentation dans tous types de litiges
Contentieux civil et commercial
Contentieux administratif et du droit du travail
Procédures d'arbitrage national et international (CCI, CEPANI ou ad hoc)
Litiges complexes post-acquisition et entre actionnaires
Mesures provisoires et conservatoires (saisies, référés)
Exécution de décisions de justice et de sentences arbitrales
Modes alternatifs de résolution des litiges (médiation, transaction)
Droit immobilier
Droit de la construction, transactions immobilières, copropriété, baux, troubles de voisinage et contentieux de la construction.
Conseil et accompagnement juridique en matière de droit de la construction
Négociation, rédaction et révision de contrats de vente classiques, vente à terme ou en état futur d'achèvement
Gestion des litiges relatifs à la propriété, la copropriété et aux baux commerciaux ou d'habitation
Gestion des litiges relatifs aux servitudes, troubles de voisinage ou responsabilité des constructeurs
Contentieux civil en matière de droit de la construction
Restructurations internationales
Réorganisations transfrontalières, simplifications, fusions, scissions et intégrations post-acquisition à travers plusieurs juridictions.
Programmes de simplification d'entreprise et rationalisation des entités juridiques
Fusions, scissions et spin-offs nationaux et transfrontaliers
Conversions et migrations transfrontalières
Intégrations post-acquisition et carve-outs
Réorganisations en vue d'une cession ou d'une introduction en bourse (pre-sale et pre-IPO)
Transferts intra-groupe d'actifs, d'activités et de participations
Réorganisations transfrontalières de dividendes, de rapatriement de trésorerie et de financement
Mise en place et restructuration de sièges européens et de structures régionales de holding
Coordination de projets de mise en œuvre multi-juridictionnels
Préparation de plans de mise en œuvre globaux et de step plans
Gestion des conseils locaux dans plusieurs juridictions
Pilotage juridique de bout en bout jusqu'à l'aboutissement du projet
Fiscalité
Aspects fiscaux des réorganisations d'entreprises, des opérations de financement, de la gouvernance et des projets multi-juridictionnels.
Aspects fiscaux des réorganisations d'entreprises nationales et transfrontalières
Mise en œuvre juridique de réorganisations fiscalement efficientes
Aspects fiscaux des opérations de financement et de refinancement
Soutien aux due diligences fiscales en coordination avec les conseillers fiscaux
Implications fiscales de la gouvernance d'entreprise et des accords d'actionnaires
Coordination de workstreams fiscaux et juridiques multi-juridictionnels
Liaison avec les conseillers fiscaux et les conseils étrangers lors de projets internationaux
Nos talents
Gérald Stevens
Associé
Barreaux: Barreau de Bruxelles, Barreau de Luxembourg
Diplômes et universités: UCLouvain
Langues: Français, Anglais, Allemand, Néerlandais
Domaines d'expertise: Droit des sociétés, M&A, Restructurations, Private equity & VC, Banque & finance, Marchés financiers
Biographie
Gérald est diplômé de l'UCLouvain en 1993. Il est inscrit au barreau de Bruxelles depuis 1994 et au barreau de Luxembourg depuis 2006. Il a enseigné le droit des sociétés à l'UCLouvain à Mons pendant plus de 20 ans.
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Alexandra Pardou
Associée
Barreaux: Barreau de Bruxelles, Barreau de Luxembourg
Diplômes et universités: Université libre de Bruxelles, Universiteit Gent
Langues: Français, Anglais, Néerlandais, Espagnol
Domaines d'expertise: Droit des sociétés, M&A, Restructurations, Start-ups, Private Equity, Banque & finance
Biographie
Alexandra est titulaire d'un diplôme en droit de l'Université libre de Bruxelles (2006) et d'un diplôme en droit des sociétés de l'Universiteit Gent (2007). Elle est inscrite au barreau de Bruxelles depuis 2008 et au barreau de Luxembourg (liste IV) depuis 2016.
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Jerry Mosar
Associé
Barreaux: Barreau de Luxembourg
Diplômes et universités: Université Paris I Sorbonne
Domaines d'expertise: Droit commercial, Droit du travail, Baux, Droit de la construction, Marchés publics, Contentieux
Biographie
Jerry est titulaire d'un diplôme en droit de l'Université Paris I Sorbonne. Il a débuté sa carrière au barreau de Luxembourg en 1993.
info@trialys.com
Jean-Yves Lhommel
Associé
Barreaux: Barreau de Luxembourg
Diplômes et universités: UCLouvain, Université libre de Bruxelles
Langues: Français, Anglais, Allemand
Domaines d'expertise: Droit des sociétés, Restructurations internationales, Private equity & VC
Biographie
Jean-Yves est titulaire d'un diplôme en droit de l'UCLouvain (1995), suivi d'un diplôme de troisième cycle en droit fiscal de l'Université libre de Bruxelles (1997). Inscrit au barreau de Luxembourg, il a bâti sa carrière au sein de cabinets juridiques Magic Circle et Big Four, notamment en tant que responsable de la pratique corporate d'un grand réseau juridique international à Luxembourg et représentant luxembourgeois pour son réseau international de réorganisations d'entreprises.
jean-yves.lhommel@trialys.com
Laurent Mosar
Associé
Barreaux: Barreau de Luxembourg
Diplômes et universités: Université Paris I Sorbonne
Domaines d'expertise: Droit des sociétés, Droit des médias, Contentieux
Biographie
Laurent est titulaire de diplômes en droit et en sciences politiques de l'Université Paris I Sorbonne. Il est inscrit au barreau de Luxembourg depuis 1983. Il est membre du parlement luxembourgeois (Chambre des Députés) depuis 1994, qu'il a présidé entre 2009 et 2013. Il est actuellement membre du conseil communal de la Ville de Luxembourg.
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Agathe Le Callonnec
Collaboratrice senior
Barreaux: Barreau de Luxembourg
Diplômes et universités: Université de Luxembourg
Langues: Français, Anglais
Domaines d'expertise: Droit des sociétés, Restructurations, Private equity & VC, Immobilier
Biographie
Agathe est titulaire d'un LL.M. en droit européen des affaires (Université de Luxembourg, 2020). Elle est inscrite au barreau de Luxembourg depuis 2026, après avoir exercé pendant plus de 15 ans comme conseil juridique au sein d'un cabinet Big Four à Luxembourg et auprès d'un fonds d'investissement immobilier luxembourgeois.
info@trialys.com
Aminatou Akobé
Collaboratrice
Barreaux: Barreau de Bruxelles
Diplômes et universités: Université de Yaoundé, ULB
Langues: Français, Anglais
Domaines d'expertise: Droit des sociétés, Droit commercial, Arbitrage
Biographie
Aminatou est titulaire d'un master en droit des affaires de l'Université de Yaoundé (2012) et d'un LL.M. en droit international des affaires (ULB, 2025). Elle est inscrite au barreau de Bruxelles depuis 2025, après avoir exercé plusieurs années comme avocate au Cameroun.
info@trialys.com
Cécile Meyer
Collaboratrice
Barreaux: Barreau de Luxembourg
Diplômes et universités: Université de Luxembourg
Langues: Français, Anglais
Domaines d'expertise: Droit des sociétés, Droit commercial
Biographie
Cécile est titulaire d'un master en droit européen (2019) et d'un LL.M. avancé en droit européen des affaires (2020), tous deux obtenus à l'Université de Luxembourg. Elle est inscrite au barreau de Luxembourg depuis 2023.
Ervina, en sa qualité d'assistante corporate, assure les tâches administratives liées à la constitution, à la tenue des registres sociaux et à la liquidation des entités juridiques.
Jennifer assiste les avocats du département contentieux du cabinet.
info@trialys.com
Conditions générales
Informations légales
En Belgique, Trialys est une société à responsabilité limitée (SRL) dont le siège social est situé à 1170 Bruxelles, Chaussée de la Hulpe 166, inscrite auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0634.578.255.
Au Grand-Duché de Luxembourg, Trialys est une association de frais formée entre Gérald Stevens, Alexandra Pardou, Jean-Yves Lhommel et Jerry Mosar.
Tous les avocats de Trialys sont autorisés d’exercer leur profession sous le titre professionnel d’« avocat » ou d’« advocaat » en Belgique, ou d’« avocat à la cour » au Luxembourg. Ils sont membres respectivement du Barreau francophone de Bruxelles (Ordre français du Barreau de Bruxelles) et/ou du Barreau de Luxembourg.
Bureau de Luxembourg
15 rue du Fort Bourbon
1249 Luxembourg
Luxembourg
T. : + 352 22 74 301
F. : + 352 46 26 76
Bureau de Bruxelles
Chaussée de la Hulpe 166
1170 Brussels
Belgium
RPM Brussels 0634.578.255
VAT (BE) 0634.578.255
T. : + 32 2 896 51 70
info@trialys.com
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Rules of Conduct
Pour les règles déontologiques de nos avocats, veuillez consulter les sites suivants :
Belgique : www.avocats.be
Luxembourg : info@trialys.com
Conditions générales
L’association « Trialys » est une association de frais regroupant des avocats ayant choisi d’organiser leurs services en commun pour faciliter l’exercice de leur profession.
Sauf accord exprès, les présentes conditions générales sont d’application pour toute prestation de service effectuée par un avocat de l’association qu’elle prenne la forme d’une consultation, d’une assistance dans le cadre d’une procédure judiciaire ou extrajudiciaire ou dans celui d’un projet transactionnel.
Article 1er
Dans les présentes conditions générales, « Trialys » désigne l’avocat de l’association avec lequel la relation contractuelle est nouée conformément aux termes d’une lettre d’engagement et, en l’absence d’une telle lettre, l’avocat consulté par le client et ayant traité le dossier sous sa signature (dominus litis).
Article 2
A moins qu’il n’en soit convenu autrement dans la lettre d’engagement (ou dans un autre écrit) conclue entre Trialys et le client, la prestation de ses services par Trialys sera régie par les présentes conditions générales et l’application d’autres conditions générales ou particulières dérogatoires est expressément exclue.
Article 3
Tous les services rendus par Trialys le sont au bénéfice de ses clients uniquement. Les tiers ne peuvent tirer aucun droit ou privilège des prestations accomplies, ni des résultats qui en découlent.
Article 4
Dans le cadre de l’exécution de ses services, Trialys est expressément autorisé à sous-traiter, selon les nécessités, des tâches juridiques ou non-juridiques à des prestataires externes.
Article 5
La responsabilité totale de Trialys en relation avec les services fournis est limitée à la couverture de l’assurance responsabilité civile professionnelle de l’avocat consulté qui s’élève au minimum à 1.250.000,00 EUR et peut atteindre 16.250.000,00 EUR pour certains d’entre eux.
Si pour quelque raison que ce soit, les services fournis n’étaient pas couverts, la responsabilité de Trialys à l’égard du client serait alors limitée à deux (2) fois le montant total des honoraires facturés par Trialys et effectivement payé par le client, avec un maximum de 125.000,00 EUR.
Article 6
1. Lutte contre le blanchiment d’argent et obligation de « connaître son client » (KYC) :
La Belgique et le Grand-Duché de Luxembourg ont adopté des dispositions législatives et réglementaires relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme qui imposent aux avocats belges et luxembourgeois, lorsqu’ils entrent en relation d’affaire :
d’identifier leurs clients et d’obtenir suffisamment d’information à leur égard,
de comprendre la structure de la (des) transaction(s) envisagée(s),
de vérifier l’origine des fonds appelés à être utilisés dans la (les) transaction(s) envisagée(s),
de vérifier la destination des investissements et du financement appelés à être effectués dans la (les) transaction(s) envisagée(s) et, le cas échéant,
de vérifier l’identité des mandataires des clients, ainsi que la preuve de leurs pouvoirs de représentation (cette information pouvant être documentée par un écrit pouvant, si nécessaire, faire l’objet d’une légalisation et certification).
En faisant appel à Trialys, les clients sont réputés s’être expressément engagés à coopérer pleinement et dans un délai raisonnable afin que Trialys puisse remplir ses obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et du financement du terrorisme. Plus particulièrement, mais de manière non exhaustive, les clients seront tenus de communiquer à Trialys l’identité du (des) bénéficiaire(s) effectif(s) ultime(s) de la transaction ou de l’affaire pour laquelle l’assistance professionnelle de Trialys est demandée. Les clients devront également informer Trialys de tout changement quant auxdits bénéficiaires effectifs ultimes qui pourrait survenir pendant le traitement de la transaction et/ou de l’affaire par Trialys. Les clients pourraient être invités et sont réputés avoir accepté de signer tout certificat ou autre document qui pourrait être requis à cette fin. Dans l’éventualité où Trialys considère que ses obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et du financement du terrorisme ne peuvent pas être remplies de manière satisfaisante, Trialys se réserve le droit de suspendre et/ou de clôturer la mission que le client lui a confiée, à tout moment et sans préavis.
Les obligations de Trialys en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et du financement du terrorisme incluent, dans certaines circonstances et sous certaines conditions, l’obligation de signaler toute activité suspecte en cas de soupçon que des fonds ou d’autres actifs constituent l’objet de blanchiment d’argent. Dans l’éventualité où Trialys aurait un tel soupçon, l’obligation légale qui lui impose de signaler les activités litigieuses aux autorités prévaudra. Cette obligation légale primera tout devoir de confidentialité que Trialys a envers ses clients. Trialys n’encourra aucune responsabilité pour d’éventuels préjudices qui pourraient résulter, directement ou indirectement, d’une telle divulgation aux autorités.
Les clients ne pourront pas remettre de fonds à Trialys aussi longtemps qu’ils n’auront pas fourni les informations qui leur sont demandées en matière de lutte contre le blanchiment d’argent. Ils ne pourront pas non plus demander à des tiers d’effectuer des paiements sur les comptes bancaires de Trialys sans l’accord écrit et préalable de Trialys.
2. Provisions
Tout dossier ouvert peut donner lieu à une demande de provision. Toute provision est payable au comptant à l’ouverture du dossier et avant toute prestation de services. Dans l’éventualité où plusieurs dossiers seraient ouverts pour le même client, la provision pourra être portée en compte d’un ou plusieurs dossiers précis ou être fixée globalement en tenant compte du volume de travail requis par les dossiers concernés. En toute hypothèse, la provision pourra être revue à tout moment en cours de mission en fonction du travail effectué et/ou du travail restant à effectuer.
3. Honoraires
A moins qu’il n’en soit convenu autrement par écrit avec le client, les honoraires seront calculés en multipliant le nombre d’heures prestées par le taux horaire pratiqué par les membres de l’équipe de Trialys, majoré de 7 % pour couvrir les frais administratifs et opérationnels.
4. Facturation
En principe, les honoraires, frais et débours sont facturés sur une base mensuelle. Les factures contenant le détail du travail accompli et des débours encourus sont payables au comptant et seront automatiquement majorées d’intérêts de retard calculés au taux de 10 % l’an en cas de non-paiement dans les 30 jours suivants leur envoi.
5. TVA
Les factures émises par Trialys comprennent la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) calculée au taux de 21 % pour la Belgique et de 17 % pour le Grand-Duché de Luxembourg. Les clients sont invités à mentionner les exemptions TVA dont ils pourraient bénéficier au même moment qu’ils communiquent leurs détails de facturation à Trialys (voir article 6.1 supra).
6. Réclamations
Toute réclamation concernant une facture ou les services sur lesquels elle porte, doit être notifiée à Trialys par écrit dans les 30 jours de la date reprise sur la facture. Si aucune réclamation n’est formulée dans cette période, le client sera réputé avoir accepté le fait que la facture soit correcte ainsi que les services sur lesquels elle porte.
Article 7
A moins qu’il n’en soit convenu autrement par écrit, les obligations de Trialys sont des obligations de moyen. Trialys n’encourt aucune responsabilité en cas de force majeure ou de cause étrangère. Trialys fera preuve de diligence raisonnable en cas d’appel aux services de prestataires externes (comprenant mais n’étant pas limités à d’autres avocats, notaires, auditeurs, comptables, huissiers de justice, experts, consultants, prestataires de services de livraison, banques ou institutions financières). Sauf accord en sens contraire, les honoraires des sous-traitants sont facturés directement aux clients et payés par ces derniers. Trialys n’encourt aucune responsabilité pour des erreurs ou défaillances imputables à de tels prestataires de services externes.
Article 8
Trialys sera déchargé de toute responsabilité professionnelle généralement quelconque en relation avec la prestation de ses services ou la conservation des pièces, après cinq (5) ans, ce délai prenant cours au plus tôt de l’achèvement de sa mission ou de la fin de toute éventuelle lettre d’engagement conclue avec le client.
Article 9
Le client garantit et indemnisera Trialys contre toute réclamation formulée par des tiers, en ce compris d’éventuels sous-traitants, en relation avec les tâches accomplies au bénéfice du client et ce dernier indemnisera les coûts raisonnables encourus par Trialys à l’occasion de sa défense contre de telles réclamations.
Article 10
Des réclamations portant sur les prestations accomplies par Trialys ne peuvent être dirigées que contre Trialys. Nonobstant ce qui précède, dans la mesure où la loi ou toute circonstance généralement quelconque permettrait que la responsabilité des associés, des collaborateurs et/ou du personnel de Trialys puisse également être invoquée, les présentes conditions générales s’appliqueront de plein droit en faveur desdits associés, collaborateurs et personnel.
Article 11
Trialys est soumis au secret professionnel et traite toutes les informations relatives à ses clients et à leurs activités professionnelles de manière confidentielle, hormis les cas où (i) Trialys est obligé en vertu soit de la loi, soit d’une autorité administrative ou judiciaire à divulguer ces informations ou (ii) la divulgation est expressément autorisée par le client concerné. Les mêmes principes s’appliquent aux informations relatives au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) que Trialys pourrait être tenu de collecter conformément à l’article 6.1 des présentes conditions générales.
Sans préjudice de ce qui précède, Trialys peut, moyennant l’accord préalable et exprès du client concerné, être autorisé à divulguer l’identité de son client dans le cadre d’une transaction déterminée et à fournir uniquement des informations générales sur les caractéristiques de cette transaction, ainsi qu’une brève description des services prestés et ce, afin de promouvoir son activité et son expertise.
Article 12
Trialys est titulaire et détient la pleine propriété de tous droits intellectuels et tout autre droit de propriété sur ses avis juridiques, opinions ou autres travaux réalisés par ses avocats sous quelque forme que ce soit. En outre, toute la correspondance et autres documents (en ce compris ceux sous forme électronique) produits ou générés par Trialys en exécution d’une mission resteront la propriété exclusive de Trialys, à l’exception de la documentation envoyée au client en exécution de sa mission. Trialys pourra en outre conserver une copie de tout document qui lui sera fourni (en ce compris les documents sous forme électronique) dans le cadre de sa mission et ce, à des fins réglementaires ou d’archivage, le tout conformément à son Avis de confidentialité.
Article 13
Si une disposition des présentes conditions générales devait être déclarée inapplicable, les autres dispositions n’en seront pas affectées et seront interprétées comme si ladite disposition était inexistante étant entendu que, dans ce cas, les présentes conditions générales seront interprétées, dans la mesure du possible, de manière à donner effet au sens et à l’intention de la disposition déclarée inapplicable.
Article 14
1. Droit applicable
La relation juridique entre Trialys et ses clients est régie par le droit belge ou luxembourgeois selon le lieu d’établissement de l’avocat consulté. Dans l’hypothèse où l’avocat consulté serait établi tant à Bruxelles qu’à Luxembourg, le droit applicable sera déterminé comme suit : pour les dossiers de droit belge traités et facturés depuis le bureau à Bruxelles, le droit belge sera applicable ; le droit luxembourgeois sera applicable pour les dossiers de droit luxembourgeois traités et facturés depuis le bureau à Luxembourg.
2. Juridiction
Les tribunaux de Bruxelles sont compétents pour régler les différends portant sur les relations juridiques régies par le droit belge et les tribunaux de Luxembourg sont compétents pour régler les différends portant sur les relations juridiques régies par le droit luxembourgeois tel que déterminé au paragraphe précédent.
RGPD
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des demandes que vous avez formulées sur notre Site ou en relation avec nos Services ;
nous conformer à une loi, une décision de justice, une autre procédure juridique ou aux exigences d’un organisme de contrôle ;
recrutement ;
amélioration, développement ou offre de nouveaux Services ; et
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des tierces personnes à qui nous sous-traitons certains services telles que, de manière non exhaustive, des traducteurs, des fournisseurs de logiciels, des fournisseurs de services de support informatique, des fournisseurs de services de stockage de documents et d’information ;
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Nous conserverons les données à caractère personnel pertinentes aussi longtemps que cela est nécessaire pour la réalisation des objectifs décrits dans le présent Avis et aussi longtemps que nous sommes requis de le faire conformément à nos obligations légales et réglementaires, à nos obligations en matière de responsabilité professionnelle ou lorsque nous en avons besoin pour faire valoir nos droits ou nous défendre contre des revendications juridiques.
A la fin de la période de conservation pertinente ou au moment du règlement des revendications juridiques précitées, nous pourrions détruire ces données sans nouvel avis et sans encourir une quelconque responsabilité.
9. Confidentialité et sécurité de vos données à caractère personnel
Trialys s’engage à sécuriser les données à caractère personnel qui lui sont fournies. Nous pouvons garantir que vos données à caractère personnel seront traitées de manière strictement confidentielle et que nous mettons tout en œuvre pour protéger ces données. Nous avons mis en place des mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de protéger les données à caractère personnel que nous contrôlons d’un accès non autorisé, d’une utilisation ou d’une divulgation irrégulières, d’une modification non autorisée et d’une destruction illégale ou perte accidentelle.
Tous les acteurs de Trialys, en ce compris nos associés, collaborateurs, employés, consultants, ouvriers et sous-traitants (c’est-à-dire ceux qui traitent vos données à caractère personnel en notre nom afin de remplir les objectifs énumérés ci-dessus), qui ont accès à et sont associés au traitement de données à caractère personnel, sont obligés de respecter la confidentialité de ces données.
10. Comment accéder à vos informations et à vos autres droits
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Votre droit d’opposition
Vous pouvez nous demander d’arrêter le traitement de vos données à caractère personnel, ce que nous ferons dans les cas suivants:
nous nous fondons sur notre ou sur l’intérêt légitime de quelqu’un d’autre pour traiter vos données à caractère personnel, sauf si nous pouvons démontrer que des bases juridiques impérieuses justifient le traitement ;
nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
Votre droit de retirer votre consentement
Lorsque nous reposons sur votre consentement (ou consentement explicite) en tant que base juridique pour le traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.
Votre droit de déposer plainte auprès de l’autorité de contrôle
En cas de doute concernant tout aspect de nos pratiques en matière de protection de la vie privée, en ce compris la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous pouvez saisir l’Autorité de Contrôle compétente.
Nous nous engageons de répondre à votre demande ou plainte dans un délai raisonnable.
Veuillez noter que certains des droits énumérés ci-dessus pourraient être limités lorsque nous avons un intérêt prédominant ou une obligation légale de continuer à traiter les données ou encore lorsque les données pourraient être exemptes de divulgation à cause de privilèges juridiques professionnels ou d’obligations de secret professionnel.
Veillez noter que pour chaque demande portant sur des données à caractère personnel, nous pouvons vous demander d’établir votre identité en produisant la copie d’une pièce d’identification en cours de validité afin de remplir nos obligations en matière de sécurité et prévenir la divulgation d’information non autorisée.
11. Modification de l’Avis de confidentialité
Nous mettrons l’Avis à jour de temps en temps afin de nous conformer à la législation applicable en matière de vie privée ou à d’autres exigences règlementaires, de nous assurer que vous êtes toujours au courant de la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel et de refléter des changements dans la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel. En cas de telles modifications, nous publierons l’Avis modifié sur notre Site ou ailleurs. Lorsque cela est possible, nous vous informerons par mail de toute modification significative. Nous vous encourageons toutefois à revoir l’Avis périodiquement afin d’être informé sur l’utilisation de vos données à caractère personnel.
12. Contact
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Derniers éclairages
L’autorisation d’établissement au Luxembourg : la clé d’accès à l’activité économique
· Corporate · Luxembourg
Aucune activité commerciale, artisanale, industrielle ou libérale ne peut être exercée au Grand-Duché de Luxembourg sans autorisation d’établissement…
Aucune activité commerciale, artisanale, industrielle ou libérale ne peut être exercée au Grand-Duché de Luxembourg sans autorisation d’établissement. Délivrée par le ministre de l’Économie préalablement au démarrage de l’activité, elle conditionne l’accès à la profession et constitue, tout au long de la vie de l’entreprise, un véritable fil rouge administratif.
1. Un préalable à toute activité
L’autorisation doit être sollicitée avant le démarrage de l’activité, par toute entreprise — personne physique ou morale - souhaitant exercer une activité soumise à la loi. Elle est délivrée par le ministre de l’Économie au terme d’une instruction administrative menée sur la base des pièces et renseignements fournis à l’appui de la demande.
2. Les trois conditions de fond
L’octroi repose sur la réunion de trois conditions. D’abord, un établissement physique réel : un lieu d’exploitation fixe, doté d’une installation matérielle et d’une infrastructure adaptées, géré de manière effective et permanente - une simple domiciliation ne suffit pas. Ensuite, l’honorabilité professionnelle, exigée non seulement du dirigeant, mais aussi du détenteur de la majorité des parts et de toute personne exerçant une influence significative sur la gestion ; elle s’apprécie au regard de faits remontant à moins de dix ans. Enfin, la qualification professionnelle, variable selon le secteur : brevet de maîtrise ou diplôme d’aptitude pour les activités artisanales des listes A et B (aucune pour la liste C), diplôme propre à l’activité pour les professions libérales, et qualifications particulières pour certaines activités commerciales réglementées (voyages, horeca, immobilier, etc.). Le secteur industriel n’exige, lui, aucune qualification spécifique.
3. Le lien entre le dirigeant et l’entreprise
L’entreprise doit désigner un dirigeant présentant un lien réel et permanent avec elle. Celui-ci assure la gestion effective et quotidienne depuis l’établissement et doit, selon la forme sociale, être inscrit au Registre de commerce et des sociétés avec un pouvoir d’engagement suffisant (gérant, cogérant disposant du droit de cosignature, administrateur-délégué ou associé commandité). Il ne peut, par ailleurs, avoir éludé le paiement de ses charges sociales et fiscales.
4. La procédure de demande
La demande émane de l’entrepreneur personne physique ou, pour une société, de la société elle-même - les conditions d’honorabilité et de qualification étant alors remplies par son dirigeant. Le dossier comprend le formulaire de demande (guichet.lu), une pièce d’identité et un extrait de casier judiciaire (bulletin n° 3) ; pour les non-résidents s’ajoutent des extraits étrangers et une déclaration de non-faillite faite sous serment devant notaire. Un ressortissant de pays tiers doit en outre justifier d’un titre de séjour l’autorisant à exercer une activité indépendante. S’y ajoute un droit de chancellerie de 50 euros. Dans un second temps, l’administration réclame la preuve de l’installation matérielle effective au Luxembourg.
5. La vie de l’autorisation
Une nouvelle autorisation est requise en cas de modification de l’objet ou de changement de dirigeant ; d’autres événements - nouveau point de vente, changement de résidence du dirigeant ou de lieu d’exploitation - doivent être notifiés dans le mois. L’autorisation devient caduque, notamment, après deux ans de cessation volontaire de l’activité, ou en cas de faillite ou de liquidation judiciaire. En cas de départ du dirigeant, une autorisation provisoire de six mois, renouvelable une fois, permet de poursuivre l’activité le temps de recruter un remplaçant qualifié. Enfin, les services rendus entre sociétés d’un même groupe échappent à l’obligation d’autorisation.
Conclusion
Personnelle et incessible, l’autorisation d’établissement doit être adaptée à chaque évolution de l’entreprise ou de son dirigeant. Son absence n’est pas neutre : exercer une activité sans autorisation constitue une infraction pénale et peut entraîner la fermeture administrative de l’établissement, tandis qu’un refus du ministre peut être contesté devant le tribunal administratif. Correctement anticipée, elle sécurise durablement l’accès de l’entreprise au marché luxembourgeois et son maintien sur celui-ci.
L’assurance W&I : un outil clé pour fluidifier les négociations M&A
· M&A · Corporate
De plus en plus de transactions de fusion-acquisition (M&A) intègrent une police d’assurance Warranties & Indemnities (W&I)…
De plus en plus de transactions de fusion-acquisition (M&A) intègrent une police d’assurance Warranties & Indemnities (W&I). Cet instrument protège les parties contre les pertes liées aux risques affectant les actifs ou passifs de la société cible. En sécurisant l’opération, il permet de l’aborder plus sereinement - et son extension progressive aux opérations de moindre envergure pourrait, à terme, redéfinir le rôle des conseillers juridiques et financiers.
1. Concept et rôle
L’assurance W&I protège aussi bien l’acquéreur que le vendeur contre les conséquences d’une violation des déclarations et garanties consenties par le vendeur (consistance du patrimoine, continuité des contrats, absence de dettes fiscales ou sociales, absence de litiges). Ces garanties contractuelles comblent l’indigence de la garantie légale : dans un share deal (vente des actions de la société), celle-ci ne couvre que les vices cachés des actions elles-mêmes, non la valeur réelle de l’entreprise. La police peut être souscrite par l’acquéreur ou par le vendeur et se substitue avantageusement aux « garanties de la garantie » habituellement exigées (séquestre d’une partie du prix, cautions bancaires), allégeant d’autant le poids financier et psychologique pesant sur le vendeur après la cession.
2. Évolution
Apparue dans les années 1980 comme une police souscrite par le vendeur, l’assurance W&I s’est ouverte aux acquéreurs au milieu des années 1990 - format devenu la norme (environ 95 % des polices). Son véritable essor date des années 2000, porté par les marchés anglo-saxons et par le private equity, avant de gagner les juridictions continentales, dont le Luxembourg. Longtemps réservée aux grandes opérations (prix supérieurs à 100 millions d’euros), elle tend aujourd’hui à s’étendre aux PME, appelées à bénéficier d’une protection comparable à celle des grandes entreprises.
3. Les limites de la couverture
La protection n’est pas illimitée. Sont en principe exclus : les risques déjà identifiés lors de la due diligence (les parties doivent en tenir compte dans le prix) ; les déclarations fournies de mauvaise foi, relevant du dol, qui restent à charge du vendeur ; les amendes et pénalités fiscales - seuls les impôts dus et les intérêts de retard étant couverts ; enfin les risques liés à l’exploitation postérieure de l’entreprise (risques opérationnels, responsabilité civile), qui relèvent d’autres assurances.
4. Impact sur la due diligence et le rôle des conseillers
L’assurance ne dispense jamais d’un audit sérieux : au contraire, l’étendue de la couverture épouse celle de la due diligence. Un risque non examiné par les conseillers ne sera pas garanti, l’assureur créant alors des exclusions spécifiques. L’acquéreur a donc intérêt à aligner le périmètre de l’audit sur celui de la police, idéalement en dialoguant avec l’assureur avant la remise du rapport définitif. La tendance aux audits « red flag », volontairement restreints pour des raisons de coût ou de délai, est à cet égard périlleuse : le vendeur étant exonéré (sauf dol), un mauvais calibrage de l’audit peut laisser l’acquéreur sans recours en cas de sinistre.
5. Étendue des garanties et négociation avec l’assureur
Le fait que l’indemnisation soit prise en charge par un tiers ne permet pas à l’acquéreur de négliger le mécanisme de déclarations et garanties. L’assureur veille à ce qu’il soit négocié à des conditions de marché (plafond, seuils de minimis et basket, durée), la police se voulant « back-to-back » avec ce que le vendeur aurait lui-même indemnisé. Le dol demeure en tout état de cause exclu. Au-delà de la prime (généralement de 1 % à 4 % du risque couvert), l’acquéreur doit s’assurer d’un alignement strict de la couverture sur le contrat d’acquisition et d’un abandon de recours de l’assureur contre le vendeur (hors fraude).
Conclusion
L’assurance W&I ne remplace ni le processus de divulgation ni les obligations de transparence du vendeur, qu’elle n’atténue pas. Elle apporte un niveau supplémentaire de protection et de flexibilité : elle renforce la position de l’acquéreur tout en offrant au vendeur une tranquillité d’esprit, et surtout financière. Environ un quart des polices donneraient lieu à un sinistre (pour près de 30 % liés aux comptes de référence et 30 % aux aspects fiscaux). Sa généralisation, même aux transactions modestes, impose aux avocats et conseillers d’approfondir leurs analyses, d’intégrer la dimension assurantielle dès la structuration de l’opération et de sensibiliser leurs clients.
Constituer une société luxembourgeoise — principales étapes et conditions
· Corporate · Luxembourg
Cet aperçu présente le processus et les conditions légales de constitution des deux formes de sociétés luxembourgeoises les plus répandues : la société anonyme (S.A.) et la…
Cet aperçu présente le processus et les conditions légales de constitution des deux formes de sociétés luxembourgeoises les plus répandues : la société anonyme (S.A.) et la société à responsabilité limitée (S.à r.l.). Toutes deux partagent de nombreuses caractéristiques sous l'empire de la loi du 10 août 1915, mais la S.à r.l. est moins strictement encadrée et traditionnellement plus souple - à actionnariat fermé, elle convient aux petites structures comme aux activités de holding et de financement de groupe. La S.A. offre une gouvernance et des modes de financement plus structurés et s'impose pour les sociétés cotées et certaines activités réglementées, sans pour autant que son usage se limite à ces hypothèses. 1. Fondateurs et notaire Toute personne physique ou morale - quelle que soit sa nationalité ou sa résidence - peut constituer une société au Luxembourg, un seul fondateur suffisant aussi bien pour la S.A. que pour la S.à r.l. La constitution requiert un acte passé devant un notaire luxembourgeois ; les fondateurs peuvent agir par l'intermédiaire d'un mandataire, moyennant une procuration. 2. Les statuts La rédaction des statuts est l'une des premières étapes clés, la banque les exigeant pour ouvrir le compte de la société. Intégrés à l'acte de constitution, ils doivent au minimum porter sur : la dénomination sociale (suffisamment distinctive, sans confusion avec des noms existants) ; le siège social (situé dans une commune luxembourgeoise - une simple adresse de domiciliation peut ne pas offrir la substance qu'exigent certains régimes fiscaux étrangers, et les sociétés commerciales doivent disposer d'un établissement effectif pour obtenir leur autorisation d'établissement) ; l'objet social (clair mais suffisamment large, puisqu'il limite les pouvoirs des organes) ; le capital social (minimum de 30 000 EUR pour une S.A. et de 12 000 EUR pour une S.à r.l., intégralement souscrit — entièrement libéré dans la S.à r.l., au moins au quart dans la S.A.) ; ainsi que le nombre, la forme et les droits des parts ou actions (les actions sans droit de vote et les formes au porteur ou dématérialisées n'étant disponibles que dans la S.A.). 3. Gouvernance et contrôle La gouvernance est organisée par les statuts, à défaut de quoi s'applique le régime légal supplétif. La S.à r.l. peut être gérée par un ou plusieurs gérants, formant le cas échéant un collège. La S.A. requiert un conseil d'au moins trois administrateurs (ou un administrateur unique en cas d'actionnaire unique), investi de tous les pouvoirs de décision et de représentation, sauf clause statutaire de signature conjointe ou de délégation ; un système dualiste d'inspiration allemande (directoire et conseil de surveillance) est également possible. Quant au contrôle, un commissaire aux comptes est obligatoire dans la S.A. et dans la S.à r.l. de plus de soixante associés, tandis qu'un réviseur d'entreprises s'impose dès que les seuils financiers légaux sont atteints. 4. Autres mentions de l'acte Outre l'identification des fondateurs et les statuts, l'acte indique le montant souscrit et libéré par chaque fondateur ainsi que la nature de son apport. Les apports en nature à une S.A. requièrent un rapport d'évaluation d'un réviseur d'entreprises ; les apports en industrie ne peuvent être rémunérés par des actions mais peuvent l'être, dans la S.A. uniquement, par des parts bénéficiaires. L'acte mentionne encore les membres de l'organe de gouvernance, l'éventuel réviseur ou commissaire désigné, et la durée du premier exercice social (lequel, même si la constitution intervient dans ses six derniers mois, ne devrait pas être prolongé jusqu'à la clôture de l'exercice suivant). 5. Compte bancaire L'ouverture d'un compte au nom de la société se mène parallèlement à la rédaction des statuts, car elle conditionne la passation de l'acte : le notaire ne l'instrumentera qu'au vu de la preuve que le capital a été libéré, au moyen d'un certificat de blocage émis par la banque. Une banque luxembourgeoise est préférable, certains notaires acceptant toutefois les certificats de banques établies dans un État membre de l'Union européenne (la Suisse étant en général admise également). 6. KYC/AML, dépôt et délais Lors de la signature, le notaire exige aussi une documentation KYC/AML : une déclaration de bénéficiaire effectif (visant au moins toute personne détenant, directement ou indirectement, au moins 20 % de la société) ; lorsque le fondateur est une personne morale, un organigramme du groupe concerné ; ainsi que les pièces d'identité et justificatifs de domicile correspondants. Une fois signé, l'acte est enregistré (droits minimes, compris dans les honoraires notariaux d'environ 1 250 EUR HT), déposé au Recueil électronique des sociétés et associations (RESA), puis la société est immatriculée au Registre de commerce et des sociétés (RCS). En pratique, l'ensemble du processus prend généralement deux à quatre semaines - pour autant que l'ouverture du compte ne rencontre aucune difficulté -, suivies de dix à quinze jours supplémentaires pour l'immatriculation au RCS.
CSRD for Dummies
· Compliance · EU
The Omnibus I Directive (EU 2026/470 – 24 February 2026) has significantly reduced the number of companies subject to CSRD reporting obligations. The key question is simple: does…
The Omnibus I Directive (EU 2026/470 – 24 February 2026) has significantly reduced the number of companies subject to CSRD reporting obligations. The key question is simple: does your company still fall within scope? The main remaining cases are: large EU companies; large EU consolidating groups; non-EU groups with significant EU presence. 1. Large EU companies An EU company may be in scope if it exceeds BOTH of the following thresholds: more than 1,000 employees during the financial year more than €450 million net turnover This test is applied on a standalone basis. Only the employees and turnover of the company itself are considered. Net turnover includes revenues generated from goods and services, but excludes dividends, interest and capital gains. Most holding companies therefore generally fall outside the scope of the standalone test. 2. EU consolidated groups An EU parent company may be in scope if: it prepares consolidated accounts; and the consolidated group cumulatively exceeds: 1,000 employees during the financial year €450 million net turnover The full consolidated group must be considered, including non-EU entities. A group that does not prepare EU consolidated financial statements generally falls outside this test. 3. Non-EU groups with significant EU presence A non-EU group may be in scope if: EU net turnover exceeds €450 million for two consecutive financial years; and it has, in the preceding financial year, either: an EU subsidiary with more than €200 million net turnover; or an EU branch exceeding that threshold. In such case, the reporting obligation is carried by a designated EU entity. 4. Timeline Wave Entities Financial year Publication First Large EU companies 2024 2025 Second Large EU consolidating groups 2027 2028 Third Non-EU groups with significant EU presence 2027 2028 5. Important note The practical application of the CSRD will also depend on the national implementation rules adopted in each EU Member State. 6. Legal references Directive 2013/34/EU (Accounting Directive) Directive (EU) 2022/2464 (CSRD) Directive (EU) 2026/470 (Omnibus I) Luxembourg Bill No. 8370 (not taking in consideration Omnibus I yet, though) Contact us: Jean-Yves Lhommel Avocat à la Cour EMAIL M. : +352 621 384 132 Agathe Le Callonnec Avocat EMAIL M. : +352 621 397 907
Transposition belge de la CSRD – Obligation de reporting en matière de durabilité – Evolutions récentes
· Compliance · Belgium
La directive relative à la publication d’informations en matière de durabilité , plus communément appelée la « Directive CSRD », a été transposée en droit belge par une loi du 2…
La directive relative à la publication d’informations en matière de durabilité , plus communément appelée la « Directive CSRD », a été transposée en droit belge par une loi du 2 décembre 2024 relative à « la publication, par certaines sociétés et groupes, d’informations en matière de durabilité et à l’assurance de l’information en matière de durabilité » (la « Loi »). Depuis lors, la Loi impose désormais à certaines sociétés, via notamment l’introduction de nouvelles dispositions dans le Code des sociétés et des associations, une nouvelle obligation de reprendre des informations en matière de durabilité dans leur rapport de gestion . Le cadre européen sur la CSRD a toutefois évolué depuis l’entrée en vigueur de la Loi. D’une part, la Directive (UE) 2025/794, du 14 avril 2025 (1) dite « stop the clock » (la « Directive Stop The Clock »), a reporté de 2 ans certaines obligations de reporting en matière de durabilité introduites par la Directive CSRD. D’autre part, la Directive (UE) 2026/470 adoptée le 24 février 2026 (2) dite directive « Omnibus » (la « Directive Omnibus »), a allégé les charges administratives pesant sur les entreprises et a réduit le champ d’application de l’obligation de reporting en matière de durabilité, notamment par une hausse des seuils à respecter pour les entreprises concernées par l’obligation, et par des mécanismes visant à réduire l’information à fournir par les PME. Le présent article fait le point sur les obligations applicables à l’heure de sa rédaction et pour l’avenir. (Les concepts soulignés sont définis dans le lexique repris en fin de contribution) 1. Quel est le contexte de ces obligations ? La Directive CSRD a été adoptée dans le cadre de l’ambition plus large de l’Union Européenne de construire une économie durable et respectueuse de l’environnement. Elle s’inscrit dans l’initiative stratégique phare de l’ European Green Deal , présenté par la Commission européenne en décembre 2019, qui vise à transformer l’économie européenne pour qu’elle devienne climatiquement neutre d’ici 2050, tout en favorisant une transition écologique équitable pour tous. La CSRD vise à intégrer le secteur privé dans les efforts pour réaliser cet objectif en leur imposant un cadre de reporting standardisé et transparent qui permettra de mesurer, de comparer et d’apprécier, sur la durée, les efforts des entreprises en matière de durabilité. En imposant des normes strictes de transparence, la directive vise donc à faire des entreprises des partenaires stratégiques ayant un rôle crucial en tant qu’agents de changements dans la transition vers une économie durable. Les entreprises sont appelées à intégrer des considérations environnementales, sociales et de gouvernance ( ESG ) dans leurs stratégies et à aligner leurs activités sur les objectifs climatiques et environnementaux de l’Union Européenne. Le cadre de reporting , qui vise à améliorer la fiabilité et la qualité des informations communiquées sur les impacts sociaux et environnementaux des entreprises, répond à deux impératifs majeurs : Responsabiliser les entreprises, en les rendant comptables de leur impact sur l’environnement et la société. Informer les investisseurs et autres p arties prenantes , afin de faciliter des décisions alignées sur les objectifs de durabilité. Les réformes opérées en 2025 et plus récemment en février 2026 se justifient par l’impératif de recherche d’un équilibre entre, d’une part, les objectifs de compétitivité et de simplification réglementaire et, d’autre part, les ambitions de transparence et de transition écologique poursuivies par l’Union européenne. 2. Quelles sont les sociétés concernées ? Dans le régime actuel prévu par la Loi Dans le cadre du régime actuellement en vigueur prévu par la Loi, les obligations de reporting en matière de durabilité visent principalement : les grandes sociétés ; les petites et moyennes sociétés dont les titres sont cotés (à l’exception des microsociétés) ; certaines entreprises non européennes actives économiquement en Belgique via une filiale ou une succursale ; et ayant la forme de SA, SRL ou SC. Les sociétés mères des grands groupes sont soumises à l’obligation de reprendre l’information consolidée en matière de durabilité dans leur rapport de gestion consolidé. Les groupes de petites et moyennes sociétés cotées sont également soumis à la publication de l’information consolidée en matière de durabilité. Les sociétés auxquelles se rattache le critère de « grandes sociétés (3) » sont celles dont le total du bilan à la date de clôture et, à minima, sur deux exercices consécutifs, dépasse au moins deux des trois critères suivants : 25 millions d’euros de total de bilan ; 50 millions d’euros de chiffre d’affaires net ; et 250 salariés en moyenne. Les « grands groupes » sont définis quant à eux comme des groupes formés d’une société mère et de filiales comprises dans la consolidation qui dépassent ces seuils en données agrégées de façon consolidée. Les entreprises mères non européennes qui, lorsque la société mère a un chiffre d’affaires consolidé dépassant 150 millions d’euros et lorsqu’elle exercent des activités sur le territoire de l’Union Européenne, par l’intermédiaire d’une grande filiale ou d’une succursale qui réalise un chiffre d’affaires net d’au moins 40 millions d’euros, peuvent se voir contraintes, au niveau de la filiale ou de la succursale établie en Belgique, lors du dépôt des comptes annuels d’un exercice, à publier des informations de durabilité relatives à l’entreprise mères. Lorsque la Directive Omnibus aura été mise en œuvre en droit belge Le champ d’application des obligations de reporting en matière de durabilité a toutefois été récemment modifié suite à l’adoption, au niveau européen, de la Directive Omnibus . La réforme prévue par cette directive vise à simplifier et à rationaliser le cadre réglementaire européen afin de réduire les charges administratives pesant sur les entreprises, d’améliorer la mise en œuvre des règles de durabilité et de concilier les ambitions environnementales de l’Union européenne avec la compétitivité de son économie (4) . Cette réforme n’a cependant pas encore été transposée en droit belge. L’État belge dispose d’un délai jusqu’au 19 mars 2027 (5) pour adapter sa législation nationale et intégrer ces nouvelles dispositions par l’adoption d’une loi de transposition modifiant, le cas échéant, les règles actuellement prévues dans le Code des sociétés et des associations. D’ici là, le régime prévu par la Loi détaillé supra reste donc d’application, sous réserve des évolutions à venir. La Directive Omnibus prévoit un relèvement des seuils applicables aux entreprises soumises à l’obligation de publication et par l’introduction de mécanismes destinés à limiter les obligations d’information pour certaines entreprises, en particulier les PME (6) . Selon la directive, l’obligation de publication d’informations en matière de durabilité s’appliquera désormais principalement : aux entreprises établies dans l’ Union européenne comptant plus de 1.000 salariés et réalisant un chiffre d’affaires net supérieur à 450 millions d’euros ; aux entreprises de pays tiers lorsque leur société mère réalise dans l’Union européenne un chiffre d’affaires net supérieur à 450 millions d’euros . La nouvelle réforme réduit donc d’environ 80% le nombre d’entreprises soumises aux obligations de reporting en matière de durabilité, tout en maintenant ces exigences pour les entreprises présentant l’empreinte économique la plus significative (7) . Par ailleurs, la réforme modifie la situation de certaines catégories d’entreprises. Dans ce cadre, les PME cotées , qui étaient initialement visées par l’extension progressive de la CSRD, seront désormais définitivement exclues du champ d’application. Bien plus, les règles applicables aux entreprises de pays tiers seront adaptées dans la mesure où l’obligation de reporting s’appliquera désormais lorsque la société mère réalise dans l’Union européenne un chiffre d’affaires net supérieur à 450 millions d’euros (au lieu de 150 millions d’euros tel que prévu sous l’actuel régime), sous réserve de la présence d’une filiale ou d’une succursale atteignant certains seuils d’activité au sein de l’Union. Enfin, la réforme prévoit que certaines filiales de groupes pourront être dispensées d’un reporting individuel lorsque leur société mère est elle-même soumise aux obligations de publication d’informations de durabilité au niveau consolidé. Une telle dispense existait déjà sous le régime antérieur mais elle était encadrée de manière plus stricte. En effet, une filiale ne pouvait être dispensée de reporting individuel que si sa société mère était établie dans l’Union et réalisait un reporting consolidé conforme à la directive 2013/34/UE (8) . Pour les sociétés mères situées hors Union, la dispense était donc très limitée, obligeant souvent les filiales européennes à produire leur propre reporting. Notons qu’une clause de réexamen du champ d’application de la directive est prévue, ce qui devrait permettre aux institutions européennes d’évaluer ultérieurement l’opportunité d’une éventuelle extension ou adaptation du dispositif tel que modifié. 3. Quelles informations doivent être publiées ? 3.1 Qu’entend-on par « questions de durabilité » ? (9) On entend par questions de durabilité, les droits environnementaux , les droits sociaux et les droits de l’homme , et les facteurs de gouvernance , y compris la lutte contre la corruption et les actes de corruption. 3.2 Principe de « double matérialité » ou « double importance relative » (« double materiality » ) (10) Les informations en matière de durabilité sont préparées et publiées selon le principe de la double matérialité. Ceci signifie que l’information publiée doit non seulement être pertinente pour celui qui souhaite connaître la santé financière d’une société (on parle alors de « l’importance du point de vue financier », en anglais « financial materiality »), mais aussi pour les autres « parties prenantes » qui gravitent autour de l’entreprise (on parle alors de « l’importance du point de vue de l’incidence », en anglais « impact materiality »). Ce second point de vue implique d’être à l’écoute de ses « parties prenantes » et d’intégrer le cas échéant leurs préoccupations majeures dans la stratégie de l’entreprise. Ceci se traduit par l’obligation d’inclure dans le rapport de gestion deux types d’information: l’information en matière de durabilité destinée à mettre en évidence les incidences de la société sur son environnement extérieur ( inside-out ), l’information nécessaire à la compréhension de l’incidence des questions de durabilité sur l’évolution des affaires, les résultats et la situation de la société elle-même ( outside-in ) ; L’approche par la « matérialité » (ou « importance relative ») signifie également que seules les informations qui sont « importantes » pour les destinataires du rapport doivent être reprises, à l’exclusion de ce qui reste anecdotique ou sans impact. Ainsi le fait que les employés aient décidé de planter des arbres pour lutter contre le réchauffement climatique est insignifiant si l’entreprise ne rend pas compte également de son empreinte carbone et des efforts qu’elle fait pour la réduire. L’évaluation de l’importance relative des domaines d’activités dont il sera rendu compte dans le rapport de gestion est une opération essentielle dans le cadre européen. Il s’agit d’un exercice qui précède la rédaction du rapport de gestion et qui doit être documenté par l’entreprise pour pouvoir justifier ses choix de rendre compte, ou non, d’un sujet de durabilité . Ce n’est que lorsqu’un sujet n’est pas « important » (« material ») qu’il ne faut pas en rendre compte dans le rapport. Une société n’est pas contrainte d’expliquer, dans son rapport, les raisons pour lesquelles certains sujets de durabilité ne sont pas jugés importants et donc non traités à l’exception des éléments relatifs au « climat » qui, s’ils ne sont pas jugés importants, devront faire l’objet d’un exposé précis des motifs qui ont conduit à ce choix. Un règlement délégué contenant des « normes » (en anglais « standards » ou « ESRS ») auxquelles les entreprises soumises à la CSRD doivent se conformer, selon un processus d’entrée en vigueur « par étapes » (en anglais « phase-in ») a été adopté par la Commission européenne le 31 juillet 2023. Ces normes couvrent en principe tous les sujets de durabilité à propos desquels il faut rendre compte. Elles sont actuellement au nombre de douze et s’appliquent à tous les secteurs d’activité de l’économie. Une fois que l’entreprise a déterminé les points importants au sujet desquels elle va devoir rapporter, elle devra encore effectuer une « gap analysis », c’est-à-dire identifier les données dont elle dispose. 3.3 Information à publier Les informations à publier par les sociétés peuvent être résumées comme suit (11) : a. Modèle commercial et de la stratégie de la société, et notamment : degré de résilience face aux risques liés à la durabilité ; opportunités offertes par les questions de durabilité ; les plans de transition vers une économie durable, en vue notamment de la limitation du réchauffement climatique à 1,5 °C conformément à l’ Accord de Paris ; prise en compte des intérêts des parties prenantes et des incidences de la société sur la durabilité ; mise en œuvre la stratégie en matière de durabilité . b. Objectifs assortis d’échéances et progrès en matière de durabilité ; c. Rôle des organes d’administration , de direction et de surveillance et description de leur expertise et compétences ; d. Politiques de durabilité ; e. Systèmes d’incitation liés à la durabilité offerts aux membres des organes d’administration , de direction et de surveillance ; f. Procédure de diligence raisonnable mise en œuvre par la société ; g. Principales incidences négatives des activités de la société et de la chaîne de valeur , mesures prises pour identifier et surveiller ces incidences, mesures prises pour prévenir, atténuer, corriger ou éliminer les incidences négatives et les résultats obtenus ; h. Description des principaux risques pour la société liés à la durabilité et la manière dont ils sont gérés ; i. Les indicateurs pertinents concernant les informations à publier visées aux points a) à i). 3.4 Quelle est la forme de l’information publiée ? La société doit indiquer l’information en matière de durabilité clairement et séparément dans le rapport de gestion ou, au niveau du groupe, dans le rapport de gestion consolidé de la société mère. Le rapport de gestion comprenant l’information en matière de durabilité est déposé par voie électronique et publié à la Centrale des bilans de la Banque nationale de Belgique. 3.5 Chaîne de valeur L’information en matière de durabilité contient non seulement des informations sur les activités propres d’une société (ou de son groupe d’un point de vue consolidé) mais également sur sa chaine de valeur . Il convient donc d’examiner : En amont, les conditions de production, y compris l’origine des matières premières et les processus employés. En aval , l’usage du produit ou du service par le client et son impact sur la durabilité. Dès lors, pour pouvoir publier de l’information pertinente en matière de durabilité sur la chaîne de valeur, la société devra, dans certains cas, demander des données à d’autres sociétés faisant partie de sa chaîne d’approvisionnement afin de retracer l’historique de production. Ces sociétés ne seront pas toujours soumises à l’obligation de publier de l’information en matière de durabilité. Sous le régime actuel, il est ainsi spécifiquement prévu que les sociétés qui ne sont pas assujetties à l’obligation de publication de l’information en matière de durabilité , mais qui font partie de la chaine de valeur , ne peuvent pas être invitées à fournir plus d’informations que ce qui est requis au regard des normes européennes d’informations en matière de durabilité applicables aux PME et que ce qui peut être raisonnablement demandé des sociétés et des entités qui sont des fournisseurs ou des clients de la chaine de valeur. (12) Par ailleurs, afin de tenir compte des obstacles qui peuvent se poser dans le cadre de la collecte de données auprès des fournisseurs, liés notamment au secret d’affaires, à des susceptibilités commerciales ou à des problèmes de communication, le législateur a donné un délai de trois ans aux entreprises pour rendre compte de façon complète, en ce qui concerne la chaine de valeur , en fonction de la difficulté effective d’obtenir des informations pertinentes et fiables. (art. 116) La réforme récente introduite par la Directive Omnibus, renforce par ailleurs cet encadrement en consacrant le principe du « value chain cap ». Ce mécanisme prévoit désormais qu’il est interdit d’imposer à un fournisseur comptant moins de 1.000 salariés des obligations de reporting excédant celles prévues par le référentiel volontaire (13) applicable aux PME (VSME) (tel que visé au point 2.8). Cette évolution vise à éviter que les obligations de reporting imposées aux grandes entreprises ne se répercutent de manière disproportionnée sur les entreprises plus petites au sein de la chaîne d’approvisionnement. En pratique, cette limitation impliquera que les sociétés assujetties devront veiller à ce que les informations demandées à leurs partenaires commerciaux, notamment dans le cadre de relations contractuelles avec leurs fournisseurs, n’excèdent pas les exigences prévues par ce référentiel, toute clause contractuelle contraire étant susceptible d’être remise en cause. 3.6 Safe harbour (14) Dans des cas exceptionnels , l’organe d’administration de la société peut décider d’omettre, dans le rapport de gestion, de l’information portant sur des évolutions imminentes ou des affaires en cours de négociation lorsque, de l’avis dûment motivé de l’organe d’administration et au titre de la responsabilité collective de ses membres, la publication de cette information pourrait nuire gravement à la position commerciale de la société, à la condition que l’omission de cette information ne fasse pas obstacle à la présentation d’une image fidèle et une compréhension équilibrée de l’évolution des affaires, des performances, de la situation de la société et des incidences de son activité. 4. Publication volontaire d’informations en matière de durabilité Les sociétés qui ne sont pas tenues de publier de l’information en matière de durabilité peuvent, pour diverses raisons, choisir de publier une telle information sur base volontaire. L’ EFRAG a établi à cet effet une norme non officielle d’informations en matière de durabilité (VSME). 5. Exemptions Sous certaines conditions, une société peut être exemptée d’établir et de publier de l’information en matière de durabilité , notamment lorsque la société et ses données sont intégrées dans l’information consolidée en matière de durabilité de la société mère. Cependant, une exemption n’est pas possible pour une société filiale qui serait également une grande société cotée. 6. Contrôle légal et d’assurance des informations relatives à la durabilité La Loi impose le contrôle du respect des normes d’informations en matière de durabilité ( ESRS ) et crée donc une nouvelle fonction professionnelle : le contrôle indépendant des informations en matière de durabilité. La société peut, selon les mêmes règles de nomination que pour le commissaire, confier la mission d’assurance de l’information en matière de durabilité : au commissaire ; ou à un autre réviseur d’entreprises (15) ; ou à un prestataire de services d’assurance indépendant (« IASP ») (16) , soit des personnes accréditées (17) , spécialement qualifiées dans le domaine environnemental, climatique, social des droits de l’homme et de la lutte contre la corruption, qui sont soumises à des règles professionnelles de compétence et d’indépendance comparables à celles applicables aux réviseurs d’entreprise et qui devra être accrédité par l’assemblée générale. Ce contrôleur sera amené à produire une « opinion d’assurance », soit une déclaration indépendante, qui exprime un niveau de confiance sur la fiabilité de l’information fournie par la société. Cette opinion vise à assurer aux parties prenantes que les informations communiquées respectent les normes applicables et sont exemptes d’anomalies significatives. Il donnera, au regard des normes d’assurance, un avis sur la conformité de la publication de l’information en matière de durabilité aux dispositions légales, notamment concernant sa conformité aux normes d’informations en matière de durabilité. Dans un premier temps, cet avis constituera une assurance limitée ( Limited Assurance ), avec la possibilité en 2028, après évaluation par la Commission européenne, de basculer sur un avis constituant une assurance raisonnable ( Reasonable Assurance ). La désignation d’un IASP ne sera possible qu’après l’achèvement de ce cadre légal, et ce au plus tard dans les trois après l’entrée en vigueur de la Loi. 7. Responsabilité et sanctions relatives à la publication de l’information en matière de durabilité C’est l’ organe d’administration qui est responsable de la publication de l’information en matière de durabilité . Les membres de l’organe d’administration d’une société, ainsi que les personnes chargées de la représentation d’une succursale en Belgique, qui contreviennent aux obligations précitées, des amendes de 50 à 10.000 euros sont prévues. Si la violation de ces dispositions a lieu dans un but frauduleux, ils peuvent par ailleurs être punis d’un emprisonnement d’un mois à un an ou de ces deux peines cumulées. 8. Quel est le calendrier applicable pour l’application de cette obligation ? Le calendrier initial prévoyait une entrée en vigueur progressive des obligations de reporting en matière de durabilité, selon les exercices comptables et le type d’entreprise concerné démarrant en 2025. Cependant, suite à la transposition de la Directive Stop The Clock , par le législateur belge par la loi du 12 décembre 2025 (18) , l’entrée en vigueur ces obligations de reporting ont été reportéeé. L’objectif de ce report est de permettre aux entreprises de disposer d’un délai suffisant pour se préparer, éviter des coûts inutiles afin de garantir la cohérence juridique avec le cadre européen. Concrètement, la loi de transposition reporte de deux ans les obligations de reporting pour les grandes entreprises classiques et pour les PME cotées. Ainsi : les grandes entreprises qui ne sont pas des entités d’intérêt public, constituant la deuxième vague de reporting, devront désormais publier leur rapport de durabilité pour l’exercice commençant en 2027 (au lieu de 2025 initialement prévu) ; les PME cotées , correspondant à la troisième vague, devront réaliser leur reporting pour l’exercice 2028 (au lieu de 2026) ; les obligations pour les entreprises de pays tiers restent inchangées, leur reporting étant prévu pour l’exercice débutant le 1er janvier 2028 ; la première vague, relative aux grandes entités d’intérêt public telles que les sociétés cotées, les banques et les compagnies d’assurance et de réassurance, a déjà été exécutée pour l’exercice commençant le 1er janvier 2024 ; Cette révision offre aux entreprises un délai supplémentaire pour organiser leurs systèmes internes de reporting, structurer la collecte de données et préparer les mécanismes d’assurance nécessaires à la conformité. Elle assure une cohérence avec le droit européen en prévenant le risque d’une application nationale des obligations plus rapide qu’au niveau de l’Union européenne. Les entreprises doivent toutefois évaluer avec soin la catégorie de reporting qui les concerne, car le report s’applique principalement aux grandes entreprises et aux PME cotées, et profiter de cette période pour renforcer la planification stratégique, la gouvernance et la qualité des informations de durabilité à publier. Le 12 mars 2024, la Banque Nationale de Belgique a publié une liste des sociétés belges soumises aux obligations de reporting en matière de durabilité selon la Directive CSRD , basée sur les comptes annuels déposés au 31 décembre 2022 (19) . Toutefois, compte tenu des récentes réformes introduites par la Directive Omnibus et la Directive Stop The Clock , cette liste n’est plus entièrement à jour. Les seuils et conditions d’application ayant été modifiés, la BNB publiera probablement une version actualisée reflétant ces changements. 9. Quid des PME et TPE non cotées ? Les PME et TPE non cotées n’ont pas d’obligation réglementaire à court terme. Un standard simplifié, dérivé de la directive CSRD, a été publié pour faciliter leur reporting sur base volontaire (VSME). Par ailleurs, l’article 117 prévoit « une clause d’évaluation » par laquelle le ministre de l’Economie doit évaluer l’opportunité d’un encadrement de l’assurance sur l’information qui est fournie en matière de durabilité par les PME non cotées en tant qu’entités de la chaine de valeur , dans un délai de 3 ans. 10. Directive sur le devoir de vigilance des entreprises en matière de durabilité D’autres considérations en matière de diligences d’entreprises par rapport aux thématiques ESG sont en cours de discussion au niveau européen. Parmi celles-ci, la proposition de Directive 2024/1760 du 13 juin 2024 relative au devoir de vigilance des entreprises en matière de durabilité et modifiant la directive (UE) 2019/1937 ( Corporate Sustainability Due Diligence Directive , dite Directive CS3D ou CSDDD) relève d’une grande importance. Le texte va plus loin que la CSRD en ne se limitant plus à imposer des obligations de reporting . Il vise également à imposer aux grandes entreprises une obligation de vigilance en matière de respect des droits humains et de protection de l’environnement tout au long de leur chaîne de valeur. L’objectif principal est de garantir que les entreprises i dentifient, préviennent, atténuent et rendent compte des risques et impacts négatifs de leurs activités sur ces enjeux. Cependant, avec la Directive Omnibus, le champ d’application de la directive CS3D a lui aussi été modifié et cible désormais les entreprises ayant la capacité d’exercer une influence significative sur leur chaîne de valeur. De ce fait, seules les sociétés comptant plus de 5.000 salariés et réalisant un chiffre d’affaires net supérieur à 1,5 milliard d’euros seront désormais concernées, ces entités étant jugées les mieux armées pour absorber les coûts et les charges liés aux procédures de diligence et pour avoir un impact positif sur leurs activités et leurs partenaires commerciaux. En matière de recensement et d’évaluation des incidences négatives , les entreprises peuvent désormais concentrer leurs efforts sur les domaines de leur chaîne d’activité où les risques réels et potentiels sont les plus élevés. Elles disposent d’une certaine flexibilité pour prioriser l’évaluation des partenaires commerciaux directs lorsque des incidences de même gravité ou probabilité se présentent dans plusieurs domaines, et doivent se baser sur les informations raisonnablement disponibles, limitant ainsi les demandes excessives d’informations aux partenaires de plus petite taille. Par ailleurs, l’obligation d’élaborer un plan de transition pour l’atténuation du changement climatique a été supprimée, et le régime harmonisé de responsabilité européen a été abandonné, laissant aux États membres la responsabilité de déterminer les règles nationales applicables. S’agissant des sanctions , les entreprises seront tenues responsables au niveau national en cas de non‑conformité, avec un plafond fixé à 3 % du chiffre d’affaires net mondial, la Commission européenne devant publier les lignes directrices pour son application. Enfin, la directive modificative reporte la date limite de transposition de la CS3D en droit national au 26 juillet 2028, et les entreprises concernées devront se conformer aux nouvelles dispositions au plus tard en juillet 2029 , offrant ainsi un délai supplémentaire pour mettre en place les mécanismes nécessaires à la conformité. Le sujet est crucial car il remet en question le principe traditionnel selon lequel la gestion d’une entreprise doit être orientée exclusivement vers les intérêts de ses actionnaires. Cette remise en cause suscite des interrogations parmi ceux formés à une doctrine classique qui rejette l’idée qu’une entreprise puisse être investie d’un rôle de « citoyenneté » pour répondre aux enjeux environnementaux et sociétaux. Deux conceptions s’opposent : d’un côté, ceux qui estiment qu’il est prioritaire de préserver le monde financier tout en intégrant, dans la mesure du possible, les défis climatiques, sociaux et environnementaux croissants ; de l’autre, ceux qui prônent une transformation profonde du modèle économique et sociétal, plaçant en priorité l’impact social et environnemental des activités économiques, reléguant ainsi la rentabilité financière à une préoccupation secondaire. En exigeant des entreprises qu’elles rendent compte de leur « impact » sur leur environnement, indépendamment de leur profitabilité financière, le législateur européen introduit une nouvelle approche stratégique. Une entreprise confrontée à un impact négatif significatif sur son milieu devra envisager des solutions pour y remédier avant de se concentrer sur la génération de profits. Une telle perspective marque un changement fondamental en orientant les priorités des entreprises vers des objectifs de durabilité et de « bien commun ». Elle ouvre également la voie à de nombreuses opportunités pour les entreprises qui s’alignent avec une vision durable du monde. 11. Directive Omnibus : des critiques à la reforme La réforme opérée par la Directive Omnibus intervient dans un contexte où de nombreuses critiques avaient été formulées concernant la complexité et le poids administratif des obligations de reporting en matière de durabilité pour les entreprises européennes. Ces critiques soulignaient notamment que certaines exigences, telles qu’elles étaient initialement prévues, pouvaient peser de manière disproportionnée sur les entreprises, en particulier les PME et les filiales de groupes, tout en créant des redondances et des incohérences dans l’application des règles à l’échelle européenne. En réponse, la Commission européenne a lancé en novembre 2024 l’initiative dite « Directive Omnibus », visant à simplifier et harmoniser le cadre réglementaire aujourd’hui concrétisée par la réforme de février 2026. Cette réforme a consolidé plusieurs instruments clés, dont la CSRD, la CS3D afin de réduire les charges administratives, clarifier les obligations et faciliter la conformité des entreprises aux exigences de durabilité. L’objectif de concilier les ambitions de transition écologique avec la compétitivité des entreprises européennes sur la scène mondiale, en introduisant des règles plus pragmatiques et proportionnées a été atteint. 12. Critères environnementaux dans l’ESG La durabilité environnementale fait référence à la gestion par les entreprises de leurs impacts environnementaux directs et indirects, à leur engagement à réduire les émissions de gaz à effet de serre et le changement climatique, et à leur contribution à une économie décarbonée. Voici les principaux sujets liés à l’environnement : Émissions de carbone Émissions toxiques Efficacité énergétique Vulnérabilité au changement climatique Consommation d’eau et gestion des eaux résiduelles Biodiversité et utilisation des sols Source des matériaux Gestion des déchets et des substances dangereuses Conception et gestion du cycle de vie des produits Technologies vertes/bâtiments verts/énergies renouvelables 13. Critères sociaux dans l’ESG La durabilité sociale est directement liée à la gestion que les entreprises font des personnes de leur organisation, ainsi que des fournisseurs, dans la promotion de l’emploi décent, des politiques d’égalité des chances et d’équilibre entre le travail et la vie personnelle, de la formation continue et du respect des droits de l’homme. Les principaux thèmes liés à la dimension sociale sont les suivants : Relations professionnelles (inclusion et diversité) Santé et sécurité Développement du capital humain (formation) Attraction et rétention des talents Conditions de travail dans la chaîne d’approvisionnement Prévention et sécurité au travail Sécurité et qualité des produits Sécurité et confidentialité des données Marketing équitable et étiquetage des produits Relations communautaires 14. Critères de gouvernance dans l’ESG La gouvernance durable intègre l’engagement des entreprises en faveur de la bonne gouvernance, des codes d’éthique et de conduite, de la transparence et de la lutte contre la corruption au sein du conseil d’administration, des directeurs et de l’équipe dirigeante. Les principaux thèmes liés à la gouvernance sont les suivants : Structure du conseil d’administration Rémunération des employés Résilience de la chaîne d’approvisionnement Éthique professionnelle et transparence des paiements Combat contre la corruption et l’instabilité Responsabilisation quant aux performances Gestion des risques systémiques Finance et investissements responsables/impactants Rapports et divulgation 15. Quelle est la différence entre l’ ESG et la RSE ? La gouvernance sociale environnementale ( ESG – Environmental Social Governance ) et la responsabilité sociale des entreprises ( RSE ) sont liées mais distinctes, et il est facile de les confondre. Elles correspondent à des angles différents de mesure de l’impact de l’entreprise sur le développement durable. Alors que la RSE est l’initiative interne pour atteindre les objectifs de durabilité de l’entreprise, l’ESG est guidée par des exigences externes qui reflètent l’impact externe de la stratégie de durabilité de l’entreprise. La RSE encadre les programmes de développement durable et la culture de la responsabilité des entreprises, tandis que l’ESG est l’action et le résultat mesurable. La RSE peut être considérée comme l’aspect qualitatif, et l’ESG comme l’aspect quantitatif de la durabilité. Lexique Accord de Paris L’Accord de Paris est un traité international adopté en 2015 dans le cadre de la Convention-cadre des Nations unies sur les changements climatiques (CCNUCC). Il fixe des objectifs pour réduire les émissions de gaz à effet de serre et limiter l’augmentation de la température mondiale à en dessous de 2 degrés Celsius par rapport aux niveaux préindustriels, avec l’objectif de poursuivre les efforts pour limiter l’augmentation à 1,5 degré Celsius. Chaine de valeur La chaîne de valeur désigne l’ensemble des activités, des étapes et des acteurs impliqués dans la création d’un produit ou d’un service, depuis les matières premières jusqu’à la livraison au client final et même au-delà (cycle de vie). Cette notion est utilisée pour analyser les impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance à chaque étape de la production et de la distribution. CSRD Acronyme utilisé pour « Corporate Sustainability Reporting Directive » soit la « Directive (UE) 2022/2464 du Parlement européen et du Conseil du 14 décembre 2022 modifiant le règlement (UE) n° 537/2014, ainsi que les directives 2004/109/CE, 2006/43/CE et 2013/34/UE en ce qui concerne la publication d’informations en matière de durabilité par les entreprises ». Il s’agit de la directive adoptée en 2022 qui vise à améliorer et à harmoniser la communication des entreprises en matière de durabilité en leur imposant de publier des informations détaillées sur leurs impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG). Elle remplace et élargit la directive NFRD ( Non-Financial Reporting Directive ) de 2014, en introduisant des exigences renforcées et un champ d’application plus large. Directive Omnibus La « Directive Omnibus » renvoie à la « Directive (UE) 2026/470 du parlement européen et du conseil du 24 février 2026 modifiant les directives 2006/43/CE, 2013/34/UE, (UE) 2022/2464 et (UE) 2024/1760 en ce qui concerne certaines exigences d’information en matière de durabilité applicables aux entreprises et certaines exigences relatives au devoir de vigilance des entreprises en matière de durabilité » qui modifie simultanément plusieurs directives existantes en matière de durabilité des entreprises. Elle ne crée pas un régime autonome, mais ajuste notamment la directive 2013/34/UE sur les comptes annuels, la directive relative au reporting de durabilité (CSRD) et celle relative au devoir de vigilance (CSDDD), dans une logique de cohérence et de simplification. Directive Stop The Clock La « Directive Stop The Clock » renvoie à la « Directive (UE) 2025/794 du 14 avril 2025 modifiant les directives (UE) 2022/2464 et (UE) 2024/1760 en ce qui concerne les dates à partir desquelles les États membres doivent appliquer certaines obligations relatives à la publication d’informations en matière de durabilité par les entreprises et au devoir de vigilance des entreprises en matière de durabilité ». Elle ne modifie pas substantiellement le contenu des obligations (contrairement à la Directive Omnibus), mais vise essentiellement à reporter dans le calendrier initialement fixé pour l’application de certaines exigences en matière de durabilité, en particulier celles issues de la Directive (UE) 2022/2464 (CSRD) et de la future directive sur le devoir de vigilance (CSDDD). Double matérialité Ce concept est détaillé ici . Durabilité La durabilité des entreprises crée une valeur à long terme pour les parties prenantes dans la mesure où elle permet de mettre en œuvre une stratégie qui répond aux besoins des systèmes environnementaux, sociaux et financiers au sein desquels l’entreprise opère. L’objectif est de permettre à ces systèmes d’exister pour une période indéfinie. EFRAG L’EFRAG ( E uropean F inancial R eporting A dvisory G roup ) est un organisme consultatif européen chargé de conseiller la Commission européenne sur l’adoption et l’application des normes comptables et extra-financières dans l’Union européenne. Il joue un rôle clé dans l’élaboration des normes européennes de durabilité et de reporting financier. ESG Acronyme utilisé pour « E nvironnement, S ocial et G ouvernance » Le même acronyme est utilisé en anglais pour « E nvironmental, S ocial and G overnance » Il vise les critères Environnementaux, Sociaux et de bonne Gouvernance qui sont utilisés pour analyser et évaluer la prise en compte du développement durable dans la stratégie des entreprises. Ces critères sont détaillés ici . ESRS Acronyme utilisé pour « E uropean S ustainability R eporting S tandards », soit les normes européennes de reporting de durabilité élaborée pour guider les entreprises dans la mise en œuvre des exigences de la directive CSRD ( Corporate Sustainability Reporting Directive ). Ces normes définissent le contenu, le format et les indicateurs que les entreprises doivent inclure dans leurs rapports de durabilité. Green deal Pacte Vert Le Pacte vert est un ensemble de politiques qui visent notamment à concrétiser les engagements de l’UE sur la scène internationale. Les Vingt-Sept Etats membres comme l’Union européenne, en sa qualité d’organisation régionale, sont signataires de la Convention-cadre des Nations unies sur les changements climatiques (CNUCC), entrée en vigueur en 1994, et du protocole de Kyoto de 1997 qui rend cette précédente convention opérationnelle. Celui-ci engage les pays les plus développés à limiter les émissions de gaz à effet de serre. L’Accord de Paris, signé en 2015 lors de la COP21, est venu compléter cet arsenal d’accords mondiaux. Il ambitionne de limiter le réchauffement planétaire à moins de 2 °C, et idéalement à 1,5 °C. L’objectif principal du Pacte vert est que l’Europe parvienne à la neutralité climatique à l’horizon 2050. Cela signifierait que la totalité des émissions de gaz à effet de serre, qu’il s’agit de réduire considérablement, seraient captées ou absorbées par les forêts, les sols ou encore les océans, qu’on appelle “puits de carbone”. NFRD Acronyme utilisé pour désigner la « N on- F inancial R eporting D irective » soit la « Directive 2014/95/UE du Parlement européen et du Conseil du 22 octobre 2014 modifiant la directive 2013/34/UE en ce qui concerne la publication d’informations non financières et d’informations relatives à la diversité par certaines grandes entreprises et certains groupes » qui imposait aux grandes entreprises d’intérêt public comptant plus de 500 employés de divulguer des informations sur la manière dont elles géraient les défis sociaux et environnementaux. En 2024, la NFRD a été remplacée par la CSRD. Parties prenantes Une partie prenante (ou stakeholder en anglais) désigne tout individu, groupe ou organisation pouvant influencer ou être influencé par les activités, décisions ou performances d’une entreprise. Les parties prenantes jouent un rôle essentiel dans l’évaluation et la mise en œuvre des stratégies ESG, car elles représentent les intérêts divers et parfois contradictoires des acteurs internes et externes liés à l’entreprise. Les parties prenantes ‘internes’ sont notamment les employés, les dirigeants et les actionnaires d’une entreprise. Les parties prenantes ‘externes’ sont notamment les clients, les fournisseurs et les sous-traitants d’une entreprise, les investisseurs, les institutions financières, les communautés locales, les gouvernements et régulateurs, les ONG. RSE /CSR Acronyme utilisé pour « R esponsabilité S ociale des E ntreprises », ou en anglais CSR pour « C orporate S ocial R esponsibility » La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) est une démarche consistant à mettre en œuvre des mesures pour respecter les enjeux du développement durable. La RSE est donc le fait, pour un acteur économique, d’être économiquement viable, d’avoir un impact positif sur la société mais aussi de mieux respecter l’environnement. Taxonomie / Règlement sur la Taxonomie La taxonomie européenne désigne une classification des activités économiques ayant un effet favorable sur l’environnement. Son objectif est d’orienter les investissements sur des activités durables (“vertes”). Le règlement européen sur la taxonomie (Règlement (UE) 2020/852) est un règlement introduit par la Commission européenne établissant des critères pour définir les activités économiques durables sur le plan environnemental à des fins d’investissement . Le Règlement est donc un système de classification qui établit les conditions pour que certaines activités économiques soient considérées comme « durables vis-à-vis de l’environnement » et, par conséquent, comme étant « alignées sur la taxonomie » . [ + ] References ↑ 1 Directive (UE) 2025/794 du Parlement Européen et du Conseil du 14 avril 2025 modifiant les directives (UE) 2022/2464 et (UE) 2024/1760 en ce qui concerne les dates à partir desquelles les États membres doivent appliquer certaines obligations relatives à la publication d’informations en matière de durabilité par les entreprises et au devoir de vigilance des entreprises en matière de durabilité. ↑ 2 Directive (UE) 2026/470 du Parlement Européen et du Conseil du 24 février 2026 modifiant les directives 2006/43/CE, 2013/34/UE, (UE) 2022/2464 et (UE) 2024/1760 en ce qui concerne certaines exigences d’information en matière de durabilité applicables aux entreprises et certaines exigences relatives au devoir de vigilance des entreprises en matière de durabilité. ↑ 3 Art.13 de la Loi ↑ 4 Considérant 1 de la Directive Omnibus ↑ 5 Article 5 de la Directive Omnibus. ↑ 6 Article 3 de la Directive Omnibus. ↑ 7 M. Fassone, « La Commission retire 80% des entreprises du champ d’application de CSRD », publié par Paperjam, le 26 février 2025, lien https://paperjam.lu/article/la-commission-retire-80-des-entreprises-du-champ-dapplication-de-csrd consulté le 10 mars 2025 à 14h02 minute. ↑ 8 Selon l’article 1.4 de la directive CSRD telle que transposée par l’article 19 de la Loi, la dispense de reporting individuel est subordonnée au respect de plusieurs conditions visant à garantir l’accès à une information équivalente au niveau du groupe. La filiale doit notamment indiquer dans son rapport de gestion qu’elle bénéficie de l’exemption, identifier sa société mère (nom et siège) et fournir un lien vers le reporting consolidé de durabilité ainsi que vers le rapport d’assurance correspondant. Lorsque la société mère est établie hors de l’Union, des exigences supplémentaires s’appliquent : son reporting consolidé doit être publié conformément aux règles européennes (ou équivalentes) et inclure les informations relatives à la taxonomie européenne concernant les activités de la filiale. Enfin, les États membres peuvent imposer des exigences de langue ou de publication, afin de garantir l’accessibilité de ces informations. ↑ 9 Art. 9 de la Loi. ↑ 10 Art. 15 de la Loi. ↑ 11 Art. 16 de la Loi ↑ 12 Art.16, §2, dernier alinéa, de la Loi. ↑ 13 Article 2(6) de la Directive Omnibus. ↑ 14 Art.16, §4 de la Loi. ↑ 15 Art. 39 de la Loi. ↑ 16 Article 104 de la Loi. ↑ 17 Accrédité, conformément au règlement (CE) n° 765/2008 du Parlement européen et du Conseil du 9 juillet 2008 fixant les prescriptions relatives à l’accréditation et à la surveillance du marché pour la commercialisation des produits et abrogeant le règlement (CEE) n° 339/93, pour procéder à l’assurance de l’information en matière de durabilité. ↑ 18 Article de 3 de la loi du 12 décembre 2025 modifiant l’article 116 de la loi du 2 décembre 2024 relatif à la publication, par certaines sociétés et groupes, d’informations en matière de durabilité et à l’assurance de l’information en matière de durabilité et portant dispositions diverses, en ce qui concerne les dates d’entrée en application des obligations de publication, publiée au moniteur belge le 23 décembre 2025. ↑ 19 Voy. https://www.nbb.be/fr/supervision-financiere-et-resolution/aspects-transversaux-et-internationaux/actualites/liste-des?hss_channel=lcp-5361885 , publiée le 12 mars 2024 à 13h00.
UBO Registration: Disclosure requirements for Belgian companies
· Compliance · Belgium
1. Legal framework The Belgian law of 18 September 2017 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing and…
1. Legal framework The Belgian law of 18 September 2017 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing and limitations to the use of cash created the Belgian centralized register of Ultimate Beneficial Owners (‘UBO Register’) (1) implementing the European requirements set forth in the fourth and the fifth European AML Directives (2) (the “ 2017 AML Law ”). The Royal Decree of 30 July 2018, adopted the next year, set the operating procedures of this register (the “ 2018 Royal Decree ”). In 2023, the Belgian legislator amended the applicable regime in order to comply with a judgement of the Court of Justice of the European Union (3) invalidating a provision of the Fifth Money Laundering Directive and, as a consequence, limited full access to the registered information to certain specific persons only (4) (see section 7 below). 2. What are the legal obligations? Belgian companies are required to gather and hold adequate, accurate, and current information on their beneficial owners and must provide the relevant information to the UBO register: at incorporation and within one month from the moment such information amended (e.g. following an M&A transaction). They also must confirm the registered information at least annually. 3. What is covered under the concept of “Ultimate Beneficial Owner”? ‘‘Ultimate Beneficial Owner’’ ( bénéficiaire effectif ) means any natural person(s) who ultimately owns or controls a corporate or a legal entity (5) or the delegate of such entity and/or the natural person(s) on whose behalf a transaction or activity is being conducted (6) . In case of Belgian companies, the following categories of persons qualify as “Ultimate Beneficial Owner”: a. Natural person(s) who ultimately own(s) or control(s) the entity through direct or indirect (7) ownership of a sufficient percentage of the voting rights, shares, or other ownership interests therein. In this respect, holding more than 25% of the voting rights or shares or corporate capital shall serve as an indication of a sufficient percentage and, (8) b. Natural person(s) who control(s) the company by any other means , for instance individuals holding the power to appoint or remove a majority of members of the management body or to effectively control the company through a shareholder agreement, or individuals having veto rights, etc.; c. Or, when no beneficial owner could be determined under the criteria of points a) and b) (e.g. in the case of a listed entity or subsidiary of a group the ultimate holding structure of which is listed) or if there is any doubt that the person(s) identified are the beneficial owner(s), natural person(s) who hold the position of senior managing official(s) (CEO, Chairman of the management committee, etc.). As the individual(s) referred to under this point c) remain(s) a residual category, the identification of such beneficial owner(s) should be duly documented and substantiated (e.g. steps undertaken to identify the two first categories of beneficial owners, the result of the searches performed, etc.). 4. What information must be registered? Ultimate Beneficial Owners The required disclosure process entails that the following indications be provided to the UBO register with respect to each of the beneficial owners (9) : Last name; First given name; Date of birth; Month of birth; Year of birth; Nationality/nationalities; Country of residence; Full address of residence; Date on which the natural person became beneficial owner of the company; Identification number in the Belgian National Register or of the social security register or any similar identifier issued by the State where the person resides or of which they are a national; for UBOs that do not have a number in the Belgian national register, a copy of an identity document (identity card or passport) must be added. Category of beneficial owner to which the relevant individual belongs (see categories listed in the definition of beneficial owner); Indication if the threshold is met by the person individually or jointly with other beneficial owners; Indication if the person is a direct or indirect beneficial owner; Extend of the beneficial interest held by the beneficial owner. Intermediate entities In case of indirect beneficial ownership, detailed information regarding each intermediate entity e.g. the full identification, including at the latest, name, incorporation date, legal form, corporate address and registration number (or any other similar identifier issued by the State in which the intermediary is registered) must be provided. Supporting documents Supporting documents , evidencing that the information registered is adequate, accurate, and current must be also registered. The documents that have to be uploaded must be selected by the person liable for the registration. They usually include a copy of the ID card / passport of the UBOs, a structure chart of the group to which the company belongs, shareholders’ register of the company and the intermediate entities, foreign extract of business registers, foreign UBO extracts, notarial deeds, etc. 5. Responsibility, process, and sanctions The directors (or legal representatives) of any company incorporated under Belgium law are required to enter the relevant information in the UBO register, trough the online platform ‘MyMinFin’ which has to be adequate, accurate and up-to-date (10) and must be updated and/or confirmed every year. Failure to collect, hold and record requisite UBO information or providing incorrect or incomplete information may expose the person responsible for the registration to administrative (11) and criminal sanctions (12) . Criminal fines may range from EUR 400 to 40,000 euros while administrative fines may vary from EUR 250 to EUR 50,000. 6. Data protection From a data-protection perspective, the company also has to provide , on a durable medium, its beneficial owners with information in relation to the disclosure of their data to the UBO register, such as the fact (i) that it has the obligation to provide the register with all the items referred to under point 4 above and that this information will be recorded and kept in the register for 10 years after the loss of the legal personality of the company or the definitive cessation of its activities; (ii) that they can access said information; and (iii) if applicable, that they can request the UBO register authority to delete or amend any inaccurate information. In this context, the name and address of the service in charge of managing the register with the Treasury Administration should also be provided to the beneficial owners. (13) 7. Access to the information contained in the UBO register Prior to the 2023 reform , any person , any citizen, even for reasons unrelated to the purpose of the UBO register could freely access the data recorded in the UBO register. This unlimited access of the UBO register meant that anyone could consult its entire content and store and/or distribute such information without restriction. In 2022 , the Court of Justice of the European Union ruled that public access to information on beneficial owners (UBOs) led to an unjustified breach of privacy and data protection guaranteed by articles 7 and 8 of the Charter of Fundamental Rights of the European Union, invalidating a provision of the Fifth Money Laundering Directive (14) . Access to the UBO register is since then governed by the provision of the Fourth Money Laundering Directive, i.e. only persons who can demonstrate a ‘legitimate interest’ can access UBO information free of charge. As a result, the Belgian legislation was adapted by the Law of 8 th February 2023 and a Royal Decree of the same date, which clarify what is meant by ‘legitimate interest’ and add several points concerning consultation of the UBO register by the ‘general public’ (15) . Article 10, §3 of the amended Royal Decree specifies that the following reasons are considered to meet a legitimate interest: i) applicants having an objective or carrying out on a permanent and effective basis activities relating to the fight against money laundering, terrorist financing and related underlying criminal activities; ii) applicants taking legal action in connection with the purpose or activities referred to in point i), with a view to defending an interest related to that purpose or those activities; or iii) applicants taking legal action in connection with the purpose or activities referred to in point i), with a view to defending an interest related to that purpose or those activities; or iv) applicant entering into an economic relationship or carry out transactions with a legal person liable for payment of information, involved in activities relating to the prevention or fight against money laundering, terrorist financing and related underlying criminal activities and has not yet gained access to the register in any other capacity. Hence, the UBO register is accessible to the following categories of people : i) public authorities vested with the enforcement of anti-money laundering rules (such as the Belgian tax authorities); ii) obliged entities ( entités assujetties ) (16) whether public or private, that are required to apply the anti-money laundering rules in the context of the professional services provided (e.g. National bank of Belgium, fund of deposit and consignment, Bpost, credit institutions, lawyers, auditors, etc.); iii) any natural or legal person who can demonstrate a legitimate interest according to the Article 10§3 of the Royal decree above-mentioned; iv) any natural or legal person who submits a written request to the Treasury Administration concerning a trust, fiduciary or similar legal arrangement. In practice, investigative journalists and NGOs involved in the fight against money laundering activities, as well as persons who enter into economic relations or transactions with reporting entities, may be considered to have a legitimate interest (17) . It is important to note that neither the company nor its beneficial owner(s) will be informed of the searches conducted about them in the UBO register. The Treasury Administration must however ensure that searches conducted on the UBO register be recorded and kept for a period of 10 years (18) . Under exceptional and duly motivated circumstances , beneficial owners may request that all or part of the information relating to them be limited and kept confidential in order to safeguard their security or personal privacy (e.g. the beneficial owner is a minor or may be exposed, in case of disclosure, to disproportionate risks such as fraud, blackmailing, extortion, violence, etc.). (19) 8. Different requirements in Belgium, France and Luxembourg The UBO registration process is significantly different in Belgium, France, and Luxembourg, despite being all governed by the 4 th EU AML Directive and its subsequent amendments. The following specific features can be highlighted: Criteria Belgium France Luxembourg Legal basis Law of 18 September 2017+ Royal decree of 30 July 2018 as both amended Articles L561-451 and following of the monetary and financial code Law of 13 January 2019 creating an UBOs Register Relevant register UBO register (managed by “SPF Finances”) Register of beneficial owners (RBE managed by INPI) Register of beneficial owners (managed by LBR) Ownership chain Requirement to detail indirect structure up to UBO Less detail required, except in cases of clear indirect control. Less detail required, except in cases of clear indirect control. Directors’ liability Increased liability with mandatory annual confirmation Liability limited to initial statement and relevant updates. Liability limited (Regularly check and ensure that beneficial owners are correctly declared) Fines High administrative fines (up to €50,000) Low fines (up to €7,500). High fines (up to€1,250,000) Updates Mandatory update within 30 days of a change and mandatory annual confirmation. Mandatory update only in the event of major changes, with no specific deadline. Mandatory update within the month of the UBOs change. Effective control Detailed analysis required to identify control situations below 25% including intermediaries’ companies Effective control taken into account, but with fewer analysis requirements. At least 25% of the voting rights or the share capital, or effective Enhanced transparency Greater transparency on complex structures, facilitating AML regulation More flexible process may lack detail for complex structures. More flexible process may lack detail for complex structures. Compliance with AML EU regulation Detecting situations where indirect UBOs might attempt to conceal their identity via intermediate structures, it increases the administrative burden for complex companies, but guarantees a comprehensive declaration Risk of concealing the identity of the UBO behind intermediate entities. The administrative burden is reduced, but this could lead to a lack of rigour for structures involving indirect shareholdings Risk of concealing the identity of the UBO behind intermediate entities. The administrative burden is reduced, but this could lead to a lack of rigour for structures involving indirect shareholdings 9. The register UBO’s contribution to the fight against money laundering The UBO register, implemented in Belgium in 2017, represents a major step forward in the fight against money laundering and terrorist financing by identifying the ultimate beneficial owners of companies and non-profit organizations. After a shy start due to the COVID-19 crisis, it reached a 98% registration rate in 2022, becoming an essential tool for law enforcement, the judiciary, and tax authorities. Its annual update requirement enhances financial transparency and holds declarants criminally liable for false statements. Thanks to this register, nearly 50,000 entities have been deregistered, and more than 17,500 fines have been issued, encouraging businesses to comply with legal requirements, as reported by the Belgian newspaper “l’Echo” (20) . A positive side effect of the UBO register is the cancellation of dormant entities and shell companies, which are often used by criminals to conceal illegal financial flows. By cleaning up Belgium’s business landscape, it reduces the risk of fraud and facilitates judicial prosecutions. The impact of this measure is currently being assessed by the Financial Action Task Force (FATF), as reports of suspected money laundering continue to rise. Some experts suggest going even further by dissolving non-compliant structures rather than merely deregistering them, to strengthen the system’s effectiveness. The evolution of the UBO register has also transformed the role of corporate lawyers in fighting money laundering. They must now provide clients with much more methodical and didactic support, in particular by explaining to them how the UBO registration process works and how to identify their UBO and get the relevant information regarding any potential ownership chain or the existing controls, including the supporting documents to be registered along with the UBO details. 10. Towards an amendment of the Belgian UBOs regulation? The new Belgian federal government, which just took office on 3 rd February 2025, has announced its intention to reform the UBO legislation by simplifying the administrative obligations related to UBO registration requirements. To this end, the new federal government plans to reduce administrative burdens and costs for companies by optimizing data exchange between existing databases and automatizing the transmission of information which are already available so that the companies will only need to submit their details and modifications only once. In addition, the new Belgian government also intends to grant a direct access to the UBO register to the financial institutions (21) . According to the new government, this simplification project will make UBO registration simpler while remaining effective in fight against money laundering. We will keep you informed with more details once the content of this reform will be further clarified. [ + ] References ↑ 1 Article 73 of the 2017 AML Law. ↑ 2 Article 30 of the European Directive 2015/849 of the European Parliament and of the Council of 20 May 2015 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing, amending Regulation (EU) No 648/2012 of the European Parliament and of the Council, and repealing Directive 2005/60/EC of the European Parliament and of the Council and Commission Directive 2006/70/EC, OJ L 141, 5.6.2015, p. 73–117 (commonly referred to as the ‘Fourth AML Directive’) and Directive (EU) 2018/843 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2018 amending Directive (EU) 2015/849 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing, and amending Directives 2009/138/EC and 2013/36/EU (Text with EEA relevance), OJ L 156, 19.6.2018, p. 43–74 (commonly referred to as the “Fifth AML Directive”). ↑ 3, ↑ 14 Judgment of the Court of Justice of the European Union delivered on 22 November 2022 (in cases C-37/20 and C-601/20, WM and Sovim SA). ↑ 4 Law of 8 February 2023 as amending the 2017 AML Law and Royal decree of 8 February 2023 amending the Royal decree of 30 July on the operating procedures of the UBO register. ↑ 5 The obligation to disclose the relevant information regarding UBOs also applies to Belgian companies, non-profit associations (whether national or international), foundations, trusts, or similar legal entities. However, this article will only focus on the rules applicable to Belgian companies. ↑ 6 Article 4, first subparagraph, 27, a) of the 2017 AML Law. ↑ 7 Indirect means though one or more entity/entities that is/are controlled by the same individual(s). ↑ 8 The categories of UBOs listed under points (i) and (ii) are cumulative. Belgian companies must therefore indicate who is considered UBO and the category to which they belong. If a person belongs to more than one category, separate registrations should be made by category. ↑ 9 According to the combined reading of article 3 §1 of the Royal Decree, article 74 §1 of the 2017 AML law and articles 14/1 and 14/2 of the Companies Code. ↑ 10 Article 3(6) of the Royal decree adopted on 23 September 2020 amending the Royal Decree on the operating procedures of the UBO register. ↑ 11 Article 18 of the Royal Decree. ↑ 12 Article 14/2 of the Companies Code. ↑ 13 Articles 21 to 23 of the Royal Decree. ↑ 15 Articles 4 §2 (6) of the law of 8 February 2023 amending the 2017 AML Law and 10 (7) of the Royal Decree of 8 February 2023 amending the Royal Decree of 30 July 2018 on the operating procedures of the UBO register. ↑ 16 As defined in article 4, subparagraph 1, 18° of the 2017 AML Law. ↑ 17 Examples named in the Report to the King commenting on the Royal Decree of 8 February 2023. ↑ 18 Article 25 of the royal Decree. ↑ 19 Article 15 of the Royal Decree. ↑ 20 https://www.lecho.be/economie-politique/belgique/general/comment-la-lutte-antiblanchiment-a-ete-boostee-par-le-registre-ubo/10586787.html , viewed on 13th February 2025 at 5:53 pm. ↑ 21 Accord de coalition fédérale, 2025-2029, p.39 and 63.
L'arbitrage comme mode de règlement des conflits dans les transactions M&A
· Dispute Resolution
Dans une opération de fusion-acquisition (M&A), les sources de différends sont nombreuses : un litige peut naître du contrat principal comme des accords connexes (lettre…
Dans une opération de fusion-acquisition (M&A), les sources de différends sont nombreuses : un litige peut naître du contrat principal comme des accords connexes (lettre d'intention, protocole d'accord, accord de confidentialité ou d'exclusivité) et surgir aussi bien après la conclusion de l'opération qu'avant la signature — par exemple lorsqu'une partie se retire en cours de négociation. Pour anticiper et trancher ces conflits, le « réflexe arbitral » s'impose souvent comme solution privilégiée des rédacteurs de contrats. L'arbitrage est un processus privé et extrajudiciaire par lequel les parties confient à un tiers le soin de les départager au moyen d'une décision obligatoire, la sentence. En voici les principaux atouts — et limites. 1. Privatisation du contentieux (confidentialité) Contrairement à la justice étatique, publique par nature, l'arbitrage est confidentiel — un atout majeur, d'autant plus précieux que l'entreprise est grande ou exposée médiatiquement. En M&A, la discrétion préserve dès le départ la confiance des parties, la fluidité de la cession et la paix sociale au sein de l'entreprise cible, dont l'image pourrait être ternie (par exemple si un appel en garantie révélait que la consistance de ses actifs ne correspondait pas à ses comptes). L'arbitrage protège tant les débats que le contenu de la sentence ; il reste toutefois prudent de doubler la clause d'arbitrage d'une clause de confidentialité prévenant toute divulgation non autorisée. 2. Spécialisation des arbitres et neutralité du forum Les opérations M&A reposent souvent sur des mécanismes complexes empruntés à la common law, les conventions de cession étant fréquemment soumises au droit anglais ou à celui d'un État américain, quelle que soit la nationalité de la cible. Or les juges étatiques se montrent parfois réticents à appliquer un droit étranger qu'ils maîtrisent mal. L'arbitrage permet de choisir des arbitres réellement spécialisés et, dans les litiges transfrontaliers, d'assurer une plus grande neutralité : à la différence d'une juridiction nationale, qui peut sembler favoriser la partie établie dans son ressort, le tribunal arbitral peut réunir des arbitres de nationalités différentes. 3. Célérité La sentence est rendue en premier et dernier ressort : elle n'est pas susceptible d'appel et échappe aux échanges de conclusions parfois dilatoires qui allongent les procédures devant les tribunaux. Les parties à une opération M&A ont un intérêt évident à éviter ces lenteurs, susceptibles de paralyser l'entreprise cédée et de ruiner l'intérêt même de l'opération. L'arbitrage offre une solution rapide : délais resserrés pour l'échange des mémoires, nombre de ceux-ci limité et arbitres disposant des disponibilités appropriées, là où les cours et tribunaux doivent composer avec l'arriéré judiciaire. 4. Exécution de la sentence et encadrement des recours La sentence arbitrale a la même force obligatoire qu'un jugement étatique et peut faire l'objet d'une exécution forcée. Sur le plan international, la Convention de New York du 10 juin 1958, signée par 172 pays, en facilite l'exécution au-delà des frontières au moyen d'une procédure d'exequatur, sans rejuger l'affaire. Les voies de recours sont en principe exclues, sauf dans des cas limitativement énumérés par la loi (défaut de motivation, partialité des arbitres, violation des droits de la défense) et soumis à des conditions d'exercice rigoureuses. 5. Le coût et le financement de la procédure L'arbitrage est coûteux comparé aux juridictions nationales, car les parties en supportent l'intégralité des frais (honoraires des arbitres, institution chargée du secrétariat, location de salle, traduction, déplacements) — un coût qui peut toutefois compenser celui d'une expertise rendue nécessaire devant un juge étatique non spécialisé. Les montants, qui peuvent atteindre plusieurs centaines de milliers d'euros dès l'introduction du dossier (Chambre de Commerce Internationale de Paris, London Chamber of Arbitration), exercent un effet dissuasif et incitent souvent à une solution transactionnelle. Une partie aux moyens limités peut enfin recourir au financement par un tiers (third party funding), qui préfinance la procédure contre l'abandon d'une part des gains tirés d'une sentence favorable.
Luxembourg RCS: New Digital Procedures and Identification Requirements Starting November 2024
· Corporate · Luxembourg
As of 12 November 2024, the Luxembourg Trade and Companies Register (“RCS”) will implement several procedural changes aimed at simplifying administrative processes and enhancing…
As of 12 November 2024, the Luxembourg Trade and Companies Register (“RCS”) will implement several procedural changes aimed at simplifying administrative processes and enhancing the accuracy of recorded information. These updates include transitioning requisition forms from PDF format to an interactive HTML format, allowing users to complete them directly online. This technological update, which removes certain practical constraints associated with PDF forms, will also create a more user-friendly interface. Furthermore, it restricts the ability to forward completed forms to third parties, ensuring that only the applicant may submit them. In an effort to improve data transparency and security, a new identification requirement is being introduced: all individuals registered with the RCS must now provide a Luxembourg National Identification Number (“NINL”). This measure, aligned with Article 12bis of the amended Law of 19 December 2002, on the Trade and Companies Register, applies to every individual associated with a registered corporate entity, including company representatives (e.g., managers and directors), shareholders, and other involved natural persons. The new requirements apply immediately to all new registrations. For individuals already registered, updating their information—particularly the provision of their NINL—will be voluntary at first but will later become mandatory (with a date still to be determined). If a registered individual already has a Luxembourg NINL (typically the matriculation number issued by the Luxembourg Social Security Authority (CCSS)), they will only need to provide it by completing the relevant online form, without the need to submit supporting documents. However, for those without an NINL, a process will be in place to generate this number upon registration, requiring additional information, such as nationality and private residential address, accompanied by supporting documents (e.g., ID card, proof of residence). Additionally, the RCS is introducing automatic verification of Luxembourg addresses entered in its database, based on the national register of localities and streets. When an address is entered in the form, it will be automatically checked for consistency with official data from the localities register. If there is a discrepancy, an error message will prompt the applicant to correct the information before proceeding. This measure aims to prevent address errors and ensure that geographical information recorded at the RCS is accurate and up-to-date. These adjustments are designed to facilitate administrative processes, strengthen data security and compliance, and improve the reliability of personal information recorded in Luxembourg, thereby meeting the demands of a more secure and modern administrative framework.
La responsabilité des administrateurs et gérants de sociétés luxembourgeoises
· Corporate · Luxembourg
Le Luxembourg compte près de cent mille sociétés, d'où une forte demande de mandataires sociaux, souvent non-résidents. Quels que soient leur nationalité ou leur domicile, ces…
Le Luxembourg compte près de cent mille sociétés, d'où une forte demande de mandataires sociaux, souvent non-résidents. Quels que soient leur nationalité ou leur domicile, ces administrateurs et gérants restent soumis au droit luxembourgeois. En principe, ils ne répondent pas personnellement des engagements pris au nom de la société ; ils peuvent toutefois, dans certaines circonstances, devoir l'indemniser, voire engager leur responsabilité personnelle envers des tiers. Le terme « administrateur » désignera ci-après indistinctement le gérant de S.à r.l. et l'administrateur de SA. 1. La faute de gestion Tenus d'une simple obligation de moyens, les administrateurs répondent envers la société de leur négligence ou mauvaise gestion, appréciée selon le critère du gestionnaire normalement prudent et diligent (le « bon père de famille »). La faute n'est retenue que pour un acte manifestement contraire à celui qu'on pouvait raisonnablement attendre ; l'administrateur de bonne foi, correctement informé et agissant dans l'intérêt social (assimilé à l'intérêt des actionnaires), est à l'abri. Exemples tirés de la jurisprudence : fixation anormale du prix d'actifs, non-paiement d'impôts ou de cotisations sociales, non-recouvrement de créances, comptes inexacts, dépenses extravagantes, prêts privés sans sûreté, ou absentéisme prolongé. 2. La violation de la loi de 1915 ou des statuts L'action des administrateurs doit respecter strictement la loi du 10 août 1915 sur les sociétés commerciales et les statuts. Toute violation peut entraîner la responsabilité solidaire de tous les administrateurs envers la société comme envers les tiers. À la différence de la faute de gestion, appréciée subjectivement par le juge, la violation de la loi ou des statuts s'apprécie objectivement - la sanction en est d'autant plus tranchante. Exemples : engagements excédant l'objet social, défaut de convocation de l'assemblée générale (notamment en cas de pertes importantes), manquement aux règles sur les conflits d'intérêts, les dividendes ou le rachat d'actions propres. 3. La responsabilité quasi-délictuelle (art. 1382) Ces sources spécifiques n'excluent pas le recours aux principes généraux, en particulier la responsabilité quasi-délictuelle de l'article 1382 du code civil. Un administrateur peut en répondre envers un actionnaire ou un tiers s'il a agi de façon incompatible avec un gestionnaire prudent et diligent, mais à une double condition : que la faute soit « détachable » de l'exercice de son mandat et que le préjudice du demandeur soit distinct de celui de la société. En pratique, cette responsabilité est rarement reconnue. 4. Sanctions et responsabilité en cas de faillite Une entreprise en cessation de paiement et en ébranlement de crédit doit déposer son bilan dans le mois : à défaut, elle commet le délit de banqueroute, puni d'un mois à deux ans d'emprisonnement, outre d'éventuelles interdictions professionnelles. L'action en comblement de passif, réservée au seul curateur, permet en outre de condamner le dirigeant - de droit ou de fait - à supporter tout ou partie du passif lorsque la faillite résulte d'une faute grave et caractérisée (poursuite déraisonnable de l'activité sans trésorerie, paiements préférentiels, dépenses en espèces injustifiées, etc.). 5. La responsabilité particulière en matière fiscale En vertu de la loi fiscale générale, les représentants de la société répondent personnellement des obligations fiscales que celle-ci a méconnues par leur négligence. Les tribunaux donnent fréquemment raison à l'administration, notamment lorsque la société a perçu la TVA ou des retenues sur salaires sans les reverser au Trésor. Les excuses habituelles - gestion comptable confiée à un tiers, absence de qualité de bénéficiaire effectif, départ avant le recours - sont en règle rejetées. 6. Les sanctions pénales À la responsabilité civile se superposent des sanctions pénales : celles prévues par la loi de 1915 pour garantir le fonctionnement des organes et l'information due aux actionnaires et aux tiers, mais aussi celles du code pénal, au premier rang desquelles l'abus de biens sociaux. Ni l'assentiment des actionnaires ni la décharge obtenue ne constituent une excuse. L'administrateur peut enfin être sanctionné lorsque son comportement a conduit la société à commettre une infraction, les responsabilités pénales de la personne morale et du dirigeant pouvant coexister. En conclusion Cet éventail de sanctions ne doit pas être anxiogène : la responsabilité d'un administrateur suppose un comportement inconsidéré ou une imprudence incompatible avec la fonction. On ne le rappellera jamais assez - un mandat d'administrateur ne s'accepte ni par courtoisie, ni par amitié, ni dans l'espoir naïf que d'autres veilleront aux affaires sociales. Ne pas laisser les organes décisionnels inactifs et veiller au respect des obligations légales, à commencer par l'approbation et le dépôt des comptes annuels - ce qui suppose d'en comprendre la réalité - constitue le minimum attendu de celui ou celle qui endosse cette fonction.
Après le CSA, siège en Belgique, en France ou au Luxembourg ?
· Corporate · BE/FR/LU
Contribution de Me Gérald Stevens au colloque du 12 octobre 2020 sur les ‘Actualités du Droit des Affaires’ organisé par l’UCL Louvain (FuCAM Mons) Le thème de cet exposé, proposé…
Contribution de Me Gérald Stevens au colloque du 12 octobre 2020 sur les ‘Actualités du Droit des Affaires’ organisé par l’UCL Louvain (FuCAM Mons) Le thème de cet exposé, proposé sous la forme d’une question, nous appelle à effectuer un exercice de droit comparé destiné à mesurer le résultat de la réforme opérée par le Code des Sociétés et Associations (le « CSA ») et l’ambition affichée par le législateur de rendre le droit belge plus performant afin de pouvoir attirer de nouveaux entrepreneurs ou groupe de sociétés en Belgique. « Pareille réforme en profondeur est en effet nécessaire, si l’on souhaite offrir aux entreprises un outil adapté à leurs besoins. Elle s’impose encore si l’on souhaite faire du droit belge des sociétés un droit attractif qui soit compétitif sur le plan international par rapport aux droits des autres pays membres de l’Union européenne et qui puisse dès lors constituer un des éléments favorisant des investissements étrangers et contribuant à maintenir un lien entre nos dernières grandes sociétés multinationales belges et notre pays ». (1) Le sujet a été volontairement limité aux deux juridictions avec lesquelles la Région Wallonne a la plus grande proximité, géographique et linguistique, soit la France et le Grand-Duché de Luxembourg. L’exercice revêt une dimension spéciale sachant que la réforme du CSA s’est accompagnée d’une modification du Code de Droit International Privé (le « CDIP »), dans le cadre de laquelle le législateur a résolument abandonné la théorie du siège réel pour privilégier désormais la théorie du siège statutaire le tout, précisément, afin d’encourager, d’une part, les entreprises qui auraient des activités à l’étranger à établir leur siège en Belgique et, d’autre part, d’éviter que des entreprises établies en Belgique ne soient tentées de se déplacer sous d’autres cieux. « Cette situation est d’autant plus handicapante pour la Belgique que la Cour de justice de l’Union européenne a favorisé la libre circulation des sociétés en permettant aux sociétés constituées à l’étranger, dans un pays qui applique en droit international privé le principe du siège statutaire, de poursuivre librement leurs activités en Belgique tout en demeurant régies par leur droit d’origine. Or, entre autres les Pays-Bas, les pays scandinaves, l’Allemagne, l’Italie et les pays anglo-saxons, à l’instar d’ailleurs de la France, ont modernisé leur droit des sociétés pour le rendre plus compétitif. L’on constate ainsi depuis quelques années qu’il est de plus en plus fréquent que des sociétés constituées sous l’empire d’un droit plus simple et plus flexible développent à titre principal leurs activités en Belgique (…). Elle [lire : la réforme] s’impose, enfin, car il est clair aujourd’hui que le droit de sociétés n’est plus une priorité de l’Union européenne et que, dans ce contexte, la Cour de justice de l’Union européenne ne fera que renforcer sa tendance à favoriser l’établissement en Belgique de sociétés étrangères conservant leur nationalité d’origine ». (2) Après un rappel des contours de la théorie du siège statutaire examinée par opposition à celle du siège réel, sera présenté le résultat d’une analyse comparative succincte entre les formes de sociétés les plus usitées dans les trois juridictions concernées, à savoir la SRL (sous sa nouvelle forme) pour la Belgique, la Sàrl pour le Luxembourg et la SAS pour la France, le tout afin de tenter de formuler une réponse à la question posée. La théorie du siège statutaire Notions Bien plus qu’un sujet de droit des sociétés, la théorie du siège statutaire, comme celle du siège réel, rencontre une problématique de droit international privé. Il s’agit en effet de déterminer quelle loi contenant des règles de droit des sociétés (la lex societati s) doit s’appliquer à une société donnée qui, par hypothèse, présente certains éléments d’extranéité (ses actionnaires résident à l’étranger, elle exerce ses activités commerciales dans plusieurs pays, ses administrateurs résident dans des pays différents, etc…). Les règles de droit international privé sont appelées à fixer, dans ce contexte, des critères de rattachement en fonction desquels des opérateurs économiques ou in fine un juge, pourront savoir précisément quel système juridique, en substance quel droit des sociétés, appliquer à la société qui les intéresse. Ce sont ces règles qui, par la même occasion, déterminent ce qu’il y a lieu de considérer comme étant la nationalité d’une société. Traditionnellement, les règles de droit international privé belge reposaient sur la théorie du siège réel selon laquelle une société était considérée comme étant de nationalité belge, et donc soumise aux règles de droit des sociétés belge (il s’agissait pratiquement des lois coordonnées sur les sociétés commerciales, puis du code des sociétés dans sa version de 1999) si son siège réel, c’est-à-dire « le lieu depuis lequel sont prises les décisions relatives à l’organisation, la direction et l’administration d’une société, en somme le centre décisionnel névralgique de celui-ci » (3) désignait un endroit situé en Belgique. Concrètement, l’article 110, alinéa 1er, du CDIP renvoyait, dans sa version antérieure à la réforme, à la notion d’ « établissement principal » qui, selon l’article 4, §3, du même code se détermine en tenant compte principalement du centre de direction, des affaires ou des activités de la personne morale concernée. Au Luxembourg, qui applique toujours la théorie du siège réel, la situation est quelque peu différente dans la mesure où il est renvoyé à la notion plus concrète d’ « administration centrale » qui correspond au lieu où sont tenus ses registres, tant du point de vue du droit des sociétés que de sa comptabilité. (4) A l’inverse, dans la théorie du siège statutaire, le critère de rattachement est plus simplement (en termes de détermination supposée offrir par là une plus grande sécurité juridique), l’adresse du siège de la société telle qu’elle est déterminée par ses statuts. En d’autres termes, par l’effet de l’adoption de cette nouvelle théorie, si les statuts d’une société désignent l’adresse de son siège dans la ville de Mons, de Mouscron ou d’Anvers, cette société est considérée irrévocablement comme une société de droit belge et sera soumises aux règles du CSA. Ceci restera valable et d’application encore que la société en question déploie ses activités commerciales en France ou aux Pays-Bas, que ses administrateurs résident en Allemagne ou en Angleterre, que sa comptabilité soit tenue en Pologne voire même encore au Maroc. Tel était l’objectif résolument poursuivi par le législateur belge dans le cadre de la réforme du CSA et, dans son prolongement du CDIP : celui de détacher la question de la nationalité et donc de l’application de la lex societatis de certains éléments d’extranéité pouvant affecter une société le tout pour autant que, du point de vue de la Belgique, les fondateurs ou actionnaires de la société concernée aient fait le choix délibéré de fixer le siège de ladite société en Belgique. Les travaux préparatoires de la réforme l’illustrent à suffisance : « La liberté d’établissement au sein de l’Union européenne permet donc de choisir, pour la constitution d’une société, un État membre dont la législation est la plus appropriée pour une activité économique déterminée quitte ensuite à avoir le centre de ses activités dans un autre État membre. (5) (…) L’alinéa 1er [de l’article 2 :141] confirme que l’existence juridique des personnes morales est reconnue en Belgique dès qu’elles ont été organisées selon le droit de leur siège statutaire. Compte tenu de la suppression de la doctrine du siège réel, la circonstance quel les personnes morales ont ou n’ont pas leur établissement principal à l’étranger n’est plus pertinente. Seule la situation de leur siège statutaire est prise en considération. (6) (…) Conformément à la doctrine du siège statutaire, les personnes morales sont toujours régies par le droit de l’État sur le territoire duquel leur siège statutaire est établi. D’autres facteurs de rattachement possibles tels que le lieu à partir duquel la société est dirigée, la localisation de ses principales installations de production, ou la nationalité de ses principaux actionnaires ne jouent aucun rôle. (7) (…) En revanche, avec la doctrine du siège statutaire, une entreprise qui opte pour le droit belge demeure soumise à ce même droit, et ce quel que soit l’endroit du monde où elle investit ou ouvre des établissements. À l’inverse, des sociétés étrangères qui investissent et ouvrent des établissements en Belgique ne doivent pas craindre d’être soumises au droit belge des personnes morales sans qu’elles aient pris la décision formelle de déplacer leur siège statutaire en Belgique . (8) ” Situation en France et au Luxembourg Contrairement à la Belgique et selon certaines nuances qui dépassent le cadre de cette présentation, il faut considérer que les systèmes juridiques Luxembourgeois et la Français se rallient toujours actuellement à la théorie du siège réel. L’article 1300-2 de la loi luxembourgeoise du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales (9) ) prévoit en ses 1er et 2ème aliénas que : « Toute société dont l’administration centrale est située au Grand-Duché de Luxembourg, est soumise à la loi luxembourgeoise, bien que l’acte constitutif ait été passé en pays étranger. Lorsqu’une société à son domicile au Grand-Duché de Luxembourg, elle de nationalité luxembourgeoise et la loi luxembourgeoise lui est pleinement appliquée ». (10) En France, la loi du siège réel s’applique en principe (11) sauf lorsqu’il existe une dissociation entre le siège statutaire et le siège réel. En ce cas, le choix est laissé aux tiers de choisir entre l’application de la loi de la juridiction de l’un ou celle de l’autre, par l’effet de l’article 1837 du code civil. (12) Conséquences de l’adoption de la théorie du siège statutaire L’adoption de la théorie du siège statutaire a, dans l’esprit du législateur, comme vocation première à augmenter l’attractivité du droit belge et susciter l’implantation sur notre territoire d’entreprises et autres organisations sans but lucratif. Le seul basculement vers cette théorie est toutefois insuffisant à lui seul et la problématique doit être appréciée en combinaison avec l’exercice de modernisation et de flexibilité que le législateur se proposait d’opérer par ailleurs : « (… ) la doctrine du siège statutaire accroît l’attractivité du droit belge des sociétés et des personnes morales et, partant, accroît également l’attractivité de la Belgique en tant que pays d’implantation : des entreprises et organisations à but non lucratif peuvent facilement et en toute sécurité juridique opter pour le droit belge qui gagnera désormais beaucoup en attractivité à la suite de la modernisation et de la flexibilisation insufflées par le présent projet ». (13) Par ailleurs, la théorie du siège statutaire a une vocation limitée : elle n’identifie le facteur de rattachement que pour la seule lex societatis dont l’objet est lui-même limité à décrire les seules règles de constitution, d’organisation, de fonctionnement et de dissolution applicables aux personnes morales. Ainsi, d’autres règles telles que les règles fiscales, de droit social, du droit de l’environnement ou même en matière d’insolvabilité répondent à des critères de rattachement distincts qui ne se confondent pas avec celui du siège statutaire. « À cet égard, il convient de toujours garder à l’esprit que le siège statutaire n’indique que le droit d’organisation tel que visé à l’article 111, § 1er, du Code de droit international privé. Le critère de rattachement pour de nombreuses autres règles de droit, notamment le droit de l’environnement ou le droit social, reste lié au lieu d’activité de la personne morale: une société ayant un siège statutaire en France qui ouvre en Belgique une usine employant 200 travailleurs sera et restera de ce fait soumise au droit social et au droit de l’environnement belges ». (14) L’idée est séduisante : un entrepreneur peut donc choisir de constituer sa société en Belgique en y localisant son siège, tout en déployant les activités de celles-ci dans un ou plusieurs autres pays selon la règlementation nationale applicable dans ce ou ces pays. (15) Nous avons vu que ceci n’est pas nécessairement possible sous l’angle des droits français et luxembourgeois et constitue dès lors, d’un point de vue théorique, déjà un premier avantage significatif pour la Belgique. Comparatif SRL – SàRL – SAS La théorie du siège statutaire offrant, en Belgique, la possibilité d’opter pour l’application du CSA par la seule élection d’une adresse en Belgique comme siège de la société, il peut être examiné à présent si un tel choix peut se révéler avantageux par comparaison au régime juridique offert dans d’autres pays. Avant d’examiner de manière spécifique et ponctuelle en quoi le régime belge, luxembourgeois ou français serait plus intéressant que les deux autres, il faut rappeler que les écarts existant entre les législations correspondantes n’est, en principe, pas appelé à être significatif. L’exercice d’harmonisation initié voici plus de 50 ans sous l’égide de la Commission européenne mène au constat que, même si cet exercice a été réalisé par voie de directives laissant la plupart du temps aux Etats la possibilité d’implémenter de manière particulière les principes qui y étaient posés, les droits des sociétés en place respectivement dans chacun des pays de l’Union Européenne présentent vraisemblablement plus de similitudes que de différences. Concernant plus particulièrement les juridictions faisant l’objet de notre examen, on ne pourra se départir de l’idée générale solidement ancrée auprès des praticiens du droit des sociétés selon laquelle, d’un côté, le droit des sociétés français présente les plus grandes contraintes étant articulé autour du principe selon lequel tout ce qui n’est pas expressément prévu par la loi est interdit. (16) De l’autre côté, le droit des sociétés luxembourgeois est perçu comme étant le plus flexible des trois systèmes, reposant sur le principe inverse selon lequel tout ce qui n’est pas interdit par loi du 10 août 1915 sur les sociétés commerciales est autorisé. (17) Un des objectifs poursuivi par le législateur belge étant d’augmenter la flexibilité de son droit des sociétés, et possiblement de le rapprocher d’autres régimes réputés pour leur souplesse (le système néerlandais fut beaucoup plus pris comme modèle, notamment quant à la réforme de la SPRL, que le système luxembourgeois), une des façons de mesurer le succès éventuellement enregistré à cet égard pourrait consister dans une comparaison entre les caractéristiques principales (et non-exhaustives) des sociétés les plus communément utilisées dans chacune des trois juridictions soit : La SRL de droit belge La Sàrl de droit luxembourgeois La SAS de droit français Les couleurs utilisées dans le tableau comparatif proposé ci-après proposent de considérer, soit comme un élément de flexibilité accrue (en vert), soit comme un déficit de flexibilité (en rose), le régime applicable à une problématique particulière selon la réponse qui y est apportée dans les deux autres juridictions. [TABLEAU] Conclusion Le tableau fait donc apparaître du point de vue de la flexibilité de meilleurs atouts, et donc un léger ‘avantage’ pour la SRL de droit belge. Est-ce à dire pour autant qu’après le CSA, il y aurait lieu de privilégier invariablement la solution consistant à placer le siège social d’une société en Belgique ? Une telle conclusion doit être nuancée. Tout d’abord, une observation empirique de l’activité des cabinets d’avocats ou autres études de notaires ne permet pas de conclure à l’installation massive de sociétés en Belgique, que ce soit sous la forme de constitution d’entités nouvelles ou de migration de sociétés existantes dans des pays étrangers. Ensuite, et même si l’on a vu que ces questions pouvaient être dissociées, il reste manifestement intéressant pour beaucoup d’entreprises, tant d’un point de vue organisationnel que financier, de fixer le siège statutaire de leur société au même endroit que celui de leur siège administratif ou décisionnel, de leur centre commercial et/ou de production, de sorte que l’attrait que peut représenter un régime juridique intéressant du point du droit de sociétés pourra être occulté par des considérations d’ordre purement géographique liées aux chaines d’approvisionnement ou aux réseaux logistiques par exemple ou, par des préoccupations tenant à la fiscalité, à l’environnement proposé en matière d’emploi et de sécurité sociale pour ne citer que celles-ci. Un entrepreneur n’est pas l’autre et sa perception des avantages (ou inconvénients) proposés par un régime de droit des sociétés donné se fera en résonnance avec des préoccupations opérationnelles, financières et commerciales qui doivent assurément l’animer par ailleurs. Enfin et surtout, comme nous venons de l’observer avec la dernière réforme en Belgique et continuerons à l’observer dans le futur, un système juridique n’est jamais figé. Les préoccupations du législateur belge en termes de compétitivité sont partagées par les législateurs des autres pays européens, et certainement des législateurs luxembourgeois et français qui, en matière de droit des sociétés, ne sont pas restés inactifs au cours des dernières années et poursuivent le même objectif de modernisation et d’attractivité du régime offert aux entreprises. (18) Une réponse tranchée et définitive ne peut donc être apportée à la question posée sans la replacer dans le contexte plus général de la vie des entreprises à l’heure de la mondialisation. [ + ] References ↑ 1 Exposé des motifs, Doc. Parl. , Ch. Repr., 2017-2018, n° 54-3119/001, p. 6 in fine . ↑ 2 Ibid. , p. 6 et p. 7. ↑ 3 N. THIRION, Droit international et européen des sociétés , Bruxelles, Larcier, 2009, n° 14, p. 19, cité par R. AYDOGDU, « La mobilité des sociétés, une révolution conservatrice », in Le Code des sociétés et des associations : contentieux et pratique , p. 33. ↑ 4 A noter que les concepts d’ établissement principal et d’ administration centrale sont tous deux inspirés du Traité sur le fonctionnement de l’Union Européenne (« TFUE ») et plus particulièrement son article 49.1. ; pour l’application de la théorie du siège réel au Luxembourg, voy. section suivante. ↑ 5 Exposé des motifs, op. cit. , p. 15 in fine . ↑ 6 Ibid., p. 108. ↑ 7 Ibid., p. 339. ↑ 8 Ibid. , p. 340. ↑ 9 Anciennement article 159 (avant la renumérotation opérée par un Règlement Grand-Ducal du 19 décembre 2017 ↑ 10 Pour un état des lieux sur la question voy. Dialogue entre A. STEICHEN et A. PRUM, « Siège réel ou incorporation », in Cent ans de droit luxembourgeois des sociétés , Larcier, Bruxelles, 2016, p. 451 à 463. ↑ 11 « Les statuts doivent mentionner le siège réel de l’entreprise, c’est à dire le lieu où est effectivement dirigée la vie de la société (sauf le cas des contrats de domiciliation). Si le siège indiqué est considéré comme fictif, pour des raisons fiscales par exemples, les juges ont la possibilité de déterminer souverainement le siège réel », http://www.greffe-tc-caen.fr/rcs_etabs.php . ↑ 12 « Toute société dont le siège est situé sur le territoire français est soumise aux dispositions de la loi française. Les tiers peuvent se prévaloir du siège statutaire, mais celui-ci ne leur est pas opposable par la société si le siège réel est situé en un autre lieu ». ↑ 13, ↑ 14 Exposé des motifs, op. cit. , p. 341. ↑ 15 Une telle situation et la solution retenue en droit belge n’exclut toutefois pas complètement la possibilité de frottements selon les critères de rattachement de la lex societatis appliqués par les règles de droit international privé d’autres Etats ; voy. à ce sujet R. AYDOGDU, op. cit. , n° 27 et 28, p. 48-49. ↑ 16 Voy. P. LE CANNU et B. DONDERO, Droit des sociétés , 7 ème édition, LGDJ, Paris, 2018, n° 45 : « Les milieux d’affaires se plaignent depuis longtemps du caractère excessivement règlementaire du droit des sociétés ». ↑ 17 A. PRUM et I. CORBISIER, Droit des sociétés, Tableau comparatif des droits luxembourgeois, belge et français et textes légaux luxembourgeois , Bruylant, Bruxelles, 2000, p. XVII. ↑ 18 Pour le Luxembourg, voy. la réforme opérée par la loi du 10 août 2016 portant modernisation du droit des sociétés et la renumérotation complète de la loi opérée par le Règlement Grand-Ducal du 19 décembre 2017. En France, les deux dernières grandes lois de réforme du secteur économique destinées à promouvoir, entre autres la croissance, contenaient des dispositions particulières réformant les dispositions du code de commerce applicables aux sociétés afin d’en moderniser le régime (voy. « loi Macron » du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques et « loi Pacte » du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises).
The impact of COVID-19 on Belgian companies
· Corporate · Belgium
Following the decisions taken in the framework of the fight against the spread of coronavirus in Belgium, companies face significant difficulties in the course of pursuing their…
Following the decisions taken in the framework of the fight against the spread of coronavirus in Belgium, companies face significant difficulties in the course of pursuing their activities. Some measures have been adopted in order to limit the impact of the imposed restrictions on companies aimed at preventing the spread of the virus. In this regard federal and regional governments were granted extraordinary powers so as to take all relevant measures to urgently prevent and handle any problematic situation regarding coronavirus and its consequences. Those powers include, among others, the possibility to adapt applicable legal rules in all matters which may be impacted by the crisis and for which they are competent. The following developments provide a non-comprehensive overview of financial incentives put in place to help companies overcome temporary financial issues special provisions adopted in order to allow the holding of general meetings and meetings of the management body with regards to the current social distancing rules new options for the adjournment of seizures and bankruptcies amendments relating to the passing of notarial deeds new rules applying to the deadlines in the context of bringing legal actions to courts and ongoing civil procedures. As the situation is constantly evolving, executive and legislative powers are continuously adapting and extending these measures, so that this present analysis relates to the measures in place at the time of writing and shall be updated according to the legislative and regulatory developments. Financial incentives Closure premium – The governments of the Brussels-Capital Region, Walloon Region and Flemish Region are planning to grant premiums to companies forced to shut down their business as a consequence of the measures taken in the course of the coronavirus crisis. The terms and conditions for these grants, the application deadlines and the amount of the premiums have been set by each of the three Regions. Deferred repayment of credits – Companies may request a deferment of credit repayment for a maximum period of six months . During this period of time, companies will not be required to repay their credits in capital , although interests remain payable in full. The loan period is therefore extended up to the duration of the deferment period. This option is available for (i) credits with a fixed repayment schedule (ii) cash facilities and (iii) fixed advances. It is conditional upon, among other things, payment difficulties due to the decline in turnover, the decrease of activity, the introduction of temporary or complete lay-offs, and the mandatory shut down measure imposed in order to minimize the spread of the virus. Companies wishing to benefit from the deferral must be based in Belgium and may not already benefit from repayment delays for ongoing credits, taxes or social contributions. In practice, any company applying for deferred repayment terms must contact their bank which will ask for supporting documentation in order to follow up on this request. Banks are not authorized to bill any booking fees nor administrative fees for handling the application. Public guarantee granted in the context of new loans – A new law empowers the federal executive power to grant a public guarantee for new loans and credit lines for a maximum period of one year to viable non-financial companies, SMEs, self-employed workers and non-profit organisations. The royal decree determining the terms and conditions for granting the guarantee shall be issued soon. Equivalent measures are anticipated at regional level. VAT, payroll tax, property tax and other taxes – The federal government has also planned other fiscal incentives for companies, such as: The deferral of payroll taxes, VAT, corporate income taxes, social security contributions, property taxes for the fiscal year 2020; The deferral of tax return filing for corporate income taxes, VAT and the annual client list; An interest-free period or waiver of fines for the non-payment of social security contribution debt, income tax, corporate income tax, VAT etc. Temporary unemployment – Specific measures in the area of employment law, such as the implementation of temporary unemployment rules, have been adopted. Due to the density and technicality of these measures, we refer to other contributions in this respect. General meetings and collegial management bodies Optional and temporary measures have been adopted for meetings which shall or should have been held or convened between the 1 st of March 2020 and the 3 rd of May 2020 . Convening notices that have already been sent may be modified in order to benefit from these measures. Furthermore, meetings convened prior to the 3 rd of May 2020 may be held in accordance with the new rules even if held after their adoption. General meetings – Two options have been implemented: Hold the meeting under specific terms and conditions related to the coronavirus pandemic The management body may impose on participants of all general meetings to exclusively exercise their rights either by correspondence voting to be sent prior to the meeting using a form provided or published online or by proxy sent prior to the meeting, and as the case may be to a single proxyholder designated for this purpose by the management body. These measures are deemed to limit physical attendance of participants at general meetings, which shall henceforth take place with a reduced number of attendees (i.e. members of the management body and, as the case may be, members of the bureau of the assembly, the auditor and the single proxyholder) or even, if minutes do not have to be drawn up before a notary public, without any physical attendance at all (for example by conference call or video conference). It is furthermore possible to hold a general meeting remotely by means of an electronic communication channel, as referred to in article 7:137 of the CSA even if such possibility has not provided for in the company’s articles of association. Defer the general meeting until things get back to normal The management body may choose to defer the ordinary general meeting at a later date (when the situation has returned to normal), even though it has already been convened. In this regard, a deferral of teen weeks for a certain number of decisions to be taken by within statutory periods, such as the requirement to submit the annual accounts to the general meeting within six months since the end of the financial year or the requirement to file the annual accounts and other documents with the BNB within 7 months following the end of financial year has been scheduled. The management body may also defer any special or extraordinary general assembly already convened, except when (i) applying for the alarm bell procedure if the net assets are negative or threatening to become negative, or (ii) convened by the auditor or shareholders pursuant to the new companies and associations code. Collegial management body – The collegial management body may, notwithstanding the relevant statutory requirements: Take all decisions by means of an unanimous written procedure or Hold its meetings and deliberate by means of telecommunication mediums such as conference calls or video conferences, except for decisions that have to be drawn up and certified in due legal form (in which case the physical attendance of a representative, whether a member or non-member of the management body, is required). Seizure and bankruptcy proceedings on hold The government has approved relief measures for companies facing financial difficulties as a result of the coronavirus crisis, provided they were in good standing until the 18 th of March, by protecting them (as a debtor) against seizing measures and bankruptcy proceedings. Companies covered by the new legislation will automatically and temporarily benefit from these legal relief measures . This means that: The company is protected against seizing measures The company cannot be declared bankrupt upon request of its creditors (but still upon request of the public prosecutor or with the agreement of the debtor itself) Ongoing contracts may not be terminated due to payment default Insolvent companies are temporarily not obliged to file for bankruptcy Deadlines within judicial reorganisation plans are automatically extended, and It is up to commercial courts to decide whether a company as a debtor may be granted such a deferral and relief measures when they are invoked as a judicial defence. This does not mean that companies receive carte blanche to take undue advantage of the situation: Judges of the relevant commercial court may at any time, at the behest of a creditor, lift the temporary deferment. The scheme does not apply to companies which were already bankrupt prior to the crisis, but only to companies still in good standing on the 18 th of March who may encounter financial difficulties because of the coronavirus crisis. Notarial deeds Signing of notarial deeds is postponed until the end of the measures taken by the federal government to fight the spread of the coronavirus, except for urgent deeds . For companies, will be considered as being urgent without having to provide any further justification all those deeds which have direct economic consequences for companies as they relate to (i) transactions which have an impact on the financial wealth of the company (capital increases, capital reductions, contributions and reimbursement of contributions, mergers, demergers and change of corporate form,…); (ii) deeds that should be concluded within a certain period of time due to elapse (e.g. approval of annual accounts) or deeds that should be concluded prior to the end of the financial year; (iii) transactions for which specific documents that have already been drawn up are due to expire (e.g. convening notices to general meetings,…). In addition to the cases referred to above, a matter may also be considered as urgent depending on the specific circumstances of the case. A draft bill of law has been filed in order to, inter alia , make it possible to execute remotely authentic notarial proxies (e.g. as required for certain real estate property transactions) by means of video conferencing or to execute a (non-authentic) proxy for the digital signing of notarial deeds, as long as for each of these cases certain conditions are met, including the (already) existing mandatory rules for the validity of electronic signatures. Judicial proceedings Extensions of deadlines – Limitation periods and other deadlines for the filing of judicial acts with civil law courts due to expire between the 9 th of April and the 3 rd of May 2020 included are extended ipso iure for a period of one month after the end of this period. This also applies to procedural deadlines, appeal deadlines as well as for the exchange and filing of written submissions . Deadlines for subsequent time limits are automatically pushed back in accordance with the duration of these extensions. Specifically, the first deadline is extended until the 3 rd of June 2020 and the following deadlines are deferred accordingly. Parties may however, upon mutual consent, decide to stick to the initial calendar, or agree on new deadlines and agree on a new binding calendar on an amical basis. If a procedure is urgent , the relevant court may, upon a motivated request, rule out the extension of the procedural deadlines. Written procedure – Proceedings which have been set for a court hearing due to take place between the 11 th of April 2020 and the 3 rd of June 2020 included, and where all parties have already filed written submissions, will automatically be taken into deliberation by the judge on the basis of these submissions and bundle of evidences, without hearing the parties. Written procedure therefore becomes the rule under these exceptional measures. A party may object to the written procedure by informing the judge in writing no later than one week prior to the court hearing. In this case, the judge may decide to hold a hearing session, by means of video conference as the case may be, to adjourn the case to an undetermined date, or take the case without hearing the parties. His or her decision is not subject to appeal. The judge may further request the parties to provide oral arguments, by way of video conference as the case may be, on certain specific matters of the case. If all parties are opposed to the written procedure, the case shall be deferred to an undetermined date or to a given date, depending on the availability of the relevant jurisdiction.
The new Belgian Code on Companies and Associations
· Corporate · Belgium
A New Company Code On 23 March 2019, the Belgian Parliament approved a bill meant to fundamentally reshape the existing Company Code. The new Belgian Code on Companies and…
A New Company Code On 23 March 2019, the Belgian Parliament approved a bill meant to fundamentally reshape the existing Company Code. The new Belgian Code on Companies and Associations (the ‘ BCCA ’) aims to make Belgium more attractive for both domestic and foreign businesses. The BCCA will increase flexibility for Belgian companies, but will require them to amend their articles of association in order to bring them in line with the new regime. Hereafter are the most critical changes with regard to companies: SRL/BV From the SPRL/BVBA to the SRL/BV The Société privée à responsabilité limitée (SPRL)/Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BVBA) remains as a company form, but has been rebranded as Société à responsabilité limitée (SRL)/Besloten vennootschap (BV) . Its founders and shareholders will enjoy considerable contractual freedom in the drafting of the articles of association. Thanks to this flexibility, it is expected that the BV/SRL will become the standard form for limited liability companies Main changes in the SRL/BV The main changes in the SRL/BV regime are as follows: No share capital/No minimum capital requirement The concepts of share capital and minimum capital requirement have been abandoned for the BV/SRL. However, the founders of a BV/ SRL will have to provide ‘sufficient’ equity upon incorporation in view of the company’s anticipated activity, taking into account the other financing sources of the company. In this respect, the founders shall justify such equity amount in a more detailed financial plan than under the previous regime, and there will be a stronger emphasis on the founder’s liability. For existing companies, share capital and legal reserve will be automatically converted into a statutory unavailable reserve ( Capitaux propres / Eigen vermogen ), which companies can make available for distribution by amending their articles of association. Dissociation of political rights from financial rights In the new regime, there is no necessary link between the value of the contribution and the rights attached to the shares. The reformed regime offers: the possibility to issue shares with multiple, conditional or even no voting rights for non-listed SRL/BVs and the possibility to grant double voting rights to ‘loyal’ shareholders for listed SRL/BVs. The rule “one share, one vote” is no longer mandatory. the possibility to allocate unequal economic rights attached to shares: there is no necessary link between the value of the contribution and the number of shares issued in exchange for it. Possibility to make shares freely transferable and to admit them to trading on a regulated market The rule of the consent of the shareholders for any transfer of shares, which was required in the SPRL/BVBA under the previous regime, has been adapted. Under the BCCA, the articles of association may opt out of this rule, for instance by stipulating that the shares are freely transferable. Possibility for the shareholders to delegate to the directors the right to issue new shares This possibility is similar to the authorized capital regime already existing in the SA/NV and has been extended to the SRL/BV. Possibility to obtain shares in exchange for a labour contribution The BCCA offers the possibility for the SRL/BV to be granted shares in exchange for the contribution of past or future labour. Possibility to issue not only shares and regular bonds, but also any type of non-prohibited security (such as convertibles bonds, warrants…) Possibility to distribute interim dividends to shareholders throughout the entire financial year Distributions of interim dividends to shareholders are authorised by the BCCA but are subject to (i) a double check, consisting of a ‘solvency test’ (as a result of the distribution, the net assets of the company may not become negative) and a ‘liquidity test’ (the company must remain able to honour its debts within twelve months following the distribution) and (ii) a specific delegation to the directors in the articles of association. Possibility to protect directors from dismissal by offering them notice periods and severance payments (or by imposing the obligation to give reasons for the dismissal) Possibility for the board of directors to entrust daily management to one or more natural persons or legal entities (previously only possible for the SA/NV) New rules applicable to exit or exclusion as a result of conflict between shareholders Under the former regime, shareholders could be forced by the court to sell (judicial exclusion) or purchase (judicial exit) each other’s shares in case of “valid reasons” as a way to resolve conflicts within a company. The BCCA maintains those possibilities, but now explicitly confirms that the court will be bound by provisions in the articles of association or shareholders’ agreement which determine the price of the shares in such a case. In addition, and this is a special feature of the SRL/BV, the articles of association may allow for the exclusion of a shareholder from the shareholders’ meeting for reasons specified therein, or conversely grant the possibility to the shareholders to have their shares redeemed by the company. This option must be provided in the articles of association and the distribution to the exiting shareholder must be postponed as long as the SRL/BV does not pass the solvency and liquidity tests. SA/NV The Société anonyme (SA)/Naamloze vennootschap (NV) remains as a company form while its regime is slightly amended. The main changes relating to the SA/NVs include the possibility to : incorporate SA/NVs with a single shareholder ; issue shares with multiple, conditional or no voting rights for non-listed SA/NVs; listed SA/NVs can grant double voting right to ‘loyal’ shareholders; allocate unequal economic rights attached to shares in SA/NVs; put in place a flexible governance structure consisting of a one-tier model (board of directors), a two-tier model (management board and supervisory board consisting of different persons) or a single director. In the latter case, it will be possible to appoint such director in the articles of association in order to secure his position and also to grant him extraordinary powers with respect to decisions of the general meeting of shareholders (veto right) in order to replicate the former regime of the ‘ Société en Commandite par Actions/Commanditaire Vennootschap op Aandelen ” which no longer exists as a specific form of company; protect directors in SA/NVs from dismissal by offering them notice periods and severance payments (or by imposing the obligation to give reasons for the dismissal); distribute interim dividends to shareholders throughout the entire financial year. Four main differences remain between the SA and the SRL: the existence of a minimum share capital and the protective rules of this share capital in the SA/NV the possibility now offered to the SA/NV to have a true dual system consisting of a supervisory board and a management board the possibility of introducing in the SRL/BV, by means of a statutory clause, out of court exit and exclusion involving financial support by the company. the possibility for SRL/BV only to issue shares in exchange for a labour contribution Focus on directors Hereunder are the main changes relating to the directors, decision-making process and representation of Belgian companies: Revocability of directors – The principle according to which directors of an NV/SA must at all times remain subject to dismissal free from restrictions ( ad nutum ) is abandoned, and the possibility to grant a severance payment or stipulate a notice period is now explicitly provided for. Directors’ liability – The BCCA provides for the joint and several liability of the directors for negligence of the management body except for negligence in which they were not involved, provided they denounced the alleged negligence to the other members of the management body. Liability cap for directors – The director liability is capped to certain amounts in case of ‘slight’ negligence. The monetary limit on the amount for which directors can be held liable ranges from EUR 125,000 to EUR 12 million, depending on the balance sheet total and turnover of the legal entity (except for listed companies where the highest cap always applies). The cap will however not apply to repeated negligence, gross negligence, fraud, any kind of liability towards the tax and social security authorities, and to various other special liability regimes. Boards may adopt resolutions in writing – The board may unanimously adopt all resolutions in writing, unless the articles of association stipulate otherwise. Permanent representatives – When a legal entity is appointed as a director, such legal entity must appoint a natural person as permanent representative. It is explicitly stated that a permanent representative of a legal entity cannot personally be appointed as a director of the same company. Under the BCC, the permanent representative had to be a shareholder, manager, director or employee of the legal entity. The BCCA abandons this requirement, which means that companies will now have more flexibility in appointing a permanent representative. Daily management redefined – The board of directors may entrust daily management of the company to one or more natural persons or legal entities. This is henceforth also possible for a BV/SRL. The BCCA also gives for the first time a legal definition of daily management, which shall cover the day-to-day business of the company, as well as decisions and actions that are either urgent or have little impact. E-mail address and website – Companies may include in their articles of association an official e-mail address and, where appropriate, a website. International perspective Nationality of a company – Under Belgian conflict-of-law rules, the nationality of a company, and therefore the applicable company law, will no longer be determined by the place where management decisions are made (‘real seat theory’) but rather by the place where the registered office is located (‘incorporation theory’). Hence, Belgian company law shall always apply to companies with registered offices in Belgium, even if they are effectively managed from abroad. However, for corporate income tax purposes, the place of effective management will remain an important criterion for determining whether a company qualifies as a Belgian tax resident. Furthermore, environmental law, social law and insolvency law may use alternative criteria to determine in which situation they will apply to Belgian or foreign entities. Mobility of companies – In ord er to guarante e the mobility of companies, the BCCA provides for new rules on the cross-border transfer and restructuring of companies without loss of their legal personality. Entry into force in 3 steps 1 st May 2019 – The BCCA immediately applies to new companies incorporated on or after 1 st May 2019 and will progressively apply to existing companies which have acquired legal personality before that date. 1 January 2020 – Unless they elect to comply early and in full with the BCCA ( opt in ) , the mandatory provisions will apply to existing companies as of 1 January 2020 even if the articles of association of the company have not been brought in line with the new BCCA. In such case, if a statutory clause is contrary to one of these mandatory provisions, the statutory clause will be deemed unwritten (and therefore will no longer be applied). However, as of that date, the BCCA’s non mandatory provisions will only apply to the extent that the articles of association do not deviate from them. Finally, if an existing company amends part of its articles of association prior to that date, it will have to modify them as a whole in order to bring them completely in line with the BCCA. 1 st January 2024 – This date is the final deadline for existing companies and associations to bring their articles of association in line with BCCA and/or to convert into another company form. Company forms which have been abolished will then be automatically converted into a different company form and will have the obligation to amend their articles of association within six months. Directors shall be jointly and severally liable for any damage to the company, or to any third party, that is a result of the failure to adapt the articles of association to the BCCA in time.
UBO disclosure obligations in Luxembourg
· Compliance · Luxembourg
On 1st March 2019 a law dated 13 January 2019 implementing new disclosure obligations in relation to ultimate beneficial owners (“UBO’s”) of legal entities has come into force in…
On 1st March 2019 a law dated 13 January 2019 implementing new disclosure obligations in relation to ultimate beneficial owners (“UBO’s”) of legal entities has come into force in Luxembourg. Through this law and in accordance with EU legislation, Luxembourg has created a national register for UBO’s entailing mandatory duties and obligations for any legal entity existing under the laws of Luxembourg. Here is what you should need to know about these disclosure obligations. Concept of UBO A UBO is defined as any natural person who ultimately owns or controls a legal entity or as any natural person for whom a transaction is executed or an activity realized. The criteria for identification of a UBO may either be based on the direct or indirect ownership the person has in the relevant entity and/or on the control the person exercises over said entity. The holding by a natural person of more than 25% of the shares of a company is an indication of such beneficial ownership, which however does not mean that any natural person owning less than 25% is automatically excluded of the status of UBO (as the control can be exercised through other means). If no UBO can be identified by application of these criteria or if there is still uncertainty as to the qualification of UBO-ship of a person, information about the natural person(s) holding the position of senior management of the company shall be filed with the UBO Register instead. Information to be disclosed name and given name(s); nationality(ies); day, month, year, and place of birth; country of residence with precise details of the private or professional address; for individuals registered in the Luxembourg national register of natural persons: the identification number (matricule); for those not registered in the Luxembourg national register of natural persons: the foreign national identification number; nature and extent of the beneficial interest held in the company. UBO disclosure obligations entered into force in Luxembourg on 1 March 2019 2 / 2 In case the relevant Luxembourg entity is a company listed on a regulated market in Luxembourg, in the EEA, or with a third-country market, which is recognized as equivalent by the European Commission, then the UBO information to be disclosed can be limited to the name of the regulated market(s) on which the company is admitted to trading. Timing Legal entities have six months, starting on 1 March 2019 (i.e. ending on 31 August 2019) to comply with their new obligations. As of the expiry date of this initial term, legal entities or their proxy must request the application for registration of the relevant information relating to their UBO(s) within one month as of the date on which the company became aware or should have become aware of the event that triggered the obligation of registration, or of amendment of the information contained in the UBO Register. Responsibility to disclose; process; and sanctions The UBO disclosure obligation is incumbent to Luxembourg legal entities existing under the laws of Luxembourg, whatever their legal forms including non-profit organizations (ASBL). The information filed must be accurate, complete, and up-to-date. Failure by such entities and their relevant UBO(s) (who must make the relevant information available to the relevant entity) to comply with their respective obligations is subject to criminal sanctions consisting in fines of an amount ranging from EUR 1,250- to EUR 1,250,000.. Data protection The Law does not provide for specific data protection rules but merely grants to the Ministry of Justice the function of data controller. It is however admitted that legal entities, which are collectors and custodians of information and supporting documentation relating to their UBO(s), should collect and keep this information in compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR). Access to the information contained in the UBO Register The UBO Register may be accessed without any limit by national authorities such as the State prosecutor, tax administrations, financial authorities, etc. The general public shall also be granted access to the UBO Register but with some limitations. However, for privacy protection reason, private and/or professional address and identification number of the UBO’s shall not be accessible to the public. Any legal entity or UBO may submit a request to limit the access of the register’s information to national authorities and some professional (e.g. banking and financial institutions, notaries, etc.) based on exceptional circumstances clearly identified (e.g. the UBO is a minor or is otherwise incapacitated or the information would expose the UBO to a risk of fraud, kidnapping, blackmail, extortion, harassment, violence, or intimidation). Practical advice for Luxembourg companies: how to be prepared? It is the fiduciary duty of the management body of all Luxembourg entities to comply with these disclosure obligations by 31 August 2019, at the latest. Relevant information about their structure’s UBO(s) should therefore be collected in accordance with the following process: identify the UBO(s); request the identification data of each UBO; identify a legal representative (i.e. manager/director/management body) or appoint an authorized representative (e.g. special power of attorney) who owns a local user account type “Luxtrust certificate” (e.g. Token, Smartcard, Signing Stick, etc.) who will record and fill in the relevant information with the UBO Register via the Luxembourg Business Registers’ online platform in the name and on behalf of the entity. It is highly recommended that concerned legal entities implement internal procedures so that they are in a position to obtain, hold, and record adequate, accurate, and up-to-date information on their UBO(s) at any time and are able to inform the UBO Register of any change. Trialys Law Firm has the required capabilities and is keen to perform the filing of the relevant information with the UBO Register in the name and on behalf of its clients. Please do not hesitate to contact us should you have any questions or need of assistance.
The reasonable period of notice in the event of the unilateral termination of a sales concession by the licensor
· Commercial · Belgium
Companies frequently use “sales concessions” to market and/or distribute their products. The sales concession differs essentially from other forms of commercial distribution by…
Companies frequently use “sales concessions” to market and/or distribute their products. The sales concession differs essentially from other forms of commercial distribution by the fact that the economic risk is borne by the dealer to which the right is granted to sell, in their own name and for their own account, the licensor’s products. A licensor, whether a Belgian or foreign company, intending to unilaterally terminate a sales concession must, however, pay particular attention to the Belgian Code of Economic Law which provides that, besides the case of a serious breach from the dealer of its obligations, certain sales concessions can be terminated only with reasonable period of notice or a fair compensation to be determined by the parties at the time of the termination of the contract. Read full article in French
Amendment to the legislation on investment services and investment firms
· Banking & Finance · Luxembourg
Belgian law distinguishes between two categories of investment firms: brokerage companies; and portfolio management and investment advisory companies. “Brokerage companies” are…
Belgian law distinguishes between two categories of investment firms: brokerage companies; and portfolio management and investment advisory companies. “Brokerage companies” are authorized to provide the full range of investment services and to carry out all investment activities provided for by law and the MiFID Directive. Their prudential supervision is carried out by the NBB, which is also competent for credit institutions. In contrast, the authorization of “portfolio management and investment advisory companies” is limited to certain investment services or activities. The prudential supervision of these companies is carried out by the FSMA. The “Law of 25 October 2016 on the access to the investment services activity and the status and supervision of portfolio management and investment advisory companies” came into force mid-November. It revokes the “Law of 6 April 1995 on the status and supervision of investment firms” while retaining and updating a large majority of its provisions. This law is limited, on the one hand, to rules relating to accessing the investment services activity—which are the same for both categories of investment firms—and, on the other hand, to the specific rules relating to the prudential supervision of portfolio management and investment advisory companies. As for rules relating to the status and supervision of brokerage companies, they have been incorporated into the “Law of 25 April 2014 on the supervision and status of credit institutions”. Here, a specific title devoted to brokerage companies has been introduced with the adoption of a “Law of 25 October 2016 on the status and supervision of brokerage companies and carrying various provisions”.
The law of 22 December 2017 amending and inserting provisions on payment accounts and payment services in various books of the Code of Economic Law
· Banking & Finance · Belgium
On 22 December 2017, the law amending and inserting provisions on payment accounts and payment services in various books of the Code of Economic Law was published in the Belgian…
On 22 December 2017, the law amending and inserting provisions on payment accounts and payment services in various books of the Code of Economic Law was published in the Belgian Official Gazette. Most of the articles of this law will come into force on 1 February 2018. With 32 articles, this law aims at transposing Directive 2014/92/EU of the European Parliament and the Council of 23 July 2014 on the comparability of fees related to payment accounts, payment account switching, and access to payment accounts with basic features. This directive is commonly referred to as the Payment Account Directive (PAD) (1) . Aimed at offering consumers (i) transparency and comparability of fees related to payment accounts and services, (ii) the possibility to switch payment accounts and (iii) access to a basic payment account, the law makes amendments and additions to various books in the Code of Economic Law. Accordingly, the consumer must have at their disposal, on a date set by the King: a pricing information document containing a list of at least 10 and a maximum of 20 of the most representative services related to a payment account. Additionally, when these services are offered by a payment service provider, they must have the corresponding fees for each service or to the services related to a payment account. The document must also include the standard terms and corresponding definitions of the listed services. The law also specifies the formal rules for such a pricing document and provides that it is the King’s duty to keep, modify, and complete such a pricing information document (2) ; a free-of-charge statement of all costs incurred and, if needed, information regarding the interest rates for the services related to a payment account. This statement must be provided by the payment service providers within the meaning of Article 7 of the law. It also requires a list of the minimum information that must appear on this statement; a free-of-charge website, developed and operated by the FSMA, which enables an independent assessment of costs. This website should at least compare the fees for the services mentioned in the information document. In addition, the law tends to increase the obligations of payment service providers since they are required to offer basic banking services to consumers. It seems, nevertheless, that the law allows the refusal to grant such a service to a consumer when they already have another payment account in Belgium through which they can use the payment services or an account whose average cumulative annual credit balance exceeds EUR 6,000 (3) . However, the credit institution must refuse the consumer’s request when there is a violation of the law of 18 September 2017 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing and on the limitation of the use of cash. Finally, the law also aims at providing a legislative framework for consumers to facilitate the switching of payment accounts in Belgium. Indeed, the account switching service is initiated by the receiving payment service provider at the request of the consumer. Once this request has been made, the procedure will be initiated between the receiving payment service provider and the transmitting payment service provider where the latter must fulfil certain obligations within the time limits set out in Article 21. [ + ] References ↑ 1 In Luxembourg, the same directive was the subject of a law of 13 June 2017 on payment accounts ( http://legilux.public.lu/eli/etat/leg/loi/2017/06/13/a559/jo ). ↑ 2 On the other hand, the payment service provider has an obligation to make a glossary available to consumers, including at least the standard terms contained in the list and their definitions (art. 6 §4). ↑ 3 Articles 14 & 15.
Publication of non-financial and diversity information by certain large undertakings and groups
· Compliance · EU
The law of 3 September 2017 on the publication of non-financial and diversity information by certain large undertakings and groups (the “ Law “) came into force on 21 September…
The law of 3 September 2017 on the publication of non-financial and diversity information by certain large undertakings and groups (the “ Law “) came into force on 21 September 2017. It transposes Directive 2014/95/EU of the European Parliament and the Council of 22 October 2014 and amends Articles 96 and 119 of the Companies Code concerning the content of the management report on the annual accounts and of the report on the consolidated accounts. The Law contains two new types of reporting introduced by the above-mentioned Directive: the first concerns non-financial information and the second pertains to the diversity policy conducted with regard to members of the Board of Directors, members of the Executive Committee, and other managers and delegates for the daily management of a listed undertaking. Read full article in French
Buying a business: asset deal or share deal?
· Corporate & M&A
When buying a business, is it preferable to acquire the assets of the target company (i.e. its business, in whole or in part) or the company itself (i.e. buying the majority or…
When buying a business, is it preferable to acquire the assets of the target company (i.e. its business, in whole or in part) or the company itself (i.e. buying the majority or all its shares)? The practitioners’ jargon distinguishes between an asset deal and a share deal. Special attention should be paid as the consequences of these two methods may be significantly different from a legal, accounting, and fiscal point of view. Read full article in French
Expertisegebieden
Commercieel & Contracten
Concessie-, agentuur- en distributieovereenkomsten, commerciële relaties en dagelijkse contracten.
Onderhandeling, opstelling en herziening van commerciële contracten in het algemeen (verkoop, diensten, onderaanneming)
Herstructureringen van kapitaal en recapitalisaties
Corporate governance (aandeelhoudersovereenkomsten, preferente rechten en controle, familiehandvesten, aandelenopties enz.)
Statuut van bestuurders en hun aansprakelijkheid
Incentiveregelingen voor personeel of bestuurders (aandelenopties, winstbewijzen, enz.)
Geschillenbeslechting (conflicten tussen aandeelhouders en/of bestuurders, uitsluiting en uittreding, aansprakelijkheid van bestuurders)
Fusies, splitsingen, zetelverplaatsingen
Vrijwillige ontbindingen
Bank & Financiën
Financieringsstructuren, regelgeving, betaaldiensten en beleggingsondernemingen in Luxemburg en België.
Financiering en kapitaalophaling (kapitaalverhogingen, IPO's, obligatieleningen, schulden en bancaire relaties…)
Inpandgeving van aandelen en legal opinions
Private equity en venture capital: oprichting, structurering, beheer en werking van fondsen en investeringen (België: OPC, OPCA, PRICAFS, FIIS, holdingvennootschappen, club deal, enz. / Luxemburg: SIFs, SICARs, RAIFs en Special Limited Partnerships (SLPs))
Relaties tussen investeerders, vergoeding van beheerders en optimalisatie van geldstromen (management fees, carried interest, first liquidation right, enz.)
Structurering van roerende en onroerende investeringen
Arbeidsrecht
Arbeidsovereenkomsten, specifieke verloningssystemen, beëindigingen en arbeidsgeschillen, voor werkgevers en werknemers.
Onderhandeling, opstelling en sluiting van arbeidsovereenkomsten
Invoering van specifieke verloningssystemen (bonussen, voordelen, optieplannen)
Gérald is afgestudeerd aan de UCLouvain in 1993. Hij is ingeschreven aan de balie van Brussel sinds 1994 en aan de balie van Luxemburg sinds 2006. Hij doceerde meer dan 20 jaar vennootschapsrecht aan de UCLouvain in Bergen.
info@trialys.com
Alexandra Pardou
Vennoot
Balies: Balie van Brussel, Balie van Luxemburg
Diploma's en universiteiten: Université libre de Bruxelles, Universiteit Gent
Alexandra behaalde een rechtendiploma aan de Université libre de Bruxelles (2006) en een diploma vennootschapsrecht aan de Universiteit Gent (2007). Zij is ingeschreven aan de balie van Brussel sinds 2008 en aan de balie van Luxemburg (lijst IV) sinds 2016.
info@trialys.com
Jerry Mosar
Vennoot
Balies: Balie van Luxemburg
Diploma's en universiteiten: Université Paris I Sorbonne
Jerry behaalde zijn rechtendiploma aan de Université Paris I Sorbonne. Hij begon zijn loopbaan aan de balie van Luxemburg in 1993.
info@trialys.com
Jean-Yves Lhommel
Vennoot
Balies: Balie van Luxemburg
Diploma's en universiteiten: UCLouvain, Université libre de Bruxelles
Talen: Frans, Engels, Duits
Expertisegebieden: Vennootschapsrecht, Internationale herstructureringen, Private equity & VC
Biografie
Jean-Yves behaalde een rechtendiploma aan de UCLouvain (1995), gevolgd door een postuniversitair diploma in fiscaal recht aan de Université libre de Bruxelles (1997). Hij is ingeschreven aan de balie van Luxemburg en bouwde zijn loopbaan uit binnen Magic Circle- en Big Four-advocatenpraktijken, onder meer als hoofd van de corporate-praktijk van een toonaangevend internationaal juridisch netwerk in Luxemburg en als Luxemburgse vertegenwoordiger voor het netwerk internationale bedrijfsreorganisaties.
jean-yves.lhommel@trialys.com
Laurent Mosar
Vennoot
Balies: Balie van Luxemburg
Diploma's en universiteiten: Université Paris I Sorbonne
Laurent behaalde diploma's in rechten en politieke wetenschappen aan de Université Paris I Sorbonne. Hij is ingeschreven aan de balie van Luxemburg sinds 1983. Hij is lid van het Luxemburgse parlement (Chambre des Députés) sinds 1994, dat hij voorzat tussen 2009 en 2013. Hij is momenteel lid van de gemeenteraad van de stad Luxemburg.
info@trialys.com
Agathe Le Callonnec
Senior medewerkster
Balies: Balie van Luxemburg
Diploma's en universiteiten: Université du Luxembourg
Agathe behaalde een LL.M. in Europees ondernemingsrecht (Université de Luxembourg, 2020). Zij is ingeschreven aan de balie van Luxemburg sinds 2026, na meer dan 15 jaar te hebben gewerkt als juridisch adviseur binnen een Big Four-kantoor in Luxemburg en bij een Luxemburgs vastgoedinvesteringsfonds.
info@trialys.com
Aminatou Akobé
Medewerkster
Balies: Balie van Brussel
Diploma's en universiteiten: Université de Yaoundé, ULB
Aminatou behaalde een master in ondernemingsrecht aan de Université de Yaoundé (2012) en een LL.M. in internationaal ondernemingsrecht (ULB, 2025). Zij is ingeschreven aan de balie van Brussel sinds 2025, na verschillende jaren als advocate in Kameroen te hebben gepraktiseerd.
info@trialys.com
Cécile Meyer
Medewerkster
Balies: Balie van Luxemburg
Diploma's en universiteiten: Université du Luxembourg
Cécile behaalde een master in Europees recht (2019) en een gevorderde LL.M. in Europees ondernemingsrecht (2020), beide aan de Université du Luxembourg. Zij is ingeschreven aan de balie van Luxemburg sinds 2023.
Als corporate assistente staat Ervina in voor de administratieve taken verbonden aan de oprichting, het bijhouden van de vennootschapsregisters en de vereffening van rechtspersonen.
Jennifer assisteert de advocaten van het departement contentieux van het kantoor.
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Algemene voorwaarden
Bedrijfsinformatie
TRIALYS is in België een besloten vennootschap (BV) met maatschappelijke zetel te 1170 Brussel, Terhulpsesteenweg 166, ingeschreven in het Brussels Register van de Rechtspersonen onder het nummer 0634.578.255 en in Luxemburg, een kostenassociatie tussen Gerald Stevens, Alexandra Pardou, Jean-Yves Lhommel en Jerry Mosar.
Alle advocaten van TRIALYS beschikken over de toelating om hun beroep uit te oefenen onder de titel van « avocat » of « advocaat » in België of « avocat à la cour » in Luxemburg. Zij zijn ofwel lid van de Balie te Brussel (Ordre français du barreau de Bruxelles) en/ofwel van de Balie te Luxemburg.
Kantoor te Luxemburg
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F.: + 352 46 26 76
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BTW (BE) 0634.578.255
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Rules of Conduct
Gelieve volgende websites te willen raadplegen voor de professionele gedragsregels die van toepassing zijn op onze advocaten:
België: www.avocats.be
Luxemburg: www.barreau.lu
Algemene Voorwaarden
Het advocatenkantoor Trialys is een kostenassociatie tussen advocaten die ervoor hebben gekozen om hun dienstverlening gemeenschappelijk te organiseren teneinde de uitoefening van hun beroep te vergemakkelijken.
Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, zijn deze algemene voorwaarden van toepassing op alle diensten die worden uitgevoerd door een advocaat van het kantoor, ongeacht of deze diensten bestaan uit juridisch advies, bijstand in het kader van gerechtelijke of buitengerechtelijke procedures of in het kader van een transactie.
Artikel 1
In deze algemene voorwaarden dient onder « Trialys » te worden begrepen, de advocaat van het advocatenkantoor waarmee de contractuele relatie is aangegaan overeenkomstig een opdrachtbevestiging of, bij afwezigheid van een dergelijke brief, de door de cliënt geraadpleegde advocaat die heeft gehandeld met de zaak onder zijn/haar handtekening (dominus litis).
Artikel 2
Tenzij anders overeengekomen in de opdrachtbevestiging (of in een andere schriftelijke vorm) gesloten tussen Trialys en de cliënt, wordt de dienstverlening door Trialys beheerst door deze algemene voorwaarden, met uitsluiting van andere algemene of bijzondere voorwaarden.
Artikel 3
Alle diensten worden door Trialys uitsluitend uitgevoerd ten behoeve van haar cliënten. Derden zullen en kunnen geen rechten putten uit de verrichte diensten of uit de daaruit voortvloeiende resultaten.
Artikel 4
In het kader van haar dienstverlening, is Trialys uitdrukkelijk gemachtigd om, indien nodig, juridische of niet-juridische taken uit te besteden aan externe dienstverleners.
Artikel 5
De totale aansprakelijkheid van de advocaten van Trialys met betrekking tot de diensten die zij leveren is beperkt tot de dekking van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de advocaat waarvan sprake in voormeld artikel 1 die niet minder is dan 1.250.000 EUR en die voor sommigen onder hen, tot 16.250.000 bedraagt.
Indien de geleverde diensten om welke reden dan ook niet worden gedekt, is de aansprakelijkheid van Trialys ten opzichte van haar cliënt beperkt tot twee (2) maal het totale bedrag van de door Trialys gefactureerde vergoedingen en die effectief door de cliënt werden betaald, met een maximum van 125.000 EUR.
Artikel 6.1 — Anti-money laundering (AML) and Know your customer (KYC)
België en Luxemburg hebben wet- en regelgeving aangenomen met betrekking tot de strijd tegen het witwassen van geld en het financieren van terrorisme, die vereisen dat Belgische en Luxemburgse advocaten bij het aangaan van een zakelijke relatie:
voldoende informatie over en identificatie van hun cliënten te verkrijgen;
de structuur van de overwogen transactie(s) begrijpen;
de oorsprong van de te gebruiken fondsen in de voorgenomen transactie(s) verifiëren;
de bestemming van de beleggingen en financieringen die in de beoogde transactie(s) zijn gemaakt verifiëren; en waar relevant
de identificatie van de advocaten van de cliënten, samen met een bewijs van hun vertegenwoordigingsbevoegdheid (deze informatie moet worden gedocumenteerd in de vorm van schriftelijke documentatie, die eventueel ook kan worden onderworpen aan openbare legalisatie en certificering), verifiëren.
Door een beroep te doen op de advocaten van Trialys worden cliënten geacht uitdrukkelijk de inspanning te hebben geleverd om volledig en tijdig samen te werken om te kunnen voldoen aan de KYC/AML-verplichtingen van Trialys. In het bijzonder, maar niet alleen, zullen cliënten verplicht worden om aan Trialys de identiteit van de uiteindelijk begunstigde eigenaar(s) kenbaar te maken van de transactie of van de zaak waarvoor een beroep wordt gedaan op Trialys, alsmede van eventuele wijzigingen dienaangaande die zich in de loop van de relatie met Trialys zouden kunnen voordoen. Cliënten kunnen worden gevraagd en worden geacht te hebben ingestemd met het ondertekenen van certificaten of documenten die voor dat doel vereist zijn. Indien Trialys van mening is dat zij haar KYC/AML-verplichtingen niet op bevredigende wijze kan vervullen, behoudt zij zich het recht voor om, op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving, de uitvoering van de opdracht van de cliënt te schorsen en/of te beëindigen.
KYC/AML-plichten van Trialys brengen de verplichting met zich mee, onder bepaalde omstandigheden en onder bepaalde voorwaarden, om verdachte activiteiten te melden in geval van een vermoeden dat gelden of andere activa het voorwerp zijn van witwaspraktijken. Indien Trialys dergelijk vermoeden heeft, zal de wettelijke rapporteringsverplichting die op Trialys rust ten aanzien van de autoriteiten, primeren. Deze wettelijke plicht primeert op elke geheimhoudingsplicht die op Trialys rust ten aanzien van haar cliënten. Trialys zal niet aansprakelijk zijn voor enige schade die, direct of indirect, zou kunnen ontstaan als gevolg van dergelijke openbaarmaking aan de autoriteiten.
Cliënten mogen geen geld overmaken aan Trialys voordat zij aan Trialys alle bewijsstukken die van hen wordt gevraagd in het kader van de KYC/AML-verplichtingen hebben overgemaakt, noch mogen zij derden verzoeken om betalingen uit te voeren op de bankrekeningen van Trialys zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Trialys.
Artikel 6.2 — Provisie
Iedere opening van een dossier kan aanleiding geven tot een verzoek om een provisie. Dergelijke provisie moet vooraf worden betaald bij het openen van het dossier en voorafgaand aan de uitvoering van iedere dienst. In het geval dat meerdere dossiers voor dezelfde klant worden behandeld, kan de provisie worden gekoppeld aan een of meer specifieke zaken, of globaal worden vastgesteld rekening houdend met het volume van de zaken. De provisie kan op elk moment in de loop van de uitvoering van het toegewezen mandaat, op basis van de omvang van de reeds uitgevoerde diensten en/of van de beoogde toekomstige diensten, worden herzien.
Artikel 6.3 — Erelonen
Tenzij anders schriftelijk overeengekomen met de cliënt, worden de vergoedingen berekend door het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met het standaard uurtarief van de teamleden van Trialys verhoogd met een toeslag van 7% om de kantoorkosten te dekken.
Artikel 6.4 — Facturatie
Vergoedingen, kosten en uitgaven worden in principe maandelijks gefactureerd. Facturen die de details bevatten van de verrichte werkzaamheden en de gemaakte uitgaven zijn onmiddellijk na ontvangst betaalbaar en worden automatisch verhoogd in geval van niet-betaling na 30 dagen met een nalatigheidsinterest van 10% per jaar.
Artikel 6.5 — BTW
De facturen die door Trialys worden opgemaakt zijn onderworpen aan een BTW van 21% voor België en 17% voor Luxemburg. Cliënten worden verzocht eventuele BTW-vrijstellingen waarvan zij zouden genieten te melden op het ogenblik dat zij hun facturatiegegevens aan Trialys communiceren (zie voormeld artikel 6.1).
Artikel 6.6 — Betwisting
Trialys moet schriftelijk op de hoogte worden gebracht van elke claim met betrekking tot een factuur of de diensten waarop ze betrekking heeft en dit binnen de 30 dagen na de datum vermeld op de betrokken factuur. Indien binnen die termijn geen bezwaar wordt gemaakt, wordt de cliënt geacht te hebben aanvaard dat de factuur correct is alsmede de diensten waarop zij betrekking heeft.
Artikel 7
Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is er in hoofde van Trialys bij het verlenen van haar diensten sprake van een middelenverbintenis. Trialys is niet aansprakelijk in geval van overmacht, een vreemde oorzaak of daden van derden. Trialys zal de nodige zorgvuldigheid in acht nemen wanneer zij een beroep doet op externe dienstverleners (met inbegrip van onder meer buitenlandse advocaten, notarissen, accountants, gerechtsdeurwaarders, deskundigen, adviseurs, post- of koerierdiensten of banken of financiële instellingen). Trialys is niet aansprakelijk voor eventuele fouten of tekortkomingen van deze externe dienstverleners.
Artikel 8
Trialys zal ontheven worden van iedere professionele aansprakelijkheid die verband houden met de verleende diensten of de bewaring van de stukken, na vijf (5) jaar, welke termijn ten vroegste begint te lopen vanaf de voltooiing van haar missie of het einde van de eventuele aanstellingsbrief gesloten met de cliënt.
Artikel 9
De cliënt zal Trialys vrijwaren en vergoeden voor eventuele aanspraken van derden, met inbegrip van eventuele subcontractanten, met betrekking tot taken die worden uitgevoerd ten behoeve van de cliënt. De cliënt zal Trialys tevens vergoeden voor alle redelijke kosten die zij maakt om zichzelf te verdedigen tegen dergelijke claims.
Artikel 10
Vorderingen in verband met de diensten die door Trialys werden verricht, kunnen enkel tegen Trialys zelf worden gericht. Voor zover de wet of enige andere omstandigheid toelaat dat vennoten, medewerkers en/of personeelsleden van Trialys ook aansprakelijk kunnen worden gesteld, zullen huidige algemene voorwaarden ook van toepassing zijn ten behoeve van deze vennoten, medewerkers en personeelsleden.
Artikel 11
Trialys is onderworpen aan het beroepsgeheim en behandelt alle informatie met betrekking tot haar cliënten en hun zakelijke activiteiten op een vertrouwelijke wijze, behalve in gevallen waarin (i) Trialys verplicht is volgens de wet of een administratieve of gerechtelijke autoriteit om deze informatie bekend te maken of (ii) de openbaarmaking is uitdrukkelijk toegestaan door de betrokken cliënt. Dezelfde principes zijn van toepassing op informatie met betrekking tot de uiteindelijke begunstigde(n) die Trialys desgevallend moet verzamelen in overeenstemming met artikel 6.1 van deze algemene voorwaarden.
Onverminderd het voorgaande, kan Trialys, mits voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de betrokken cliënt, worden gemachtigd om de identiteit van haar cliënt bekend te maken in het kader van een specifieke transactie en alleen algemene informatie te verstrekken over de kenmerken van deze transactie, evenals een korte beschrijving van de verleende diensten en dit, om haar activiteit en expertise te promoten.
Artikel 12
Trialys bezit en behoudt de volledige eigendom van alle intellectuele en andere eigendomsrechten met betrekking tot de juridische adviezen of andere werkzaamheden van haar advocaten in welke vorm dan ook. Bovendien blijven alle correspondentie en andere documenten (inclusief deze in elektronische vorm) geproduceerd of gegenereerd door Trialys met betrekking tot een opdracht, andere dan de versies van de documenten die aan de cliënt in de loop van de opdracht werden verstrekt, de volledige eigendom van Trialys. Trialys heeft tevens het recht om een exemplaar van alle documenten te bewaren (inclusief deze in elektronische vorm) die aan haar werden verstrekt voor wettelijke of interne archiveringsdoeleinden, dit alles in overeenstemming met haar Privacyverklaring.
Artikel 13
Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden buiten toepassing wordt verklaard, worden de andere bepalingen niet aangetast en worden zij geïnterpreteerd alsof deze bepaling niet bestond met dien verstande dat, in dat geval, de huidige algemene voorwaarden zo veel als mogelijk zullen worden geïnterpreteerd op een wijze die gevolg geeft in de zin van en aansluit bij de bedoeling van de bepaling die buiten toepassing werd verklaard.
Artikel 14.1 — Toepasselijk recht
De rechtsverhouding tussen Trialys en haar cliënten wordt beheerst door het Belgisch of Luxemburgs recht, afhankelijk van de vestigingsplaats van de geconsulteerde advocaat. Ingeval de geconsulteerde advocaat zowel in België als in Luxemburg gevestigd is, zal het toepasselijke recht als volgt worden bepaald: het Belgisch recht zal van toepassing zijn op de dossiers waarin toepassing werd gemaakt van het Belgisch recht en die werden behandeld door en waarin facturen werden opgesteld door het Brussels kantoor; het Luxemburgs recht zal toepassing zijn op de dossiers waarin toepassing werd gemaakt van het Belgisch recht en die werden behandeld door en waarin facturen werden opgesteld door het Luxemburgs kantoor.
Artikel 14.2 — Jurisdictie
De Brusselse hoven en rechtbanken zijn bevoegd voor de geschillen die worden beheerst door het Belgisch recht en de Luxemburgse hoven en rechtbanken voor de geschillen beheerst door het Luxemburgs recht, zoals bepaald in voorgaande paragraaf.
AVG
Privacyverklaring
Het gebruik en de openbaarmaking van persoonlijke gegevens is belangrijk voor zowel Trialys als voor de personen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt.
1. Wat is het doel van deze privacyverklaring/verklaring persoonlijke levenssfeer?
Deze privacyverklaring (« Privacyverklaring ») heeft tot doel informatie te verstrekken over de wijze waarop het advocatenkantoor Trialys* (« wij », « ons » of « Trialys ») de persoonlijke gegevens die we van u verzamelen of die wij van u hebben verkregen van een derde partij behandelen en verwerken van wanneer u (i) met ons in zee gaat door een beroep te doen op de dienstverlening van Trialys (onze « Diensten ») of (ii) onze website bezoekt, (de « Website »), zodat u volledig op de hoogte bent van de wijze en de redenen waarom we uw persoonlijke gegevens gebruiken.
Het legt tevens uit hoe Trialys persoonlijke informatie kan verwerken betreffende personen als gevolg van het leveren van de Diensten aan derden en betreffende personen die solliciteren bij Trialys.
Deze Privacyverklaring zal u informatie verstrekken over de aard van uw persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt en hoe u ons kunt verzoeken dat wij die gegevens verwijderen, bijwerken, overdragen en/of u daartoe toegang verlenen.
2. Welke persoonlijke gegevens verzamelen we over u?
Persoonlijke gegevens omvatten alle informatie over een persoon aan de hand waarvan die persoon kan worden geïdentificeerd.
Trialys kan tijdens zijn bedrijfsactiviteiten persoonlijke gegevens van u verzamelen, onder meer door uw gebruik van onze Website, wanneer u contact met ons opneemt of om informatie verzoekt, wanneer u een beroep doet op onze juridische of andere Diensten** of als gevolg van uw relatie met een of meerdere van onze medewerkers of cliënten.
Trialys mag de volgende categorieën persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en overdragen:
Identiteitsgegevens: naam, voornaam, burgerlijke staat, geboortedatum, identiteits- of paspoortnummer, foto, geslacht, sociale media accounts, …
Contactgegevens: een e-mailadres, telefoonnummer, facturatieadres, leveringsadres, …
Financiële gegevens: bankrekeningnummer, betaalkaartgegevens, gegevens betreffende betalingen naar en van u, …
Technische gegevens: informatie die wordt verzameld wanneer u onze Website bezoekt, zoals uw IP-adres, browsertype en -versie, tijdzone-instelling en locatie, informatie over uw gebruik van onze Website, uw gebruik van onze WiFi, …
Professionele gegevens: uw Curriculum Vitae, uw functie en uw eerdere functies en professionele ervaring, uw voorkeurstaal, …
Onder beperkte omstandigheden (voor wettelijke of reglementaire doeleinden of indien nodig voor een specifieke dienst die aan u wordt geleverd): uw ras of etniciteit, religieuze of filosofische overtuigingen, seksleven, geaardheid, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap, informatie over uw gezondheid en genetische en biometrische gegevens.
Deze lijst is niet limitatief.
3. Hoe gebruiken we uw persoonlijke informatie?
Uw informatie wordt verzameld voor volgende doeleinden:
De verificatie van uw identiteit;
De naleving van onze wettelijke verplichtingen (inclusief know your client of AML of anti-omkoping, conflicten of soortgelijke verplichtingen);
De prestatie van onze Diensten;
Het uitvoeren van verzoeken die u op de Website of in verband met onze Diensten heeft gedaan;
Het voldoen aan de toepasselijke wetgeving, een rechterlijk bevel, een ander gerechtelijk proces of de eisen van een toezichthouder;
De rekrutering van nieuwe advocaten of personeelsleden;
Het verbeteren, ontwikkelen en op de markt brengen van nieuwe Diensten, en
Het gebruik zoals anders vereist of toegestaan door de wet.
4. Wat is onze wettelijke basis om uw persoonlijke informatie te gebruiken of te verwerken?
Dienstverlening: Het is voor ons noodzakelijk om uw persoonlijke gegevens te gebruiken teneinde onze verplichtingen na te komen in overeenstemming met ieder contract dat we met u kunnen hebben. Het is in ons rechtmatig belang of in het rechtmatig belang van een derde om uw persoonlijke informatie op een dergelijke manier te gebruiken teneinde ervoor te zorgen dat wij u of anderen de allerbeste klantenservice kunnen bieden. Gelieve tevens te willen noteren dat onze Algemene voorwaarden van toepassing zijn wanneer we de Diensten verrichten.
Rekrutering: Indien we uw persoonlijke gegevens gebruiken in het kader van rekrutering, zal dit gebruik geschieden in overleg met ons en op uw verzoek om een contract aan te gaan dat wij mogelijk met u hebben of indien we een rechtmatig belang hebben om persoonlijke gegevens te gebruiken op een wijze die ertoe leidt dat de beste wervingsbeslissingen kunnen nemen voor Trialys.
Bedrijfsadministratie en naleving van de wetgeving: Het is ook onze wettelijke plicht om uw persoonlijke informatie te gebruiken om te voldoen aan alle wettelijke verplichtingen die ons worden opgelegd (waaronder know your client of AML of omkoping, conflicten of soortgelijke verplichtingen).
Website: Het is in ons rechtmatig belang om uw persoonlijke informatie op een dergelijke manier te gebruiken om ervoor te zorgen dat wij u en onze cliënten de allerbeste producten en diensten kunnen bieden.
5. Met wie delen we uw persoonlijke gegevens?
Uw persoonlijke gegevens kunnen worden gedeeld en verwerkt door elke Trialys-entiteit, gevestigd in België en in Luxemburg.
We kunnen, indien nodig, ook persoonlijke gegevens delen met een aantal van de volgende categorieën van derden:
Derden waarop wij een beroep doen in het kader van de Diensten die we aan onze cliënten verlenen, zoals notarissen, gerechtsdeurwaarders, griffiers, rechtbanken, wederpartijen en hun advocaten, deskundigen zoals belastingadviseurs of taxateurs.
Derden aan wie we bepaalde diensten uitbesteden, zoals, zonder exhaustief te zijn, vertaaldiensten, IT-systemen of softwareleveranciers, IT-ondersteuningsserviceproviders, aanbieders van document- en informatieopslag.
Onze professionele adviseurs zoals advocaten en accountants.
Verzekeraars.
Externe dienstverleners om ons te helpen met de analyse van klantinzichten, zoals Google Analytics.
Externe post- of koeriersbedrijven die ons helpen bij het leveren van documenten die verband houden met een zaak.
We zullen een passend niveau van zorgvuldigheid in acht nemen en met elke subcontractant waarop we een beroep doen de contractuele documentatie opstellen om ervoor te zorgen dat zij persoonlijke gegevens op een gepaste wijze en in overeenstemming met onze wettelijke en reglementaire verplichtingen verwerken.
6. Het gebruik van cookies
Een cookie is een bestand met letters en cijfers dat wordt opgeslagen in uw browser of op de harde schijf van uw computer. Tenzij u uw browserinstellingen heeft aangepast zodat deze cookies weigert, zal ons systeem cookies uitbrengen zodra u onze website bezoekt.
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Het is in ons rechtmatig belang om uw persoonlijke informatie op een dergelijke manier te gebruiken om ervoor te zorgen dat wij u en onze andere cliënten de allerbeste producten en diensten kunnen bieden.
7. Waar brengen we uw gegevens onder?
Om de Diensten te verlenen moeten we misschien uw persoonlijke gegevens overbrengen naar locaties buiten het rechtsgebied waarin u heeft deze verstrekt.
Als u gevestigd bent in de Europese Economische Ruimte (EER), gelieve te willen noteren dat indien nodig voor het verlenen van de Diensten, we persoonlijke gegevens zullen overbrengen naar landen buiten de EER.
8. Hoe lang houden we uw persoonlijke gegevens?
We zullen relevante persoonlijke gegevens behouden zolang als dit nodig is om de doeleinden voorzien in deze Privacyverklaring te verwezenlijken en zolang we verplicht zijn dit te doen overeenkomstig onze wettelijke verplichtingen, professionele aansprakelijkheidsverplichtingen of als vereist teneinde ons te doen gelden of te verdedigen in het kader van rechtsvorderingen en dit, tot het einde van de relevante bewaringstermijn of totdat de vorderingen in kwestie zijn afgewikkeld.
We kunnen dergelijke gegevens dan vernietigen zonder verdere kennisgeving of aansprakelijkheid.
9. Vertrouwelijkheid en de veiligheid van uw persoonlijke gegevens
Trialys doet er alles aan om de verkregen persoonlijke gegevens veilig te stellen. We kunnen u verzekeren dat uw persoonlijke gegevens strikt vertrouwelijk worden behandeld en dat we ons uiterste best doen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. We hebben passende organisatorische en technische maatregelen getroffen om de persoonlijke gegevens die we onder onze controle hebben te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, oneigenlijk gebruik of openbaarmaking, ongeautoriseerde wijziging en onwettige vernietiging of toevallig verlies.
Alle actoren van Trialys, inclusief onze vennoten, medewerkers, bedienden, consultants, werknemers en gegevensverwerkers (d.w.z. degenen die namens ons uw persoonlijke gegevens verwerken voor de hierboven vermelde doeleinden), die toegang hebben tot en die betrokken zijn bij de verwerking van persoonlijke gegevens, zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van dergelijke persoonlijke gegevens te respecteren.
10. Hoe toegang te krijgen tot uw informatie en uw andere rechten
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens waarover wij beschikken:
Uw recht op toegang — U heeft het recht om na te gaan welke persoonlijke gegevens we over u bewaren. Op verzoek zullen we bevestigen of we uw persoonlijke gegevens verwerken en, indien nodig, een kopie van die persoonlijke gegevens verstrekken (samen met bepaalde andere details). Indien u extra exemplaren wenst te bekomen, behouden wij ons het recht voor om u daarvoor een redelijke administratieve vergoeding aan te rekenen.
Uw recht op rectificatie — Als de persoonlijke gegevens die wij over u hebben niet juist of onvolledig zijn, heeft u het recht om te verzoeken om deze te laten corrigeren. Als uw persoonlijke gegevens met anderen werden gedeeld, stellen we hen, voor zover mogelijk, in kennis van die correctie. Waar mogelijk en geoorloofd en als u daartoe een specifiek verzoek indient, kunnen we u ook meedelen met wie we uw persoonlijke gegevens hebben gedeeld en u hun contactgegevens geven.
Uw recht op verwijdering — Onder bepaalde omstandigheden, heeft u het recht om ons te vragen uw persoonlijke gegevens te schrappen of te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer we deze niet langer nodig hebben of indien u uw toestemming intrekt (indien van toepassing). Als uw persoonlijke gegevens met anderen werden gedeeld, stellen we hen, voor zover mogelijk, in kennis van die verwijdering. Waar mogelijk en geoorloofd en als u daartoe een specifiek verzoek indient, kunnen we u ook meedelen met wie we uw persoonlijke gegevens hebben gedeeld en u hun contactgegevens geven.
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Uw recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit — Ingeval van bezorgdheid omtrent enig aspect van onze privacypraktijken, inclusief de manier waarop we uw persoonlijke gegevens hebben verwerkt, kunt u dit melden bij de relevante Toezichthoudende Autoriteit.
We doen er alles aan om tijdig op uw verzoek of klacht te antwoorden.
Gelieve te willen noteren dat sommige van deze rechten beperkt kunnen zijn wanneer we een hoger belang of wettelijke verplichting hebben om de gegevens te blijven verwerken of waar gegevens kunnen worden vrijgesteld van openbaarmaking vanwege redenen van beroepsgeheim.
Gelieve te willen noteren dat voor we u voor ieder verzoek betreffende persoonlijke gegevens kunnen vragen uw identiteit te bewijzen door ons een kopie van een geldig identificatiemiddel te verstrekken om te voldoen aan onze veiligheidsverplichtingen en om ongeoorloofde openbaarmaking van informatie te voorkomen.
11. Wijzigingen aan deze Privacyverklaring
Om ervoor te zorgen dat u altijd op de hoogte bent van hoe wij uw persoonlijke gegevens gebruiken en om u te informeren omtrent eventuele wijzigingen in ons gebruik van uw persoonlijke gegevens, zullen we deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken om te voldoen aan de toepasselijke privacy-wetgeving of andere wettelijke vereisten.
In voorkomend geval zullen we de gewijzigde Privacyverklaring op onze Website plaatsen of op een andere wijze publiceren. Waar dit praktisch haalbaar is, zullen wij u per e-mail op de hoogte brengen van belangrijke wijzigingen. We raden u echter aan deze Privacyverklaring periodiek te lezen om op de hoogte te blijven over het gebruik van uw persoonlijke gegevens.
12. Contact
Indien u vragen heeft betreffende deze Privacyverklaring of indien u uw rechten zoals uiteengezet in deze Privacyverklaring wenst uit te oefenen, kan u ons op volgende wijze contacteren:
een e-mail sturen naar privacy@trialys.com ; of
telefonisch contacteren: voor Luxemburg: + 352 22 74 30 1 ; voor België: + 32 2 896 51 70.
* In België: Trialys BVBA, een Belgische besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met maatschappelijke zetel te 1170 Brussel, Chaussée de la Hulpe 166, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0634.578.255; In Luxemburg: Trialys een kostenassociatie tussen Gerald Stevens, Alexandra Pardou, Jean-Yves Lhommel en Jerry Mosar.
** Trialys houdt zich voornamelijk bezig met rechtspersonen en als zodanig zijn deze entiteiten geen betrokkenen. Als onderdeel van dergelijke instructies kunnen echter persoonlijke gegevens aan ons worden verstrekt (bijv. persoonlijke gegevens met betrekking tot onze zakelijke cliënten; of potentiële cliënten; ambtenaren of personeel, elke tegenstander of verkoper of koper of persoonlijke informatie met betrekking tot hun juridische adviseurs of personeel). Als u een persoon bent waarvan de persoonlijke gegevens door ons worden verwerkt als gevolg van het leveren van de Diensten aan anderen (waaronder individuele cliënten en zakelijke cliënten), zullen we een verscheidenheid aan persoonlijke gegevens verwerken, afhankelijk van de geleverde Diensten. Dit kan persoonlijke gegevens betreffen met betrekking tot, maar niet beperkt tot, onze zakelijke cliënten of potentiële cliënten; ambtenaren of personeel, elke tegenstander of verkoper of koper of persoonlijke informatie met betrekking tot hun juridische adviseurs of personeel.
Disclaimer
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Juridische inzichten
De vestigingsvergunning in Luxemburg: de toegangssleutel tot de economische activiteit
· Corporate · Luxembourg
Geen enkele commerciële, ambachtelijke, industriële of vrije activiteit kan worden uitgeoefend in het Groothertogdom Luxemburg zonder vestigingsvergunning…
Geen enkele commerciële, ambachtelijke, industriële of vrije activiteit kan worden uitgeoefend in het Groothertogdom Luxemburg zonder vestigingsvergunning. Afgeleverd door de minister van Economie voorafgaand aan de aanvang van de activiteit, conditioneert zij de toegang tot het beroep en vormt zij gedurende het hele bestaan van de onderneming een echte administratieve rode draad.
1. Een voorafgaande aan elke activiteit
De vergunning moet worden aangevraagd vóór de aanvang van de activiteit, door elke onderneming - natuurlijke of rechtspersoon - die een aan de wet onderworpen activiteit wenst uit te oefenen. Zij wordt afgeleverd door de minister van Economie na een administratief onderzoek gevoerd op basis van de stukken en inlichtingen verstrekt ter ondersteuning van de aanvraag.
2. De drie grondvoorwaarden
De toekenning berust op de samenloop van drie voorwaarden. Vooreerst, een werkelijke fysieke vestiging: een vaste exploitatieplaats, voorzien van aangepaste materiële installatie en infrastructuur, effectief en permanent beheerd - een loutere domiciliëring volstaat niet. Vervolgens, de beroepseerbaarheid, vereist niet enkel van de bestuurder, maar ook van de houder van de meerderheid van de aandelen en van elke persoon die een aanzienlijke invloed uitoefent op het beheer; zij wordt beoordeeld aan de hand van feiten die minder dan tien jaar oud zijn. Ten slotte, de beroepskwalificatie, variabel volgens de sector: meesterschapsdiploma of geschiktheidsdiploma voor ambachtelijke activiteiten van de lijsten A en B (geen voor lijst C), eigen diploma voor de vrije beroepen, en bijzondere kwalificaties voor bepaalde gereglementeerde commerciële activiteiten (reizen, horeca, vastgoed, enz.). De industriële sector vereist op zijn beurt geen enkele specifieke kwalificatie.
3. De band tussen de bestuurder en de onderneming
De onderneming moet een bestuurder aanwijzen die een werkelijke en permanente band met haar vertoont. Deze verzekert het effectieve en dagelijkse beheer vanuit de vestiging en moet, volgens de vennootschapsvorm, worden ingeschreven in het Handels- en Vennootschapsregister met voldoende verbintenisbevoegdheid (zaakvoerder, mede-zaakvoerder met co-tekeningsrecht, gedelegeerd bestuurder of beherende vennoot). Hij mag bovendien de betaling van zijn sociale en fiscale lasten niet ontdoken hebben.
4. De aanvraagprocedure
De aanvraag gaat uit van de ondernemer-natuurlijke persoon of, voor een vennootschap, van de vennootschap zelf - waarbij de voorwaarden van eerbaarheid en kwalificatie dan door haar bestuurder worden vervuld. Het dossier bevat het aanvraagformulier (guichet.lu), een identiteitsstuk en een uittreksel uit het strafregister (bulletin nr. 3); voor niet-residenten komen daar buitenlandse uittreksels bij en een verklaring van niet-faillissement onder eed afgelegd voor de notaris. Een onderdaan van een derde land moet daarnaast een verblijfstitel aantonen die hem toelaat een zelfstandige activiteit uit te oefenen. Daar komt een kanselarijrecht van 50 euro bij. In tweede instantie eist de administratie het bewijs van de werkelijke materiële installatie in Luxemburg op.
5. Het leven van de vergunning
Een nieuwe vergunning is vereist in geval van wijziging van het doel of vervanging van de bestuurder; andere gebeurtenissen - nieuw verkooppunt, verandering van verblijfplaats van de bestuurder of van exploitatieplaats - moeten binnen de maand worden gemeld. De vergunning vervalt met name na twee jaar vrijwillige stopzetting van de activiteit, of in geval van faillissement of gerechtelijke vereffening. Bij vertrek van de bestuurder laat een voorlopige vergunning van zes maanden, eenmaal hernieuwbaar, toe de activiteit voort te zetten gedurende de tijd nodig om een gekwalificeerde vervanger aan te werven. Tot slot ontsnappen de diensten verleend tussen vennootschappen van eenzelfde groep aan de vergunningsplicht.
Besluit
Persoonlijk en niet-overdraagbaar moet de vestigingsvergunning bij elke evolutie van de onderneming of haar bestuurder worden aangepast. Haar afwezigheid is niet neutraal: een activiteit uitoefenen zonder vergunning vormt een strafrechtelijk misdrijf en kan de administratieve sluiting van de vestiging meebrengen, terwijl een weigering van de minister kan worden betwist voor de administratieve rechtbank. Correct geanticipeerd, verzekert zij duurzaam de toegang van de onderneming tot de Luxemburgse markt en haar behoud op die markt.
De W&I-verzekering: een sleutelinstrument om M&A-onderhandelingen vlot te trekken
· M&A · Corporate
Steeds meer fusie- en overnametransacties (M&A) integreren een Warranties & Indemnities (W&I) verzekeringspolis. Dit instrument beschermt de partijen tegen verliezen verbonden aan risico's die de activa of passiva van de doelvennootschap aantasten…
Steeds meer fusie- en overnametransacties (M&A) integreren een Warranties & Indemnities (W&I) verzekeringspolis. Dit instrument beschermt de partijen tegen verliezen verbonden aan risico's die de activa of passiva van de doelvennootschap aantasten. Door de transactie te beveiligen, laat zij toe haar sereener te benaderen - en haar geleidelijke uitbreiding naar transacties van geringere omvang zou op termijn de rol van de juridische en financiële adviseurs kunnen herdefiniëren.
1. Concept en rol
De W&I-verzekering beschermt zowel de koper als de verkoper tegen de gevolgen van een schending van de verklaringen en garanties verleend door de verkoper (consistentie van het vermogen, continuïteit van de contracten, afwezigheid van fiscale of sociale schulden, afwezigheid van geschillen). Deze contractuele garanties vullen de armoede van de wettelijke garantie aan: in een share deal (verkoop van de aandelen van de vennootschap) dekt deze enkel de verborgen gebreken van de aandelen zelf, niet de werkelijke waarde van de onderneming. De polis kan worden afgesloten door de koper of door de verkoper en treedt voordelig in de plaats van de « garanties van de garantie » die gewoonlijk worden vereist (escrow van een deel van de prijs, bankwaarborgen), waardoor het financiële en psychologische gewicht op de verkoper na de overdracht navenant wordt verlicht.
2. Evolutie
Verschenen in de jaren 1980 als een door de verkoper afgesloten polis, opende de W&I-verzekering zich midden de jaren 1990 voor de kopers - een formaat dat de norm is geworden (ongeveer 95% van de polissen). Haar echte opmars dateert van de jaren 2000, gedragen door de Angelsaksische markten en door de private equity, vooraleer de continentale jurisdicties te veroveren, waaronder Luxemburg. Lange tijd voorbehouden aan grote transacties (prijzen boven 100 miljoen euro), neigt zij vandaag zich uit te breiden naar KMO's, die geroepen zijn een vergelijkbare bescherming te genieten als die van grote ondernemingen.
3. De grenzen van de dekking
De bescherming is niet onbeperkt. In beginsel zijn uitgesloten: de risico's reeds geïdentificeerd tijdens de due diligence (de partijen moeten er rekening mee houden in de prijs); de te kwader trouw verstrekte verklaringen, die bedrog uitmaken, blijven ten laste van de verkoper; de fiscale boeten en straffen - waarbij enkel de verschuldigde belastingen en de moratoire interesten zijn gedekt; ten slotte de risico's verbonden aan de latere exploitatie van de onderneming (operationele risico's, burgerlijke aansprakelijkheid), die tot andere verzekeringen behoren.
4. Impact op de due diligence en de rol van de adviseurs
De verzekering ontslaat nooit van een ernstige audit: integendeel, de omvang van de dekking volgt die van de due diligence. Een risico dat niet door de adviseurs werd onderzocht, zal niet worden gegarandeerd, waarbij de verzekeraar dan specifieke uitsluitingen zal creëren. De koper heeft er dus belang bij de perimeter van de audit af te stemmen op die van de polis, idealiter in dialoog met de verzekeraar vóór de afgifte van het definitieve verslag. De tendens tot « red flag » audits, vrijwillig beperkt om redenen van kost of termijn, is in dat opzicht gevaarlijk: aangezien de verkoper is vrijgesteld (behoudens bedrog), kan een slechte kalibrering van de audit de koper zonder verhaal laten in geval van schadegeval.
5. Omvang van de garanties en onderhandeling met de verzekeraar
Het feit dat de schadevergoeding wordt gedragen door een derde laat de koper niet toe het mechanisme van verklaringen en garanties te verwaarlozen. De verzekeraar waakt erover dat dit aan marktvoorwaarden wordt onderhandeld (plafond, de minimis- en basket-drempels, duur), waarbij de polis « back-to-back » wil zijn met wat de verkoper zelf zou hebben vergoed. Bedrog blijft hoe dan ook uitgesloten. Naast de premie (over het algemeen van 1% tot 4% van het gedekte risico), moet de koper zich verzekeren van een strikte afstemming van de dekking op het overnamecontract en van een verhaalsafstand van de verzekeraar tegen de verkoper (behoudens fraude).
Besluit
De W&I-verzekering vervangt noch het disclosure-proces, noch de transparantieverplichtingen van de verkoper, die zij niet vermindert. Zij brengt een bijkomend niveau van bescherming en flexibiliteit aan: zij versterkt de positie van de koper en biedt de verkoper gemoedsrust, en vooral financiële gemoedsrust. Ongeveer een vierde van de polissen zouden aanleiding geven tot een schadegeval (waarvan bijna 30% verbonden aan de referentierekeningen en 30% aan de fiscale aspecten). Haar veralgemening, zelfs naar bescheiden transacties, verplicht de advocaten en adviseurs hun analyses te verdiepen, de verzekeringsdimensie te integreren vanaf de structurering van de transactie en hun cliënten te sensibiliseren.
Een Luxemburgse vennootschap oprichten — voornaamste stappen en voorwaarden
· Corporate · Luxembourg
Dit overzicht behandelt het proces en de wettelijke voorwaarden voor de oprichting van de twee meest verspreide vormen van Luxemburgse vennootschappen: de société anonyme (S.A.) en de société à responsabilité limitée (S.à r.l.)…
Dit overzicht behandelt het proces en de wettelijke voorwaarden voor de oprichting van de twee meest verspreide vormen van Luxemburgse vennootschappen: de société anonyme (S.A.) en de société à responsabilité limitée (S.à r.l.). Beide delen tal van kenmerken onder de wet van 10 augustus 1915, maar de S.à r.l. is minder strikt gereglementeerd en traditioneel soepeler - met een besloten aandeelhouderschap leent zij zich evengoed voor kleine structuren als voor holding- en groepsfinancieringsactiviteiten. De S.A. biedt een meer gestructureerd bestuur en meer gestructureerde financieringswijzen en dringt zich op voor beursgenoteerde vennootschappen en bepaalde gereglementeerde activiteiten, zonder dat haar gebruik tot die hypothesen beperkt blijft. 1. Oprichters en notaris Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon - ongeacht zijn nationaliteit of verblijfplaats - kan in Luxemburg een vennootschap oprichten, één enkele oprichter volstaat zowel voor de S.A. als voor de S.à r.l. De oprichting vereist een akte verleden voor een Luxemburgse notaris; de oprichters kunnen optreden door tussenkomst van een lasthebber, mits volmacht. 2. De statuten Het opstellen van de statuten is een van de eerste sleutelstappen, aangezien de bank ze eist om de rekening van de vennootschap te openen. Geïntegreerd in de oprichtingsakte moeten zij minstens betrekking hebben op: de vennootschapsnaam (voldoende onderscheidend, zonder verwarring met bestaande namen); de maatschappelijke zetel (gelegen in een Luxemburgse gemeente - een loutere domiciliëringsadres biedt mogelijk niet de substantie die bepaalde buitenlandse fiscale regimes vereisen, en handelsvennootschappen moeten over een werkelijke vestiging beschikken om hun vestigingsvergunning te bekomen); het maatschappelijk doel (duidelijk maar voldoende ruim, aangezien het de bevoegdheden van de organen beperkt); het maatschappelijk kapitaal (minimum 30.000 EUR voor een S.A. en 12.000 EUR voor een S.à r.l., volledig onderschreven - integraal volgestort in de S.à r.l., minstens een vierde in de S.A.); evenals het aantal, de vorm en de rechten van de aandelen (waarbij aandelen zonder stemrecht en aandelen aan toonder of in gedematerialiseerde vorm enkel in de S.A. beschikbaar zijn). 3. Bestuur en controle Het bestuur wordt georganiseerd door de statuten, bij gebreke waarvan het wettelijk aanvullend regime van toepassing is. De S.à r.l. kan worden bestuurd door één of meerdere zaakvoerders, die in voorkomend geval een college vormen. De S.A. vereist een raad van minstens drie bestuurders (of één enkele bestuurder in geval van enige aandeelhouder), bekleed met alle beslissings- en vertegenwoordigingsbevoegdheden, behoudens statutair beding van gezamenlijke handtekening of delegatie; een dualistisch systeem van Duitse inspiratie (directorium en raad van toezicht) is eveneens mogelijk. Wat de controle betreft, is een commissaris verplicht in de S.A. en in de S.à r.l. met meer dan zestig vennoten, terwijl een bedrijfsrevisor zich opdringt zodra de wettelijke financiële drempels worden bereikt. 4. Overige vermeldingen van de akte Naast de identificatie van de oprichters en de statuten vermeldt de akte het door elke oprichter onderschreven en volgestorte bedrag alsook de aard van zijn inbreng. Inbrengen in natura in een S.A. vereisen een waarderingsverslag van een bedrijfsrevisor; inbrengen in nijverheid kunnen niet door aandelen worden vergoed maar kunnen het, enkel in de S.A., door winstaandelen. De akte vermeldt verder de leden van het bestuursorgaan, de eventuele aangewezen revisor of commissaris, en de duur van het eerste boekjaar (dat, zelfs indien de oprichting plaatsvindt in zijn laatste zes maanden, niet zou mogen worden verlengd tot aan de afsluiting van het volgende boekjaar). 5. Bankrekening De opening van een rekening op naam van de vennootschap verloopt parallel met het opstellen van de statuten, want zij conditioneert het verlijden van de akte: de notaris zal die slechts instrumenteren op basis van het bewijs dat het kapitaal is volgestort, door middel van een blokkeringscertificaat afgegeven door de bank. Een Luxemburgse bank is te verkiezen, hoewel sommige notarissen certificaten van banken gevestigd in een lidstaat van de Europese Unie aanvaarden (waarbij Zwitserland over het algemeen eveneens wordt aanvaard). 6. KYC/AML, neerlegging en termijnen Bij de ondertekening eist de notaris ook KYC/AML-documentatie: een verklaring van uiteindelijk begunstigde (gericht op minstens elke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks minstens 20% van de vennootschap aanhoudt); wanneer de oprichter een rechtspersoon is, een organogram van de betrokken groep; alsook de overeenstemmende identiteitsstukken en verblijfsbewijzen. Eenmaal ondertekend wordt de akte geregistreerd (minieme rechten, begrepen in de notariële honoraria van ongeveer 1.250 EUR excl. btw), neergelegd bij het Recueil électronique des sociétés et associations (RESA), en vervolgens wordt de vennootschap ingeschreven in het Registre de commerce et des sociétés (RCS). In de praktijk neemt het geheel van het proces meestal twee tot vier weken in beslag - voor zover de opening van de rekening geen enkele moeilijkheid ondervindt -, gevolgd door tien tot vijftien bijkomende dagen voor de inschrijving in het RCS.
CSRD for Dummies
· Compliance · EU
The Omnibus I Directive (EU 2026/470 – 24 February 2026) has significantly reduced the number of companies subject to CSRD reporting obligations. The key question is simple: does…
The Omnibus I Directive (EU 2026/470 – 24 February 2026) has significantly reduced the number of companies subject to CSRD reporting obligations. The key question is simple: does your company still fall within scope? The main remaining cases are: large EU companies; large EU consolidating groups; non-EU groups with significant EU presence. 1. Large EU companies An EU company may be in scope if it exceeds BOTH of the following thresholds: more than 1,000 employees during the financial year more than €450 million net turnover This test is applied on a standalone basis. Only the employees and turnover of the company itself are considered. Net turnover includes revenues generated from goods and services, but excludes dividends, interest and capital gains. Most holding companies therefore generally fall outside the scope of the standalone test. 2. EU consolidated groups An EU parent company may be in scope if: it prepares consolidated accounts; and the consolidated group cumulatively exceeds: 1,000 employees during the financial year €450 million net turnover The full consolidated group must be considered, including non-EU entities. A group that does not prepare EU consolidated financial statements generally falls outside this test. 3. Non-EU groups with significant EU presence A non-EU group may be in scope if: EU net turnover exceeds €450 million for two consecutive financial years; and it has, in the preceding financial year, either: an EU subsidiary with more than €200 million net turnover; or an EU branch exceeding that threshold. In such case, the reporting obligation is carried by a designated EU entity. 4. Timeline Wave Entities Financial year Publication First Large EU companies 2024 2025 Second Large EU consolidating groups 2027 2028 Third Non-EU groups with significant EU presence 2027 2028 5. Important note The practical application of the CSRD will also depend on the national implementation rules adopted in each EU Member State. 6. Legal references Directive 2013/34/EU (Accounting Directive) Directive (EU) 2022/2464 (CSRD) Directive (EU) 2026/470 (Omnibus I) Luxembourg Bill No. 8370 (not taking in consideration Omnibus I yet, though) Contact us: Jean-Yves Lhommel Avocat à la Cour EMAIL M. : +352 621 384 132 Agathe Le Callonnec Avocat EMAIL M. : +352 621 397 907
Transposition belge de la CSRD – Obligation de reporting en matière de durabilité – Evolutions récentes
· Compliance · Belgium
La directive relative à la publication d’informations en matière de durabilité , plus communément appelée la « Directive CSRD », a été transposée en droit belge par une loi du 2…
La directive relative à la publication d’informations en matière de durabilité , plus communément appelée la « Directive CSRD », a été transposée en droit belge par une loi du 2 décembre 2024 relative à « la publication, par certaines sociétés et groupes, d’informations en matière de durabilité et à l’assurance de l’information en matière de durabilité » (la « Loi »). Depuis lors, la Loi impose désormais à certaines sociétés, via notamment l’introduction de nouvelles dispositions dans le Code des sociétés et des associations, une nouvelle obligation de reprendre des informations en matière de durabilité dans leur rapport de gestion . Le cadre européen sur la CSRD a toutefois évolué depuis l’entrée en vigueur de la Loi. D’une part, la Directive (UE) 2025/794, du 14 avril 2025 (1) dite « stop the clock » (la « Directive Stop The Clock »), a reporté de 2 ans certaines obligations de reporting en matière de durabilité introduites par la Directive CSRD. D’autre part, la Directive (UE) 2026/470 adoptée le 24 février 2026 (2) dite directive « Omnibus » (la « Directive Omnibus »), a allégé les charges administratives pesant sur les entreprises et a réduit le champ d’application de l’obligation de reporting en matière de durabilité, notamment par une hausse des seuils à respecter pour les entreprises concernées par l’obligation, et par des mécanismes visant à réduire l’information à fournir par les PME. Le présent article fait le point sur les obligations applicables à l’heure de sa rédaction et pour l’avenir. (Les concepts soulignés sont définis dans le lexique repris en fin de contribution) 1. Quel est le contexte de ces obligations ? La Directive CSRD a été adoptée dans le cadre de l’ambition plus large de l’Union Européenne de construire une économie durable et respectueuse de l’environnement. Elle s’inscrit dans l’initiative stratégique phare de l’ European Green Deal , présenté par la Commission européenne en décembre 2019, qui vise à transformer l’économie européenne pour qu’elle devienne climatiquement neutre d’ici 2050, tout en favorisant une transition écologique équitable pour tous. La CSRD vise à intégrer le secteur privé dans les efforts pour réaliser cet objectif en leur imposant un cadre de reporting standardisé et transparent qui permettra de mesurer, de comparer et d’apprécier, sur la durée, les efforts des entreprises en matière de durabilité. En imposant des normes strictes de transparence, la directive vise donc à faire des entreprises des partenaires stratégiques ayant un rôle crucial en tant qu’agents de changements dans la transition vers une économie durable. Les entreprises sont appelées à intégrer des considérations environnementales, sociales et de gouvernance ( ESG ) dans leurs stratégies et à aligner leurs activités sur les objectifs climatiques et environnementaux de l’Union Européenne. Le cadre de reporting , qui vise à améliorer la fiabilité et la qualité des informations communiquées sur les impacts sociaux et environnementaux des entreprises, répond à deux impératifs majeurs : Responsabiliser les entreprises, en les rendant comptables de leur impact sur l’environnement et la société. Informer les investisseurs et autres p arties prenantes , afin de faciliter des décisions alignées sur les objectifs de durabilité. Les réformes opérées en 2025 et plus récemment en février 2026 se justifient par l’impératif de recherche d’un équilibre entre, d’une part, les objectifs de compétitivité et de simplification réglementaire et, d’autre part, les ambitions de transparence et de transition écologique poursuivies par l’Union européenne. 2. Quelles sont les sociétés concernées ? Dans le régime actuel prévu par la Loi Dans le cadre du régime actuellement en vigueur prévu par la Loi, les obligations de reporting en matière de durabilité visent principalement : les grandes sociétés ; les petites et moyennes sociétés dont les titres sont cotés (à l’exception des microsociétés) ; certaines entreprises non européennes actives économiquement en Belgique via une filiale ou une succursale ; et ayant la forme de SA, SRL ou SC. Les sociétés mères des grands groupes sont soumises à l’obligation de reprendre l’information consolidée en matière de durabilité dans leur rapport de gestion consolidé. Les groupes de petites et moyennes sociétés cotées sont également soumis à la publication de l’information consolidée en matière de durabilité. Les sociétés auxquelles se rattache le critère de « grandes sociétés (3) » sont celles dont le total du bilan à la date de clôture et, à minima, sur deux exercices consécutifs, dépasse au moins deux des trois critères suivants : 25 millions d’euros de total de bilan ; 50 millions d’euros de chiffre d’affaires net ; et 250 salariés en moyenne. Les « grands groupes » sont définis quant à eux comme des groupes formés d’une société mère et de filiales comprises dans la consolidation qui dépassent ces seuils en données agrégées de façon consolidée. Les entreprises mères non européennes qui, lorsque la société mère a un chiffre d’affaires consolidé dépassant 150 millions d’euros et lorsqu’elle exercent des activités sur le territoire de l’Union Européenne, par l’intermédiaire d’une grande filiale ou d’une succursale qui réalise un chiffre d’affaires net d’au moins 40 millions d’euros, peuvent se voir contraintes, au niveau de la filiale ou de la succursale établie en Belgique, lors du dépôt des comptes annuels d’un exercice, à publier des informations de durabilité relatives à l’entreprise mères. Lorsque la Directive Omnibus aura été mise en œuvre en droit belge Le champ d’application des obligations de reporting en matière de durabilité a toutefois été récemment modifié suite à l’adoption, au niveau européen, de la Directive Omnibus . La réforme prévue par cette directive vise à simplifier et à rationaliser le cadre réglementaire européen afin de réduire les charges administratives pesant sur les entreprises, d’améliorer la mise en œuvre des règles de durabilité et de concilier les ambitions environnementales de l’Union européenne avec la compétitivité de son économie (4) . Cette réforme n’a cependant pas encore été transposée en droit belge. L’État belge dispose d’un délai jusqu’au 19 mars 2027 (5) pour adapter sa législation nationale et intégrer ces nouvelles dispositions par l’adoption d’une loi de transposition modifiant, le cas échéant, les règles actuellement prévues dans le Code des sociétés et des associations. D’ici là, le régime prévu par la Loi détaillé supra reste donc d’application, sous réserve des évolutions à venir. La Directive Omnibus prévoit un relèvement des seuils applicables aux entreprises soumises à l’obligation de publication et par l’introduction de mécanismes destinés à limiter les obligations d’information pour certaines entreprises, en particulier les PME (6) . Selon la directive, l’obligation de publication d’informations en matière de durabilité s’appliquera désormais principalement : aux entreprises établies dans l’ Union européenne comptant plus de 1.000 salariés et réalisant un chiffre d’affaires net supérieur à 450 millions d’euros ; aux entreprises de pays tiers lorsque leur société mère réalise dans l’Union européenne un chiffre d’affaires net supérieur à 450 millions d’euros . La nouvelle réforme réduit donc d’environ 80% le nombre d’entreprises soumises aux obligations de reporting en matière de durabilité, tout en maintenant ces exigences pour les entreprises présentant l’empreinte économique la plus significative (7) . Par ailleurs, la réforme modifie la situation de certaines catégories d’entreprises. Dans ce cadre, les PME cotées , qui étaient initialement visées par l’extension progressive de la CSRD, seront désormais définitivement exclues du champ d’application. Bien plus, les règles applicables aux entreprises de pays tiers seront adaptées dans la mesure où l’obligation de reporting s’appliquera désormais lorsque la société mère réalise dans l’Union européenne un chiffre d’affaires net supérieur à 450 millions d’euros (au lieu de 150 millions d’euros tel que prévu sous l’actuel régime), sous réserve de la présence d’une filiale ou d’une succursale atteignant certains seuils d’activité au sein de l’Union. Enfin, la réforme prévoit que certaines filiales de groupes pourront être dispensées d’un reporting individuel lorsque leur société mère est elle-même soumise aux obligations de publication d’informations de durabilité au niveau consolidé. Une telle dispense existait déjà sous le régime antérieur mais elle était encadrée de manière plus stricte. En effet, une filiale ne pouvait être dispensée de reporting individuel que si sa société mère était établie dans l’Union et réalisait un reporting consolidé conforme à la directive 2013/34/UE (8) . Pour les sociétés mères situées hors Union, la dispense était donc très limitée, obligeant souvent les filiales européennes à produire leur propre reporting. Notons qu’une clause de réexamen du champ d’application de la directive est prévue, ce qui devrait permettre aux institutions européennes d’évaluer ultérieurement l’opportunité d’une éventuelle extension ou adaptation du dispositif tel que modifié. 3. Quelles informations doivent être publiées ? 3.1 Qu’entend-on par « questions de durabilité » ? (9) On entend par questions de durabilité, les droits environnementaux , les droits sociaux et les droits de l’homme , et les facteurs de gouvernance , y compris la lutte contre la corruption et les actes de corruption. 3.2 Principe de « double matérialité » ou « double importance relative » (« double materiality » ) (10) Les informations en matière de durabilité sont préparées et publiées selon le principe de la double matérialité. Ceci signifie que l’information publiée doit non seulement être pertinente pour celui qui souhaite connaître la santé financière d’une société (on parle alors de « l’importance du point de vue financier », en anglais « financial materiality »), mais aussi pour les autres « parties prenantes » qui gravitent autour de l’entreprise (on parle alors de « l’importance du point de vue de l’incidence », en anglais « impact materiality »). Ce second point de vue implique d’être à l’écoute de ses « parties prenantes » et d’intégrer le cas échéant leurs préoccupations majeures dans la stratégie de l’entreprise. Ceci se traduit par l’obligation d’inclure dans le rapport de gestion deux types d’information: l’information en matière de durabilité destinée à mettre en évidence les incidences de la société sur son environnement extérieur ( inside-out ), l’information nécessaire à la compréhension de l’incidence des questions de durabilité sur l’évolution des affaires, les résultats et la situation de la société elle-même ( outside-in ) ; L’approche par la « matérialité » (ou « importance relative ») signifie également que seules les informations qui sont « importantes » pour les destinataires du rapport doivent être reprises, à l’exclusion de ce qui reste anecdotique ou sans impact. Ainsi le fait que les employés aient décidé de planter des arbres pour lutter contre le réchauffement climatique est insignifiant si l’entreprise ne rend pas compte également de son empreinte carbone et des efforts qu’elle fait pour la réduire. L’évaluation de l’importance relative des domaines d’activités dont il sera rendu compte dans le rapport de gestion est une opération essentielle dans le cadre européen. Il s’agit d’un exercice qui précède la rédaction du rapport de gestion et qui doit être documenté par l’entreprise pour pouvoir justifier ses choix de rendre compte, ou non, d’un sujet de durabilité . Ce n’est que lorsqu’un sujet n’est pas « important » (« material ») qu’il ne faut pas en rendre compte dans le rapport. Une société n’est pas contrainte d’expliquer, dans son rapport, les raisons pour lesquelles certains sujets de durabilité ne sont pas jugés importants et donc non traités à l’exception des éléments relatifs au « climat » qui, s’ils ne sont pas jugés importants, devront faire l’objet d’un exposé précis des motifs qui ont conduit à ce choix. Un règlement délégué contenant des « normes » (en anglais « standards » ou « ESRS ») auxquelles les entreprises soumises à la CSRD doivent se conformer, selon un processus d’entrée en vigueur « par étapes » (en anglais « phase-in ») a été adopté par la Commission européenne le 31 juillet 2023. Ces normes couvrent en principe tous les sujets de durabilité à propos desquels il faut rendre compte. Elles sont actuellement au nombre de douze et s’appliquent à tous les secteurs d’activité de l’économie. Une fois que l’entreprise a déterminé les points importants au sujet desquels elle va devoir rapporter, elle devra encore effectuer une « gap analysis », c’est-à-dire identifier les données dont elle dispose. 3.3 Information à publier Les informations à publier par les sociétés peuvent être résumées comme suit (11) : a. Modèle commercial et de la stratégie de la société, et notamment : degré de résilience face aux risques liés à la durabilité ; opportunités offertes par les questions de durabilité ; les plans de transition vers une économie durable, en vue notamment de la limitation du réchauffement climatique à 1,5 °C conformément à l’ Accord de Paris ; prise en compte des intérêts des parties prenantes et des incidences de la société sur la durabilité ; mise en œuvre la stratégie en matière de durabilité . b. Objectifs assortis d’échéances et progrès en matière de durabilité ; c. Rôle des organes d’administration , de direction et de surveillance et description de leur expertise et compétences ; d. Politiques de durabilité ; e. Systèmes d’incitation liés à la durabilité offerts aux membres des organes d’administration , de direction et de surveillance ; f. Procédure de diligence raisonnable mise en œuvre par la société ; g. Principales incidences négatives des activités de la société et de la chaîne de valeur , mesures prises pour identifier et surveiller ces incidences, mesures prises pour prévenir, atténuer, corriger ou éliminer les incidences négatives et les résultats obtenus ; h. Description des principaux risques pour la société liés à la durabilité et la manière dont ils sont gérés ; i. Les indicateurs pertinents concernant les informations à publier visées aux points a) à i). 3.4 Quelle est la forme de l’information publiée ? La société doit indiquer l’information en matière de durabilité clairement et séparément dans le rapport de gestion ou, au niveau du groupe, dans le rapport de gestion consolidé de la société mère. Le rapport de gestion comprenant l’information en matière de durabilité est déposé par voie électronique et publié à la Centrale des bilans de la Banque nationale de Belgique. 3.5 Chaîne de valeur L’information en matière de durabilité contient non seulement des informations sur les activités propres d’une société (ou de son groupe d’un point de vue consolidé) mais également sur sa chaine de valeur . Il convient donc d’examiner : En amont, les conditions de production, y compris l’origine des matières premières et les processus employés. En aval , l’usage du produit ou du service par le client et son impact sur la durabilité. Dès lors, pour pouvoir publier de l’information pertinente en matière de durabilité sur la chaîne de valeur, la société devra, dans certains cas, demander des données à d’autres sociétés faisant partie de sa chaîne d’approvisionnement afin de retracer l’historique de production. Ces sociétés ne seront pas toujours soumises à l’obligation de publier de l’information en matière de durabilité. Sous le régime actuel, il est ainsi spécifiquement prévu que les sociétés qui ne sont pas assujetties à l’obligation de publication de l’information en matière de durabilité , mais qui font partie de la chaine de valeur , ne peuvent pas être invitées à fournir plus d’informations que ce qui est requis au regard des normes européennes d’informations en matière de durabilité applicables aux PME et que ce qui peut être raisonnablement demandé des sociétés et des entités qui sont des fournisseurs ou des clients de la chaine de valeur. (12) Par ailleurs, afin de tenir compte des obstacles qui peuvent se poser dans le cadre de la collecte de données auprès des fournisseurs, liés notamment au secret d’affaires, à des susceptibilités commerciales ou à des problèmes de communication, le législateur a donné un délai de trois ans aux entreprises pour rendre compte de façon complète, en ce qui concerne la chaine de valeur , en fonction de la difficulté effective d’obtenir des informations pertinentes et fiables. (art. 116) La réforme récente introduite par la Directive Omnibus, renforce par ailleurs cet encadrement en consacrant le principe du « value chain cap ». Ce mécanisme prévoit désormais qu’il est interdit d’imposer à un fournisseur comptant moins de 1.000 salariés des obligations de reporting excédant celles prévues par le référentiel volontaire (13) applicable aux PME (VSME) (tel que visé au point 2.8). Cette évolution vise à éviter que les obligations de reporting imposées aux grandes entreprises ne se répercutent de manière disproportionnée sur les entreprises plus petites au sein de la chaîne d’approvisionnement. En pratique, cette limitation impliquera que les sociétés assujetties devront veiller à ce que les informations demandées à leurs partenaires commerciaux, notamment dans le cadre de relations contractuelles avec leurs fournisseurs, n’excèdent pas les exigences prévues par ce référentiel, toute clause contractuelle contraire étant susceptible d’être remise en cause. 3.6 Safe harbour (14) Dans des cas exceptionnels , l’organe d’administration de la société peut décider d’omettre, dans le rapport de gestion, de l’information portant sur des évolutions imminentes ou des affaires en cours de négociation lorsque, de l’avis dûment motivé de l’organe d’administration et au titre de la responsabilité collective de ses membres, la publication de cette information pourrait nuire gravement à la position commerciale de la société, à la condition que l’omission de cette information ne fasse pas obstacle à la présentation d’une image fidèle et une compréhension équilibrée de l’évolution des affaires, des performances, de la situation de la société et des incidences de son activité. 4. Publication volontaire d’informations en matière de durabilité Les sociétés qui ne sont pas tenues de publier de l’information en matière de durabilité peuvent, pour diverses raisons, choisir de publier une telle information sur base volontaire. L’ EFRAG a établi à cet effet une norme non officielle d’informations en matière de durabilité (VSME). 5. Exemptions Sous certaines conditions, une société peut être exemptée d’établir et de publier de l’information en matière de durabilité , notamment lorsque la société et ses données sont intégrées dans l’information consolidée en matière de durabilité de la société mère. Cependant, une exemption n’est pas possible pour une société filiale qui serait également une grande société cotée. 6. Contrôle légal et d’assurance des informations relatives à la durabilité La Loi impose le contrôle du respect des normes d’informations en matière de durabilité ( ESRS ) et crée donc une nouvelle fonction professionnelle : le contrôle indépendant des informations en matière de durabilité. La société peut, selon les mêmes règles de nomination que pour le commissaire, confier la mission d’assurance de l’information en matière de durabilité : au commissaire ; ou à un autre réviseur d’entreprises (15) ; ou à un prestataire de services d’assurance indépendant (« IASP ») (16) , soit des personnes accréditées (17) , spécialement qualifiées dans le domaine environnemental, climatique, social des droits de l’homme et de la lutte contre la corruption, qui sont soumises à des règles professionnelles de compétence et d’indépendance comparables à celles applicables aux réviseurs d’entreprise et qui devra être accrédité par l’assemblée générale. Ce contrôleur sera amené à produire une « opinion d’assurance », soit une déclaration indépendante, qui exprime un niveau de confiance sur la fiabilité de l’information fournie par la société. Cette opinion vise à assurer aux parties prenantes que les informations communiquées respectent les normes applicables et sont exemptes d’anomalies significatives. Il donnera, au regard des normes d’assurance, un avis sur la conformité de la publication de l’information en matière de durabilité aux dispositions légales, notamment concernant sa conformité aux normes d’informations en matière de durabilité. Dans un premier temps, cet avis constituera une assurance limitée ( Limited Assurance ), avec la possibilité en 2028, après évaluation par la Commission européenne, de basculer sur un avis constituant une assurance raisonnable ( Reasonable Assurance ). La désignation d’un IASP ne sera possible qu’après l’achèvement de ce cadre légal, et ce au plus tard dans les trois après l’entrée en vigueur de la Loi. 7. Responsabilité et sanctions relatives à la publication de l’information en matière de durabilité C’est l’ organe d’administration qui est responsable de la publication de l’information en matière de durabilité . Les membres de l’organe d’administration d’une société, ainsi que les personnes chargées de la représentation d’une succursale en Belgique, qui contreviennent aux obligations précitées, des amendes de 50 à 10.000 euros sont prévues. Si la violation de ces dispositions a lieu dans un but frauduleux, ils peuvent par ailleurs être punis d’un emprisonnement d’un mois à un an ou de ces deux peines cumulées. 8. Quel est le calendrier applicable pour l’application de cette obligation ? Le calendrier initial prévoyait une entrée en vigueur progressive des obligations de reporting en matière de durabilité, selon les exercices comptables et le type d’entreprise concerné démarrant en 2025. Cependant, suite à la transposition de la Directive Stop The Clock , par le législateur belge par la loi du 12 décembre 2025 (18) , l’entrée en vigueur ces obligations de reporting ont été reportéeé. L’objectif de ce report est de permettre aux entreprises de disposer d’un délai suffisant pour se préparer, éviter des coûts inutiles afin de garantir la cohérence juridique avec le cadre européen. Concrètement, la loi de transposition reporte de deux ans les obligations de reporting pour les grandes entreprises classiques et pour les PME cotées. Ainsi : les grandes entreprises qui ne sont pas des entités d’intérêt public, constituant la deuxième vague de reporting, devront désormais publier leur rapport de durabilité pour l’exercice commençant en 2027 (au lieu de 2025 initialement prévu) ; les PME cotées , correspondant à la troisième vague, devront réaliser leur reporting pour l’exercice 2028 (au lieu de 2026) ; les obligations pour les entreprises de pays tiers restent inchangées, leur reporting étant prévu pour l’exercice débutant le 1er janvier 2028 ; la première vague, relative aux grandes entités d’intérêt public telles que les sociétés cotées, les banques et les compagnies d’assurance et de réassurance, a déjà été exécutée pour l’exercice commençant le 1er janvier 2024 ; Cette révision offre aux entreprises un délai supplémentaire pour organiser leurs systèmes internes de reporting, structurer la collecte de données et préparer les mécanismes d’assurance nécessaires à la conformité. Elle assure une cohérence avec le droit européen en prévenant le risque d’une application nationale des obligations plus rapide qu’au niveau de l’Union européenne. Les entreprises doivent toutefois évaluer avec soin la catégorie de reporting qui les concerne, car le report s’applique principalement aux grandes entreprises et aux PME cotées, et profiter de cette période pour renforcer la planification stratégique, la gouvernance et la qualité des informations de durabilité à publier. Le 12 mars 2024, la Banque Nationale de Belgique a publié une liste des sociétés belges soumises aux obligations de reporting en matière de durabilité selon la Directive CSRD , basée sur les comptes annuels déposés au 31 décembre 2022 (19) . Toutefois, compte tenu des récentes réformes introduites par la Directive Omnibus et la Directive Stop The Clock , cette liste n’est plus entièrement à jour. Les seuils et conditions d’application ayant été modifiés, la BNB publiera probablement une version actualisée reflétant ces changements. 9. Quid des PME et TPE non cotées ? Les PME et TPE non cotées n’ont pas d’obligation réglementaire à court terme. Un standard simplifié, dérivé de la directive CSRD, a été publié pour faciliter leur reporting sur base volontaire (VSME). Par ailleurs, l’article 117 prévoit « une clause d’évaluation » par laquelle le ministre de l’Economie doit évaluer l’opportunité d’un encadrement de l’assurance sur l’information qui est fournie en matière de durabilité par les PME non cotées en tant qu’entités de la chaine de valeur , dans un délai de 3 ans. 10. Directive sur le devoir de vigilance des entreprises en matière de durabilité D’autres considérations en matière de diligences d’entreprises par rapport aux thématiques ESG sont en cours de discussion au niveau européen. Parmi celles-ci, la proposition de Directive 2024/1760 du 13 juin 2024 relative au devoir de vigilance des entreprises en matière de durabilité et modifiant la directive (UE) 2019/1937 ( Corporate Sustainability Due Diligence Directive , dite Directive CS3D ou CSDDD) relève d’une grande importance. Le texte va plus loin que la CSRD en ne se limitant plus à imposer des obligations de reporting . Il vise également à imposer aux grandes entreprises une obligation de vigilance en matière de respect des droits humains et de protection de l’environnement tout au long de leur chaîne de valeur. L’objectif principal est de garantir que les entreprises i dentifient, préviennent, atténuent et rendent compte des risques et impacts négatifs de leurs activités sur ces enjeux. Cependant, avec la Directive Omnibus, le champ d’application de la directive CS3D a lui aussi été modifié et cible désormais les entreprises ayant la capacité d’exercer une influence significative sur leur chaîne de valeur. De ce fait, seules les sociétés comptant plus de 5.000 salariés et réalisant un chiffre d’affaires net supérieur à 1,5 milliard d’euros seront désormais concernées, ces entités étant jugées les mieux armées pour absorber les coûts et les charges liés aux procédures de diligence et pour avoir un impact positif sur leurs activités et leurs partenaires commerciaux. En matière de recensement et d’évaluation des incidences négatives , les entreprises peuvent désormais concentrer leurs efforts sur les domaines de leur chaîne d’activité où les risques réels et potentiels sont les plus élevés. Elles disposent d’une certaine flexibilité pour prioriser l’évaluation des partenaires commerciaux directs lorsque des incidences de même gravité ou probabilité se présentent dans plusieurs domaines, et doivent se baser sur les informations raisonnablement disponibles, limitant ainsi les demandes excessives d’informations aux partenaires de plus petite taille. Par ailleurs, l’obligation d’élaborer un plan de transition pour l’atténuation du changement climatique a été supprimée, et le régime harmonisé de responsabilité européen a été abandonné, laissant aux États membres la responsabilité de déterminer les règles nationales applicables. S’agissant des sanctions , les entreprises seront tenues responsables au niveau national en cas de non‑conformité, avec un plafond fixé à 3 % du chiffre d’affaires net mondial, la Commission européenne devant publier les lignes directrices pour son application. Enfin, la directive modificative reporte la date limite de transposition de la CS3D en droit national au 26 juillet 2028, et les entreprises concernées devront se conformer aux nouvelles dispositions au plus tard en juillet 2029 , offrant ainsi un délai supplémentaire pour mettre en place les mécanismes nécessaires à la conformité. Le sujet est crucial car il remet en question le principe traditionnel selon lequel la gestion d’une entreprise doit être orientée exclusivement vers les intérêts de ses actionnaires. Cette remise en cause suscite des interrogations parmi ceux formés à une doctrine classique qui rejette l’idée qu’une entreprise puisse être investie d’un rôle de « citoyenneté » pour répondre aux enjeux environnementaux et sociétaux. Deux conceptions s’opposent : d’un côté, ceux qui estiment qu’il est prioritaire de préserver le monde financier tout en intégrant, dans la mesure du possible, les défis climatiques, sociaux et environnementaux croissants ; de l’autre, ceux qui prônent une transformation profonde du modèle économique et sociétal, plaçant en priorité l’impact social et environnemental des activités économiques, reléguant ainsi la rentabilité financière à une préoccupation secondaire. En exigeant des entreprises qu’elles rendent compte de leur « impact » sur leur environnement, indépendamment de leur profitabilité financière, le législateur européen introduit une nouvelle approche stratégique. Une entreprise confrontée à un impact négatif significatif sur son milieu devra envisager des solutions pour y remédier avant de se concentrer sur la génération de profits. Une telle perspective marque un changement fondamental en orientant les priorités des entreprises vers des objectifs de durabilité et de « bien commun ». Elle ouvre également la voie à de nombreuses opportunités pour les entreprises qui s’alignent avec une vision durable du monde. 11. Directive Omnibus : des critiques à la reforme La réforme opérée par la Directive Omnibus intervient dans un contexte où de nombreuses critiques avaient été formulées concernant la complexité et le poids administratif des obligations de reporting en matière de durabilité pour les entreprises européennes. Ces critiques soulignaient notamment que certaines exigences, telles qu’elles étaient initialement prévues, pouvaient peser de manière disproportionnée sur les entreprises, en particulier les PME et les filiales de groupes, tout en créant des redondances et des incohérences dans l’application des règles à l’échelle européenne. En réponse, la Commission européenne a lancé en novembre 2024 l’initiative dite « Directive Omnibus », visant à simplifier et harmoniser le cadre réglementaire aujourd’hui concrétisée par la réforme de février 2026. Cette réforme a consolidé plusieurs instruments clés, dont la CSRD, la CS3D afin de réduire les charges administratives, clarifier les obligations et faciliter la conformité des entreprises aux exigences de durabilité. L’objectif de concilier les ambitions de transition écologique avec la compétitivité des entreprises européennes sur la scène mondiale, en introduisant des règles plus pragmatiques et proportionnées a été atteint. 12. Critères environnementaux dans l’ESG La durabilité environnementale fait référence à la gestion par les entreprises de leurs impacts environnementaux directs et indirects, à leur engagement à réduire les émissions de gaz à effet de serre et le changement climatique, et à leur contribution à une économie décarbonée. Voici les principaux sujets liés à l’environnement : Émissions de carbone Émissions toxiques Efficacité énergétique Vulnérabilité au changement climatique Consommation d’eau et gestion des eaux résiduelles Biodiversité et utilisation des sols Source des matériaux Gestion des déchets et des substances dangereuses Conception et gestion du cycle de vie des produits Technologies vertes/bâtiments verts/énergies renouvelables 13. Critères sociaux dans l’ESG La durabilité sociale est directement liée à la gestion que les entreprises font des personnes de leur organisation, ainsi que des fournisseurs, dans la promotion de l’emploi décent, des politiques d’égalité des chances et d’équilibre entre le travail et la vie personnelle, de la formation continue et du respect des droits de l’homme. Les principaux thèmes liés à la dimension sociale sont les suivants : Relations professionnelles (inclusion et diversité) Santé et sécurité Développement du capital humain (formation) Attraction et rétention des talents Conditions de travail dans la chaîne d’approvisionnement Prévention et sécurité au travail Sécurité et qualité des produits Sécurité et confidentialité des données Marketing équitable et étiquetage des produits Relations communautaires 14. Critères de gouvernance dans l’ESG La gouvernance durable intègre l’engagement des entreprises en faveur de la bonne gouvernance, des codes d’éthique et de conduite, de la transparence et de la lutte contre la corruption au sein du conseil d’administration, des directeurs et de l’équipe dirigeante. Les principaux thèmes liés à la gouvernance sont les suivants : Structure du conseil d’administration Rémunération des employés Résilience de la chaîne d’approvisionnement Éthique professionnelle et transparence des paiements Combat contre la corruption et l’instabilité Responsabilisation quant aux performances Gestion des risques systémiques Finance et investissements responsables/impactants Rapports et divulgation 15. Quelle est la différence entre l’ ESG et la RSE ? La gouvernance sociale environnementale ( ESG – Environmental Social Governance ) et la responsabilité sociale des entreprises ( RSE ) sont liées mais distinctes, et il est facile de les confondre. Elles correspondent à des angles différents de mesure de l’impact de l’entreprise sur le développement durable. Alors que la RSE est l’initiative interne pour atteindre les objectifs de durabilité de l’entreprise, l’ESG est guidée par des exigences externes qui reflètent l’impact externe de la stratégie de durabilité de l’entreprise. La RSE encadre les programmes de développement durable et la culture de la responsabilité des entreprises, tandis que l’ESG est l’action et le résultat mesurable. La RSE peut être considérée comme l’aspect qualitatif, et l’ESG comme l’aspect quantitatif de la durabilité. Lexique Accord de Paris L’Accord de Paris est un traité international adopté en 2015 dans le cadre de la Convention-cadre des Nations unies sur les changements climatiques (CCNUCC). Il fixe des objectifs pour réduire les émissions de gaz à effet de serre et limiter l’augmentation de la température mondiale à en dessous de 2 degrés Celsius par rapport aux niveaux préindustriels, avec l’objectif de poursuivre les efforts pour limiter l’augmentation à 1,5 degré Celsius. Chaine de valeur La chaîne de valeur désigne l’ensemble des activités, des étapes et des acteurs impliqués dans la création d’un produit ou d’un service, depuis les matières premières jusqu’à la livraison au client final et même au-delà (cycle de vie). Cette notion est utilisée pour analyser les impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance à chaque étape de la production et de la distribution. CSRD Acronyme utilisé pour « Corporate Sustainability Reporting Directive » soit la « Directive (UE) 2022/2464 du Parlement européen et du Conseil du 14 décembre 2022 modifiant le règlement (UE) n° 537/2014, ainsi que les directives 2004/109/CE, 2006/43/CE et 2013/34/UE en ce qui concerne la publication d’informations en matière de durabilité par les entreprises ». Il s’agit de la directive adoptée en 2022 qui vise à améliorer et à harmoniser la communication des entreprises en matière de durabilité en leur imposant de publier des informations détaillées sur leurs impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG). Elle remplace et élargit la directive NFRD ( Non-Financial Reporting Directive ) de 2014, en introduisant des exigences renforcées et un champ d’application plus large. Directive Omnibus La « Directive Omnibus » renvoie à la « Directive (UE) 2026/470 du parlement européen et du conseil du 24 février 2026 modifiant les directives 2006/43/CE, 2013/34/UE, (UE) 2022/2464 et (UE) 2024/1760 en ce qui concerne certaines exigences d’information en matière de durabilité applicables aux entreprises et certaines exigences relatives au devoir de vigilance des entreprises en matière de durabilité » qui modifie simultanément plusieurs directives existantes en matière de durabilité des entreprises. Elle ne crée pas un régime autonome, mais ajuste notamment la directive 2013/34/UE sur les comptes annuels, la directive relative au reporting de durabilité (CSRD) et celle relative au devoir de vigilance (CSDDD), dans une logique de cohérence et de simplification. Directive Stop The Clock La « Directive Stop The Clock » renvoie à la « Directive (UE) 2025/794 du 14 avril 2025 modifiant les directives (UE) 2022/2464 et (UE) 2024/1760 en ce qui concerne les dates à partir desquelles les États membres doivent appliquer certaines obligations relatives à la publication d’informations en matière de durabilité par les entreprises et au devoir de vigilance des entreprises en matière de durabilité ». Elle ne modifie pas substantiellement le contenu des obligations (contrairement à la Directive Omnibus), mais vise essentiellement à reporter dans le calendrier initialement fixé pour l’application de certaines exigences en matière de durabilité, en particulier celles issues de la Directive (UE) 2022/2464 (CSRD) et de la future directive sur le devoir de vigilance (CSDDD). Double matérialité Ce concept est détaillé ici . Durabilité La durabilité des entreprises crée une valeur à long terme pour les parties prenantes dans la mesure où elle permet de mettre en œuvre une stratégie qui répond aux besoins des systèmes environnementaux, sociaux et financiers au sein desquels l’entreprise opère. L’objectif est de permettre à ces systèmes d’exister pour une période indéfinie. EFRAG L’EFRAG ( E uropean F inancial R eporting A dvisory G roup ) est un organisme consultatif européen chargé de conseiller la Commission européenne sur l’adoption et l’application des normes comptables et extra-financières dans l’Union européenne. Il joue un rôle clé dans l’élaboration des normes européennes de durabilité et de reporting financier. ESG Acronyme utilisé pour « E nvironnement, S ocial et G ouvernance » Le même acronyme est utilisé en anglais pour « E nvironmental, S ocial and G overnance » Il vise les critères Environnementaux, Sociaux et de bonne Gouvernance qui sont utilisés pour analyser et évaluer la prise en compte du développement durable dans la stratégie des entreprises. Ces critères sont détaillés ici . ESRS Acronyme utilisé pour « E uropean S ustainability R eporting S tandards », soit les normes européennes de reporting de durabilité élaborée pour guider les entreprises dans la mise en œuvre des exigences de la directive CSRD ( Corporate Sustainability Reporting Directive ). Ces normes définissent le contenu, le format et les indicateurs que les entreprises doivent inclure dans leurs rapports de durabilité. Green deal Pacte Vert Le Pacte vert est un ensemble de politiques qui visent notamment à concrétiser les engagements de l’UE sur la scène internationale. Les Vingt-Sept Etats membres comme l’Union européenne, en sa qualité d’organisation régionale, sont signataires de la Convention-cadre des Nations unies sur les changements climatiques (CNUCC), entrée en vigueur en 1994, et du protocole de Kyoto de 1997 qui rend cette précédente convention opérationnelle. Celui-ci engage les pays les plus développés à limiter les émissions de gaz à effet de serre. L’Accord de Paris, signé en 2015 lors de la COP21, est venu compléter cet arsenal d’accords mondiaux. Il ambitionne de limiter le réchauffement planétaire à moins de 2 °C, et idéalement à 1,5 °C. L’objectif principal du Pacte vert est que l’Europe parvienne à la neutralité climatique à l’horizon 2050. Cela signifierait que la totalité des émissions de gaz à effet de serre, qu’il s’agit de réduire considérablement, seraient captées ou absorbées par les forêts, les sols ou encore les océans, qu’on appelle “puits de carbone”. NFRD Acronyme utilisé pour désigner la « N on- F inancial R eporting D irective » soit la « Directive 2014/95/UE du Parlement européen et du Conseil du 22 octobre 2014 modifiant la directive 2013/34/UE en ce qui concerne la publication d’informations non financières et d’informations relatives à la diversité par certaines grandes entreprises et certains groupes » qui imposait aux grandes entreprises d’intérêt public comptant plus de 500 employés de divulguer des informations sur la manière dont elles géraient les défis sociaux et environnementaux. En 2024, la NFRD a été remplacée par la CSRD. Parties prenantes Une partie prenante (ou stakeholder en anglais) désigne tout individu, groupe ou organisation pouvant influencer ou être influencé par les activités, décisions ou performances d’une entreprise. Les parties prenantes jouent un rôle essentiel dans l’évaluation et la mise en œuvre des stratégies ESG, car elles représentent les intérêts divers et parfois contradictoires des acteurs internes et externes liés à l’entreprise. Les parties prenantes ‘internes’ sont notamment les employés, les dirigeants et les actionnaires d’une entreprise. Les parties prenantes ‘externes’ sont notamment les clients, les fournisseurs et les sous-traitants d’une entreprise, les investisseurs, les institutions financières, les communautés locales, les gouvernements et régulateurs, les ONG. RSE /CSR Acronyme utilisé pour « R esponsabilité S ociale des E ntreprises », ou en anglais CSR pour « C orporate S ocial R esponsibility » La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) est une démarche consistant à mettre en œuvre des mesures pour respecter les enjeux du développement durable. La RSE est donc le fait, pour un acteur économique, d’être économiquement viable, d’avoir un impact positif sur la société mais aussi de mieux respecter l’environnement. Taxonomie / Règlement sur la Taxonomie La taxonomie européenne désigne une classification des activités économiques ayant un effet favorable sur l’environnement. Son objectif est d’orienter les investissements sur des activités durables (“vertes”). Le règlement européen sur la taxonomie (Règlement (UE) 2020/852) est un règlement introduit par la Commission européenne établissant des critères pour définir les activités économiques durables sur le plan environnemental à des fins d’investissement . Le Règlement est donc un système de classification qui établit les conditions pour que certaines activités économiques soient considérées comme « durables vis-à-vis de l’environnement » et, par conséquent, comme étant « alignées sur la taxonomie » . [ + ] References ↑ 1 Directive (UE) 2025/794 du Parlement Européen et du Conseil du 14 avril 2025 modifiant les directives (UE) 2022/2464 et (UE) 2024/1760 en ce qui concerne les dates à partir desquelles les États membres doivent appliquer certaines obligations relatives à la publication d’informations en matière de durabilité par les entreprises et au devoir de vigilance des entreprises en matière de durabilité. ↑ 2 Directive (UE) 2026/470 du Parlement Européen et du Conseil du 24 février 2026 modifiant les directives 2006/43/CE, 2013/34/UE, (UE) 2022/2464 et (UE) 2024/1760 en ce qui concerne certaines exigences d’information en matière de durabilité applicables aux entreprises et certaines exigences relatives au devoir de vigilance des entreprises en matière de durabilité. ↑ 3 Art.13 de la Loi ↑ 4 Considérant 1 de la Directive Omnibus ↑ 5 Article 5 de la Directive Omnibus. ↑ 6 Article 3 de la Directive Omnibus. ↑ 7 M. Fassone, « La Commission retire 80% des entreprises du champ d’application de CSRD », publié par Paperjam, le 26 février 2025, lien https://paperjam.lu/article/la-commission-retire-80-des-entreprises-du-champ-dapplication-de-csrd consulté le 10 mars 2025 à 14h02 minute. ↑ 8 Selon l’article 1.4 de la directive CSRD telle que transposée par l’article 19 de la Loi, la dispense de reporting individuel est subordonnée au respect de plusieurs conditions visant à garantir l’accès à une information équivalente au niveau du groupe. La filiale doit notamment indiquer dans son rapport de gestion qu’elle bénéficie de l’exemption, identifier sa société mère (nom et siège) et fournir un lien vers le reporting consolidé de durabilité ainsi que vers le rapport d’assurance correspondant. Lorsque la société mère est établie hors de l’Union, des exigences supplémentaires s’appliquent : son reporting consolidé doit être publié conformément aux règles européennes (ou équivalentes) et inclure les informations relatives à la taxonomie européenne concernant les activités de la filiale. Enfin, les États membres peuvent imposer des exigences de langue ou de publication, afin de garantir l’accessibilité de ces informations. ↑ 9 Art. 9 de la Loi. ↑ 10 Art. 15 de la Loi. ↑ 11 Art. 16 de la Loi ↑ 12 Art.16, §2, dernier alinéa, de la Loi. ↑ 13 Article 2(6) de la Directive Omnibus. ↑ 14 Art.16, §4 de la Loi. ↑ 15 Art. 39 de la Loi. ↑ 16 Article 104 de la Loi. ↑ 17 Accrédité, conformément au règlement (CE) n° 765/2008 du Parlement européen et du Conseil du 9 juillet 2008 fixant les prescriptions relatives à l’accréditation et à la surveillance du marché pour la commercialisation des produits et abrogeant le règlement (CEE) n° 339/93, pour procéder à l’assurance de l’information en matière de durabilité. ↑ 18 Article de 3 de la loi du 12 décembre 2025 modifiant l’article 116 de la loi du 2 décembre 2024 relatif à la publication, par certaines sociétés et groupes, d’informations en matière de durabilité et à l’assurance de l’information en matière de durabilité et portant dispositions diverses, en ce qui concerne les dates d’entrée en application des obligations de publication, publiée au moniteur belge le 23 décembre 2025. ↑ 19 Voy. https://www.nbb.be/fr/supervision-financiere-et-resolution/aspects-transversaux-et-internationaux/actualites/liste-des?hss_channel=lcp-5361885 , publiée le 12 mars 2024 à 13h00.
UBO Registration: Disclosure requirements for Belgian companies
· Compliance · Belgium
1. Legal framework The Belgian law of 18 September 2017 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing and…
1. Legal framework The Belgian law of 18 September 2017 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing and limitations to the use of cash created the Belgian centralized register of Ultimate Beneficial Owners (‘UBO Register’) (1) implementing the European requirements set forth in the fourth and the fifth European AML Directives (2) (the “ 2017 AML Law ”). The Royal Decree of 30 July 2018, adopted the next year, set the operating procedures of this register (the “ 2018 Royal Decree ”). In 2023, the Belgian legislator amended the applicable regime in order to comply with a judgement of the Court of Justice of the European Union (3) invalidating a provision of the Fifth Money Laundering Directive and, as a consequence, limited full access to the registered information to certain specific persons only (4) (see section 7 below). 2. What are the legal obligations? Belgian companies are required to gather and hold adequate, accurate, and current information on their beneficial owners and must provide the relevant information to the UBO register: at incorporation and within one month from the moment such information amended (e.g. following an M&A transaction). They also must confirm the registered information at least annually. 3. What is covered under the concept of “Ultimate Beneficial Owner”? ‘‘Ultimate Beneficial Owner’’ ( bénéficiaire effectif ) means any natural person(s) who ultimately owns or controls a corporate or a legal entity (5) or the delegate of such entity and/or the natural person(s) on whose behalf a transaction or activity is being conducted (6) . In case of Belgian companies, the following categories of persons qualify as “Ultimate Beneficial Owner”: a. Natural person(s) who ultimately own(s) or control(s) the entity through direct or indirect (7) ownership of a sufficient percentage of the voting rights, shares, or other ownership interests therein. In this respect, holding more than 25% of the voting rights or shares or corporate capital shall serve as an indication of a sufficient percentage and, (8) b. Natural person(s) who control(s) the company by any other means , for instance individuals holding the power to appoint or remove a majority of members of the management body or to effectively control the company through a shareholder agreement, or individuals having veto rights, etc.; c. Or, when no beneficial owner could be determined under the criteria of points a) and b) (e.g. in the case of a listed entity or subsidiary of a group the ultimate holding structure of which is listed) or if there is any doubt that the person(s) identified are the beneficial owner(s), natural person(s) who hold the position of senior managing official(s) (CEO, Chairman of the management committee, etc.). As the individual(s) referred to under this point c) remain(s) a residual category, the identification of such beneficial owner(s) should be duly documented and substantiated (e.g. steps undertaken to identify the two first categories of beneficial owners, the result of the searches performed, etc.). 4. What information must be registered? Ultimate Beneficial Owners The required disclosure process entails that the following indications be provided to the UBO register with respect to each of the beneficial owners (9) : Last name; First given name; Date of birth; Month of birth; Year of birth; Nationality/nationalities; Country of residence; Full address of residence; Date on which the natural person became beneficial owner of the company; Identification number in the Belgian National Register or of the social security register or any similar identifier issued by the State where the person resides or of which they are a national; for UBOs that do not have a number in the Belgian national register, a copy of an identity document (identity card or passport) must be added. Category of beneficial owner to which the relevant individual belongs (see categories listed in the definition of beneficial owner); Indication if the threshold is met by the person individually or jointly with other beneficial owners; Indication if the person is a direct or indirect beneficial owner; Extend of the beneficial interest held by the beneficial owner. Intermediate entities In case of indirect beneficial ownership, detailed information regarding each intermediate entity e.g. the full identification, including at the latest, name, incorporation date, legal form, corporate address and registration number (or any other similar identifier issued by the State in which the intermediary is registered) must be provided. Supporting documents Supporting documents , evidencing that the information registered is adequate, accurate, and current must be also registered. The documents that have to be uploaded must be selected by the person liable for the registration. They usually include a copy of the ID card / passport of the UBOs, a structure chart of the group to which the company belongs, shareholders’ register of the company and the intermediate entities, foreign extract of business registers, foreign UBO extracts, notarial deeds, etc. 5. Responsibility, process, and sanctions The directors (or legal representatives) of any company incorporated under Belgium law are required to enter the relevant information in the UBO register, trough the online platform ‘MyMinFin’ which has to be adequate, accurate and up-to-date (10) and must be updated and/or confirmed every year. Failure to collect, hold and record requisite UBO information or providing incorrect or incomplete information may expose the person responsible for the registration to administrative (11) and criminal sanctions (12) . Criminal fines may range from EUR 400 to 40,000 euros while administrative fines may vary from EUR 250 to EUR 50,000. 6. Data protection From a data-protection perspective, the company also has to provide , on a durable medium, its beneficial owners with information in relation to the disclosure of their data to the UBO register, such as the fact (i) that it has the obligation to provide the register with all the items referred to under point 4 above and that this information will be recorded and kept in the register for 10 years after the loss of the legal personality of the company or the definitive cessation of its activities; (ii) that they can access said information; and (iii) if applicable, that they can request the UBO register authority to delete or amend any inaccurate information. In this context, the name and address of the service in charge of managing the register with the Treasury Administration should also be provided to the beneficial owners. (13) 7. Access to the information contained in the UBO register Prior to the 2023 reform , any person , any citizen, even for reasons unrelated to the purpose of the UBO register could freely access the data recorded in the UBO register. This unlimited access of the UBO register meant that anyone could consult its entire content and store and/or distribute such information without restriction. In 2022 , the Court of Justice of the European Union ruled that public access to information on beneficial owners (UBOs) led to an unjustified breach of privacy and data protection guaranteed by articles 7 and 8 of the Charter of Fundamental Rights of the European Union, invalidating a provision of the Fifth Money Laundering Directive (14) . Access to the UBO register is since then governed by the provision of the Fourth Money Laundering Directive, i.e. only persons who can demonstrate a ‘legitimate interest’ can access UBO information free of charge. As a result, the Belgian legislation was adapted by the Law of 8 th February 2023 and a Royal Decree of the same date, which clarify what is meant by ‘legitimate interest’ and add several points concerning consultation of the UBO register by the ‘general public’ (15) . Article 10, §3 of the amended Royal Decree specifies that the following reasons are considered to meet a legitimate interest: i) applicants having an objective or carrying out on a permanent and effective basis activities relating to the fight against money laundering, terrorist financing and related underlying criminal activities; ii) applicants taking legal action in connection with the purpose or activities referred to in point i), with a view to defending an interest related to that purpose or those activities; or iii) applicants taking legal action in connection with the purpose or activities referred to in point i), with a view to defending an interest related to that purpose or those activities; or iv) applicant entering into an economic relationship or carry out transactions with a legal person liable for payment of information, involved in activities relating to the prevention or fight against money laundering, terrorist financing and related underlying criminal activities and has not yet gained access to the register in any other capacity. Hence, the UBO register is accessible to the following categories of people : i) public authorities vested with the enforcement of anti-money laundering rules (such as the Belgian tax authorities); ii) obliged entities ( entités assujetties ) (16) whether public or private, that are required to apply the anti-money laundering rules in the context of the professional services provided (e.g. National bank of Belgium, fund of deposit and consignment, Bpost, credit institutions, lawyers, auditors, etc.); iii) any natural or legal person who can demonstrate a legitimate interest according to the Article 10§3 of the Royal decree above-mentioned; iv) any natural or legal person who submits a written request to the Treasury Administration concerning a trust, fiduciary or similar legal arrangement. In practice, investigative journalists and NGOs involved in the fight against money laundering activities, as well as persons who enter into economic relations or transactions with reporting entities, may be considered to have a legitimate interest (17) . It is important to note that neither the company nor its beneficial owner(s) will be informed of the searches conducted about them in the UBO register. The Treasury Administration must however ensure that searches conducted on the UBO register be recorded and kept for a period of 10 years (18) . Under exceptional and duly motivated circumstances , beneficial owners may request that all or part of the information relating to them be limited and kept confidential in order to safeguard their security or personal privacy (e.g. the beneficial owner is a minor or may be exposed, in case of disclosure, to disproportionate risks such as fraud, blackmailing, extortion, violence, etc.). (19) 8. Different requirements in Belgium, France and Luxembourg The UBO registration process is significantly different in Belgium, France, and Luxembourg, despite being all governed by the 4 th EU AML Directive and its subsequent amendments. The following specific features can be highlighted: Criteria Belgium France Luxembourg Legal basis Law of 18 September 2017+ Royal decree of 30 July 2018 as both amended Articles L561-451 and following of the monetary and financial code Law of 13 January 2019 creating an UBOs Register Relevant register UBO register (managed by “SPF Finances”) Register of beneficial owners (RBE managed by INPI) Register of beneficial owners (managed by LBR) Ownership chain Requirement to detail indirect structure up to UBO Less detail required, except in cases of clear indirect control. Less detail required, except in cases of clear indirect control. Directors’ liability Increased liability with mandatory annual confirmation Liability limited to initial statement and relevant updates. Liability limited (Regularly check and ensure that beneficial owners are correctly declared) Fines High administrative fines (up to €50,000) Low fines (up to €7,500). High fines (up to€1,250,000) Updates Mandatory update within 30 days of a change and mandatory annual confirmation. Mandatory update only in the event of major changes, with no specific deadline. Mandatory update within the month of the UBOs change. Effective control Detailed analysis required to identify control situations below 25% including intermediaries’ companies Effective control taken into account, but with fewer analysis requirements. At least 25% of the voting rights or the share capital, or effective Enhanced transparency Greater transparency on complex structures, facilitating AML regulation More flexible process may lack detail for complex structures. More flexible process may lack detail for complex structures. Compliance with AML EU regulation Detecting situations where indirect UBOs might attempt to conceal their identity via intermediate structures, it increases the administrative burden for complex companies, but guarantees a comprehensive declaration Risk of concealing the identity of the UBO behind intermediate entities. The administrative burden is reduced, but this could lead to a lack of rigour for structures involving indirect shareholdings Risk of concealing the identity of the UBO behind intermediate entities. The administrative burden is reduced, but this could lead to a lack of rigour for structures involving indirect shareholdings 9. The register UBO’s contribution to the fight against money laundering The UBO register, implemented in Belgium in 2017, represents a major step forward in the fight against money laundering and terrorist financing by identifying the ultimate beneficial owners of companies and non-profit organizations. After a shy start due to the COVID-19 crisis, it reached a 98% registration rate in 2022, becoming an essential tool for law enforcement, the judiciary, and tax authorities. Its annual update requirement enhances financial transparency and holds declarants criminally liable for false statements. Thanks to this register, nearly 50,000 entities have been deregistered, and more than 17,500 fines have been issued, encouraging businesses to comply with legal requirements, as reported by the Belgian newspaper “l’Echo” (20) . A positive side effect of the UBO register is the cancellation of dormant entities and shell companies, which are often used by criminals to conceal illegal financial flows. By cleaning up Belgium’s business landscape, it reduces the risk of fraud and facilitates judicial prosecutions. The impact of this measure is currently being assessed by the Financial Action Task Force (FATF), as reports of suspected money laundering continue to rise. Some experts suggest going even further by dissolving non-compliant structures rather than merely deregistering them, to strengthen the system’s effectiveness. The evolution of the UBO register has also transformed the role of corporate lawyers in fighting money laundering. They must now provide clients with much more methodical and didactic support, in particular by explaining to them how the UBO registration process works and how to identify their UBO and get the relevant information regarding any potential ownership chain or the existing controls, including the supporting documents to be registered along with the UBO details. 10. Towards an amendment of the Belgian UBOs regulation? The new Belgian federal government, which just took office on 3 rd February 2025, has announced its intention to reform the UBO legislation by simplifying the administrative obligations related to UBO registration requirements. To this end, the new federal government plans to reduce administrative burdens and costs for companies by optimizing data exchange between existing databases and automatizing the transmission of information which are already available so that the companies will only need to submit their details and modifications only once. In addition, the new Belgian government also intends to grant a direct access to the UBO register to the financial institutions (21) . According to the new government, this simplification project will make UBO registration simpler while remaining effective in fight against money laundering. We will keep you informed with more details once the content of this reform will be further clarified. [ + ] References ↑ 1 Article 73 of the 2017 AML Law. ↑ 2 Article 30 of the European Directive 2015/849 of the European Parliament and of the Council of 20 May 2015 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing, amending Regulation (EU) No 648/2012 of the European Parliament and of the Council, and repealing Directive 2005/60/EC of the European Parliament and of the Council and Commission Directive 2006/70/EC, OJ L 141, 5.6.2015, p. 73–117 (commonly referred to as the ‘Fourth AML Directive’) and Directive (EU) 2018/843 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2018 amending Directive (EU) 2015/849 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing, and amending Directives 2009/138/EC and 2013/36/EU (Text with EEA relevance), OJ L 156, 19.6.2018, p. 43–74 (commonly referred to as the “Fifth AML Directive”). ↑ 3, ↑ 14 Judgment of the Court of Justice of the European Union delivered on 22 November 2022 (in cases C-37/20 and C-601/20, WM and Sovim SA). ↑ 4 Law of 8 February 2023 as amending the 2017 AML Law and Royal decree of 8 February 2023 amending the Royal decree of 30 July on the operating procedures of the UBO register. ↑ 5 The obligation to disclose the relevant information regarding UBOs also applies to Belgian companies, non-profit associations (whether national or international), foundations, trusts, or similar legal entities. However, this article will only focus on the rules applicable to Belgian companies. ↑ 6 Article 4, first subparagraph, 27, a) of the 2017 AML Law. ↑ 7 Indirect means though one or more entity/entities that is/are controlled by the same individual(s). ↑ 8 The categories of UBOs listed under points (i) and (ii) are cumulative. Belgian companies must therefore indicate who is considered UBO and the category to which they belong. If a person belongs to more than one category, separate registrations should be made by category. ↑ 9 According to the combined reading of article 3 §1 of the Royal Decree, article 74 §1 of the 2017 AML law and articles 14/1 and 14/2 of the Companies Code. ↑ 10 Article 3(6) of the Royal decree adopted on 23 September 2020 amending the Royal Decree on the operating procedures of the UBO register. ↑ 11 Article 18 of the Royal Decree. ↑ 12 Article 14/2 of the Companies Code. ↑ 13 Articles 21 to 23 of the Royal Decree. ↑ 15 Articles 4 §2 (6) of the law of 8 February 2023 amending the 2017 AML Law and 10 (7) of the Royal Decree of 8 February 2023 amending the Royal Decree of 30 July 2018 on the operating procedures of the UBO register. ↑ 16 As defined in article 4, subparagraph 1, 18° of the 2017 AML Law. ↑ 17 Examples named in the Report to the King commenting on the Royal Decree of 8 February 2023. ↑ 18 Article 25 of the royal Decree. ↑ 19 Article 15 of the Royal Decree. ↑ 20 https://www.lecho.be/economie-politique/belgique/general/comment-la-lutte-antiblanchiment-a-ete-boostee-par-le-registre-ubo/10586787.html , viewed on 13th February 2025 at 5:53 pm. ↑ 21 Accord de coalition fédérale, 2025-2029, p.39 and 63.
Arbitrage als middel van geschillenbeslechting in M&A-transacties
· Dispute Resolution
In een fusie- en overnametransactie (M&A) zijn de bronnen van geschillen talrijk: een geschil kan ontstaan uit het hoofdcontract zoals uit de bijbehorende akkoorden, zowel na de afsluiting van de transactie als vóór de ondertekening…
In een fusie- en overnametransactie (M&A) zijn de bronnen van geschillen talrijk: een geschil kan ontstaan uit het hoofdcontract zoals uit de bijbehorende akkoorden (intentieverklaring, principeakkoord, vertrouwelijkheids- of exclusiviteitsovereenkomst) en even goed na de afsluiting van de transactie opduiken als vóór de ondertekening — bijvoorbeeld wanneer een partij zich tijdens de onderhandelingen terugtrekt. Om deze conflicten te anticiperen en te beslechten, dringt de « arbitragereflex » zich vaak op als voorkeursoplossing voor contractopstellers. Arbitrage is een privé en buitengerechtelijk proces waarbij de partijen aan een derde de zorg toevertrouwen hen te scheiden door middel van een bindende beslissing, de uitspraak. Hieronder de voornaamste troeven — en grenzen. 1. Privatisering van het contentieux (vertrouwelijkheid) Anders dan de statelijke rechtspraak, die naar haar aard openbaar is, is arbitrage vertrouwelijk — een groot voordeel, des te kostbaarder naarmate de onderneming groter is of mediagevoelig. In M&A bewaart de discretie van meet af aan het vertrouwen tussen de partijen, de vlotte overdracht en de sociale rust binnen de doelvennootschap, wiens imago zou kunnen worden aangetast (bijvoorbeeld indien een garantieoproep zou onthullen dat de consistentie van haar activa niet overeenstemde met haar rekeningen). Arbitrage beschermt zowel de debatten als de inhoud van de uitspraak; het blijft niettemin verstandig de arbitrageclausule te verdubbelen met een vertrouwelijkheidsclausule die elke ongeoorloofde openbaarmaking voorkomt. 2. Specialisatie van de arbiters en neutraliteit van het forum M&A-transacties berusten vaak op complexe mechanismen ontleend aan de common law, waarbij overdrachtsovereenkomsten regelmatig aan Engels recht of aan het recht van een Amerikaanse staat zijn onderworpen, ongeacht de nationaliteit van het doelwit. Statelijke rechters zijn soms terughoudend om een vreemd recht toe te passen dat zij minder beheersen. Arbitrage laat toe werkelijk gespecialiseerde arbiters te kiezen en, in grensoverschrijdende geschillen, een grotere neutraliteit te waarborgen: anders dan een nationale jurisdictie, die de partij gevestigd in haar ressort zou kunnen lijken te bevoordelen, kan het scheidsgerecht arbiters van verschillende nationaliteiten samenbrengen. 3. Snelheid De uitspraak wordt in eerste en laatste aanleg gewezen: zij is niet vatbaar voor hoger beroep en ontsnapt aan de soms vertragende uitwisselingen van conclusies die procedures voor de rechtbanken verlengen. De partijen bij een M&A-transactie hebben er een evident belang bij die traagheid te vermijden, die de overgedragen onderneming kan verlammen en het belang zelf van de transactie kan ondergraven. Arbitrage biedt een snelle oplossing: krappe termijnen voor de uitwisseling van memories, beperkt aantal ervan en arbiters die over passende beschikbaarheden beschikken, daar waar hoven en rechtbanken het hoofd moeten bieden aan de gerechtelijke achterstand. 4. Uitvoering van de uitspraak en omkadering van de rechtsmiddelen De arbitrale uitspraak heeft dezelfde bindende kracht als een statelijke uitspraak en kan het voorwerp uitmaken van gedwongen tenuitvoerlegging. Op internationaal vlak vergemakkelijkt het Verdrag van New York van 10 juni 1958, ondertekend door 172 landen, de tenuitvoerlegging over de grenzen heen door middel van een exequatur-procedure, zonder de zaak opnieuw te beoordelen. De rechtsmiddelen zijn in beginsel uitgesloten, behoudens in gevallen die limitatief door de wet zijn opgesomd (gebrek aan motivering, partijdigheid van de arbiters, schending van de rechten van verdediging) en onderworpen aan strikte uitoefeningsvoorwaarden. 5. De kosten en de financiering van de procedure Arbitrage is duur in vergelijking met de nationale jurisdicties, omdat de partijen er de volledige kosten van dragen (honoraria van de arbiters, instelling belast met het secretariaat, zaalhuur, vertaling, verplaatsingen) — een kost die echter die van een expertise kan compenseren die nodig is voor een niet-gespecialiseerde statelijke rechter. De bedragen, die vanaf de inleiding van het dossier verschillende honderdduizenden euro's kunnen bereiken (Internationale Kamer van Koophandel Parijs, London Chamber of Arbitration), oefenen een afschrikkend effect uit en sporen vaak aan tot een dadingsoplossing. Een partij met beperkte middelen kan ten slotte een beroep doen op financiering door een derde (third party funding), die de procedure prefinanciert tegen de afstand van een deel van de winst uit een gunstige uitspraak.
Luxembourg RCS: New Digital Procedures and Identification Requirements Starting November 2024
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As of 12 November 2024, the Luxembourg Trade and Companies Register (“RCS”) will implement several procedural changes aimed at simplifying administrative processes and enhancing…
As of 12 November 2024, the Luxembourg Trade and Companies Register (“RCS”) will implement several procedural changes aimed at simplifying administrative processes and enhancing the accuracy of recorded information. These updates include transitioning requisition forms from PDF format to an interactive HTML format, allowing users to complete them directly online. This technological update, which removes certain practical constraints associated with PDF forms, will also create a more user-friendly interface. Furthermore, it restricts the ability to forward completed forms to third parties, ensuring that only the applicant may submit them. In an effort to improve data transparency and security, a new identification requirement is being introduced: all individuals registered with the RCS must now provide a Luxembourg National Identification Number (“NINL”). This measure, aligned with Article 12bis of the amended Law of 19 December 2002, on the Trade and Companies Register, applies to every individual associated with a registered corporate entity, including company representatives (e.g., managers and directors), shareholders, and other involved natural persons. The new requirements apply immediately to all new registrations. For individuals already registered, updating their information—particularly the provision of their NINL—will be voluntary at first but will later become mandatory (with a date still to be determined). If a registered individual already has a Luxembourg NINL (typically the matriculation number issued by the Luxembourg Social Security Authority (CCSS)), they will only need to provide it by completing the relevant online form, without the need to submit supporting documents. However, for those without an NINL, a process will be in place to generate this number upon registration, requiring additional information, such as nationality and private residential address, accompanied by supporting documents (e.g., ID card, proof of residence). Additionally, the RCS is introducing automatic verification of Luxembourg addresses entered in its database, based on the national register of localities and streets. When an address is entered in the form, it will be automatically checked for consistency with official data from the localities register. If there is a discrepancy, an error message will prompt the applicant to correct the information before proceeding. This measure aims to prevent address errors and ensure that geographical information recorded at the RCS is accurate and up-to-date. These adjustments are designed to facilitate administrative processes, strengthen data security and compliance, and improve the reliability of personal information recorded in Luxembourg, thereby meeting the demands of a more secure and modern administrative framework.
De aansprakelijkheid van bestuurders en zaakvoerders van Luxemburgse vennootschappen
· Corporate · Luxembourg
Luxemburg telt bijna honderdduizend vennootschappen, vandaar een sterke vraag naar bestuurders, vaak niet-residenten. Ongeacht hun nationaliteit of woonplaats blijven zij onderworpen aan het Luxemburgse recht…
Luxemburg telt bijna honderdduizend vennootschappen, vandaar een sterke vraag naar bestuurders, vaak niet-residenten. Ongeacht hun nationaliteit of woonplaats blijven deze bestuurders en zaakvoerders onderworpen aan het Luxemburgse recht. In beginsel zijn zij niet persoonlijk aansprakelijk voor de verbintenissen die namens de vennootschap worden aangegaan; zij kunnen evenwel onder bepaalde omstandigheden gehouden zijn de vennootschap te vergoeden, of zelfs persoonlijk aansprakelijk zijn tegenover derden. De term « bestuurder » verwijst hierna onverschillig naar de zaakvoerder van een S.à r.l. en de bestuurder van een S.A. 1. De beheersfout Gehouden tot een loutere middelenverbintenis, zijn de bestuurders tegenover de vennootschap aansprakelijk voor hun nalatigheid of slecht beheer, beoordeeld volgens het criterium van de normaal voorzichtige en zorgvuldige beheerder (de « goede huisvader »). De fout wordt slechts weerhouden voor een handeling die kennelijk in strijd is met wat redelijkerwijs verwacht mocht worden; de bestuurder te goeder trouw, correct geïnformeerd en handelend in het vennootschapsbelang (gelijkgesteld met het belang van de aandeelhouders), is beschermd. Voorbeelden uit de rechtspraak: abnormale vaststelling van de prijs van activa, niet-betaling van belastingen of sociale bijdragen, niet-invordering van schuldvorderingen, onjuiste rekeningen, buitensporige uitgaven, persoonlijke leningen zonder zekerheid, of langdurig absenteïsme. 2. De schending van de wet van 1915 of van de statuten Het optreden van de bestuurders moet de wet van 10 augustus 1915 op de handelsvennootschappen en de statuten strikt naleven. Elke schending kan leiden tot de hoofdelijke aansprakelijkheid van alle bestuurders tegenover de vennootschap en tegenover derden. Anders dan de beheersfout, die subjectief door de rechter wordt beoordeeld, wordt de schending van de wet of de statuten objectief beoordeeld - de sanctie is dan ook des te scherper. Voorbeelden: verbintenissen die het maatschappelijk doel overschrijden, gebrek aan oproeping van de algemene vergadering (met name in geval van aanzienlijke verliezen), niet-naleving van de regels inzake belangenconflicten, dividenden of inkoop van eigen aandelen. 3. De quasi-delictuele aansprakelijkheid (art. 1382) Deze specifieke gronden sluiten een beroep op de algemene beginselen niet uit, in het bijzonder de quasi-delictuele aansprakelijkheid van artikel 1382 van het Burgerlijk Wetboek. Een bestuurder kan op die grond aansprakelijk zijn tegenover een aandeelhouder of een derde indien hij heeft gehandeld op een wijze die onverenigbaar is met een voorzichtige en zorgvuldige beheerder, mits aan een dubbele voorwaarde is voldaan: dat de fout « losstaat » van de uitoefening van zijn mandaat en dat de schade van de eiser onderscheiden is van die van de vennootschap. In de praktijk wordt deze aansprakelijkheid zelden weerhouden. 4. Sancties en aansprakelijkheid in geval van faillissement Een onderneming in staking van betaling en met geschokt krediet moet binnen de maand haar boeken neerleggen: bij gebreke daarvan begaat zij het misdrijf van bankbreuk, bestraft met één maand tot twee jaar gevangenisstraf, naast eventuele beroepsverboden. De vordering tot aanzuivering van het passief, voorbehouden aan de curator, laat bovendien toe de bestuurder - in rechte of in feite - te veroordelen tot het dragen van het geheel of een deel van het passief wanneer het faillissement voortvloeit uit een ernstige en gekarakteriseerde fout (onredelijke voortzetting van de activiteit zonder kasmiddelen, voorkeursbetalingen, ongerechtvaardigde uitgaven in contanten, enz.). 5. De bijzondere aansprakelijkheid in fiscale zaken Krachtens de algemene fiscale wet zijn de vertegenwoordigers van de vennootschap persoonlijk aansprakelijk voor de fiscale verplichtingen die zij door hun nalatigheid heeft miskend. De rechtbanken geven de administratie vaak gelijk, met name wanneer de vennootschap btw of bronheffingen op lonen heeft geïnd zonder ze aan de Schatkist door te storten. De gebruikelijke verweren - boekhouding toevertrouwd aan een derde, geen hoedanigheid van uiteindelijk begunstigde, vertrek vóór het verhaal - worden in de regel verworpen. 6. De strafsancties Naast de burgerrechtelijke aansprakelijkheid zijn er strafsancties: die voorzien in de wet van 1915 om de werking van de organen en de informatieverstrekking aan aandeelhouders en derden te waarborgen, maar ook die van het strafwetboek, in de eerste plaats misbruik van vennootschapsgoederen. Noch de instemming van de aandeelhouders, noch de verkregen kwijting vormen een verschoning. De bestuurder kan ten slotte worden bestraft wanneer zijn gedrag de vennootschap ertoe heeft gebracht een misdrijf te plegen, waarbij de strafrechtelijke aansprakelijkheden van de rechtspersoon en de bestuurder kunnen samengaan. Tot besluit Dit gamma aan sancties moet niet beangstigend zijn: de aansprakelijkheid van een bestuurder veronderstelt onbezonnen gedrag of een onvoorzichtigheid die onverenigbaar is met de functie. Het kan nooit genoeg worden herhaald - een bestuurdersmandaat aanvaardt men niet uit beleefdheid, uit vriendschap of in de naïeve hoop dat anderen op de vennootschapszaken zullen toezien. De besluitvormende organen niet inactief laten en toezien op de naleving van de wettelijke verplichtingen, te beginnen met de goedkeuring en neerlegging van de jaarrekeningen - wat veronderstelt dat men de realiteit ervan begrijpt - vormt het minimum dat van wie deze functie opneemt mag worden verwacht.
Après le CSA, siège en Belgique, en France ou au Luxembourg ?
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Contribution de Me Gérald Stevens au colloque du 12 octobre 2020 sur les ‘Actualités du Droit des Affaires’ organisé par l’UCL Louvain (FuCAM Mons) Le thème de cet exposé, proposé…
Contribution de Me Gérald Stevens au colloque du 12 octobre 2020 sur les ‘Actualités du Droit des Affaires’ organisé par l’UCL Louvain (FuCAM Mons) Le thème de cet exposé, proposé sous la forme d’une question, nous appelle à effectuer un exercice de droit comparé destiné à mesurer le résultat de la réforme opérée par le Code des Sociétés et Associations (le « CSA ») et l’ambition affichée par le législateur de rendre le droit belge plus performant afin de pouvoir attirer de nouveaux entrepreneurs ou groupe de sociétés en Belgique. « Pareille réforme en profondeur est en effet nécessaire, si l’on souhaite offrir aux entreprises un outil adapté à leurs besoins. Elle s’impose encore si l’on souhaite faire du droit belge des sociétés un droit attractif qui soit compétitif sur le plan international par rapport aux droits des autres pays membres de l’Union européenne et qui puisse dès lors constituer un des éléments favorisant des investissements étrangers et contribuant à maintenir un lien entre nos dernières grandes sociétés multinationales belges et notre pays ». (1) Le sujet a été volontairement limité aux deux juridictions avec lesquelles la Région Wallonne a la plus grande proximité, géographique et linguistique, soit la France et le Grand-Duché de Luxembourg. L’exercice revêt une dimension spéciale sachant que la réforme du CSA s’est accompagnée d’une modification du Code de Droit International Privé (le « CDIP »), dans le cadre de laquelle le législateur a résolument abandonné la théorie du siège réel pour privilégier désormais la théorie du siège statutaire le tout, précisément, afin d’encourager, d’une part, les entreprises qui auraient des activités à l’étranger à établir leur siège en Belgique et, d’autre part, d’éviter que des entreprises établies en Belgique ne soient tentées de se déplacer sous d’autres cieux. « Cette situation est d’autant plus handicapante pour la Belgique que la Cour de justice de l’Union européenne a favorisé la libre circulation des sociétés en permettant aux sociétés constituées à l’étranger, dans un pays qui applique en droit international privé le principe du siège statutaire, de poursuivre librement leurs activités en Belgique tout en demeurant régies par leur droit d’origine. Or, entre autres les Pays-Bas, les pays scandinaves, l’Allemagne, l’Italie et les pays anglo-saxons, à l’instar d’ailleurs de la France, ont modernisé leur droit des sociétés pour le rendre plus compétitif. L’on constate ainsi depuis quelques années qu’il est de plus en plus fréquent que des sociétés constituées sous l’empire d’un droit plus simple et plus flexible développent à titre principal leurs activités en Belgique (…). Elle [lire : la réforme] s’impose, enfin, car il est clair aujourd’hui que le droit de sociétés n’est plus une priorité de l’Union européenne et que, dans ce contexte, la Cour de justice de l’Union européenne ne fera que renforcer sa tendance à favoriser l’établissement en Belgique de sociétés étrangères conservant leur nationalité d’origine ». (2) Après un rappel des contours de la théorie du siège statutaire examinée par opposition à celle du siège réel, sera présenté le résultat d’une analyse comparative succincte entre les formes de sociétés les plus usitées dans les trois juridictions concernées, à savoir la SRL (sous sa nouvelle forme) pour la Belgique, la Sàrl pour le Luxembourg et la SAS pour la France, le tout afin de tenter de formuler une réponse à la question posée. La théorie du siège statutaire Notions Bien plus qu’un sujet de droit des sociétés, la théorie du siège statutaire, comme celle du siège réel, rencontre une problématique de droit international privé. Il s’agit en effet de déterminer quelle loi contenant des règles de droit des sociétés (la lex societati s) doit s’appliquer à une société donnée qui, par hypothèse, présente certains éléments d’extranéité (ses actionnaires résident à l’étranger, elle exerce ses activités commerciales dans plusieurs pays, ses administrateurs résident dans des pays différents, etc…). Les règles de droit international privé sont appelées à fixer, dans ce contexte, des critères de rattachement en fonction desquels des opérateurs économiques ou in fine un juge, pourront savoir précisément quel système juridique, en substance quel droit des sociétés, appliquer à la société qui les intéresse. Ce sont ces règles qui, par la même occasion, déterminent ce qu’il y a lieu de considérer comme étant la nationalité d’une société. Traditionnellement, les règles de droit international privé belge reposaient sur la théorie du siège réel selon laquelle une société était considérée comme étant de nationalité belge, et donc soumise aux règles de droit des sociétés belge (il s’agissait pratiquement des lois coordonnées sur les sociétés commerciales, puis du code des sociétés dans sa version de 1999) si son siège réel, c’est-à-dire « le lieu depuis lequel sont prises les décisions relatives à l’organisation, la direction et l’administration d’une société, en somme le centre décisionnel névralgique de celui-ci » (3) désignait un endroit situé en Belgique. Concrètement, l’article 110, alinéa 1er, du CDIP renvoyait, dans sa version antérieure à la réforme, à la notion d’ « établissement principal » qui, selon l’article 4, §3, du même code se détermine en tenant compte principalement du centre de direction, des affaires ou des activités de la personne morale concernée. Au Luxembourg, qui applique toujours la théorie du siège réel, la situation est quelque peu différente dans la mesure où il est renvoyé à la notion plus concrète d’ « administration centrale » qui correspond au lieu où sont tenus ses registres, tant du point de vue du droit des sociétés que de sa comptabilité. (4) A l’inverse, dans la théorie du siège statutaire, le critère de rattachement est plus simplement (en termes de détermination supposée offrir par là une plus grande sécurité juridique), l’adresse du siège de la société telle qu’elle est déterminée par ses statuts. En d’autres termes, par l’effet de l’adoption de cette nouvelle théorie, si les statuts d’une société désignent l’adresse de son siège dans la ville de Mons, de Mouscron ou d’Anvers, cette société est considérée irrévocablement comme une société de droit belge et sera soumises aux règles du CSA. Ceci restera valable et d’application encore que la société en question déploie ses activités commerciales en France ou aux Pays-Bas, que ses administrateurs résident en Allemagne ou en Angleterre, que sa comptabilité soit tenue en Pologne voire même encore au Maroc. Tel était l’objectif résolument poursuivi par le législateur belge dans le cadre de la réforme du CSA et, dans son prolongement du CDIP : celui de détacher la question de la nationalité et donc de l’application de la lex societatis de certains éléments d’extranéité pouvant affecter une société le tout pour autant que, du point de vue de la Belgique, les fondateurs ou actionnaires de la société concernée aient fait le choix délibéré de fixer le siège de ladite société en Belgique. Les travaux préparatoires de la réforme l’illustrent à suffisance : « La liberté d’établissement au sein de l’Union européenne permet donc de choisir, pour la constitution d’une société, un État membre dont la législation est la plus appropriée pour une activité économique déterminée quitte ensuite à avoir le centre de ses activités dans un autre État membre. (5) (…) L’alinéa 1er [de l’article 2 :141] confirme que l’existence juridique des personnes morales est reconnue en Belgique dès qu’elles ont été organisées selon le droit de leur siège statutaire. Compte tenu de la suppression de la doctrine du siège réel, la circonstance quel les personnes morales ont ou n’ont pas leur établissement principal à l’étranger n’est plus pertinente. Seule la situation de leur siège statutaire est prise en considération. (6) (…) Conformément à la doctrine du siège statutaire, les personnes morales sont toujours régies par le droit de l’État sur le territoire duquel leur siège statutaire est établi. D’autres facteurs de rattachement possibles tels que le lieu à partir duquel la société est dirigée, la localisation de ses principales installations de production, ou la nationalité de ses principaux actionnaires ne jouent aucun rôle. (7) (…) En revanche, avec la doctrine du siège statutaire, une entreprise qui opte pour le droit belge demeure soumise à ce même droit, et ce quel que soit l’endroit du monde où elle investit ou ouvre des établissements. À l’inverse, des sociétés étrangères qui investissent et ouvrent des établissements en Belgique ne doivent pas craindre d’être soumises au droit belge des personnes morales sans qu’elles aient pris la décision formelle de déplacer leur siège statutaire en Belgique . (8) ” Situation en France et au Luxembourg Contrairement à la Belgique et selon certaines nuances qui dépassent le cadre de cette présentation, il faut considérer que les systèmes juridiques Luxembourgeois et la Français se rallient toujours actuellement à la théorie du siège réel. L’article 1300-2 de la loi luxembourgeoise du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales (9) ) prévoit en ses 1er et 2ème aliénas que : « Toute société dont l’administration centrale est située au Grand-Duché de Luxembourg, est soumise à la loi luxembourgeoise, bien que l’acte constitutif ait été passé en pays étranger. Lorsqu’une société à son domicile au Grand-Duché de Luxembourg, elle de nationalité luxembourgeoise et la loi luxembourgeoise lui est pleinement appliquée ». (10) En France, la loi du siège réel s’applique en principe (11) sauf lorsqu’il existe une dissociation entre le siège statutaire et le siège réel. En ce cas, le choix est laissé aux tiers de choisir entre l’application de la loi de la juridiction de l’un ou celle de l’autre, par l’effet de l’article 1837 du code civil. (12) Conséquences de l’adoption de la théorie du siège statutaire L’adoption de la théorie du siège statutaire a, dans l’esprit du législateur, comme vocation première à augmenter l’attractivité du droit belge et susciter l’implantation sur notre territoire d’entreprises et autres organisations sans but lucratif. Le seul basculement vers cette théorie est toutefois insuffisant à lui seul et la problématique doit être appréciée en combinaison avec l’exercice de modernisation et de flexibilité que le législateur se proposait d’opérer par ailleurs : « (… ) la doctrine du siège statutaire accroît l’attractivité du droit belge des sociétés et des personnes morales et, partant, accroît également l’attractivité de la Belgique en tant que pays d’implantation : des entreprises et organisations à but non lucratif peuvent facilement et en toute sécurité juridique opter pour le droit belge qui gagnera désormais beaucoup en attractivité à la suite de la modernisation et de la flexibilisation insufflées par le présent projet ». (13) Par ailleurs, la théorie du siège statutaire a une vocation limitée : elle n’identifie le facteur de rattachement que pour la seule lex societatis dont l’objet est lui-même limité à décrire les seules règles de constitution, d’organisation, de fonctionnement et de dissolution applicables aux personnes morales. Ainsi, d’autres règles telles que les règles fiscales, de droit social, du droit de l’environnement ou même en matière d’insolvabilité répondent à des critères de rattachement distincts qui ne se confondent pas avec celui du siège statutaire. « À cet égard, il convient de toujours garder à l’esprit que le siège statutaire n’indique que le droit d’organisation tel que visé à l’article 111, § 1er, du Code de droit international privé. Le critère de rattachement pour de nombreuses autres règles de droit, notamment le droit de l’environnement ou le droit social, reste lié au lieu d’activité de la personne morale: une société ayant un siège statutaire en France qui ouvre en Belgique une usine employant 200 travailleurs sera et restera de ce fait soumise au droit social et au droit de l’environnement belges ». (14) L’idée est séduisante : un entrepreneur peut donc choisir de constituer sa société en Belgique en y localisant son siège, tout en déployant les activités de celles-ci dans un ou plusieurs autres pays selon la règlementation nationale applicable dans ce ou ces pays. (15) Nous avons vu que ceci n’est pas nécessairement possible sous l’angle des droits français et luxembourgeois et constitue dès lors, d’un point de vue théorique, déjà un premier avantage significatif pour la Belgique. Comparatif SRL – SàRL – SAS La théorie du siège statutaire offrant, en Belgique, la possibilité d’opter pour l’application du CSA par la seule élection d’une adresse en Belgique comme siège de la société, il peut être examiné à présent si un tel choix peut se révéler avantageux par comparaison au régime juridique offert dans d’autres pays. Avant d’examiner de manière spécifique et ponctuelle en quoi le régime belge, luxembourgeois ou français serait plus intéressant que les deux autres, il faut rappeler que les écarts existant entre les législations correspondantes n’est, en principe, pas appelé à être significatif. L’exercice d’harmonisation initié voici plus de 50 ans sous l’égide de la Commission européenne mène au constat que, même si cet exercice a été réalisé par voie de directives laissant la plupart du temps aux Etats la possibilité d’implémenter de manière particulière les principes qui y étaient posés, les droits des sociétés en place respectivement dans chacun des pays de l’Union Européenne présentent vraisemblablement plus de similitudes que de différences. Concernant plus particulièrement les juridictions faisant l’objet de notre examen, on ne pourra se départir de l’idée générale solidement ancrée auprès des praticiens du droit des sociétés selon laquelle, d’un côté, le droit des sociétés français présente les plus grandes contraintes étant articulé autour du principe selon lequel tout ce qui n’est pas expressément prévu par la loi est interdit. (16) De l’autre côté, le droit des sociétés luxembourgeois est perçu comme étant le plus flexible des trois systèmes, reposant sur le principe inverse selon lequel tout ce qui n’est pas interdit par loi du 10 août 1915 sur les sociétés commerciales est autorisé. (17) Un des objectifs poursuivi par le législateur belge étant d’augmenter la flexibilité de son droit des sociétés, et possiblement de le rapprocher d’autres régimes réputés pour leur souplesse (le système néerlandais fut beaucoup plus pris comme modèle, notamment quant à la réforme de la SPRL, que le système luxembourgeois), une des façons de mesurer le succès éventuellement enregistré à cet égard pourrait consister dans une comparaison entre les caractéristiques principales (et non-exhaustives) des sociétés les plus communément utilisées dans chacune des trois juridictions soit : La SRL de droit belge La Sàrl de droit luxembourgeois La SAS de droit français Les couleurs utilisées dans le tableau comparatif proposé ci-après proposent de considérer, soit comme un élément de flexibilité accrue (en vert), soit comme un déficit de flexibilité (en rose), le régime applicable à une problématique particulière selon la réponse qui y est apportée dans les deux autres juridictions. [TABLEAU] Conclusion Le tableau fait donc apparaître du point de vue de la flexibilité de meilleurs atouts, et donc un léger ‘avantage’ pour la SRL de droit belge. Est-ce à dire pour autant qu’après le CSA, il y aurait lieu de privilégier invariablement la solution consistant à placer le siège social d’une société en Belgique ? Une telle conclusion doit être nuancée. Tout d’abord, une observation empirique de l’activité des cabinets d’avocats ou autres études de notaires ne permet pas de conclure à l’installation massive de sociétés en Belgique, que ce soit sous la forme de constitution d’entités nouvelles ou de migration de sociétés existantes dans des pays étrangers. Ensuite, et même si l’on a vu que ces questions pouvaient être dissociées, il reste manifestement intéressant pour beaucoup d’entreprises, tant d’un point de vue organisationnel que financier, de fixer le siège statutaire de leur société au même endroit que celui de leur siège administratif ou décisionnel, de leur centre commercial et/ou de production, de sorte que l’attrait que peut représenter un régime juridique intéressant du point du droit de sociétés pourra être occulté par des considérations d’ordre purement géographique liées aux chaines d’approvisionnement ou aux réseaux logistiques par exemple ou, par des préoccupations tenant à la fiscalité, à l’environnement proposé en matière d’emploi et de sécurité sociale pour ne citer que celles-ci. Un entrepreneur n’est pas l’autre et sa perception des avantages (ou inconvénients) proposés par un régime de droit des sociétés donné se fera en résonnance avec des préoccupations opérationnelles, financières et commerciales qui doivent assurément l’animer par ailleurs. Enfin et surtout, comme nous venons de l’observer avec la dernière réforme en Belgique et continuerons à l’observer dans le futur, un système juridique n’est jamais figé. Les préoccupations du législateur belge en termes de compétitivité sont partagées par les législateurs des autres pays européens, et certainement des législateurs luxembourgeois et français qui, en matière de droit des sociétés, ne sont pas restés inactifs au cours des dernières années et poursuivent le même objectif de modernisation et d’attractivité du régime offert aux entreprises. (18) Une réponse tranchée et définitive ne peut donc être apportée à la question posée sans la replacer dans le contexte plus général de la vie des entreprises à l’heure de la mondialisation. [ + ] References ↑ 1 Exposé des motifs, Doc. Parl. , Ch. Repr., 2017-2018, n° 54-3119/001, p. 6 in fine . ↑ 2 Ibid. , p. 6 et p. 7. ↑ 3 N. THIRION, Droit international et européen des sociétés , Bruxelles, Larcier, 2009, n° 14, p. 19, cité par R. AYDOGDU, « La mobilité des sociétés, une révolution conservatrice », in Le Code des sociétés et des associations : contentieux et pratique , p. 33. ↑ 4 A noter que les concepts d’ établissement principal et d’ administration centrale sont tous deux inspirés du Traité sur le fonctionnement de l’Union Européenne (« TFUE ») et plus particulièrement son article 49.1. ; pour l’application de la théorie du siège réel au Luxembourg, voy. section suivante. ↑ 5 Exposé des motifs, op. cit. , p. 15 in fine . ↑ 6 Ibid., p. 108. ↑ 7 Ibid., p. 339. ↑ 8 Ibid. , p. 340. ↑ 9 Anciennement article 159 (avant la renumérotation opérée par un Règlement Grand-Ducal du 19 décembre 2017 ↑ 10 Pour un état des lieux sur la question voy. Dialogue entre A. STEICHEN et A. PRUM, « Siège réel ou incorporation », in Cent ans de droit luxembourgeois des sociétés , Larcier, Bruxelles, 2016, p. 451 à 463. ↑ 11 « Les statuts doivent mentionner le siège réel de l’entreprise, c’est à dire le lieu où est effectivement dirigée la vie de la société (sauf le cas des contrats de domiciliation). Si le siège indiqué est considéré comme fictif, pour des raisons fiscales par exemples, les juges ont la possibilité de déterminer souverainement le siège réel », http://www.greffe-tc-caen.fr/rcs_etabs.php . ↑ 12 « Toute société dont le siège est situé sur le territoire français est soumise aux dispositions de la loi française. Les tiers peuvent se prévaloir du siège statutaire, mais celui-ci ne leur est pas opposable par la société si le siège réel est situé en un autre lieu ». ↑ 13, ↑ 14 Exposé des motifs, op. cit. , p. 341. ↑ 15 Une telle situation et la solution retenue en droit belge n’exclut toutefois pas complètement la possibilité de frottements selon les critères de rattachement de la lex societatis appliqués par les règles de droit international privé d’autres Etats ; voy. à ce sujet R. AYDOGDU, op. cit. , n° 27 et 28, p. 48-49. ↑ 16 Voy. P. LE CANNU et B. DONDERO, Droit des sociétés , 7 ème édition, LGDJ, Paris, 2018, n° 45 : « Les milieux d’affaires se plaignent depuis longtemps du caractère excessivement règlementaire du droit des sociétés ». ↑ 17 A. PRUM et I. CORBISIER, Droit des sociétés, Tableau comparatif des droits luxembourgeois, belge et français et textes légaux luxembourgeois , Bruylant, Bruxelles, 2000, p. XVII. ↑ 18 Pour le Luxembourg, voy. la réforme opérée par la loi du 10 août 2016 portant modernisation du droit des sociétés et la renumérotation complète de la loi opérée par le Règlement Grand-Ducal du 19 décembre 2017. En France, les deux dernières grandes lois de réforme du secteur économique destinées à promouvoir, entre autres la croissance, contenaient des dispositions particulières réformant les dispositions du code de commerce applicables aux sociétés afin d’en moderniser le régime (voy. « loi Macron » du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques et « loi Pacte » du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises).
The impact of COVID-19 on Belgian companies
· Corporate · Belgium
Following the decisions taken in the framework of the fight against the spread of coronavirus in Belgium, companies face significant difficulties in the course of pursuing their…
Following the decisions taken in the framework of the fight against the spread of coronavirus in Belgium, companies face significant difficulties in the course of pursuing their activities. Some measures have been adopted in order to limit the impact of the imposed restrictions on companies aimed at preventing the spread of the virus. In this regard federal and regional governments were granted extraordinary powers so as to take all relevant measures to urgently prevent and handle any problematic situation regarding coronavirus and its consequences. Those powers include, among others, the possibility to adapt applicable legal rules in all matters which may be impacted by the crisis and for which they are competent. The following developments provide a non-comprehensive overview of financial incentives put in place to help companies overcome temporary financial issues special provisions adopted in order to allow the holding of general meetings and meetings of the management body with regards to the current social distancing rules new options for the adjournment of seizures and bankruptcies amendments relating to the passing of notarial deeds new rules applying to the deadlines in the context of bringing legal actions to courts and ongoing civil procedures. As the situation is constantly evolving, executive and legislative powers are continuously adapting and extending these measures, so that this present analysis relates to the measures in place at the time of writing and shall be updated according to the legislative and regulatory developments. Financial incentives Closure premium – The governments of the Brussels-Capital Region, Walloon Region and Flemish Region are planning to grant premiums to companies forced to shut down their business as a consequence of the measures taken in the course of the coronavirus crisis. The terms and conditions for these grants, the application deadlines and the amount of the premiums have been set by each of the three Regions. Deferred repayment of credits – Companies may request a deferment of credit repayment for a maximum period of six months . During this period of time, companies will not be required to repay their credits in capital , although interests remain payable in full. The loan period is therefore extended up to the duration of the deferment period. This option is available for (i) credits with a fixed repayment schedule (ii) cash facilities and (iii) fixed advances. It is conditional upon, among other things, payment difficulties due to the decline in turnover, the decrease of activity, the introduction of temporary or complete lay-offs, and the mandatory shut down measure imposed in order to minimize the spread of the virus. Companies wishing to benefit from the deferral must be based in Belgium and may not already benefit from repayment delays for ongoing credits, taxes or social contributions. In practice, any company applying for deferred repayment terms must contact their bank which will ask for supporting documentation in order to follow up on this request. Banks are not authorized to bill any booking fees nor administrative fees for handling the application. Public guarantee granted in the context of new loans – A new law empowers the federal executive power to grant a public guarantee for new loans and credit lines for a maximum period of one year to viable non-financial companies, SMEs, self-employed workers and non-profit organisations. The royal decree determining the terms and conditions for granting the guarantee shall be issued soon. Equivalent measures are anticipated at regional level. VAT, payroll tax, property tax and other taxes – The federal government has also planned other fiscal incentives for companies, such as: The deferral of payroll taxes, VAT, corporate income taxes, social security contributions, property taxes for the fiscal year 2020; The deferral of tax return filing for corporate income taxes, VAT and the annual client list; An interest-free period or waiver of fines for the non-payment of social security contribution debt, income tax, corporate income tax, VAT etc. Temporary unemployment – Specific measures in the area of employment law, such as the implementation of temporary unemployment rules, have been adopted. Due to the density and technicality of these measures, we refer to other contributions in this respect. General meetings and collegial management bodies Optional and temporary measures have been adopted for meetings which shall or should have been held or convened between the 1 st of March 2020 and the 3 rd of May 2020 . Convening notices that have already been sent may be modified in order to benefit from these measures. Furthermore, meetings convened prior to the 3 rd of May 2020 may be held in accordance with the new rules even if held after their adoption. General meetings – Two options have been implemented: Hold the meeting under specific terms and conditions related to the coronavirus pandemic The management body may impose on participants of all general meetings to exclusively exercise their rights either by correspondence voting to be sent prior to the meeting using a form provided or published online or by proxy sent prior to the meeting, and as the case may be to a single proxyholder designated for this purpose by the management body. These measures are deemed to limit physical attendance of participants at general meetings, which shall henceforth take place with a reduced number of attendees (i.e. members of the management body and, as the case may be, members of the bureau of the assembly, the auditor and the single proxyholder) or even, if minutes do not have to be drawn up before a notary public, without any physical attendance at all (for example by conference call or video conference). It is furthermore possible to hold a general meeting remotely by means of an electronic communication channel, as referred to in article 7:137 of the CSA even if such possibility has not provided for in the company’s articles of association. Defer the general meeting until things get back to normal The management body may choose to defer the ordinary general meeting at a later date (when the situation has returned to normal), even though it has already been convened. In this regard, a deferral of teen weeks for a certain number of decisions to be taken by within statutory periods, such as the requirement to submit the annual accounts to the general meeting within six months since the end of the financial year or the requirement to file the annual accounts and other documents with the BNB within 7 months following the end of financial year has been scheduled. The management body may also defer any special or extraordinary general assembly already convened, except when (i) applying for the alarm bell procedure if the net assets are negative or threatening to become negative, or (ii) convened by the auditor or shareholders pursuant to the new companies and associations code. Collegial management body – The collegial management body may, notwithstanding the relevant statutory requirements: Take all decisions by means of an unanimous written procedure or Hold its meetings and deliberate by means of telecommunication mediums such as conference calls or video conferences, except for decisions that have to be drawn up and certified in due legal form (in which case the physical attendance of a representative, whether a member or non-member of the management body, is required). Seizure and bankruptcy proceedings on hold The government has approved relief measures for companies facing financial difficulties as a result of the coronavirus crisis, provided they were in good standing until the 18 th of March, by protecting them (as a debtor) against seizing measures and bankruptcy proceedings. Companies covered by the new legislation will automatically and temporarily benefit from these legal relief measures . This means that: The company is protected against seizing measures The company cannot be declared bankrupt upon request of its creditors (but still upon request of the public prosecutor or with the agreement of the debtor itself) Ongoing contracts may not be terminated due to payment default Insolvent companies are temporarily not obliged to file for bankruptcy Deadlines within judicial reorganisation plans are automatically extended, and It is up to commercial courts to decide whether a company as a debtor may be granted such a deferral and relief measures when they are invoked as a judicial defence. This does not mean that companies receive carte blanche to take undue advantage of the situation: Judges of the relevant commercial court may at any time, at the behest of a creditor, lift the temporary deferment. The scheme does not apply to companies which were already bankrupt prior to the crisis, but only to companies still in good standing on the 18 th of March who may encounter financial difficulties because of the coronavirus crisis. Notarial deeds Signing of notarial deeds is postponed until the end of the measures taken by the federal government to fight the spread of the coronavirus, except for urgent deeds . For companies, will be considered as being urgent without having to provide any further justification all those deeds which have direct economic consequences for companies as they relate to (i) transactions which have an impact on the financial wealth of the company (capital increases, capital reductions, contributions and reimbursement of contributions, mergers, demergers and change of corporate form,…); (ii) deeds that should be concluded within a certain period of time due to elapse (e.g. approval of annual accounts) or deeds that should be concluded prior to the end of the financial year; (iii) transactions for which specific documents that have already been drawn up are due to expire (e.g. convening notices to general meetings,…). In addition to the cases referred to above, a matter may also be considered as urgent depending on the specific circumstances of the case. A draft bill of law has been filed in order to, inter alia , make it possible to execute remotely authentic notarial proxies (e.g. as required for certain real estate property transactions) by means of video conferencing or to execute a (non-authentic) proxy for the digital signing of notarial deeds, as long as for each of these cases certain conditions are met, including the (already) existing mandatory rules for the validity of electronic signatures. Judicial proceedings Extensions of deadlines – Limitation periods and other deadlines for the filing of judicial acts with civil law courts due to expire between the 9 th of April and the 3 rd of May 2020 included are extended ipso iure for a period of one month after the end of this period. This also applies to procedural deadlines, appeal deadlines as well as for the exchange and filing of written submissions . Deadlines for subsequent time limits are automatically pushed back in accordance with the duration of these extensions. Specifically, the first deadline is extended until the 3 rd of June 2020 and the following deadlines are deferred accordingly. Parties may however, upon mutual consent, decide to stick to the initial calendar, or agree on new deadlines and agree on a new binding calendar on an amical basis. If a procedure is urgent , the relevant court may, upon a motivated request, rule out the extension of the procedural deadlines. Written procedure – Proceedings which have been set for a court hearing due to take place between the 11 th of April 2020 and the 3 rd of June 2020 included, and where all parties have already filed written submissions, will automatically be taken into deliberation by the judge on the basis of these submissions and bundle of evidences, without hearing the parties. Written procedure therefore becomes the rule under these exceptional measures. A party may object to the written procedure by informing the judge in writing no later than one week prior to the court hearing. In this case, the judge may decide to hold a hearing session, by means of video conference as the case may be, to adjourn the case to an undetermined date, or take the case without hearing the parties. His or her decision is not subject to appeal. The judge may further request the parties to provide oral arguments, by way of video conference as the case may be, on certain specific matters of the case. If all parties are opposed to the written procedure, the case shall be deferred to an undetermined date or to a given date, depending on the availability of the relevant jurisdiction.
The new Belgian Code on Companies and Associations
· Corporate · Belgium
A New Company Code On 23 March 2019, the Belgian Parliament approved a bill meant to fundamentally reshape the existing Company Code. The new Belgian Code on Companies and…
A New Company Code On 23 March 2019, the Belgian Parliament approved a bill meant to fundamentally reshape the existing Company Code. The new Belgian Code on Companies and Associations (the ‘ BCCA ’) aims to make Belgium more attractive for both domestic and foreign businesses. The BCCA will increase flexibility for Belgian companies, but will require them to amend their articles of association in order to bring them in line with the new regime. Hereafter are the most critical changes with regard to companies: SRL/BV From the SPRL/BVBA to the SRL/BV The Société privée à responsabilité limitée (SPRL)/Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BVBA) remains as a company form, but has been rebranded as Société à responsabilité limitée (SRL)/Besloten vennootschap (BV) . Its founders and shareholders will enjoy considerable contractual freedom in the drafting of the articles of association. Thanks to this flexibility, it is expected that the BV/SRL will become the standard form for limited liability companies Main changes in the SRL/BV The main changes in the SRL/BV regime are as follows: No share capital/No minimum capital requirement The concepts of share capital and minimum capital requirement have been abandoned for the BV/SRL. However, the founders of a BV/ SRL will have to provide ‘sufficient’ equity upon incorporation in view of the company’s anticipated activity, taking into account the other financing sources of the company. In this respect, the founders shall justify such equity amount in a more detailed financial plan than under the previous regime, and there will be a stronger emphasis on the founder’s liability. For existing companies, share capital and legal reserve will be automatically converted into a statutory unavailable reserve ( Capitaux propres / Eigen vermogen ), which companies can make available for distribution by amending their articles of association. Dissociation of political rights from financial rights In the new regime, there is no necessary link between the value of the contribution and the rights attached to the shares. The reformed regime offers: the possibility to issue shares with multiple, conditional or even no voting rights for non-listed SRL/BVs and the possibility to grant double voting rights to ‘loyal’ shareholders for listed SRL/BVs. The rule “one share, one vote” is no longer mandatory. the possibility to allocate unequal economic rights attached to shares: there is no necessary link between the value of the contribution and the number of shares issued in exchange for it. Possibility to make shares freely transferable and to admit them to trading on a regulated market The rule of the consent of the shareholders for any transfer of shares, which was required in the SPRL/BVBA under the previous regime, has been adapted. Under the BCCA, the articles of association may opt out of this rule, for instance by stipulating that the shares are freely transferable. Possibility for the shareholders to delegate to the directors the right to issue new shares This possibility is similar to the authorized capital regime already existing in the SA/NV and has been extended to the SRL/BV. Possibility to obtain shares in exchange for a labour contribution The BCCA offers the possibility for the SRL/BV to be granted shares in exchange for the contribution of past or future labour. Possibility to issue not only shares and regular bonds, but also any type of non-prohibited security (such as convertibles bonds, warrants…) Possibility to distribute interim dividends to shareholders throughout the entire financial year Distributions of interim dividends to shareholders are authorised by the BCCA but are subject to (i) a double check, consisting of a ‘solvency test’ (as a result of the distribution, the net assets of the company may not become negative) and a ‘liquidity test’ (the company must remain able to honour its debts within twelve months following the distribution) and (ii) a specific delegation to the directors in the articles of association. Possibility to protect directors from dismissal by offering them notice periods and severance payments (or by imposing the obligation to give reasons for the dismissal) Possibility for the board of directors to entrust daily management to one or more natural persons or legal entities (previously only possible for the SA/NV) New rules applicable to exit or exclusion as a result of conflict between shareholders Under the former regime, shareholders could be forced by the court to sell (judicial exclusion) or purchase (judicial exit) each other’s shares in case of “valid reasons” as a way to resolve conflicts within a company. The BCCA maintains those possibilities, but now explicitly confirms that the court will be bound by provisions in the articles of association or shareholders’ agreement which determine the price of the shares in such a case. In addition, and this is a special feature of the SRL/BV, the articles of association may allow for the exclusion of a shareholder from the shareholders’ meeting for reasons specified therein, or conversely grant the possibility to the shareholders to have their shares redeemed by the company. This option must be provided in the articles of association and the distribution to the exiting shareholder must be postponed as long as the SRL/BV does not pass the solvency and liquidity tests. SA/NV The Société anonyme (SA)/Naamloze vennootschap (NV) remains as a company form while its regime is slightly amended. The main changes relating to the SA/NVs include the possibility to : incorporate SA/NVs with a single shareholder ; issue shares with multiple, conditional or no voting rights for non-listed SA/NVs; listed SA/NVs can grant double voting right to ‘loyal’ shareholders; allocate unequal economic rights attached to shares in SA/NVs; put in place a flexible governance structure consisting of a one-tier model (board of directors), a two-tier model (management board and supervisory board consisting of different persons) or a single director. In the latter case, it will be possible to appoint such director in the articles of association in order to secure his position and also to grant him extraordinary powers with respect to decisions of the general meeting of shareholders (veto right) in order to replicate the former regime of the ‘ Société en Commandite par Actions/Commanditaire Vennootschap op Aandelen ” which no longer exists as a specific form of company; protect directors in SA/NVs from dismissal by offering them notice periods and severance payments (or by imposing the obligation to give reasons for the dismissal); distribute interim dividends to shareholders throughout the entire financial year. Four main differences remain between the SA and the SRL: the existence of a minimum share capital and the protective rules of this share capital in the SA/NV the possibility now offered to the SA/NV to have a true dual system consisting of a supervisory board and a management board the possibility of introducing in the SRL/BV, by means of a statutory clause, out of court exit and exclusion involving financial support by the company. the possibility for SRL/BV only to issue shares in exchange for a labour contribution Focus on directors Hereunder are the main changes relating to the directors, decision-making process and representation of Belgian companies: Revocability of directors – The principle according to which directors of an NV/SA must at all times remain subject to dismissal free from restrictions ( ad nutum ) is abandoned, and the possibility to grant a severance payment or stipulate a notice period is now explicitly provided for. Directors’ liability – The BCCA provides for the joint and several liability of the directors for negligence of the management body except for negligence in which they were not involved, provided they denounced the alleged negligence to the other members of the management body. Liability cap for directors – The director liability is capped to certain amounts in case of ‘slight’ negligence. The monetary limit on the amount for which directors can be held liable ranges from EUR 125,000 to EUR 12 million, depending on the balance sheet total and turnover of the legal entity (except for listed companies where the highest cap always applies). The cap will however not apply to repeated negligence, gross negligence, fraud, any kind of liability towards the tax and social security authorities, and to various other special liability regimes. Boards may adopt resolutions in writing – The board may unanimously adopt all resolutions in writing, unless the articles of association stipulate otherwise. Permanent representatives – When a legal entity is appointed as a director, such legal entity must appoint a natural person as permanent representative. It is explicitly stated that a permanent representative of a legal entity cannot personally be appointed as a director of the same company. Under the BCC, the permanent representative had to be a shareholder, manager, director or employee of the legal entity. The BCCA abandons this requirement, which means that companies will now have more flexibility in appointing a permanent representative. Daily management redefined – The board of directors may entrust daily management of the company to one or more natural persons or legal entities. This is henceforth also possible for a BV/SRL. The BCCA also gives for the first time a legal definition of daily management, which shall cover the day-to-day business of the company, as well as decisions and actions that are either urgent or have little impact. E-mail address and website – Companies may include in their articles of association an official e-mail address and, where appropriate, a website. International perspective Nationality of a company – Under Belgian conflict-of-law rules, the nationality of a company, and therefore the applicable company law, will no longer be determined by the place where management decisions are made (‘real seat theory’) but rather by the place where the registered office is located (‘incorporation theory’). Hence, Belgian company law shall always apply to companies with registered offices in Belgium, even if they are effectively managed from abroad. However, for corporate income tax purposes, the place of effective management will remain an important criterion for determining whether a company qualifies as a Belgian tax resident. Furthermore, environmental law, social law and insolvency law may use alternative criteria to determine in which situation they will apply to Belgian or foreign entities. Mobility of companies – In ord er to guarante e the mobility of companies, the BCCA provides for new rules on the cross-border transfer and restructuring of companies without loss of their legal personality. Entry into force in 3 steps 1 st May 2019 – The BCCA immediately applies to new companies incorporated on or after 1 st May 2019 and will progressively apply to existing companies which have acquired legal personality before that date. 1 January 2020 – Unless they elect to comply early and in full with the BCCA ( opt in ) , the mandatory provisions will apply to existing companies as of 1 January 2020 even if the articles of association of the company have not been brought in line with the new BCCA. In such case, if a statutory clause is contrary to one of these mandatory provisions, the statutory clause will be deemed unwritten (and therefore will no longer be applied). However, as of that date, the BCCA’s non mandatory provisions will only apply to the extent that the articles of association do not deviate from them. Finally, if an existing company amends part of its articles of association prior to that date, it will have to modify them as a whole in order to bring them completely in line with the BCCA. 1 st January 2024 – This date is the final deadline for existing companies and associations to bring their articles of association in line with BCCA and/or to convert into another company form. Company forms which have been abolished will then be automatically converted into a different company form and will have the obligation to amend their articles of association within six months. Directors shall be jointly and severally liable for any damage to the company, or to any third party, that is a result of the failure to adapt the articles of association to the BCCA in time.
UBO disclosure obligations in Luxembourg
· Compliance · Luxembourg
On 1st March 2019 a law dated 13 January 2019 implementing new disclosure obligations in relation to ultimate beneficial owners (“UBO’s”) of legal entities has come into force in…
On 1st March 2019 a law dated 13 January 2019 implementing new disclosure obligations in relation to ultimate beneficial owners (“UBO’s”) of legal entities has come into force in Luxembourg. Through this law and in accordance with EU legislation, Luxembourg has created a national register for UBO’s entailing mandatory duties and obligations for any legal entity existing under the laws of Luxembourg. Here is what you should need to know about these disclosure obligations. Concept of UBO A UBO is defined as any natural person who ultimately owns or controls a legal entity or as any natural person for whom a transaction is executed or an activity realized. The criteria for identification of a UBO may either be based on the direct or indirect ownership the person has in the relevant entity and/or on the control the person exercises over said entity. The holding by a natural person of more than 25% of the shares of a company is an indication of such beneficial ownership, which however does not mean that any natural person owning less than 25% is automatically excluded of the status of UBO (as the control can be exercised through other means). If no UBO can be identified by application of these criteria or if there is still uncertainty as to the qualification of UBO-ship of a person, information about the natural person(s) holding the position of senior management of the company shall be filed with the UBO Register instead. Information to be disclosed name and given name(s); nationality(ies); day, month, year, and place of birth; country of residence with precise details of the private or professional address; for individuals registered in the Luxembourg national register of natural persons: the identification number (matricule); for those not registered in the Luxembourg national register of natural persons: the foreign national identification number; nature and extent of the beneficial interest held in the company. UBO disclosure obligations entered into force in Luxembourg on 1 March 2019 2 / 2 In case the relevant Luxembourg entity is a company listed on a regulated market in Luxembourg, in the EEA, or with a third-country market, which is recognized as equivalent by the European Commission, then the UBO information to be disclosed can be limited to the name of the regulated market(s) on which the company is admitted to trading. Timing Legal entities have six months, starting on 1 March 2019 (i.e. ending on 31 August 2019) to comply with their new obligations. As of the expiry date of this initial term, legal entities or their proxy must request the application for registration of the relevant information relating to their UBO(s) within one month as of the date on which the company became aware or should have become aware of the event that triggered the obligation of registration, or of amendment of the information contained in the UBO Register. Responsibility to disclose; process; and sanctions The UBO disclosure obligation is incumbent to Luxembourg legal entities existing under the laws of Luxembourg, whatever their legal forms including non-profit organizations (ASBL). The information filed must be accurate, complete, and up-to-date. Failure by such entities and their relevant UBO(s) (who must make the relevant information available to the relevant entity) to comply with their respective obligations is subject to criminal sanctions consisting in fines of an amount ranging from EUR 1,250- to EUR 1,250,000.. Data protection The Law does not provide for specific data protection rules but merely grants to the Ministry of Justice the function of data controller. It is however admitted that legal entities, which are collectors and custodians of information and supporting documentation relating to their UBO(s), should collect and keep this information in compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR). Access to the information contained in the UBO Register The UBO Register may be accessed without any limit by national authorities such as the State prosecutor, tax administrations, financial authorities, etc. The general public shall also be granted access to the UBO Register but with some limitations. However, for privacy protection reason, private and/or professional address and identification number of the UBO’s shall not be accessible to the public. Any legal entity or UBO may submit a request to limit the access of the register’s information to national authorities and some professional (e.g. banking and financial institutions, notaries, etc.) based on exceptional circumstances clearly identified (e.g. the UBO is a minor or is otherwise incapacitated or the information would expose the UBO to a risk of fraud, kidnapping, blackmail, extortion, harassment, violence, or intimidation). Practical advice for Luxembourg companies: how to be prepared? It is the fiduciary duty of the management body of all Luxembourg entities to comply with these disclosure obligations by 31 August 2019, at the latest. Relevant information about their structure’s UBO(s) should therefore be collected in accordance with the following process: identify the UBO(s); request the identification data of each UBO; identify a legal representative (i.e. manager/director/management body) or appoint an authorized representative (e.g. special power of attorney) who owns a local user account type “Luxtrust certificate” (e.g. Token, Smartcard, Signing Stick, etc.) who will record and fill in the relevant information with the UBO Register via the Luxembourg Business Registers’ online platform in the name and on behalf of the entity. It is highly recommended that concerned legal entities implement internal procedures so that they are in a position to obtain, hold, and record adequate, accurate, and up-to-date information on their UBO(s) at any time and are able to inform the UBO Register of any change. Trialys Law Firm has the required capabilities and is keen to perform the filing of the relevant information with the UBO Register in the name and on behalf of its clients. Please do not hesitate to contact us should you have any questions or need of assistance.
The reasonable period of notice in the event of the unilateral termination of a sales concession by the licensor
· Commercial · Belgium
Companies frequently use “sales concessions” to market and/or distribute their products. The sales concession differs essentially from other forms of commercial distribution by…
Companies frequently use “sales concessions” to market and/or distribute their products. The sales concession differs essentially from other forms of commercial distribution by the fact that the economic risk is borne by the dealer to which the right is granted to sell, in their own name and for their own account, the licensor’s products. A licensor, whether a Belgian or foreign company, intending to unilaterally terminate a sales concession must, however, pay particular attention to the Belgian Code of Economic Law which provides that, besides the case of a serious breach from the dealer of its obligations, certain sales concessions can be terminated only with reasonable period of notice or a fair compensation to be determined by the parties at the time of the termination of the contract. Read full article in French
Amendment to the legislation on investment services and investment firms
· Banking & Finance · Luxembourg
Belgian law distinguishes between two categories of investment firms: brokerage companies; and portfolio management and investment advisory companies. “Brokerage companies” are…
Belgian law distinguishes between two categories of investment firms: brokerage companies; and portfolio management and investment advisory companies. “Brokerage companies” are authorized to provide the full range of investment services and to carry out all investment activities provided for by law and the MiFID Directive. Their prudential supervision is carried out by the NBB, which is also competent for credit institutions. In contrast, the authorization of “portfolio management and investment advisory companies” is limited to certain investment services or activities. The prudential supervision of these companies is carried out by the FSMA. The “Law of 25 October 2016 on the access to the investment services activity and the status and supervision of portfolio management and investment advisory companies” came into force mid-November. It revokes the “Law of 6 April 1995 on the status and supervision of investment firms” while retaining and updating a large majority of its provisions. This law is limited, on the one hand, to rules relating to accessing the investment services activity—which are the same for both categories of investment firms—and, on the other hand, to the specific rules relating to the prudential supervision of portfolio management and investment advisory companies. As for rules relating to the status and supervision of brokerage companies, they have been incorporated into the “Law of 25 April 2014 on the supervision and status of credit institutions”. Here, a specific title devoted to brokerage companies has been introduced with the adoption of a “Law of 25 October 2016 on the status and supervision of brokerage companies and carrying various provisions”.
The law of 22 December 2017 amending and inserting provisions on payment accounts and payment services in various books of the Code of Economic Law
· Banking & Finance · Belgium
On 22 December 2017, the law amending and inserting provisions on payment accounts and payment services in various books of the Code of Economic Law was published in the Belgian…
On 22 December 2017, the law amending and inserting provisions on payment accounts and payment services in various books of the Code of Economic Law was published in the Belgian Official Gazette. Most of the articles of this law will come into force on 1 February 2018. With 32 articles, this law aims at transposing Directive 2014/92/EU of the European Parliament and the Council of 23 July 2014 on the comparability of fees related to payment accounts, payment account switching, and access to payment accounts with basic features. This directive is commonly referred to as the Payment Account Directive (PAD) (1) . Aimed at offering consumers (i) transparency and comparability of fees related to payment accounts and services, (ii) the possibility to switch payment accounts and (iii) access to a basic payment account, the law makes amendments and additions to various books in the Code of Economic Law. Accordingly, the consumer must have at their disposal, on a date set by the King: a pricing information document containing a list of at least 10 and a maximum of 20 of the most representative services related to a payment account. Additionally, when these services are offered by a payment service provider, they must have the corresponding fees for each service or to the services related to a payment account. The document must also include the standard terms and corresponding definitions of the listed services. The law also specifies the formal rules for such a pricing document and provides that it is the King’s duty to keep, modify, and complete such a pricing information document (2) ; a free-of-charge statement of all costs incurred and, if needed, information regarding the interest rates for the services related to a payment account. This statement must be provided by the payment service providers within the meaning of Article 7 of the law. It also requires a list of the minimum information that must appear on this statement; a free-of-charge website, developed and operated by the FSMA, which enables an independent assessment of costs. This website should at least compare the fees for the services mentioned in the information document. In addition, the law tends to increase the obligations of payment service providers since they are required to offer basic banking services to consumers. It seems, nevertheless, that the law allows the refusal to grant such a service to a consumer when they already have another payment account in Belgium through which they can use the payment services or an account whose average cumulative annual credit balance exceeds EUR 6,000 (3) . However, the credit institution must refuse the consumer’s request when there is a violation of the law of 18 September 2017 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing and on the limitation of the use of cash. Finally, the law also aims at providing a legislative framework for consumers to facilitate the switching of payment accounts in Belgium. Indeed, the account switching service is initiated by the receiving payment service provider at the request of the consumer. Once this request has been made, the procedure will be initiated between the receiving payment service provider and the transmitting payment service provider where the latter must fulfil certain obligations within the time limits set out in Article 21. [ + ] References ↑ 1 In Luxembourg, the same directive was the subject of a law of 13 June 2017 on payment accounts ( http://legilux.public.lu/eli/etat/leg/loi/2017/06/13/a559/jo ). ↑ 2 On the other hand, the payment service provider has an obligation to make a glossary available to consumers, including at least the standard terms contained in the list and their definitions (art. 6 §4). ↑ 3 Articles 14 & 15.
Publication of non-financial and diversity information by certain large undertakings and groups
· Compliance · EU
The law of 3 September 2017 on the publication of non-financial and diversity information by certain large undertakings and groups (the “ Law “) came into force on 21 September…
The law of 3 September 2017 on the publication of non-financial and diversity information by certain large undertakings and groups (the “ Law “) came into force on 21 September 2017. It transposes Directive 2014/95/EU of the European Parliament and the Council of 22 October 2014 and amends Articles 96 and 119 of the Companies Code concerning the content of the management report on the annual accounts and of the report on the consolidated accounts. The Law contains two new types of reporting introduced by the above-mentioned Directive: the first concerns non-financial information and the second pertains to the diversity policy conducted with regard to members of the Board of Directors, members of the Executive Committee, and other managers and delegates for the daily management of a listed undertaking. Read full article in French
Buying a business: asset deal or share deal?
· Corporate & M&A
When buying a business, is it preferable to acquire the assets of the target company (i.e. its business, in whole or in part) or the company itself (i.e. buying the majority or…
When buying a business, is it preferable to acquire the assets of the target company (i.e. its business, in whole or in part) or the company itself (i.e. buying the majority or all its shares)? The practitioners’ jargon distinguishes between an asset deal and a share deal. Special attention should be paid as the consequences of these two methods may be significantly different from a legal, accounting, and fiscal point of view. Read full article in French
Kompetenzbereiche
Handel & Verträge
Vertriebs-, Agentur- und Konzessionsverträge, Geschäftsbeziehungen und das tägliche Vertragsgeschäft.
Verhandlung, Erstellung und Überarbeitung von Handelsverträgen im Allgemeinen (Kauf, Dienstleistungen, Unterauftragsvergabe)
Corporate Governance (Gesellschaftervereinbarungen, Vorzugsrechte und Kontrolle, Familienchartas, Aktienoptionen usw.)
Status der Geschäftsführer und ihre Haftung
Beteiligungsmodelle für Mitarbeiter oder Geschäftsführer (Aktienoptionen, Gewinnanteilscheine usw.)
Streitbeilegung (Konflikte zwischen Gesellschaftern und/oder Geschäftsführern, Ausschluss und Austritt, Haftung der Geschäftsführer)
Fusionen, Spaltungen, Sitzverlegungen
Freiwillige Liquidationen
Bank & Finanzen
Finanzierungsstrukturen, Regulierung, Zahlungsdienste und Wertpapierfirmen in Luxemburg und Belgien.
Finanzierung und Kapitalbeschaffung (Kapitalerhöhungen, IPOs, Anleihen, Schulden und Bankbeziehungen…)
Verpfändung von Aktien und Legal Opinions
Private Equity und Venture Capital: Gründung, Strukturierung, Verwaltung und Betrieb von Fonds und Investitionen (Belgien: OPC, OPCA, PRICAFS, FIIS, Holdinggesellschaften, Club Deal usw. / Luxemburg: SIFs, SICARs, RAIFs und Special Limited Partnerships (SLPs))
Beziehungen zwischen Investoren, Vergütung der Verwalter und Optimierung der Zahlungsströme (Management Fees, Carried Interest, First Liquidation Right usw.)
Strukturierung von Wertpapier- und Immobilieninvestitionen
Arbeitsrecht
Arbeitsverträge, besondere Vergütungssysteme, Beendigungen und arbeitsrechtliche Streitigkeiten, für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer.
Verhandlung, Ausarbeitung und Abschluss von Arbeitsverträgen
Gérald hat 1993 sein Studium an der UCLouvain abgeschlossen. Er ist seit 1994 bei der Rechtsanwaltskammer Brüssel und seit 2006 bei der Rechtsanwaltskammer Luxemburg zugelassen. Er hat über 20 Jahre lang Gesellschaftsrecht an der UCLouvain in Mons unterrichtet.
Alexandra hat einen Abschluss in Rechtswissenschaften der Université libre de Bruxelles (2006) und einen Abschluss in Gesellschaftsrecht der Universiteit Gent (2007). Sie ist seit 2008 bei der Rechtsanwaltskammer Brüssel und seit 2016 bei der Rechtsanwaltskammer Luxemburg (Liste IV) zugelassen.
info@trialys.com
Jerry Mosar
Partner
Anwaltskammern: Rechtsanwaltskammer Luxemburg
Abschlüsse und Universitäten: Universität Paris I Sorbonne
Jerry hat einen Abschluss in Rechtswissenschaften der Universität Paris I Sorbonne. Er begann seine Laufbahn 1993 bei der Rechtsanwaltskammer Luxemburg.
info@trialys.com
Jean-Yves Lhommel
Partner
Anwaltskammern: Rechtsanwaltskammer Luxemburg
Abschlüsse und Universitäten: UCLouvain, Université libre de Bruxelles
Sprachen: Französisch, Englisch, Deutsch
Tätigkeitsschwerpunkte: Gesellschaftsrecht, Internationale Unternehmensrestrukturierung, Private Equity & VC
Biografie
Jean-Yves erwarb 1995 einen Abschluss in Rechtswissenschaften an der UCLouvain, gefolgt von einem postgradualen Abschluss im Steuerrecht an der Université libre de Bruxelles (1997). Er ist bei der Rechtsanwaltskammer Luxemburg zugelassen und baute seine Karriere innerhalb von Magic-Circle- und Big-Four-Kanzleien auf, unter anderem als Leiter der Corporate-Praxis eines führenden internationalen Rechtsnetzwerks in Luxemburg und als luxemburgischer Vertreter für dessen internationales Netzwerk für Unternehmensreorganisationen.
jean-yves.lhommel@trialys.com
Laurent Mosar
Partner
Anwaltskammern: Rechtsanwaltskammer Luxemburg
Abschlüsse und Universitäten: Universität Paris I Sorbonne
Laurent hat Abschlüsse in Rechtswissenschaften und Politikwissenschaft der Universität Paris I Sorbonne. Er ist seit 1983 bei der Rechtsanwaltskammer Luxemburg zugelassen. Seit 1994 ist er Abgeordneter im luxemburgischen Parlament (Chambre des Députés), dessen Präsident er von 2009 bis 2013 war. Derzeit ist er Mitglied des Gemeinderats der Stadt Luxemburg.
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Agathe Le Callonnec
Senior Mitarbeiterin
Anwaltskammern: Rechtsanwaltskammer Luxemburg
Abschlüsse und Universitäten: Universität Luxemburg
Agathe hat einen LL.M. in europäischem Wirtschaftsrecht (Universität Luxemburg, 2020). Sie ist seit 2026 bei der Rechtsanwaltskammer Luxemburg zugelassen, nachdem sie über 15 Jahre lang als Rechtsberaterin in einer Big-Four-Kanzlei in Luxemburg sowie bei einem luxemburgischen Immobilieninvestmentfonds tätig war.
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Aminatou Akobé
Mitarbeiterin
Anwaltskammern: Rechtsanwaltskammer Brüssel
Abschlüsse und Universitäten: Universität Jaunde, ULB
Aminatou hat einen Master in Wirtschaftsrecht der Universität Jaunde (2012) und einen LL.M. in internationalem Wirtschaftsrecht der ULB (2025). Sie ist seit 2025 bei der Rechtsanwaltskammer Brüssel zugelassen, nachdem sie mehrere Jahre als Anwältin in Kamerun praktiziert hatte.
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Cécile Meyer
Mitarbeiterin
Anwaltskammern: Rechtsanwaltskammer Luxemburg
Abschlüsse und Universitäten: Universität Luxemburg
Cécile hat einen Master in europäischem Recht (2019) und einen weiterführenden LL.M. in europäischem Wirtschaftsrecht (2020), beide an der Universität Luxemburg. Sie ist seit 2023 bei der Rechtsanwaltskammer Luxemburg zugelassen.
Als Corporate Assistant übernimmt Ervina die administrativen Aufgaben rund um die Gründung, die Führung der Gesellschaftsregister und die Liquidation juristischer Personen.
Jennifer unterstützt die Anwälte der Prozessabteilung der Kanzlei.
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Allgemeine Geschäftsbedingungen
Die Anwaltskanzlei Trialys ist eine Kostengemeinschaft von Anwälten, die sich entschieden haben, die Erbringung ihrer Dienstleistungen gemeinsam zu organisieren, um die Ausübung ihres Berufs zu erleichtern.
Sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde, gelten diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen für sämtliche von einem Anwalt der Kanzlei erbrachten Dienstleistungen, unabhängig davon, ob es sich um Rechtsberatung, Beistand im Rahmen gerichtlicher oder außergerichtlicher Verfahren oder im Rahmen einer Transaktion handelt.
Artikel 1
In diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen bezeichnet „Trialys“ den Anwalt der Kanzlei, mit dem das Vertragsverhältnis gemäß einem Mandatsschreiben begründet wurde, oder, in Ermangelung eines solchen Schreibens, den vom Mandanten konsultierten Anwalt, der die Angelegenheit unter seiner/ihrer Unterschrift bearbeitet hat (dominus litis).
Artikel 2
Sofern im zwischen Trialys und dem Mandanten geschlossenen Mandatsschreiben (oder in anderer schriftlicher Form) nichts anderes vereinbart wurde, unterliegt die Erbringung von Dienstleistungen durch Trialys ausschließlich diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter Ausschluss aller sonstigen allgemeinen oder besonderen Geschäftsbedingungen.
Artikel 3
Sämtliche Dienstleistungen werden von Trialys ausschließlich zugunsten ihrer Mandanten erbracht. Dritte können aus den erbrachten Dienstleistungen sowie aus deren Ergebnissen keinerlei Rechte oder Vorteile herleiten.
Artikel 4
Im Rahmen der Erbringung ihrer Dienstleistungen ist Trialys ausdrücklich befugt, juristische oder nicht-juristische Aufgaben bei Bedarf an externe Dienstleister zu vergeben.
Artikel 5
Die Gesamthaftung von Trialys in Bezug auf die erbrachten Dienstleistungen ist auf die Deckung der berufshaftpflichtversicherung des in Artikel 1 genannten Anwalts beschränkt, die mindestens 1.250.000 EUR beträgt und für bestimmte Anwälte bis zu 16.250.000 EUR betragen kann.
Sollten die erbrachten Dienstleistungen aus irgendeinem Grund nicht gedeckt sein, ist die Haftung von Trialys gegenüber dem Mandanten auf das Zweifache (2x) des von Trialys in Rechnung gestellten und vom Mandanten tatsächlich gezahlten Gesamtbetrags beschränkt, höchstens jedoch 125.000 EUR.
Artikel 6
1. Geldwäschebekämpfung (AML) und Kundenidentifizierung (KYC)
Belgien und Luxemburg haben Gesetze und Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung erlassen, die belgische und luxemburgische Anwälte bei der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung verpflichten:
ihre Mandanten zu identifizieren und ausreichende Informationen über sie einzuholen;
die Struktur der geplanten Transaktion(en) zu verstehen;
den Ursprung der für die geplante(n) Transaktion(en) verwendeten Mittel zu überprüfen;
die Bestimmung der im Rahmen der geplanten Transaktion(en) getätigten Investitionen und Finanzierungen zu überprüfen; und gegebenenfalls
die Identifizierung der Vertreter des Mandanten zusammen mit dem Nachweis ihrer Vertretungsbefugnis zu überprüfen (diese Angaben können in schriftlicher Form dokumentiert werden, die bei Bedarf auch einer behördlichen Beglaubigung und Apostille unterliegen kann).
Mit der Beauftragung von Trialys verpflichten sich die Mandanten ausdrücklich, in vollem Umfang und rechtzeitig mitzuwirken, damit Trialys ihren AML/KYC-Pflichten nachkommen kann. Insbesondere — aber nicht ausschließlich — sind die Mandanten verpflichtet, Trialys die Identität der wirtschaftlich Berechtigten der Transaktion, des Falls oder der Angelegenheit, in der die berufliche Unterstützung von Trialys in Anspruch genommen wird, sowie jede Änderung dieser Eigenschaft im Laufe der Beziehung mit Trialys offenzulegen. Die Mandanten können aufgefordert werden, jede zu diesem Zweck erforderliche Bescheinigung oder Urkunde zu unterzeichnen, und gelten als hierzu bereit. Sollte Trialys der Auffassung sein, ihre AML/KYC-Pflichten nicht zufriedenstellend erfüllen zu können, behält sie sich das Recht vor, das Mandat jederzeit und ohne Vorankündigung auszusetzen und/oder zu beenden.
Die AML/KYC-Pflichten von Trialys umfassen unter bestimmten Umständen und Bedingungen die Verpflichtung, jede verdächtige Tätigkeit zu melden, wenn der Verdacht besteht, dass Gelder oder andere Vermögenswerte Gegenstand von Geldwäsche sind. Sollte Trialys einen solchen Verdacht hegen, geht die gesetzliche Meldepflicht gegenüber den Behörden jeder Verschwiegenheitspflicht gegenüber dem Mandanten vor. Trialys haftet in keiner Weise für etwaige Schäden, die direkt oder indirekt aus einer solchen Offenlegung gegenüber den Behörden resultieren können.
Mandanten dürfen Trialys keine Mittel überweisen, bevor sie sämtliche zur Geldwäscheidentifizierung angeforderten Nachweise vorgelegt haben, und dürfen ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Trialys keinen Dritten anweisen, Zahlungen auf die Bankkonten von Trialys vorzunehmen.
2. Vorschüsse
Bei jeder Akteneröffnung kann ein Vorschuss verlangt werden. Ein solcher Vorschuss ist im Voraus bei der Akteneröffnung und vor der Erbringung jeglicher Dienstleistung zu zahlen. Werden für denselben Mandanten mehrere Akten bearbeitet, kann der Vorschuss entweder einer oder mehreren bestimmten Angelegenheiten zugeordnet oder unter Berücksichtigung des Umfangs der Angelegenheiten pauschal festgelegt werden. Der Vorschuss kann jederzeit während der Ausführung des erteilten Mandats je nach Umfang der bereits erbrachten und/oder der zu erwartenden Leistungen angepasst werden.
3. Honorare
Sofern mit dem Mandanten schriftlich nichts anderes vereinbart ist, werden die Honorare berechnet, indem die Anzahl der geleisteten Stunden mit dem Stundensatz der Mitglieder des Trialys-Teams multipliziert und um einen Zuschlag von 7 % zur Deckung der Verwaltungs- und Gemeinkosten erhöht wird.
4. Rechnungsstellung
Honorare, Kosten und Auslagen werden grundsätzlich monatlich in Rechnung gestellt. Rechnungen, die eine Aufstellung der erbrachten Leistungen und entstandenen Auslagen enthalten, sind sofort bei Erhalt zahlbar und werden bei Nichtzahlung nach 30 Tagen automatisch um Verzugszinsen in Höhe von 10 % pro Jahr erhöht.
5. Mehrwertsteuer
Die von Trialys ausgestellten Rechnungen unterliegen der Mehrwertsteuer, die für Belgien mit 21 % und für Luxemburg mit 16 % berechnet wird. Die Mandanten werden gebeten, etwaige Mehrwertsteuerbefreiungen, die für sie gelten, gleichzeitig mit ihren Rechnungsangaben an Trialys zu übermitteln (siehe Artikel 6.1 oben).
6. Reklamationen
Trialys ist innerhalb von 30 Tagen ab dem auf der betreffenden Rechnung angegebenen Datum schriftlich über jede Beanstandung einer Rechnung oder der ihr zugrunde liegenden Leistungen zu informieren. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Beanstandung, gilt der Mandant als mit der Richtigkeit der Rechnung sowie der zugehörigen Leistungen einverstanden.
Artikel 7
Sofern schriftlich nichts anderes vereinbart wurde, handelt es sich bei den Verpflichtungen von Trialys um Bemühensverpflichtungen („obligations de moyen“). Trialys haftet nicht in Fällen höherer Gewalt oder bei einer Fremd- oder Drittursache. Trialys lässt bei der Beauftragung externer Dienstleister (einschließlich, aber nicht beschränkt auf ausländische Anwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer, Buchhalter, Gerichtsvollzieher, Sachverständige, Berater, Post- oder Zustelldienste oder Banken bzw. Finanzinstitute) die erforderliche Sorgfalt walten. Trialys haftet nicht für Fehler oder Unzulänglichkeiten solcher externer Dienstleister.
Artikel 8
Trialys haftet in keiner Weise im Zusammenhang mit der Erbringung ihrer Dienstleistungen oder der Aufbewahrung der Unterlagen nach Ablauf von fünf (5) Jahren; diese Frist beginnt mit dem früheren der beiden Zeitpunkte des Abschlusses ihres Mandats oder des Endes eines etwaigen Mandatsschreibens mit dem Mandanten zu laufen.
Artikel 9
Trialys haftet in keiner Weise im Zusammenhang mit der Erbringung ihrer Dienstleistungen oder der Aufbewahrung der Unterlagen nach Ablauf von fünf (5) Jahren; diese Frist beginnt mit dem früheren der beiden Zeitpunkte des Abschlusses ihres Mandats oder des Endes eines etwaigen Mandatsschreibens mit dem Mandanten zu laufen.
Artikel 10
Ansprüche im Zusammenhang mit den von Trialys ausgeführten Aufgaben können ausschließlich gegen Trialys selbst geltend gemacht werden. Soweit das Gesetz oder sonstige Umstände jedoch zulassen, dass auch die Partner, Mitarbeiter und das Personal von Trialys zur Verantwortung gezogen werden können, gelten diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen auch zugunsten dieser Partner, Mitarbeiter und Personalmitglieder.
Artikel 11
Trialys unterliegt dem Berufsgeheimnis und behandelt alle Informationen, die ihre Mandanten und Geschäftstätigkeiten betreffen, vertraulich, außer wenn (i) Trialys gesetzlich oder durch eine Verwaltungs- oder Justizbehörde verpflichtet ist, solche Informationen offenzulegen, oder (ii) die Offenlegung vom betreffenden Mandanten ausdrücklich gestattet wurde. Dieselben Grundsätze gelten für die Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten, die Trialys gemäß Artikel 6.1 dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen erheben muss.
Unbeschadet des Vorstehenden kann Trialys mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung des betreffenden Mandanten berechtigt sein, die Identität ihres Mandanten im Rahmen einer bestimmten Transaktion offenzulegen und ausschließlich allgemeine Informationen über die Merkmale der Transaktion sowie eine kurze Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen mitzuteilen, um ihre Tätigkeit und ihr Fachwissen zu bewerben.
Artikel 12
Trialys besitzt und behält das vollständige Eigentum an allen geistigen und sonstigen Schutzrechten in Bezug auf jegliche Rechtsberatung, Stellungnahme oder sonstige Arbeit, die von ihren Anwälten in welcher Form auch immer erbracht wird. Darüber hinaus bleibt sämtliche von Trialys im Zusammenhang mit einem Mandat erstellte oder erzeugte Korrespondenz und alle übrigen Unterlagen (einschließlich solcher in elektronischer Form), mit Ausnahme der dem Mandanten im Rahmen des Mandats übergebenen Fassungen, alleiniges Eigentum von Trialys. Ferner ist Trialys berechtigt, eine Kopie sämtlicher im Zusammenhang mit einem Mandat überlassener Unterlagen (einschließlich solcher in elektronischer Form) zu regulatorischen oder internen Archivierungszwecken gemäß ihrer Datenschutzerklärung aufzubewahren.
Artikel 13
Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen für unanwendbar erklärt werden, bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt und sind so auszulegen, als ob die betreffende Bestimmung nicht bestünde, wobei diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen in diesem Fall so weit wie möglich so auszulegen sind, dass dem Sinn und Zweck der für unanwendbar erklärten Bestimmung Wirkung verliehen wird.
Artikel 14
1. Anwendbares Recht
Das Rechtsverhältnis zwischen Trialys und ihren Mandanten unterliegt belgischem oder luxemburgischem Recht, je nach Niederlassungsort des konsultierten Anwalts. Ist der konsultierte Anwalt sowohl in Brüssel als auch in Luxemburg niedergelassen, bestimmt sich das anwendbare Recht wie folgt: Auf Akten, die belgischem Recht unterliegen und vom Brüsseler Büro bearbeitet und abgerechnet werden, ist belgisches Recht anwendbar; auf Akten, die luxemburgischem Recht unterliegen und vom Luxemburger Büro bearbeitet und abgerechnet werden, ist luxemburgisches Recht anwendbar.
2. Gerichtsstand
Für Streitigkeiten aus den dem belgischen Recht unterliegenden Rechtsverhältnissen sind die Gerichte in Brüssel zuständig; für Streitigkeiten aus den dem luxemburgischen Recht unterliegenden Rechtsverhältnissen gemäß dem vorhergehenden Absatz sind die Gerichte in Luxemburg zuständig.
DSGVO
Die Nutzung und Offenlegung personenbezogener Daten ist sowohl für Trialys als auch für die Personen, deren Daten verarbeitet werden, von Bedeutung.
1. Zweck dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung („Datenschutzerklärung“) hat zum Ziel, Sie darüber zu informieren, wie die Anwaltskanzlei Trialys* (im Folgenden „wir“, „uns“ oder „Trialys“) die personenbezogenen Daten verarbeitet, die wir von Ihnen erheben oder über Sie von Dritten erhalten haben, wenn Sie (i) uns mit der Erbringung unserer Dienstleistungen („Dienstleistungen“) beauftragen oder (ii) unsere Website („Website“) besuchen, damit Sie umfassend darüber aufgeklärt sind, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.
Sie erläutert ebenfalls, wie Trialys mit personenbezogenen Informationen über Einzelpersonen umgehen kann, wenn diese im Rahmen der Erbringung der Dienstleistungen für Dritte sowie über Personen, die sich bei Trialys bewerben, erhoben werden.
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2. Welche personenbezogenen Daten erheben wir über Sie?
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Diese Aufzählung ist nicht abschließend.
3. Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?
Ihre Daten werden zu folgenden Zwecken erhoben:
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zur Einhaltung anwendbarer Gesetze, gerichtlicher Anordnungen, sonstiger justizieller Verfahren oder Anforderungen einer Aufsichtsbehörde;
zur Einstellung neuer Anwälte oder Mitarbeiter;
zur Verbesserung, Entwicklung und Vermarktung neuer Dienstleistungen, und
zu sonstigen gesetzlich vorgeschriebenen oder zulässigen Zwecken.
4. Was ist die Rechtsgrundlage für die Verwendung oder Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?
Erbringung der Dienstleistungen: Es ist für uns erforderlich, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer Verpflichtungen aus einem etwaigen mit Ihnen geschlossenen Vertrag zu verwenden. Es liegt in unserem berechtigten Interesse oder dem eines Dritten, Ihre personenbezogenen Daten so zu verwenden, dass wir Ihnen oder anderen den bestmöglichen Mandantenservice bieten können. Bitte beachten Sie ferner, dass unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen bei der Erbringung der Dienstleistungen Anwendung finden.
Rekrutierung: Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen eines Rekrutierungsverfahrens verwenden, geschieht dies, um auf Ihren Wunsch hin Schritte zum Abschluss eines etwaigen Vertrags mit Ihnen zu unternehmen, oder weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben, personenbezogene Daten so zu verwenden, dass wir für Trialys die bestmöglichen Personalentscheidungen treffen können.
Unternehmensführung und rechtliche Compliance: Es ist außerdem unsere gesetzliche Pflicht, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung sämtlicher uns auferlegter gesetzlicher Verpflichtungen zu verwenden (einschließlich KYC-, AML-, Anti-Bestechungs-, Interessenkonflikt- oder ähnlicher Verpflichtungen).
Website: Es liegt in unserem berechtigten Interesse, Ihre personenbezogenen Daten so zu verwenden, dass wir Ihnen und unseren Mandanten die bestmöglichen Produkte und Dienstleistungen bieten können.
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9. Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten
Trialys verpflichtet sich, die zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten sicher zu verwahren. Wir versichern Ihnen, dass Ihre personenbezogenen Daten streng vertraulich behandelt werden und dass wir alles unternehmen, um sie zu schützen. Wir haben geeignete organisatorische und technische Maßnahmen ergriffen, um die in unserer Verantwortung stehenden personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, missbräuchlicher Verwendung oder Offenlegung, unbefugter Änderung und unrechtmäßiger Zerstörung oder versehentlichem Verlust zu schützen.
Alle Beteiligten bei Trialys, einschließlich unserer Partner, Mitarbeiter, Angestellten, Berater, Arbeitnehmer und Auftragsverarbeiter (d. h. derjenigen, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Namen für die oben genannten Zwecke verarbeiten), die Zugang zu personenbezogenen Daten haben und an deren Verarbeitung beteiligt sind, sind zur Wahrung der Vertraulichkeit dieser Daten verpflichtet.
10. Wie Sie auf Ihre Daten zugreifen können und Ihre weiteren Rechte
Sie haben in Bezug auf die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten folgende Rechte:
Ihr Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, zu erfahren, welche Art von personenbezogenen Daten wir über Sie speichern. Auf Anfrage bestätigen wir, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und stellen Ihnen gegebenenfalls eine Kopie dieser Daten (zusammen mit bestimmten weiteren Angaben) zur Verfügung. Sollten Sie weitere Kopien benötigen, behalten wir uns vor, Ihnen eine angemessene Verwaltungsgebühr in Rechnung zu stellen.
Ihr Recht auf Berichtigung
Sind die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Wurden Ihre personenbezogenen Daten an andere weitergegeben, informieren wir diese soweit möglich über die Berichtigung. Soweit möglich und rechtlich zulässig und auf Ihre ausdrückliche Anfrage hin können wir Ihnen auch mitteilen, an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben haben, und Ihnen deren Kontaktdaten mitteilen.
Ihr Recht auf Löschung
Sie haben in bestimmten Fällen das Recht, von uns die Löschung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, etwa wenn wir sie nicht mehr benötigen oder wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen (sofern anwendbar). Wurden Ihre personenbezogenen Daten an andere weitergegeben, informieren wir diese soweit möglich über die Löschung. Soweit möglich und rechtlich zulässig und auf Ihre ausdrückliche Anfrage hin können wir Ihnen auch mitteilen, an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben haben, und Ihnen deren Kontaktdaten mitteilen.
Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie können uns unter bestimmten Umständen auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzustellen oder einzuschränken, etwa wenn Sie die Richtigkeit dieser Daten bestreiten oder Widerspruch einlegen. Wurden Ihre personenbezogenen Daten an andere weitergegeben, informieren wir diese soweit möglich über die Einschränkung. Soweit möglich und rechtlich zulässig und auf Ihre ausdrückliche Anfrage hin können wir Ihnen auch mitteilen, an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben haben, und Ihnen deren Kontaktdaten mitteilen.
Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben unter bestimmten Umständen das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie wiederzuverwenden oder uns zu deren Übermittlung an einen Dritten Ihrer Wahl aufzufordern.
Ihr Widerspruchsrecht
Sie können uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in folgenden Fällen einzustellen, und wir werden dem nachkommen:
– Wir stützen uns auf eigene oder fremde berechtigte Interessen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, es sei denn, wir können zwingende rechtliche Gründe für die Verarbeitung nachweisen.
– Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu Direktmarketingzwecken.
Ihr Recht, die Einwilligung zu widerrufen
Soweit wir uns auf Ihre Einwilligung (oder ausdrückliche Einwilligung) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Ihr Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
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Rechtliche Impulse
Die Niederlassungsgenehmigung in Luxemburg: der Schlüssel zum Zugang zur Wirtschaftstätigkeit
· Corporate · Luxembourg
Keine Handels-, Handwerks-, Industrie- oder freiberufliche Tätigkeit darf im Großherzogtum Luxemburg ohne Niederlassungsgenehmigung ausgeübt werden. Diese wird vom Minister für…
Keine kommerzielle, handwerkliche, industrielle oder freiberufliche Tätigkeit darf im Großherzogtum Luxemburg ohne Niederlassungsgenehmigung ausgeübt werden. Diese Genehmigung, die vom Minister für Wirtschaft vor Aufnahme der Tätigkeit erteilt wird, ist Voraussetzung für den Zugang zum Beruf und stellt über die gesamte Lebensdauer des Unternehmens einen echten administrativen roten Faden dar.
1. Eine Voraussetzung für jegliche Aktivität
Die Genehmigung muss vor Aufnahme der Tätigkeit von jedem Unternehmen – ob natürliche oder juristische Person – beantragt werden, das eine dem Gesetz unterliegende Tätigkeit ausüben möchte. Sie wird vom Wirtschaftsminister nach einem Verwaltungsverfahren erteilt, das auf Grundlage der mit dem Antrag eingereichten Unterlagen und Informationen durchgeführt wird.
2. Die drei materiellen Voraussetzungen
Die Gewährung basiert auf der Erfüllung von drei Bedingungen. Erstens, eine tatsächliche physische Niederlassung: ein fester Geschäftssitz mit geeigneter materieller Ausstattung und Infrastruktur, der effektiv und dauerhaft verwaltet wird – eine bloße Domizilierung ist nicht ausreichend. Zweitens, die berufliche Ehrenhaftigkeit, die nicht nur vom Geschäftsführer, sondern auch vom Inhaber der Mehrheit der Anteile und jeder Person, die einen maßgeblichen Einfluss auf die Geschäftsführung ausübt, verlangt wird; sie wird anhand von Sachverhalten beurteilt, die nicht länger als zehn Jahre zurückliegen. Drittens, die berufliche Qualifikation, die je nach Sektor variiert: Meisterbrief oder Befähigungsnachweis für handwerkliche Tätigkeiten der Listen A und B (keine für Liste C), fachspezifisches Diplom für freie Berufe und besondere Qualifikationen für bestimmte reglementierte Handelsaktivitäten (Reisen, Horeca, Immobilien usw.). Der Industriesektor erfordert keine spezifische Qualifikation.
3. Die Verbindung zwischen dem Geschäftsführer und dem Unternehmen
Das Unternehmen muss einen Geschäftsführer ernennen, der eine tatsächliche und dauerhafte Verbindung mit dem Unternehmen unterhält. Dieser Geschäftsführer ist für die effektive und tägliche Geschäftsführung von der Niederlassung aus verantwortlich und muss je nach Rechtsform mit ausreichender Zeichnungsberechtigung (Geschäftsführer, Mitgeschäftsführer mit dem Recht zur Mitunterzeichnung, Delegierter des Verwaltungsrats oder Komplementär) im Handels- und Gesellschaftsregister eingetragen sein. Darüber hinaus darf er seinen Sozialversicherungs- und Steuerabgaben nicht ausgewichen sein.
4. Das Antragsverfahren
Der Antrag wird entweder vom Einzelunternehmer oder – im Falle einer Gesellschaft – von der Gesellschaft selbst gestellt, wobei die Bedingungen der Ehrenhaftigkeit und Qualifikation vom Geschäftsführer erfüllt werden. Die Unterlagen umfassen das Antragsformular (guichet.lu), einen Identitätsnachweis und einen Auszug aus dem Strafregister (Bulletin Nr. 3); für Nichtansässige sind zusätzlich ausländische Auszüge und eine eidesstattliche Erklärung über die Nichtinsolvenz vor einem Notar erforderlich. Staatsangehörige von Drittstaaten müssen zusätzlich einen Aufenthaltstitel vorweisen, der sie zur Ausübung einer selbstständigen Tätigkeit berechtigt. Hinzu kommt eine Kanzleigebühr von 50 Euro. In einem zweiten Schritt fordert die Verwaltung den Nachweis der tatsächlichen materiellen Niederlassung in Luxemburg.
5. Die Gültigkeitsdauer der Genehmigung
Eine neue Genehmigung ist bei einer Änderung des Unternehmensgegenstands oder des Wechsels von Geschäftsführern erforderlich; andere Ereignisse – neue Verkaufsstelle, Wohnsitzwechsel des Geschäftsführers oder der Betriebsstätte – sind innerhalb eines Monats mitzuteilen. Die Genehmigung erlischt insbesondere nach zweijähriger freiwilliger Einstellung der Geschäftstätigkeit oder im Falle eines Konkurses oder einer gerichtlichen Liquidation. Im Falle des Ausscheidens des Geschäftsführers ermöglicht eine vorläufige Genehmigung von sechs Monaten, die einmal verlängerbar ist, die Fortführung der Geschäftstätigkeit, während ein qualifizierter Nachfolger eingestellt wird. Schließlich unterliegen die zwischen Gesellschaften derselben Gruppe erbrachten Dienstleistungen nicht der Genehmigungspflicht.
Schlussfolgerung
Die persönliche und unübertragbare Niederlassungsgenehmigung muss bei jeder Entwicklung des Unternehmens oder seiner Führungskraft angepasst werden. Ihr Fehlen ist nicht belanglos: Die Ausübung einer Tätigkeit ohne Genehmigung stellt eine Straftat dar und kann zur behördlichen Schließung der Betriebsstätte führen, während eine Ablehnung durch den Minister beim Verwaltungsgericht angefochten werden kann. Bei richtiger Antizipation sichert sie dauerhaft den Zugang des Unternehmens zum luxemburgischen Markt und dessen Verbleib auf diesem.
Die W&I-Versicherung: Ein Schlüsselwerkzeug zur Erleichterung von M&A-Verhandlungen
· M&A · Corporate
Immer mehr Fusionen und Übernahmen (M&A-Transaktionen) umfassen eine Garantieversicherung (Warranties & Indemnities, W&I). Dieses Instrument schützt die Parteien vor Verlusten…
Immer mehr Fusionen und Übernahmen (M&A-Transaktionen) umfassen eine Garantieversicherung (Warranties & Indemnities, W&I). Dieses Instrument schützt die Parteien vor Verlusten aus Risiken, die sich auf die Aktiva oder Passiva der Zielgesellschaft auswirken. Indem es die Transaktion absichert, ermöglicht es eine gelassenere Herangehensweise – und seine schrittweise Ausweitung auf kleinere Operationen könnte langfristig die Rolle von Rechts- und Finanzberatern neu definieren.
1. Konzept und Rolle
Die W&I-Versicherung schützt sowohl den Käufer als auch den Verkäufer vor den Folgen einer Verletzung der abgegebenen Erklärungen und Garantien des Verkäufers (Vermögensbestand, Fortführung von Verträgen, Nichtvorhandensein von Steuer- oder Sozialschulden, Nichtvorhandensein von Rechtsstreitigkeiten). Diese vertraglichen Garantien füllen die Lücke der gesetzlichen Gewährleistung: Bei einem Share Deal (Verkauf der Unternehmensanteile) deckt diese nur die versteckten Mängel der Anteile selbst ab, nicht den tatsächlichen Wert des Unternehmens. Die Police kann vom Käufer oder vom Verkäufer abgeschlossen werden und ersetzt vorteilhaft die üblicherweise geforderten „Garantien der Garantie“ (Hinterlegung eines Teils des Kaufpreises, Bankbürgschaften), wodurch die finanzielle und psychologische Belastung des Verkäufers nach der Veräußerung entsprechend reduziert wird.
2. Entwicklung
In den 1980er Jahren entstand die W&I-Versicherung als vom Verkäufer gezeichnete Police und wurde Mitte der 1990er Jahre für Erwerber geöffnet – ein Format, das zur Norm geworden ist (ca. 95 % der Policen). Ihr eigentlicher Aufschwung begann in den 2000er Jahren, getragen von den angelsächsischen Märkten und Private Equity, bevor sie sich auf kontinentale Rechtsordnungen, einschließlich Luxemburg, ausdehnte. Lange Zeit Großtransaktionen (Preise über 100 Millionen Euro) vorbehalten, tendiert sie heute dazu, sich auf KMU auszudehnen, die einen vergleichbaren Schutz wie Großunternehmen erhalten sollen.
3. Grenzen des Versicherungsschutzes
Der Schutz ist nicht unbegrenzt. Grundsätzlich ausgeschlossen sind: bereits im Rahmen der Due Diligence identifizierte Risiken (die Parteien müssen diese bei der Preisgestaltung berücksichtigen); arglistig gemachte Erklärungen, die eine Täuschung darstellen und zu Lasten des Verkäufers gehen; Geldstrafen und steuerliche Sanktionen – nur die fälligen Steuern und Verzugszinsen sind abgedeckt; schließlich Risiken, die mit dem späteren Betrieb des Unternehmens verbunden sind (operative Risiken, zivilrechtliche Haftung), die von anderen Versicherungen abgedeckt werden.
4. Auswirkungen auf die Due Diligence und die Rolle der Berater
Eine Versicherung entbindet niemals von einer sorgfältigen Prüfung: im Gegenteil, der Umfang der Deckung deckt sich mit dem der Due Diligence. Ein von den Beratern nicht geprüftes Risiko wird nicht versichert, wobei der Versicherer dann spezifische Ausschlüsse schafft. Der Erwerber hat daher ein Interesse daran, den Umfang der Prüfung mit dem der Police abzugleichen, idealerweise im Dialog mit dem Versicherer, bevor der endgültige Bericht vorgelegt wird. Der Trend zu „Red Flag“-Audits, die aus Kosten- oder Zeitgründen bewusst eingeschränkt werden, ist in dieser Hinsicht gefährlich: Da der Verkäufer (außer bei Arglist) von der Haftung befreit ist, kann eine schlechte Kalibrierung des Audits den Erwerber im Schadensfall ohne Regressanspruch dastehen lassen.
5. Umfang der Garantien und Verhandlung mit dem Versicherer
Die Tatsache, dass die Entschädigung von einem Dritten übernommen wird, entbindet den Erwerber nicht von der Notwendigkeit, den Mechanismus der Erklärungen und Garantien zu beachten. Der Versicherer stellt sicher, dass die Verhandlungen zu marktüblichen Bedingungen (Obergrenze, Bagatell- und Basket-Schwellenwerte, Laufzeit) erfolgen, wobei die Police "Back-to-Back" mit dem ist, was der Verkäufer selbst entschädigt hätte. Vorsatz bleibt in jedem Fall ausgeschlossen. Über die Prämie (im Allgemeinen 1 % bis 4 % des gedeckten Risikos) hinaus muss der Erwerber eine strikte Übereinstimmung der Deckung mit dem Kaufvertrag und einen Regressverzicht des Versicherers gegenüber dem Verkäufer (außer bei Betrug) sicherstellen.
Fazit
Die W&I-Versicherung ersetzt weder den Offenlegungsprozess noch die Transparenzpflichten des Verkäufers und mildert diese auch nicht ab. Sie bietet ein zusätzliches Maß an Schutz und Flexibilität: Sie stärkt die Position des Erwerbers und bietet dem Verkäufer gleichzeitig Seelenfrieden, und vor allem finanzielle Sicherheit. Etwa ein Viertel der Policen würden zu einem Schadenfall führen (wovon fast 30 % auf Referenzkonten und 30 % auf steuerliche Aspekte entfallen). Ihre Verbreitung, selbst bei kleineren Transaktionen, erfordert von Anwälten und Beratern, ihre Analysen zu vertiefen, die versicherungsrechtliche Dimension bereits bei der Strukturierung der Transaktion zu berücksichtigen und ihre Mandanten dafür zu sensibilisieren.
Gründung einer luxemburgischen Gesellschaft – Wesentliche Schritte und Voraussetzungen
· Corporate · Luxembourg
Diese Übersicht stellt das Verfahren und die rechtlichen Bedingungen für die Gründung der beiden häufigsten luxemburgischen Gesellschaftsformen dar: die Aktiengesellschaft (S.A.)…
Diese Übersicht stellt das Verfahren und die rechtlichen Bedingungen für die Gründung der beiden häufigsten luxemburgischen Gesellschaftsformen dar: die Aktiengesellschaft (S.A.) und die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (S.à r.l.). Beide weisen gemäß dem Gesetz vom 10. August 1915 viele gemeinsame Merkmale auf, doch ist die S.à r.l. weniger streng reguliert und traditionell flexibler – mit geschlossenem Aktionärskreis eignet sie sich sowohl für kleine Strukturen als auch für Holding- und Gruppenfinanzierungsaktivitäten. Die S.A. bietet eine strukturiertere Governance und Finanzierungsmodi und ist für börsennotierte Gesellschaften sowie bestimmte regulierte Aktivitäten zwingend, ohne dass ihre Nutzung auf diese Fälle beschränkt wäre. 1. Gründer und Notar Jede natürliche oder juristische Person – unabhängig von Nationalität oder Wohnsitz – kann in Luxemburg eine Gesellschaft gründen; ein einziger Gründer reicht sowohl für die S.A. als auch für die S.à r.l. aus. Die Gründung erfordert eine Urkunde, die vor einem luxemburgischen Notar errichtet wird; die Gründer können mittels Vollmacht durch einen Vertreter handeln. 2. Die Satzung Die Erstellung der Satzung ist einer der ersten entscheidenden Schritte, da die Bank sie für die Eröffnung des Gesellschaftskontos benötigt. Als Bestandteil der Gründungsurkunde muss sie mindestens Folgendes enthalten: den Firmennamen (ausreichend unterscheidbar, ohne Verwechslung mit bestehenden Namen); den Gesellschaftssitz (in einer luxemburgischen Gemeinde gelegen – eine einfache Domizilierungsadresse bietet möglicherweise nicht die Substanz, die bestimmte ausländische Steuerregime verlangen, und Handelsgesellschaften müssen über eine tatsächliche Betriebsstätte verfügen, um ihre Niederlassungsgenehmigung zu erhalten); den Gesellschaftszweck (klar, aber ausreichend weit gefasst, da er die Befugnisse der Organe begrenzt); das Gesellschaftskapital (mindestens 30.000 EUR für eine S.A. und 12.000 EUR für eine S.à r.l., vollständig gezeichnet – in der S.à r.l. vollständig eingezahlt, in der S.A. mindestens zu einem Viertel); sowie die Anzahl, Form und Rechte der Anteile oder Aktien (stimmrechtslose Aktien und Inhaber- oder dematerialisierte Formen sind nur in der S.A. verfügbar). 3. Governance und Kontrolle Die Governance wird durch die Satzung geregelt; mangels einer solchen gilt die subsidiäre gesetzliche Regelung. Die S.à r.l. kann von einem oder mehreren Geschäftsführern geleitet werden, die gegebenenfalls ein Kollegium bilden. Die S.A. erfordert einen Verwaltungsrat von mindestens drei Verwaltungsratsmitgliedern (oder einen einzigen Verwaltungsrat bei einem Alleingesellschafter), der mit allen Entscheidungs- und Vertretungsbefugnissen ausgestattet ist, es sei denn, die Satzung sieht eine gemeinsame Unterschrift oder Delegation vor; ein dualistisches System nach deutschem Vorbild (Vorstand und Aufsichtsrat) ist ebenfalls möglich. Was die Kontrolle anbelangt, so ist ein Kommissar (Wirtschaftsprüfer) in der S.A. und in der S.à r.l. mit mehr als sechzig Gesellschaftern obligatorisch, während ein vereidigter Buchprüfer (réviseur d'entreprises) zwingend ist, sobald die gesetzlichen finanziellen Schwellenwerte erreicht werden. 4. Weitere Angaben in der Urkunde Neben der Identifizierung der Gründer und der Satzung gibt die Urkunde den von jedem Gründer gezeichneten und eingezahlten Betrag sowie die Art seiner Einlage an. Sacheinlagen in eine S.A. erfordern einen Bewertungsbericht eines vereidigten Buchprüfers; Arbeitsleistungen können nicht durch Aktien, aber, nur in der S.A., durch Genussrechte vergütet werden. Die Urkunde nennt ferner die Mitglieder des Governance-Organs, den gegebenenfalls bestellten vereidigten Buchprüfer oder Kommissar sowie die Dauer des ersten Geschäftsjahres (das, selbst wenn die Gründung in den letzten sechs Monaten erfolgt, nicht bis zum Ende des folgenden Geschäftsjahres verlängert werden sollte). 5. Bankkonto Die Eröffnung eines Kontos auf den Namen der Gesellschaft erfolgt parallel zur Erstellung der Satzung, da sie die Beurkundung bedingt: Der Notar wird diese erst nach Vorlage des Nachweises über die Kapitaleinzahlung, mittels einer Sperrbescheinigung der Bank, instrumentieren. Eine luxemburgische Bank ist vorzuziehen; einige Notare akzeptieren jedoch Bescheinigungen von Banken, die in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union ansässig sind (die Schweiz wird in der Regel ebenfalls akzeptiert). 6. KYC/AML, Einreichung und Fristen Bei der Unterzeichnung verlangt der Notar auch KYC/AML-Unterlagen: eine Erklärung über die wirtschaftlichen Eigentümer (die mindestens alle Personen erfasst, die direkt oder indirekt mindestens 20 % der Gesellschaft halten); wenn der Gründer eine juristische Person ist, ein Organigramm der betreffenden Gruppe; sowie die entsprechenden Ausweisdokumente und Wohnsitznachweise. Nach der Unterzeichnung wird die Urkunde registriert (minimale Gebühren, in den Notarhonoraren von etwa 1.250 EUR zzgl. MwSt. enthalten), im Elektronischen Gesellschafts- und Vereinsregister (RESA) hinterlegt und die Gesellschaft anschließend im Handels- und Gesellschaftsregister (RCS) eingetragen. In der Praxis dauert der gesamte Prozess in der Regel zwei bis vier Wochen – sofern die Kontoeröffnung keine Schwierigkeiten bereitet –, gefolgt von weiteren zehn bis fünfzehn Tagen für die Eintragung im RCS.
CSRD für Dummies
· Compliance · EU
Die Omnibus-I-Richtlinie (EU 2026/470 – 24. Februar 2026) hat die Anzahl der Unternehmen, die den CSRD-Berichtspflichten unterliegen, erheblich reduziert. Die Kernfrage ist…
Die Omnibus-I-Richtlinie (EU 2026/470 – 24. Februar 2026) hat die Anzahl der Unternehmen, die den CSRD-Berichtspflichten unterliegen, erheblich reduziert. Die Kernfrage ist einfach: Fällt Ihr Unternehmen noch in den Geltungsbereich? Die wichtigsten verbleibenden Fälle sind: große EU-Unternehmen; große konsolidierende EU-Konzerne; Nicht-EU-Konzerne mit signifikanter EU-Präsenz. 1. Große EU-Unternehmen Ein EU-Unternehmen kann in den Geltungsbereich fallen, wenn es BEIDE der folgenden Schwellenwerte überschreitet: mehr als 1.000 Mitarbeiter während des Geschäftsjahres mehr als 450 Millionen Euro Nettoumsatz Dieser Test wird auf Einzelbasis angewendet. Es werden nur die Mitarbeiter und der Umsatz des Unternehmens selbst berücksichtigt. Der Nettoumsatz umfasst Erlöse aus Waren und Dienstleistungen, schließt jedoch Dividenden, Zinsen und Kapitalerträge aus. Die meisten Holdinggesellschaften fallen daher im Allgemeinen nicht in den Geltungsbereich des Einzeltests. 2. Konsolidierte EU-Konzerne Eine konsolidierende EU-Muttergesellschaft kann in den Geltungsbereich fallen, wenn: sie einen konsolidierten Abschluss erstellt; und der konsolidierte Konzern kumulativ überschreitet: 1.000 Mitarbeiter während des Geschäftsjahres 450 Millionen Euro Nettoumsatz Der gesamte konsolidierte Konzern muss berücksichtigt werden, einschließlich Nicht-EU-Einheiten. Ein Konzern, der keine konsolidierten EU-Finanzberichte erstellt, fällt im Allgemeinen nicht unter diesen Test. 3. Nicht-EU-Konzerne mit signifikanter EU-Präsenz Ein Nicht-EU-Konzern kann in den Geltungsbereich fallen, wenn: der EU-Nettoumsatz in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 450 Millionen Euro übersteigt; und er im vorangegangenen Geschäftsjahr entweder: eine EU-Tochtergesellschaft mit mehr als 200 Millionen Euro Nettoumsatz; oder eine EU-Betriebsstätte, die diesen Schwellenwert überschreitet, besaß. In diesem Fall wird die Berichtspflicht von einer benannten EU-Einheit übernommen. 4. Zeitplan Welle Einheiten Geschäftsjahr Veröffentlichung Erste Große EU-Unternehmen 2024 2025 Zweite Große konsolidierende EU-Konzerne 2027 2028 Dritte Nicht-EU-Konzerne mit signifikanter EU-Präsenz 2027 2028 5. Wichtiger Hinweis Die praktische Anwendung der CSRD hängt auch von den nationalen Umsetzungsregeln ab, die in jedem EU-Mitgliedstaat erlassen werden. 6. Rechtliche Verweise Richtlinie 2013/34/EU (Bilanzrichtlinie) Richtlinie (EU) 2022/2464 (CSRD) Richtlinie (EU) 2026/470 (Omnibus I) Luxemburgischer Gesetzentwurf Nr. 8370 (noch ohne Berücksichtigung von Omnibus I) Kontaktieren Sie uns: Jean-Yves Lhommel Avocat à la Cour E-MAIL M. : +352 621 384 132 Agathe Le Callonnec Avocat E-MAIL M. : +352 621 397 907
Belgische Umsetzung der CSRD – Pflicht zur Nachhaltigkeitsberichterstattung – Jüngste Entwicklungen
· Compliance · Belgium
Die Richtlinie über die Nachhaltigkeitsberichterstattung, gemeinhin als „CSRD-Richtlinie“ bezeichnet, wurde durch ein Gesetz vom 2. Dezember 2024 zur „Veröffentlichung von…
Die Richtlinie über die Nachhaltigkeitsberichterstattung, gemeinhin als „CSRD-Richtlinie“ bezeichnet, wurde durch ein Gesetz vom 2. Dezember 2024 zur „Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen durch bestimmte Unternehmen und Gruppen und zur Prüfung von Nachhaltigkeitsinformationen“ (das „Gesetz“) in belgisches Recht umgesetzt. Seitdem verpflichtet das Gesetz nun bestimmte Unternehmen, insbesondere durch die Einführung neuer Bestimmungen in den Gesellschafts- und Vereinigungsgesetzbuch, Nachhaltigkeitsinformationen in ihren Lagebericht aufzunehmen. Der europäische Rahmen der CSRD hat sich jedoch seit Inkrafttreten des Gesetzes weiterentwickelt. Einerseits hat die Richtlinie (EU) 2025/794 vom 14. April 2025 (1), auch bekannt als „Stop the Clock-Richtlinie“, bestimmte durch die CSRD-Richtlinie eingeführte Nachhaltigkeitsberichtspflichten um zwei Jahre verschoben. Andererseits hat die Richtlinie (EU) 2026/470 vom 24. Februar 2026 (2), auch bekannt als „Omnibus-Richtlinie“, die administrativen Belastungen für Unternehmen reduziert und den Anwendungsbereich der Nachhaltigkeitsberichtspflicht eingeschränkt, insbesondere durch eine Anhebung der Schwellenwerte für die betroffenen Unternehmen und durch Mechanismen zur Reduzierung der von KMU bereitzustellenden Informationen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die zum Zeitpunkt seiner Abfassung und für die Zukunft geltenden Pflichten. (Die unterstrichenen Begriffe sind im Glossar am Ende des Beitrags definiert.)
1. Welcher Kontext liegt diesen Verpflichtungen zugrunde?
Die CSRD-Richtlinie wurde im Rahmen des umfassenderen Ziels der Europäischen Union verabschiedet, eine nachhaltige und umweltfreundliche Wirtschaft aufzubauen. Sie ist Teil der strategischen Leitinitiative des European Green Deal, der von der Europäischen Kommission im Dezember 2019 vorgestellt wurde und darauf abzielt, die europäische Wirtschaft bis 2050 klimaneutral zu gestalten und gleichzeitig einen gerechten ökologischen Übergang für alle zu fördern. Die CSRD zielt darauf ab, den Privatsektor in die Bemühungen zur Erreichung dieses Ziels einzubeziehen, indem sie ihm einen standardisierten und transparenten Berichtsrahmen auferlegt, der es ermöglicht, die Nachhaltigkeitsbemühungen der Unternehmen im Laufe der Zeit zu messen, zu vergleichen und zu bewerten. Durch die Auferlegung strenger Transparenzstandards soll die Richtlinie Unternehmen zu strategischen Partnern mit einer entscheidenden Rolle als Akteure des Wandels beim Übergang zu einer nachhaltigen Wirtschaft machen. Unternehmen sind gefordert, ökologische, soziale und Governance-Aspekte (ESG) in ihre Strategien zu integrieren und ihre Aktivitäten an den Klima- und Umweltzielen der Europäischen Union auszurichten. Der Berichtsrahmen, der darauf abzielt, die Zuverlässigkeit und Qualität der Informationen über die sozialen und ökologischen Auswirkungen von Unternehmen zu verbessern, erfüllt zwei Hauptanforderungen:
Unternehmen zur Rechenschaft ziehen, indem sie für ihre Auswirkungen auf Umwelt und Gesellschaft verantwortlich gemacht werden.
Investoren und andere Stakeholder informieren, um Entscheidungen im Einklang mit den Nachhaltigkeitszielen zu erleichtern.
Die Reformen von 2025 und jüngst im Februar 2026 sind durch die Notwendigkeit begründet, ein Gleichgewicht zwischen den Zielen der Wettbewerbsfähigkeit und der aufsichtsrechtlichen Vereinfachung einerseits und den von der Europäischen Union angestrebten Zielen der Transparenz und des ökologischen Übergangs andererseits zu finden.
2. Welche Unternehmen sind betroffen?
Im Rahmen der aktuellen Regelung des Gesetzes
Nach dem derzeit geltenden Gesetz richten sich die Nachhaltigkeitsberichtspflichten hauptsächlich an:
Große Unternehmen;
Kleine und mittlere Unternehmen, deren Wertpapiere notiert sind (mit Ausnahme von Kleinstunternehmen);
Bestimmte außereuropäische Unternehmen, die in Belgien über eine Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung wirtschaftlich tätig sind;
Und die Rechtsform der SA, SRL oder SC haben.
Die Muttergesellschaften großer Konzerne unterliegen der Pflicht, konsolidierte Nachhaltigkeitsinformationen in ihren konsolidierten Lagebericht aufzunehmen. Auch Konzerne kleiner und mittlerer börsennotierter Unternehmen unterliegen der Veröffentlichung konsolidierter Nachhaltigkeitsinformationen.
Gesellschaften, die das Kriterium „große Gesellschaften (3)“ erfüllen, sind solche, bei denen die Bilanzsumme am Abschlussstichtag und, mindestens, in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mindestens zwei der drei folgenden Kriterien überschreitet:
25 Millionen Euro Bilanzsumme;
50 Millionen Euro Nettoumsatz; und
250 durchschnittliche Arbeitnehmer.
„Große Konzerne“ werden ihrerseits als Konzerne definiert, die aus einer Muttergesellschaft und konsolidierten Tochtergesellschaften bestehen, die diese Schwellenwerte in aggregierten konsolidierten Daten überschreiten.
Nicht-europäische Muttergesellschaften, die, wenn die Muttergesellschaft einen konsolidierten Umsatz von mehr als 150 Millionen Euro erzielt und wenn sie in der Europäischen Union über eine große Tochtergesellschaft oder eine Zweigniederlassung, die einen Nettoumsatz von mindestens 40 Millionen Euro erzielt, tätig ist, an der in Belgien ansässigen Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung bei der Einreichung des Jahresabschlusses für ein Geschäftsjahr zur Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen über die Muttergesellschaft gezwungen sein könnten.
Wenn die Omnibus-Richtlinie in belgisches Recht umgesetzt wurde
Der Anwendungsbereich der Nachhaltigkeitsberichtspflichten wurde jedoch kürzlich infolge der europäischen Verabschiedung der Omnibus-Richtlinie geändert. Die durch diese Richtlinie vorgesehene Reform zielt darauf ab, den europäischen Rechtsrahmen zu vereinfachen und zu rationalisieren, um die administrativen Belastungen für Unternehmen zu reduzieren, die Umsetzung der Nachhaltigkeitsvorschriften zu verbessern und die Umweltziele der Europäischen Union mit der Wettbewerbsfähigkeit ihrer Wirtschaft in Einklang zu bringen (4). Diese Reform wurde jedoch noch nicht in belgisches Recht umgesetzt. Der belgische Staat hat bis zum 19. März 2027 (5) Zeit, seine nationale Gesetzgebung anzupassen und diese neuen Bestimmungen durch Erlass eines Umsetzungsgesetzes, das gegebenenfalls die derzeit im Gesellschafts- und Vereinigungsgesetzbuch vorgesehenen Regeln ändert, zu integrieren. Bis dahin bleibt die im Gesetz dargelegte Regelung daher, vorbehaltlich zukünftiger Entwicklungen, anwendbar.
Die Omnibus-Richtlinie sieht eine Anhebung der Schwellenwerte für Unternehmen vor, die der Veröffentlichungspflicht unterliegen, sowie die Einführung von Mechanismen zur Begrenzung der Informationspflichten für bestimmte Unternehmen, insbesondere KMU (6). Gemäß der Richtlinie wird die Pflicht zur Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen nun hauptsächlich gelten für:
In der Europäischen Union ansässige Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern und einem Nettoumsatz von über 450 Millionen Euro;
Unternehmen aus Drittländern, wenn ihre Muttergesellschaft in der Europäischen Union einen Nettoumsatz von über 450 Millionen Euro erzielt.
Die neue Reform reduziert somit die Anzahl der Unternehmen, die den Nachhaltigkeitsberichtspflichten unterliegen, um etwa 80 %, während diese Anforderungen für Unternehmen mit dem größten wirtschaftlichen Fußabdruck beibehalten werden (7). Darüber hinaus ändert die Reform die Situation bestimmter Unternehmenskategorien. In diesem Rahmen werden börsennotierte KMU, die ursprünglich von der schrittweisen Ausdehnung der CSRD betroffen waren, nun endgültig vom Anwendungsbereich ausgeschlossen. Darüber hinaus werden die für Drittlandsunternehmen geltenden Regeln angepasst, da die Berichtspflicht nun gilt, wenn die Muttergesellschaft in der Europäischen Union einen Nettoumsatz von mehr als 450 Millionen Euro erzielt (anstatt 150 Millionen Euro, wie in der aktuellen Regelung vorgesehen), sofern eine Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung innerhalb der Union bestimmte Aktivitätsschwellen erreicht. Schließlich sieht die Reform vor, dass bestimmte Tochtergesellschaften von Konzernen von einer individuellen Berichterstattung befreit werden können, wenn ihre Muttergesellschaft selbst den Pflichten zur Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen auf konsolidierter Ebene unterliegt. Eine solche Befreiung existierte bereits unter der früheren Regelung, war aber strenger gefasst. Tatsächlich konnte eine Tochtergesellschaft nur dann von der individuellen Berichterstattung befreit werden, wenn ihre Muttergesellschaft in der Union ansässig war und ein konsolidiertes Reporting gemäß der Richtlinie 2013/34/EU (8) erstellte. Für außerhalb der Union ansässige Muttergesellschaften war die Befreiung daher sehr eingeschränkt, was die europäischen Tochtergesellschaften oft zwang, ihre eigene Berichterstattung zu erstellen. Es ist anzumerken, dass eine Überprüfungsklausel für den Anwendungsbereich der Richtlinie vorgesehen ist, die es den europäischen Institutionen ermöglichen sollte, zu einem späteren Zeitpunkt die Zweckmäßigkeit einer eventuellen Ausweitung oder Anpassung des geänderten Mechanismus zu bewerten.
3. Welche Informationen müssen veröffentlicht werden?
3.1 Was versteht man unter „Nachhaltigkeitsfragen“? (9)
Unter Nachhaltigkeitsfragen versteht man Umweltrechte, soziale Rechte und Menschenrechte sowie Governance-Faktoren, einschließlich der Bekämpfung von Korruption und Bestechungshandlungen.
3.2 Prinzip der „doppelten Wesentlichkeit“ oder „doppelten Relevanz“ („double materiality“) (10)
Nachhaltigkeitsinformationen werden nach dem Prinzip der doppelten Wesentlichkeit erstellt und veröffentlicht. Dies bedeutet, dass die veröffentlichten Informationen nicht nur für denjenigen relevant sein müssen, der die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens wissen möchte (man spricht hier von „finanzieller Wesentlichkeit“, englisch „financial materiality“), sondern auch für die anderen „Stakeholder“, die um das Unternehmen herum agieren (man spricht hier von „Wesentlichkeit aus Sicht der Auswirkungen“, englisch „impact materiality“). Dieser zweite Aspekt erfordert, auf die „Stakeholder“ zu hören und gegebenenfalls deren Hauptanliegen in die Unternehmensstrategie zu integrieren. Dies führt zur Pflicht, zwei Arten von Informationen in den Lagebericht aufzunehmen:
Nachhaltigkeitsinformationen, die die Auswirkungen des Unternehmens auf seine externe Umwelt aufzeigen sollen (inside-out),
Informationen, die zum Verständnis der Auswirkungen von Nachhaltigkeitsfragen auf die Geschäftsentwicklung, die Ergebnisse und die Lage des Unternehmens selbst erforderlich sind (outside-in);
Die Annäherung über die „Wesentlichkeit“ (oder „relative Bedeutung“) bedeutet auch, dass nur Informationen aufgenommen werden müssen, die für die Adressaten des Berichts „wichtig“ sind, unter Ausschluss dessen, was anekdotisch oder ohne Auswirkungen bleibt. So ist die Tatsache, dass Mitarbeiter beschlossen haben, Bäume zu pflanzen, um der globalen Erwärmung entgegenzuwirken, unerheblich, wenn das Unternehmen nicht auch seinen CO2-Fußabdruck und seine Bemühungen zur Reduzierung desselben berichtet.
Die Bewertung der relativen Bedeutung der Tätigkeitsbereiche, über die im Lagebericht berichtet wird, ist eine wesentliche Operation im europäischen Rahmen. Es handelt sich um eine Übung, die der Erstellung des Lageberichts vorausgeht und vom Unternehmen dokumentiert werden muss, um seine Wahl, über ein Nachhaltigkeitsthema zu berichten oder nicht, zu rechtfertigen. Nur wenn ein Thema nicht „wichtig“ („material“) ist, muss es nicht im Bericht berücksichtigt werden. Ein Unternehmen ist nicht verpflichtet, in seinem Bericht die Gründe zu erläutern, warum bestimmte Nachhaltigkeitsthemen als unwichtig erachtet und daher nicht behandelt werden, mit Ausnahme von „Klima“-bezogenen Elementen, die, wenn sie nicht als wichtig erachtet werden, einer detaillierten Begründung dieser Wahl bedürfen.
Eine delegierte Verordnung mit „Normen“ (im Englischen „standards“ oder „ESRS“), denen die der CSRD unterliegenden Unternehmen nach einem schrittweisen Inkrafttreten („phase-in“) entsprechen müssen, wurde von der Europäischen Kommission am 31. Juli 2023 angenommen. Diese Normen decken prinzipiell alle Nachhaltigkeitsthemen ab, über die Bericht erstattet werden muss. Sie sind derzeit zwölf an der Zahl und gelten für alle Wirtschaftszweige. Sobald das Unternehmen die wichtigen Punkte ermittelt hat, über die es berichten muss, muss es noch eine „Gap-Analyse“ durchführen, d.h. die ihm zur Verfügung stehenden Daten identifizieren.
3.3 Zu veröffentlichende Informationen
Die von den Gesellschaften zu veröffentlichenden Informationen können wie folgt zusammengefasst werden (11):
a. Geschäftsmodell und Strategie des Unternehmens, insbesondere:
Widerstandsfähigkeit gegenüber Nachhaltigkeitsrisiken;
Chancen, die sich aus Nachhaltigkeitsfragen ergeben;
Übergangspläne zu einer nachhaltigen Wirtschaft, insbesondere zur Begrenzung der globalen Erwärmung auf 1,5 °C gemäß dem Pariser Abkommen;
Berücksichtigung der Interessen der Stakeholder und der Auswirkungen des Unternehmens auf die Nachhaltigkeit;
Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie.
b. Fristgebundene Ziele und Fortschritte im Bereich der Nachhaltigkeit;
c. Rolle der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane sowie Beschreibung ihrer Expertise und Kompetenzen;
d. Nachhaltigkeitspolitik;
e. Nachhaltigkeitsbezogene Anreizsysteme für Mitglieder der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane;
f. Von der Gesellschaft eingeführtes Verfahren zur Sorgfaltspflicht (Due Diligence);
g. Wesentliche negative Auswirkungen der Tätigkeiten des Unternehmens und der Wertschöpfungskette, Maßnahmen zur Identifizierung und Überwachung dieser Auswirkungen, Maßnahmen zur Prävention, Minderung, Korrektur oder Beseitigung negativer Auswirkungen und die erzielten Ergebnisse;
h. Beschreibung der wesentlichen Nachhaltigkeitsrisiken für das Unternehmen und deren Management;
i. Relevante Indikatoren zu den unter den Punkten a) bis i) genannten zu veröffentlichenden Informationen.
3.4 Welche Form haben die veröffentlichten Informationen?
Die Gesellschaft hat die Nachhaltigkeitsinformationen klar und getrennt im Lagebericht oder, auf Konzernebene, im konsolidierten Lagebericht der Muttergesellschaft anzugeben. Der Lagebericht, der die Nachhaltigkeitsinformationen enthält, wird elektronisch bei der Bilanzzentrale der Belgischen Nationalbank eingereicht und veröffentlicht.
3.5 Wertschöpfungskette
Nachhaltigkeitsinformationen enthalten nicht nur Angaben zu den eigenen Aktivitäten eines Unternehmens (oder seines Konzerns aus konsolidierter Sicht), sondern auch zu seiner Wertschöpfungskette. Es ist daher zu prüfen:
Vorgelagert: die Produktionsbedingungen, einschließlich der Herkunft der Rohstoffe und der eingesetzten Verfahren.
Nachgelagert: die Nutzung des Produkts oder der Dienstleistung durch den Kunden und deren Auswirkungen auf die Nachhaltigkeit.
Um folglich relevante Nachhaltigkeitsinformationen über die Wertschöpfungskette veröffentlichen zu können, muss das Unternehmen in bestimmten Fällen Daten von anderen Unternehmen seiner Lieferkette anfordern, um die Produktionshistorie nachvollziehen zu können. Diese Unternehmen unterliegen nicht immer der Pflicht zur Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen. Nach der aktuellen Regelung ist daher ausdrücklich vorgesehen, dass Unternehmen, die nicht der Pflicht zur Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen unterliegen, die aber Teil der Wertschöpfungskette sind, nicht aufgefordert werden dürfen, mehr Informationen bereitzustellen, als es die für KMU geltenden europäischen Standards für Nachhaltigkeitsinformationen erfordern und als es von Unternehmen und Einheiten, die Lieferanten oder Kunden in der Wertschöpfungskette sind, vernünftigerweise verlangt werden kann. (12)
Darüber hinaus hat der Gesetzgeber, um den Hindernissen Rechnung zu tragen, die bei der Datenerhebung bei Lieferanten auftreten können, insbesondere im Zusammenhang mit Geschäftsgeheimnissen, kommerziellen Empfindlichkeiten oder Kommunikationsproblemen, den Unternehmen eine Frist von drei Jahren eingeräumt, um umfassend über die Wertschöpfungskette zu berichten, je nach der tatsächlichen Schwierigkeit, relevante und zuverlässige Informationen zu erhalten. (Art. 116)
Die jüngste Reform, die durch die Omnibus-Richtlinie eingeführt wurde, stärkt diesen Rahmen zudem durch die Verankerung des Prinzips der „value chain cap“. Dieser Mechanismus sieht nun vor, dass es verboten ist, einem Lieferanten mit weniger als 1.000 Mitarbeitern Berichtspflichten aufzuerlegen, die über die im freiwilligen Referenzrahmen (13) für KMU (VSME) (wie in Punkt 2.8 genannt) vorgesehenen hinausgehen. Diese Entwicklung soll vermeiden, dass die den großen Unternehmen auferlegten Berichtspflichten unverhältnismäßig auf kleinere Unternehmen innerhalb der Lieferkette abgewälzt werden. In der Praxis wird diese Beschränkung bedeutet, dass die betroffenen Unternehmen sicherstellen müssen, dass die von ihren Geschäftspartnern, insbesondere im Rahmen vertraglicher Beziehungen mit ihren Lieferanten, angeforderten Informationen die durch diesen Referenzrahmen festgelegten Anforderungen nicht überschreiten, wobei jede entgegenstehende Vertragsklausel in Frage gestellt werden könnte.
3.6 Safe Harbour (14)
In Ausnahmefällen kann das Geschäftsführungsorgan der Gesellschaft beschließen, Informationen über bevorstehende Entwicklungen oder laufende Verhandlungen aus dem Lagebericht wegzulassen, wenn nach begründeter Einschätzung des Geschäftsführungsorgans und unter der kollektiven Verantwortung seiner Mitglieder die Veröffentlichung dieser Informationen der kommerziellen Position der Gesellschaft ernsthaft schaden könnte, vorausgesetzt, das Weglassen dieser Informationen steht der Darstellung eines zutreffenden Bildes und eines ausgewogenen Verständnisses der Geschäftsentwicklung, der Leistung, der Lage der Gesellschaft und der Auswirkungen ihrer Tätigkeit nicht entgegen.
4. Freiwillige Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen
Unternehmen, die nicht zur Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen verpflichtet sind, können aus verschiedenen Gründen freiwillig solche Informationen veröffentlichen. Die EFRAG hat hierfür einen inoffiziellen Standard für Nachhaltigkeitsinformationen (VSME) entwickelt.
5. Ausnahmen
Unter bestimmten Bedingungen kann ein Unternehmen von der Erstellung und Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen befreit werden, insbesondere wenn das Unternehmen und seine Daten in die konsolidierten Nachhaltigkeitsinformationen der Muttergesellschaft integriert sind. Eine Befreiung ist jedoch für eine Tochtergesellschaft, die ebenfalls ein großes börsennotiertes Unternehmen ist, nicht möglich.
6. Gesetzliche Prüfung und Bestätigung von Nachhaltigkeitsinformationen
Das Gesetz schreibt die Kontrolle der Einhaltung der Nachhaltigkeitsinformationsstandards (ESRS) vor und schafft somit eine neue Berufsfunktion: die unabhängige Prüfung von Nachhaltigkeitsinformationen. Das Unternehmen kann, nach den gleichen Ernennungsregeln wie für den Wirtschaftsprüfer, die Aufgabe der Bestätigung von Nachhaltigkeitsinformationen übertragen an:
den Wirtschaftsprüfer; oder
einen anderen Wirtschaftsprüfer (15); oder
einen unabhängigen Prüfungsdienstleister („IASP“) (16), d.h. akkreditierte Personen (17), die speziell im Umwelt-, Klima-, Sozial-, Menschenrechts- und Korruptionsbekämpfungsbereich qualifiziert sind, die professionellen Regeln für Kompetenz und Unabhängigkeit unterliegen, die denen für Wirtschaftsprüfer vergleichbar sind, und die von der Hauptversammlung akkreditiert werden müssen.
Dieser Prüfer wird ein „Assurance Opinion“ abgeben, d.h. eine unabhängige Erklärung, die ein Vertrauensniveau hinsichtlich der Zuverlässigkeit der vom Unternehmen bereitgestellten Informationen zum Ausdruck bringt. Diese Stellungnahme soll den Stakeholdern versichern, dass die bereitgestellten Informationen den geltenden Standards entsprechen und frei von wesentlichen Fehlern sind. Er wird unter Berücksichtigung der Prüfungsstandards eine Stellungnahme zur Konformität der Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen mit den gesetzlichen Bestimmungen abgeben, insbesondere bezüglich ihrer Konformität mit den Nachhaltigkeitsinformationsstandards. Zunächst wird diese Stellungnahme eine begrenzte Sicherheit (Limited Assurance) darstellen, mit der Möglichkeit, 2028 nach einer Bewertung durch die Europäische Kommission zu einer Stellungnahme überzugehen, die eine angemessene Sicherheit (Reasonable Assurance) darstellt. Die Ernennung eines IASP wird erst nach Abschluss dieses Rechtsrahmens möglich sein, spätestens jedoch drei Jahre nach Inkrafttreten des Gesetzes.
7. Haftung und Sanktionen in Bezug auf die Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen
Das Geschäftsführungsorgan ist für die Veröffentlichung der Nachhaltigkeitsinformationen verantwortlich. Mitglieder des Geschäftsführungsorgans eines Unternehmens sowie Personen, die zur Vertretung einer Zweigniederlassung in Belgien befugt sind, die gegen die vorgenannten Pflichten verstoßen, sind mit Geldbußen von 50 bis 10.000 Euro belegt. Erfolgt der Verstoß gegen diese Bestimmungen zu betrügerischen Zwecken, so können sie ferner mit einer Freiheitsstrafe von einem Monat bis zu einem Jahr oder mit beiden Strafen kumulativ bestraft werden.
8. Welcher Zeitplan gilt für die Anwendung dieser Verpflichtung?
Der ursprüngliche Zeitplan sah eine schrittweise Einführung der Nachhaltigkeitsberichtspflichten vor, die ab 2025 je nach Geschäftsjahr und Art des betroffenen Unternehmens beginnen sollte. Nach der Umsetzung der Stop The Clock-Richtlinie durch den belgischen Gesetzgeber durch das Gesetz vom 12. Dezember 2025 (18) wurde der Beginn dieser Berichtspflichten jedoch verschoben. Ziel dieser Verschiebung ist es, den Unternehmen ausreichend Zeit zur Vorbereitung zu geben, unnötige Kosten zu vermeiden und die rechtliche Kohärenz mit dem europäischen Rahmen zu gewährleisten. Konkret verschiebt das Umsetzungsgesetz die Berichtspflichten für klassische Großunternehmen und für börsennotierte KMU um zwei Jahre. Damit gilt:
Großunternehmen, die keine Unternehmen von öffentlichem Interesse sind und die zweite Berichtswelle bilden, müssen ihren Nachhaltigkeitsbericht nun für das Geschäftsjahr, das 2027 beginnt (statt ursprünglich 2025), veröffentlichen;
Börsennotierte KMU, die der dritten Welle entsprechen, müssen ihre Berichterstattung für das Geschäftsjahr 2028 (statt 2026) vorlegen;
Die Pflichten für Unternehmen aus Drittländern bleiben unverändert, ihre Berichterstattung ist für das Geschäftsjahr vorgesehen, das am 1. Januar 2028 beginnt;
Die erste Welle, die große Unternehmen von öffentlichem Interesse wie börsennotierte Unternehmen, Banken und Versicherungs- und Rückversicherungsgesellschaften betrifft, wurde bereits für das Geschäftsjahr, das am 1. Januar 2024 begann, umgesetzt;
Diese Überarbeitung gibt Unternehmen zusätzliche Zeit, um ihre internen Berichtssysteme zu organisieren, die Datenerhebung zu strukturieren und die für die Compliance erforderlichen Sicherungsmechanismen vorzubereiten. Sie gewährleistet die Kohärenz mit dem europäischen Recht, indem sie das Risiko einer schnelleren nationalen Anwendung der Verpflichtungen als auf Ebene der Europäischen Union verhindert. Unternehmen müssen jedoch sorgfältig abwägen, welcher Berichtskategorie sie angehören, da die Verschiebung hauptsächlich große Unternehmen und börsennotierte KMU betrifft, und diese Zeit nutzen, um die strategische Planung, die Governance und die Qualität der zu veröffentlichenden Nachhaltigkeitsinformationen zu stärken. Am 12. März 2024 veröffentlichte die Belgische Nationalbank eine Liste der belgischen Unternehmen, die den Nachhaltigkeitsberichtspflichten gemäß der CSRD-Richtlinie unterliegen, basierend auf den am 31. Dezember 2022 eingereichten Jahresabschlüssen (19). Angesichts der jüngsten Reformen, die durch die Omnibus-Richtlinie und die Stop The Clock-Richtlinie eingeführt wurden, ist diese Liste jedoch nicht mehr vollständig aktuell. Da die Schwellenwerte und Anwendungsbedingungen geändert wurden, wird die BNB voraussichtlich eine aktualisierte Version veröffentlichen, die diese Änderungen berücksichtigt.
9. Was ist mit nicht börsennotierten KMU und Kleinstunternehmen?
Nicht-börsennotierte KMU und Kleinstunternehmen haben kurzfristig keine regulatorische Verpflichtung. Ein vereinfachter Standard, der von der CSRD-Richtlinie abgeleitet ist, wurde veröffentlicht, um ihre freiwillige Berichterstattung (VSME) zu erleichtern. Artikel 117 sieht zudem eine „Evaluierungsklausel“ vor, wonach der Wirtschaftsminister innerhalb von 3 Jahren die Zweckmäßigkeit einer Regelung für die Prüfung von Nachhaltigkeitsinformationen, die von nicht-börsennotierten KMU als Teil der Wertschöpfungskette bereitgestellt werden, bewerten muss.
10. Richtlinie über die Sorgfaltspflicht von Unternehmen im Bereich der Nachhaltigkeit
Weitere Überlegungen zu den Sorgfaltspflichten von Unternehmen in Bezug auf ESG-Themen werden derzeit auf europäischer Ebene diskutiert. Dazu gehört insbesondere der Vorschlag der Richtlinie 2024/1760 vom 13. Juni 2024 über die Sorgfaltspflicht von Unternehmen im Bereich der Nachhaltigkeit und zur Änderung der Richtlinie (EU) 2019/1937 (Corporate Sustainability Due Diligence Directive, kurz CS3D oder CSDDD), die von großer Bedeutung ist. Der Text geht über die CSRD hinaus, indem er sich nicht mehr nur auf die Auferlegung von Berichtspflichten beschränkt. Er zielt auch darauf ab, großen Unternehmen eine Sorgfaltspflicht in Bezug auf die Einhaltung der Menschenrechte und den Umweltschutz entlang ihrer gesamten Wertschöpfungskette aufzuerlegen. Das Hauptziel ist es, sicherzustellen, dass Unternehmen die negativen Risiken und Auswirkungen ihrer Aktivitäten auf diese Bereiche identifizieren, verhindern, mindern und darüber berichten. Allerdings wurde mit der Omnibus-Richtlinie auch der Anwendungsbereich der CS3D-Richtlinie geändert und richtet sich nun an Unternehmen, die in der Lage sind, einen erheblichen Einfluss auf ihre Wertschöpfungskette auszuüben. Dadurch sind nur noch Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern und einem Nettoumsatz von über 1,5 Milliarden Euro betroffen, da diese Unternehmen als am besten gerüstet gelten, um die Kosten und Belastungen im Zusammenhang mit den Sorgfaltspflichtverfahren zu tragen und einen positiven Einfluss auf ihre Aktivitäten und Geschäftspartner zu nehmen.
Bei der Erfassung und Bewertung negativer Auswirkungen können Unternehmen ihre Bemühungen nun auf die Bereiche ihrer Geschäftskette konzentrieren, in denen die tatsächlichen und potenziellen Risiken am höchsten sind. Sie haben eine gewisse Flexibilität, um die Bewertung direkter Geschäftspartner zu priorisieren, wenn Auswirkungen gleicher Schwere oder Wahrscheinlichkeit in mehreren Bereichen auftreten, und müssen sich auf die vernünftigerweise verfügbaren Informationen stützen, wodurch übermäßige Informationsanforderungen an kleinere Partner begrenzt werden. Darüber hinaus wurde die Verpflichtung zur Erstellung eines Übergangsplans zur Eindämmung des Klimawandels aufgehoben, und das harmonisierte europäische Haftungsregime wurde aufgegeben, wodurch die Mitgliedstaaten für die Festlegung der anwendbaren nationalen Regeln verantwortlich sind. Was die Sanktionen betrifft, so werden Unternehmen auf nationaler Ebene für die Nichteinhaltung zur Verantwortung gezogen, wobei eine Obergrenze von 3 % des weltweiten Nettoumsatzes festgelegt wird, und die Europäische Kommission muss Leitlinien für deren Anwendung veröffentlichen. Schließlich verschiebt die Änderungsrichtlinie die Frist für die Umsetzung der CS3D in nationales Recht auf den 26. Juli 2028, und die betroffenen Unternehmen müssen die neuen Bestimmungen spätestens im Juli 2029 einhalten, wodurch eine zusätzliche Frist für die Einrichtung der notwendigen Compliance-Mechanismen geschaffen wird.
Das Thema ist entscheidend, da es das traditionelle Prinzip in Frage stellt, dass die Unternehmensführung ausschließlich an den Interessen ihrer Aktionäre ausgerichtet sein sollte. Diese Infragestellung wirft Fragen bei denjenigen auf, die in einer klassischen Doktrin geschult sind und die Idee ablehnen, dass ein Unternehmen eine „Bürgerrolle“ spielen sollte, um Umwelts- und Gesellschaftsproblemen zu begegnen. Es stehen sich zwei Konzepte gegenüber: auf der einen Seite diejenigen, die es für vorrangig halten, die Finanzwelt zu schützen und gleichzeitig, soweit möglich, die wachsenden Klima-, Sozial- und Umweltherausforderungen zu integrieren; auf der anderen Seite diejenigen, die eine tiefgreifende Transformation des Wirtschafts- und Gesellschaftsmodells befürworten, wobei der soziale und ökologische Einfluss wirtschaftlicher Aktivitäten Priorität hat und die finanzielle Rentabilität zu einem sekundären Anliegen wird. Indem der europäische Gesetzgeber von Unternehmen verlangt, über ihren „Impact“ auf ihr Umfeld zu berichten, unabhängig von ihrer finanziellen Rentabilität, führt er einen neuen strategischen Ansatz ein. Ein Unternehmen, das mit einem erheblichen negativen Impact auf sein Umfeld konfrontiert ist, muss Lösungen finden, um dies zu beheben, bevor es sich auf die Gewinnerzielung konzentriert. Eine solche Perspektive markiert einen grundlegenden Wandel, indem sie die Prioritäten der Unternehmen auf Nachhaltigkeitsziele und das „Gemeinwohl“ ausrichtet. Sie eröffnet auch zahlreiche Möglichkeiten für Unternehmen, die sich einer nachhaltigen Weltvorstellung anschließen.
11. Omnibus-Richtlinie: Kritik an der Reform
Die Reform durch die Omnibus-Richtlinie erfolgt in einem Kontext, in dem zahlreiche Kritikpunkte an der Komplexität und dem administrativen Aufwand der Nachhaltigkeitsberichtspflichten für europäische Unternehmen geäußert worden waren. Diese Kritikpunkte hoben insbesondere hervor, dass bestimmte Anforderungen, wie sie ursprünglich vorgesehen waren, Unternehmen, insbesondere KMU und Konzerntochtergesellschaften, unverhältnismäßig belasten und gleichzeitig Redundanzen und Inkonsistenzen bei der Anwendung der Regeln auf europäischer Ebene schaffen könnten. Als Reaktion darauf startete die Europäische Kommission im November 2024 die Initiative „Omnibus-Richtlinie“, die darauf abzielt, den Regulierungsrahmen zu vereinfachen und zu harmonisieren, was nun durch die Reform vom Februar 2026 konkretisiert wurde. Diese Reform hat mehrere Schlüsselinstrumente konsolidiert, darunter die CSRD und die CS3D, um den administrativen Aufwand zu reduzieren, die Pflichten zu klären und die Compliance der Unternehmen mit den Nachhaltigkeitsanforderungen zu erleichtern. Das Ziel, die Ambitionen des ökologischen Übergangs mit der Wettbewerbsfähigkeit europäischer Unternehmen auf der Weltbühne in Einklang zu bringen, indem pragmatischere und verhältnismäßigere Regeln eingeführt wurden, wurde erreicht.
12. Umweltkriterien in ESG
Umweltnachhaltigkeit bezieht sich darauf, wie Unternehmen ihre direkten und indirekten Umweltauswirkungen managen, ihr Engagement zur Reduzierung von Treibhausgasemissionen und des Klimawandels sowie ihren Beitrag zu einer dekarbonisierten Wirtschaft. Hier sind die wichtigsten umweltbezogenen Themen:
Soziale Nachhaltigkeit ist direkt mit dem Management des Personals innerhalb einer Organisation sowie der Lieferanten verbunden, indem sie menschenwürdige Beschäftigung, Chancengleichheit, Work-Life-Balance, kontinuierliche Weiterbildung und die Einhaltung der Menschenrechte fördert. Die wichtigsten Themen im sozialen Bereich sind:
Berufsbeziehungen (Inklusion und Vielfalt)
Gesundheit und Sicherheit
Entwicklung des Humankapitals (Schulung)
Gewinnung und Bindung von Talenten
Arbeitsbedingungen in der Lieferkette
Arbeitssicherheit und Prävention
Produktsicherheit und -qualität
Datensicherheit und -vertraulichkeit
Faire Vermarktung und Produktkennzeichnung
Gemeinschaftsbeziehungen
14. Governance-Kriterien in ESG
Nachhaltige Unternehmensführung umfasst das Engagement von Unternehmen für gute Corporate Governance, Ethik- und Verhaltenskodizes, Transparenz und die Bekämpfung von Korruption innerhalb des Verwaltungsrats, der Direktoren und des Führungsteams. Die wichtigsten Governance-Themen sind:
Struktur des Verwaltungsrats
Vergütung der Mitarbeiter
Widerstandsfähigkeit der Lieferkette
Berufsethik und Transparenz von Zahlungen
Bekämpfung von Korruption und Instabilität
Verantwortlichkeit für die Leistung
Management von systemischen Risiken
Verantwortungsvolle/wirkungsvolle Finanzen und Investitionen
Berichterstattung und Offenlegung
15. Was ist der Unterschied zwischen ESG und CSR?
Die Umwelt-, Sozial- und Unternehmensführung (ESG – Environmental Social Governance) und die soziale Unternehmensverantwortung (CSR – Corporate Social Responsibility) sind miteinander verbunden, aber unterschiedlich, und es ist leicht, sie zu verwechseln. Sie stellen unterschiedliche Blickwinkel zur Messung des Einflusses eines Unternehmens auf die nachhaltige Entwicklung dar. Während CSR die interne Initiative zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens ist, wird ESG durch externe Anforderungen bestimmt, die die externen Auswirkungen der Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens widerspiegeln. CSR rahmt die Nachhaltigkeitsprogramme und die Unternehmenskultur der Verantwortung ein, während ESG die messbare Handlung und das Ergebnis darstellt. CSR kann als der qualitative Aspekt und ESG als der quantitative Aspekt der Nachhaltigkeit betrachtet werden.
Glossar
Pariser Abkommen
Das Pariser Abkommen ist ein internationales Abkommen, das 2015 im Rahmen des Rahmenübereinkommens der Vereinten Nationen über Klimaänderungen (UNFCCC) verabschiedet wurde. Es setzt Ziele zur Reduzierung von Treibhausgasemissionen und zur Begrenzung des globalen Temperaturanstiegs auf deutlich unter 2 Grad Celsius über vorindustriellem Niveau, mit dem Ziel, weitere Anstrengungen zu unternehmen, um den Anstieg auf 1,5 Grad Celsius zu begrenzen.
Wertschöpfungskette
Die Wertschöpfungskette bezeichnet die Gesamtheit der Aktivitäten, Schritte und Akteure, die an der Schaffung eines Produkts oder einer Dienstleistung beteiligt sind, von den Rohstoffen bis zur Lieferung an den Endkunden und darüber hinaus (Lebenszyklus). Dieser Begriff wird verwendet, um die ökologischen, sozialen und Governance-Auswirkungen in jeder Phase der Produktion und Distribution zu analysieren.
CSRD
Akronym für „Corporate Sustainability Reporting Directive“ oder „Richtlinie (EU) 2022/2464 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Dezember 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 sowie der Richtlinien 2004/109/EG, 2006/43/EG und 2013/34/EU in Bezug auf die Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen durch Unternehmen“. Dies ist die 2022 angenommene Richtlinie, die darauf abzielt, die Kommunikation von Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit zu verbessern und zu harmonisieren, indem sie diese verpflichtet, detaillierte Informationen über ihre ökologischen, sozialen und Governance-Auswirkungen (ESG) zu veröffentlichen. Sie ersetzt und erweitert die NFRD-Richtlinie (Non-Financial Reporting Directive) von 2014, indem sie verschärfte Anforderungen und einen breiteren Anwendungsbereich einführt.
Omnibus-Richtlinie
Die „Omnibus-Richtlinie“ bezieht sich auf die „Richtlinie (EU) 2026/470 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Februar 2026 zur Änderung der Richtlinien 2006/43/EG, 2013/34/EU, (EU) 2022/2464 und (EU) 2024/1760 bezüglich bestimmter Anforderungen an Nachhaltigkeitsinformationen für Unternehmen und bestimmter Anforderungen an die Sorgfaltspflicht von Unternehmen im Bereich der Nachhaltigkeit“, die gleichzeitig mehrere bestehende Richtlinien im Bereich der Unternehmensnachhaltigkeit ändert. Sie schafft kein eigenständiges Regime, sondern passt insbesondere die Richtlinie 2013/34/EU über den Jahresabschluss, die Richtlinie über die Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) und die Richtlinie über die Sorgfaltspflicht (CSDDD) im Sinne der Kohärenz und Vereinfachung an.
Stop The Clock-Richtlinie
Die „Stop The Clock-Richtlinie“ bezieht sich auf die „Richtlinie (EU) 2025/794 vom 14. April 2025 zur Änderung der Richtlinien (EU) 2022/2464 und (EU) 2024/1760 in Bezug auf die Daten, ab denen die Mitgliedstaaten bestimmte Verpflichtungen in Bezug auf die Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen durch Unternehmen und die Sorgfaltspflicht von Unternehmen im Bereich der Nachhaltigkeit anwenden müssen“. Sie ändert den Inhalt der Verpflichtungen nicht wesentlich (im Gegensatz zur Omnibus-Richtlinie), sondern zielt im Wesentlichen darauf ab, den ursprünglich festgelegten Zeitplan für die Anwendung bestimmter Nachhaltigkeitsanforderungen, insbesondere derjenigen aus der Richtlinie (EU) 2022/2464 (CSRD) und der zukünftigen Richtlinie über die Sorgfaltspflicht (CSDDD), zu verschieben.
Doppelte Wesentlichkeit
Dieses Konzept wird hier detailliert beschrieben.
Nachhaltigkeit
Die unternehmerische Nachhaltigkeit schafft langfristigen Mehrwert für die Stakeholder, da sie ermöglicht, eine Strategie umzusetzen, die den Bedürfnissen der Umwelt-, Sozial- und Finanzsysteme, in denen das Unternehmen agiert, gerecht wird. Ziel ist es, das Fortbestehen dieser Systeme auf unbegrenzte Zeit zu gewährleisten.
EFRAG
Die EFRAG (European Financial Reporting Advisory Group) ist ein europäisches Beratungsgremium, das die Europäische Kommission bei der Annahme und Anwendung von Rechnungslegungs- und außerfinanziellen Standards in der Europäischen Union berät. Sie spielt eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung europäischer Nachhaltigkeits- und Finanzberichtsstandards.
ESG
Akronym für „Umwelt, Soziales und Governance“. Im Englischen steht es für „Environmental, Social and Governance“. Es bezieht sich auf die Umwelt-, Sozial- und Governance-Kriterien, die zur Analyse und Bewertung der Berücksichtigung von Nachhaltigkeit in der Unternehmensstrategie verwendet werden. Diese Kriterien sind hier detailliert beschrieben.
ESRS
Akronym für „European Sustainability Reporting Standards“, die europäischen Standards zur Nachhaltigkeitsberichterstattung, die entwickelt wurden, um Unternehmen bei der Umsetzung der Anforderungen der CSRD-Richtlinie (Corporate Sustainability Reporting Directive) zu leiten. Diese Standards definieren den Inhalt, das Format und die Indikatoren, die Unternehmen in ihre Nachhaltigkeitsberichte aufnehmen müssen.
Green Deal
Der Green Deal ist ein Bündel von Politiken, die insbesondere darauf abzielen, die internationalen Verpflichtungen der EU zu erfüllen. Die siebenundzwanzig Mitgliedstaaten sowie die Europäische Union als regionale Organisation sind Unterzeichner des Rahmenübereinkommens der Vereinten Nationen über Klimaänderungen (UNFCCC), das 1994 in Kraft trat, und des Kyoto-Protokolls von 1997, das dieses frühere Übereinkommen operationalisiert. Letzteres verpflichtet die am weitesten entwickelten Länder, die Emissionen von Treibhausgasen zu begrenzen. Das Pariser Abkommen, das 2015 auf der COP21 unterzeichnet wurde, ergänzte dieses Arsenal globaler Abkommen. Es zielt darauf ab, die globale Erwärmung auf unter 2 °C und idealerweise auf 1,5 °C zu begrenzen. Das Hauptziel des Green Deals ist es, dass Europa bis 2050 Klimaneutralität erreicht. Dies würde bedeuten, dass alle Treibhausgasemissionen, die erheblich reduziert werden müssen, von Wäldern, Böden oder Ozeanen, den sogenannten „Kohlenstoffsenken“, absorbiert oder gebunden würden.
NFRD
Akronym für „Non-Financial Reporting Directive“, d.h. die „Richtlinie 2014/95/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 22. Oktober 2014 zur Änderung der Richtlinie 2013/34/EU in Bezug auf die Veröffentlichung nichtfinanzieller Informationen und Informationen zur Diversität durch bestimmte große Unternehmen und Gruppen“, die große Unternehmen von öffentlichem Interesse mit mehr als 500 Mitarbeitern verpflichtete, Informationen darüber offenzulegen, wie sie soziale und ökologische Herausforderungen bewältigen. Im Jahr 2024 wurde die NFRD durch die CSRD ersetzt.
Stakeholder
Ein Stakeholder bezeichnet jede Einzelperson, Gruppe oder Organisation, die die Aktivitäten, Entscheidungen oder Leistungen eines Unternehmens beeinflussen oder von diesen beeinflusst werden kann. Stakeholder spielen eine wesentliche Rolle bei der Bewertung und Umsetzung von ESG-Strategien, da sie die vielfältigen und manchmal widersprüchlichen Interessen der internen und externen Akteure in Bezug auf das Unternehmen repräsentieren. „Interne“ Stakeholder sind insbesondere Mitarbeiter, Führungskräfte und Aktionäre eines Unternehmens. „Externe“ Stakeholder sind insbesondere Kunden, Lieferanten und Subunternehmer eines Unternehmens, Investoren, Finanzinstitute, lokale Gemeinschaften, Regierungen und Regulierungsbehörden, NROs.
CSR/CSR
Akronym für „Corporate Social Responsibility“, oder im Englischen CSR für „Corporate Social Responsibility“. Corporate Social Responsibility (CSR) ist ein Ansatz, der darauf abzielt, Maßnahmen zur Erreichung der Ziele der nachhaltigen Entwicklung umzusetzen. CSR bedeutet somit, dass ein Wirtschaftsakteur wirtschaftlich tragfähig ist, einen positiven Einfluss auf die Gesellschaft hat und die Umwelt besser schützt.
Taxonomie / Taxonomie-Verordnung
Die europäische Taxonomie bezeichnet eine Klassifizierung von Wirtschaftsaktivitäten, die eine positive Wirkung auf die Umwelt haben. Ihr Ziel ist es, Investitionen in nachhaltige („grüne“) Aktivitäten zu lenken. Die europäische Taxonomie-Verordnung (Verordnung (EU) 2020/852) ist eine von der Europäischen Kommission eingeführte Verordnung, die Kriterien zur Definition ökologisch nachhaltiger Wirtschaftsaktivitäten für Investitionszwecke festlegt. Die Verordnung ist somit ein Klassifizierungssystem, das die Bedingungen dafür festlegt, dass bestimmte Wirtschaftsaktivitäten als „ökologisch nachhaltig“ und folglich als „taxonomiekonform“ gelten.
[ + ] Referenzen
↑ 1 Richtlinie (EU) 2025/794 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. April 2025 zur Änderung der Richtlinien (EU) 2022/2464 und (EU) 2024/1760 bezüglich der Daten, ab denen die Mitgliedstaaten bestimmte Verpflichtungen in Bezug auf die Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen durch Unternehmen und die Sorgfaltspflicht von Unternehmen im Bereich der Nachhaltigkeit anwenden müssen.
↑ 2 Richtlinie (EU) 2026/470 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Februar 2026 zur Änderung der Richtlinien 2006/43/EG, 2013/34/EU, (EU) 2022/2464 und (EU) 2024/1760 bezüglich bestimmter Anforderungen an Nachhaltigkeitsinformationen für Unternehmen und bestimmter Anforderungen an die Sorgfaltspflicht von Unternehmen im Bereich der Nachhaltigkeit.
↑ 3 Art. 13 des Gesetzes
↑ 4 Erwägungsgrund 1 der Omnibus-Richtlinie
↑ 5 Artikel 5 der Omnibus-Richtlinie.
↑ 6 Artikel 3 der Omnibus-Richtlinie.
↑ 7 M. Fassone, „La Commission retire 80% des entreprises du champ d’application de CSRD“, veröffentlicht von Paperjam, am 26. Februar 2025, Link https://paperjam.lu/article/la-commission-retire-80-des-entreprises-du-champ-dapplication-de-csrd, abgerufen am 10. März 2025 um 14:02 Uhr.
↑ 8 Gemäß Artikel 1.4 der CSRD-Richtlinie, wie sie durch Artikel 19 des Gesetzes umgesetzt wurde, ist die Befreiung von der individuellen Berichterstattung an die Einhaltung mehrerer Bedingungen geknüpft, die den Zugang zu gleichwertigen Informationen auf Konzernebene gewährleisten sollen. Die Tochtergesellschaft muss insbesondere in ihrem Lagebericht angeben, dass sie von der Befreiung profitiert, ihre Muttergesellschaft (Name und Sitz) identifizieren und einen Link zum konsolidierten Nachhaltigkeitsbericht sowie zum entsprechenden Prüfungsbericht bereitstellen. Ist die Muttergesellschaft außerhalb der Union ansässig, gelten zusätzliche Anforderungen: ihr konsolidierter Bericht muss gemäß den europäischen (oder gleichwertigen) Regeln veröffentlicht werden und Informationen zur europäischen Taxonomie bezüglich der Aktivitäten der Tochtergesellschaft enthalten. Schließlich können die Mitgliedstaaten Sprach- oder Veröffentlichungsanforderungen auferlegen, um die Zugänglichkeit dieser Informationen zu gewährleisten.
↑ 9 Art. 9 des Gesetzes.
↑ 10 Art. 15 des Gesetzes.
↑ 11 Art. 16 des Gesetzes
↑ 12 Art. 16, § 2, letzter Absatz, des Gesetzes.
↑ 13 Artikel 2(6) der Omnibus-Richtlinie.
↑ 14 Art. 16, § 4 des Gesetzes.
↑ 15 Art. 39 des Gesetzes.
↑ 16 Artikel 104 des Gesetzes.
↑ 17 Akkreditiert gemäß der Verordnung (EG) Nr. 765/2008 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 9. Juli 2008 über die Vorschriften für die Akkreditierung und Marktüberwachung im Zusammenhang mit der Vermarktung von Produkten und zur Aufhebung der Verordnung (EWG) Nr. 339/93 zur Durchführung der Prüfung von Nachhaltigkeitsinformationen.
↑ 18 Artikel 3 des Gesetzes vom 12. Dezember 2025 zur Änderung von Artikel 116 des Gesetzes vom 2. Dezember 2024 über die Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsinformationen durch bestimmte Unternehmen und Gruppen und die Prüfung von Nachhaltigkeitsinformationen und zur Verabschiedung verschiedener Bestimmungen, bezüglich der Inkrafttretensdaten der Veröffentlichungspflichten, veröffentlicht im Belgischen Staatsblatt am 23. Dezember 2025.
↑ 19 Siehe https://www.nbb.be/fr/supervision-financiere-et-resolution/aspects-transversaux-et-internationaux/actualites/liste-des?hss_channel=lcp-5361885, veröffentlicht am 12. März 2024 um 13:00 Uhr.
UBO-Registrierung: Offenlegungspflichten für belgische Unternehmen
· Compliance · Belgium
1. Rechtsrahmen Das belgische Gesetz vom 18. September 2017 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung und zur…
1. Rechtsrahmen Das belgische Gesetz vom 18. September 2017 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung und zur Begrenzung der Verwendung von Bargeld schuf das belgische Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer („UBO-Register“) (1) und setzte damit die europäischen Anforderungen der Vierten und Fünften Europäischen AML-Richtlinien (2) (das „AML-Gesetz von 2017“) um. Das Königliche Dekret vom 30. Juli 2018, das im darauffolgenden Jahr erlassen wurde, legte die Betriebsverfahren dieses Registers fest (das „Königliche Dekret von 2018“). Im Jahr 2023 änderte der belgische Gesetzgeber das anwendbare Regime, um einem Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union (3) nachzukommen, das eine Bestimmung der Fünften Geldwäscherichtlinie für ungültig erklärte und infolgedessen den vollen Zugang zu den registrierten Informationen auf bestimmte Personen beschränkte (4) (siehe Abschnitt 7 unten). 2. Welche rechtlichen Verpflichtungen bestehen? Belgische Unternehmen sind verpflichtet, angemessene, genaue und aktuelle Informationen über ihre wirtschaftlichen Eigentümer zu sammeln und zu pflegen und die relevanten Informationen dem UBO-Register zur Verfügung zu stellen: bei der Gründung und innerhalb eines Monats, nachdem solche Informationen geändert wurden (z.B. nach einer M&A-Transaktion). Sie müssen die registrierten Informationen auch mindestens einmal jährlich bestätigen. 3. Was ist unter dem Begriff „letztendlich wirtschaftlicher Eigentümer“ zu verstehen? „Letztendlich wirtschaftlicher Eigentümer“ (bénéficiaire effectif) bezeichnet jede natürliche Person(en), die letztendlich eine Gesellschaft oder eine juristische Person (5) oder den Beauftragten einer solchen Einheit besitzt oder kontrolliert und/oder die natürliche Person(en), in deren Namen eine Transaktion oder Tätigkeit durchgeführt wird (6). Im Falle belgischer Unternehmen fallen die folgenden Personenkategorien unter die Definition des „letztendlich wirtschaftlichen Eigentümers“: a. Die natürliche(n) Person(en), die die Gesellschaft durch direkte oder indirekte (7) Inhaberschaft eines ausreichenden Prozentsatzes der Stimmrechte, Anteile oder sonstigen Eigentumsanteile kontrolliert oder besitzt. In diesem Zusammenhang gilt der Besitz von mehr als 25 % der Stimmrechte oder Anteile oder des Gesellschaftskapitals als Anhaltspunkt für einen ausreichenden Prozentsatz, und (8) b. Natürliche Person(en), die die Gesellschaft auf andere Weise kontrolliert(en), z.B. Personen, die die Befugnis haben, eine Mehrheit der Mitglieder des Verwaltungsorgans zu ernennen oder abzuberufen oder die Gesellschaft durch eine Aktionärsvereinbarung effektiv zu kontrollieren, oder Personen mit Vetorechten usw.; c. Oder, wenn kein wirtschaftlicher Eigentümer gemäß den Kriterien der Punkte a) und b) ermittelt werden konnte (z.B. im Falle einer börsennotierten Gesellschaft oder einer Tochtergesellschaft einer Gruppe, deren ultimative Holdingstruktur börsennotiert ist) oder wenn Zweifel bestehen, dass die identifizierten Person(en) die wirtschaftlichen Eigentümer sind, die natürliche(n) Person(en), die die Position des leitenden Angestellten (CEO, Vorsitzender des Verwaltungsrats usw.) innehat/haben. Da die unter diesem Punkt c) genannten Person(en) eine Restkategorie bleiben, sollte die Identifizierung solcher wirtschaftlichen Eigentümer ordnungsgemäß dokumentiert und begründet werden (z.B. Schritte zur Identifizierung der beiden ersten Kategorien von wirtschaftlichen Eigentümern, Ergebnis der durchgeführten Suchen usw.). 4. Welche Informationen müssen registriert werden? Wirtschaftliche Eigentümer Der erforderliche Offenlegungsprozess beinhaltet, dass die folgenden Angaben zu jedem wirtschaftlichen Eigentümer (9) an das UBO-Register übermittelt werden müssen: Nachname; Erster Vorname; Geburtsdatum; Geburtsmonat; Geburtsjahr; Nationalität(en); Wohnsitzland; Vollständige Wohnadresse; Datum, an dem die natürliche Person wirtschaftlicher Eigentümer des Unternehmens wurde; Identifikationsnummer im belgischen Nationalregister oder im Sozialversicherungsregister oder ähnliche Kennung, die vom Staat ausgestellt wurde, in dem die Person wohnt oder dessen Staatsangehörigkeit sie besitzt; für UBOs, die keine Nummer im belgischen Nationalregister haben, muss eine Kopie eines Ausweisdokuments (Personalausweis oder Reisepass) beigefügt werden. Kategorie des wirtschaftlichen Eigentümers, zu der die betreffende Person gehört (siehe Kategorien in der Definition des wirtschaftlichen Eigentümers); Angabe, ob die Schwelle von der Person einzeln oder gemeinsam mit anderen wirtschaftlichen Eigentümern erreicht wird; Angabe, ob die Person ein direkter oder indirekter wirtschaftlicher Eigentümer ist; Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlichen Eigentümers. Zwischengeschaltete Gesellschaften Im Falle indirekter wirtschaftlicher Eigentümerschaft müssen detaillierte Informationen zu jeder zwischengeschalteten Gesellschaft, d.h. die vollständige Identifizierung einschließlich mindestens Name, Gründungsdatum, Rechtsform, Geschäftsadresse und Registrierungsnummer (oder jede andere ähnliche Kennung, die vom Staat ausgestellt wurde, in dem der Intermediär registriert ist), bereitgestellt werden. Belege Belege, die die Angemessenheit, Genauigkeit und Aktualität der registrierten Informationen nachweisen, müssen ebenfalls registriert werden. Die hochzuladenden Dokumente müssen von der für die Registrierung verantwortlichen Person ausgewählt werden. Dazu gehören in der Regel eine Kopie des Personalausweises/Reisepasses der UBOs, ein Strukturschema der Gruppe, zu der das Unternehmen gehört, das Aktionärsregister des Unternehmens und der Zwischengesellschaften, ausländische Handelsregisterauszüge, ausländische UBO-Auszüge, notarielle Urkunden usw. 5. Verantwortlichkeit, Verfahren und Sanktionen Die Geschäftsführer (oder gesetzlichen Vertreter) jedes nach belgischem Recht gegründeten Unternehmens sind verpflichtet, die relevanten Informationen über die Online-Plattform „MyMinFin“ in das UBO-Register einzutragen, wobei die Informationen angemessen, genau und aktuell sein müssen (10) und jährlich aktualisiert und/oder bestätigt werden müssen. Die Nicht-Erfassung, -Aufbewahrung und -Registrierung der erforderlichen UBO-Informationen oder die Angabe unrichtiger oder unvollständiger Informationen kann die für die Registrierung verantwortliche Person administrativen (11) und strafrechtlichen Sanktionen (12) aussetzen. Die strafrechtlichen Bußgelder können zwischen 400 EUR und 40.000 EUR liegen, während die Verwaltungsstrafen zwischen 250 EUR und 50.000 EUR variieren können. 6. Datenschutz Aus datenschutzrechtlicher Perspektive muss das Unternehmen seinen wirtschaftlichen Eigentümern auf einem dauerhaften Medium Informationen bezüglich der Offenlegung ihrer Daten im UBO-Register zur Verfügung stellen, wie z.B. die Tatsache, (i) dass es die Verpflichtung hat, dem Register alle unter Punkt 4 genannten Angaben zu übermitteln und dass diese Informationen für 10 Jahre nach dem Verlust der Rechtspersönlichkeit des Unternehmens oder der endgültigen Einstellung seiner Aktivitäten im Register gespeichert und aufbewahrt werden; (ii) dass sie Zugang zu diesen Informationen haben; und (iii) gegebenenfalls, dass sie die UBO-Registerbehörde auffordern können, ungenaue Informationen zu löschen oder zu ändern. In diesem Zusammenhang sollten den wirtschaftlichen Eigentümern auch der Name und die Adresse der für die Verwaltung des Registers zuständigen Dienststelle der Staatskasse mitgeteilt werden. (13) 7. Zugang zu den im UBO-Register enthaltenen Informationen Vor der Reform von 2023 hatte jede Person, jeder Bürger, auch aus Gründen, die nicht mit dem Zweck des UBO-Registers zusammenhingen, freien Zugang zu den im UBO-Register gespeicherten Daten. Dieser unbegrenzte Zugang zum UBO-Register bedeutete, dass jeder dessen gesamten Inhalt einsehen und diese Informationen uneingeschränkt speichern und/oder verbreiten konnte. Im Jahr 2022 entschied der Gerichtshof der Europäischen Union, dass der öffentliche Zugang zu Informationen über wirtschaftliche Eigentümer (UBOs) einen ungerechtfertigten Verstoß gegen die in den Artikeln 7 und 8 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union garantierten Privatsphäre und den Datenschutz darstellt, wodurch eine Bestimmung der Fünften Geldwäscherichtlinie (14) für ungültig erklärt wurde. Der Zugang zum UBO-Register wird seitdem durch die Bestimmung der Vierten Geldwäscherichtlinie geregelt, d.h. nur Personen, die ein „berechtigtes Interesse“ nachweisen können, haben kostenlosen Zugang zu UBO-Informationen. Infolgedessen wurde die belgische Gesetzgebung durch das Gesetz vom 8. Februar 2023 und ein Königliches Dekret vom selben Datum angepasst, die präzisieren, was unter „berechtigtem Interesse“ zu verstehen ist und mehrere Punkte bezüglich der Konsultation des UBO-Registers durch die „allgemeine Öffentlichkeit“ hinzufügen (15). Artikel 10, §3 des geänderten Königlichen Dekrets präzisiert, dass die folgenden Gründe als berechtigtes Interesse angesehen werden: i) Antragsteller, die ein Ziel verfolgen oder dauerhaft und effektiv Tätigkeiten zur Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und damit verbundenen kriminellen Aktivitäten ausüben; ii) Antragsteller, die im Zusammenhang mit dem in Punkt i) genannten Zweck oder den Tätigkeiten rechtliche Schritte unternehmen, um ein Interesse im Zusammenhang mit diesem Zweck oder diesen Tätigkeiten zu verteidigen; oder iii) Antragsteller, die im Zusammenhang mit dem in Punkt i) genannten Zweck oder den Tätigkeiten rechtliche Schritte unternehmen, um ein Interesse im Zusammenhang mit diesem Zweck oder diesen Tätigkeiten zu verteidigen; oder iv) Antragsteller, die eine Wirtschaftsbeziehung eingehen oder Transaktionen mit einer juristischen Person durchführen, die zur Zahlung von Informationen verpflichtet ist, an Aktivitäten zur Verhinderung oder Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und damit verbundenen kriminellen Aktivitäten beteiligt ist und bisher keinen anderweitigen Zugang zum Register erhalten hat. Folglich ist das UBO-Register für die folgenden Personenkategorien zugänglich: i) öffentliche Behörden, die mit der Durchsetzung der Anti-Geldwäsche-Vorschriften betraut sind (wie die belgischen Steuerbehörden); ii) verpflichtete Einheiten (entités assujetties) (16), ob öffentlich oder privat, die verpflichtet sind, die Anti-Geldwäsche-Vorschriften im Rahmen der erbrachten beruflichen Dienstleistungen anzuwenden (z.B. belgische Nationalbank, Fonds für Einlagen und Konsignationen, Bpost, Kreditinstitute, Anwälte, Wirtschaftsprüfer usw.); iii) jede natürliche oder juristische Person, die ein berechtigtes Interesse gemäß Artikel 10§3 des oben genannten Königlichen Dekrets nachweisen kann; iv) jede natürliche oder juristische Person, die eine schriftliche Anfrage an die Staatskasse bezüglich eines Trusts, einer treuhänderischen Vereinbarung oder einer ähnlichen Rechtsvereinbarung einreicht. In der Praxis kann davon ausgegangen werden, dass investigative Journalisten und NGOs, die in der Bekämpfung von Geldwäscheaktivitäten tätig sind, sowie Personen, die wirtschaftliche Beziehungen oder Transaktionen mit meldepflichtigen Körperschaften eingehen, ein berechtigtes Interesse haben (17). Es ist wichtig zu beachten, dass weder das Unternehmen noch seine wirtschaftliche(n) Eigentümer über die im UBO-Register über sie durchgeführten Suchvorgänge informiert werden. Die Staatskasse muss jedoch sicherstellen, dass die im UBO-Register durchgeführten Suchvorgänge erfasst und für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden (18). Unter außergewöhnlichen und ordnungsgemäß begründeten Umständen können wirtschaftliche Eigentümer beantragen, dass alle oder ein Teil der sie betreffenden Informationen eingeschränkt und vertraulich behandelt werden, um ihre Sicherheit oder persönliche Privatsphäre zu schützen (z.B. ist der wirtschaftliche Eigentümer minderjährig oder könnte im Falle einer Offenlegung unverhältnismäßigen Risiken wie Betrug, Erpressung, Nötigung, Gewalt usw. ausgesetzt sein). (19) 8. Unterschiedliche Anforderungen in Belgien, Frankreich und Luxemburg Der UBO-Registrierungsprozess unterscheidet sich in Belgien, Frankreich und Luxemburg erheblich, obwohl alle der 4. EU-Geldwäscherichtlinie und ihren späteren Änderungen unterliegen. Die folgenden Besonderheiten können hervorgehoben werden: Kriterium Belgien Frankreich Luxemburg Rechtsgrundlage Gesetz vom 18. September 2017 + Königliches Dekret vom 30. Juli 2018 jeweils in ihrer geänderten Fassung Artikel L561-451 ff. des Geld- und Finanzgesetzes Gesetz vom 13. Januar 2019 zur Schaffung eines UBO-Registers Relevantes Register UBO-Register (verwaltet von „SPF Finanzen“) Register der wirtschaftlichen Eigentümer (RBE, verwaltet von INPI) Register der wirtschaftlichen Eigentümer (verwaltet vom LBR) Eigentümerkette Detaillierte Darstellung der indirekten Struktur bis zum UBO erforderlich Weniger Details erforderlich, außer in Fällen klarer indirekter Kontrolle. Weniger Details erforderlich, außer in Fällen klarer indirekter Kontrolle. Haftung der Geschäftsführer Erhöhte Haftung mit obligatorischer jährlicher Bestätigung Haftung beschränkt auf die ursprüngliche Erklärung und relevante Aktualisierungen. Haftung beschränkt (Regelmäßige Überprüfung und Gewährleistung, dass die wirtschaftlichen Eigentümer korrekt deklariert sind) Bußgelder Hohe Verwaltungsstrafen (bis zu 50.000 €) Geringe Bußgelder (bis zu 7.500 €). Hohe Bußgelder (bis zu 1.250.000 €) Aktualisierungen Obligatorische Aktualisierung innerhalb von 30 Tagen nach einer Änderung und obligatorische jährliche Bestätigung. Obligatorische Aktualisierung nur bei größeren Änderungen, ohne spezifische Frist. Obligatorische Aktualisierung innerhalb eines Monats nach Änderung der UBOs. Effektive Kontrolle Detaillierte Analyse zur Ermittlung von Kontrollsituationen unter 25 %, einschließlich der Zwischengesellschaften. Effektive Kontrolle berücksichtigt, aber mit weniger Analyseanforderungen. Mindestens 25 % der Stimmrechte oder des Stammkapitals, oder effektive Erhöhte Transparenz Größere Transparenz bei komplexen Strukturen, Erleichterung der AML-Regulierung Flexiblerer Prozess kann bei komplexen Strukturen Details fehlen. Flexiblerer Prozess kann bei komplexen Strukturen Details fehlen. Einhaltung der EU-AML-Vorschriften Erkennung von Situationen, in denen indirekte UBOs versuchen könnten, ihre Identität über Zwischenstrukturen zu verschleiern, erhöht den Verwaltungsaufwand für komplexe Unternehmen, garantiert aber eine umfassende Erklärung Risiko der Verschleierung der Identität des UBO hinter zwischengeschalteten Einheiten. Der Verwaltungsaufwand ist reduziert, aber dies könnte zu einer mangelnden Strenge bei Strukturen mit indirekten Beteiligungen führen Risiko der Verschleierung der Identität des UBO hinter zwischengeschalteten Einheiten. Der Verwaltungsaufwand ist reduziert, aber dies könnte zu einer mangelnden Strenge bei Strukturen mit indirekten Beteiligungen führen 9. Der Beitrag des UBO-Registers zur Bekämpfung der Geldwäsche Das 2017 in Belgien eingeführte UBO-Register stellt einen wichtigen Fortschritt im Kampf gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung dar, indem es die letztendlich wirtschaftlichen Eigentümer von Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen identifiziert. Nach einem verhaltenen Start aufgrund der COVID-19-Krise erreichte es 2022 eine Registrierungsquote von 98 % und wurde zu einem wesentlichen Instrument für Strafverfolgungsbehörden, Justiz und Steuerbehörden. Die jährliche Aktualisierungspflicht erhöht die finanzielle Transparenz und macht die Deklaranten strafrechtlich für falsche Angaben haftbar. Dank dieses Registers wurden fast 50.000 Einheiten abgemeldet und mehr als 17.500 Bußgelder verhängt, was Unternehmen dazu ermutigt, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten, wie die belgische Zeitung „l'Echo“ (20) berichtet. Ein positiver Nebeneffekt des UBO-Registers ist die Löschung inaktiver und Briefkastenfirmen, die häufig von Kriminellen genutzt werden, um illegale Finanzströme zu verschleiern. Durch die Bereinigung der belgischen Unternehmenslandschaft wird das Betrugsrisiko verringert und die Strafverfolgung erleichtert. Die Auswirkungen dieser Maßnahme werden derzeit von der Financial Action Task Force (FATF) bewertet, da die Meldungen über mutmaßliche Geldwäsche weiterhin zunehmen. Einige Experten schlagen vor, noch weiter zu gehen, indem sie nicht konforme Strukturen auflösen, anstatt sie nur abzumelden, um die Wirksamkeit des Systems zu stärken. Die Entwicklung des UBO-Registers hat auch die Rolle der Unternehmensanwälte bei der Bekämpfung der Geldwäsche verändert. Sie müssen nun den Kunden eine viel methodischere und didaktischere Unterstützung bieten, insbesondere indem sie ihnen erklären, wie der UBO-Registrierungsprozess funktioniert und wie sie ihren UBO identifizieren und die relevanten Informationen zu potenziellen Eigentümerketten oder bestehenden Kontrollen erhalten können, einschließlich der unterstützenden Dokumente, die zusammen mit den UBO-Details registriert werden müssen. 10. Hin zu einer Änderung der belgischen UBO-Regulierung? Die neue belgische Bundesregierung, die am 3. Februar 2025 ihr Amt angetreten hat, hat ihre Absicht bekannt gegeben, die UBO-Gesetzgebung zu reformieren, indem sie die administrativen Pflichten im Zusammenhang mit den UBO-Registrierungsanforderungen vereinfacht. Zu diesem Zweck plant die neue Bundesregierung, den Verwaltungsaufwand und die Kosten für Unternehmen zu reduzieren, indem sie den Datenaustausch zwischen bestehenden Datenbanken optimiert und die Übermittlung bereits vorhandener Informationen automatisiert, so dass die Unternehmen ihre Daten und Änderungen nur einmal einreichen müssen. Darüber hinaus beabsichtigt die neue belgische Regierung, Finanzinstituten direkten Zugang zum UBO-Register zu gewähren (21). Nach Ansicht der neuen Regierung wird dieses Vereinfachungsprojekt die UBO-Registrierung vereinfachen und gleichzeitig im Kampf gegen die Geldwäsche wirksam bleiben. Wir werden Sie informieren, sobald der Inhalt dieser Reform weiter präzisiert wird. [ + ] Referenzen ↑ 1 Artikel 73 des AML-Gesetzes von 2017. ↑ 2 Artikel 30 der Europäischen Richtlinie 2015/849 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Mai 2015 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung, zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 648/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates und zur Aufhebung der Richtlinie 2005/60/EG des Europäischen Parlaments und des Rates und der Richtlinie 2006/70/EG der Kommission, ABl. L 141, 5.6.2015, S. 73–117 (gemeinhin als „Vierte Geldwäscherichtlinie“ bezeichnet) und Richtlinie (EU) 2018/843 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2018 zur Änderung der Richtlinie (EU) 2015/849 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung und zur Änderung der Richtlinien 2009/138/EG und 2013/36/EU (Text von Bedeutung für den EWR), ABl. L 156, 19.6.2018, S. 43–74 (gemeinhin als „Fünfte Geldwäscherichtlinie“ bezeichnet). ↑ 3, ↑ 14 Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union vom 22. November 2022 (in den Rechtssachen C-37/20 und C-601/20, WM und Sovim SA). ↑ 4 Gesetz vom 8. Februar 2023 zur Änderung des AML-Gesetzes von 2017 und Königliches Dekret vom 8. Februar 2023 zur Änderung des Königlichen Dekrets vom 30. Juli über die Betriebsverfahren des UBO-Registers. ↑ 5 Die Pflicht zur Offenlegung relevanter Informationen über UBOs gilt auch für belgische Unternehmen, gemeinnützige Vereinigungen (ob national oder international), Stiftungen, Trusts oder ähnliche juristische Personen. Dieser Artikel konzentriert sich jedoch ausschließlich auf die für belgische Unternehmen geltenden Regeln. ↑ 6 Artikel 4, erster Unterabsatz, 27, a) des AML-Gesetzes von 2017. ↑ 7 Indirekt bedeutet über eine oder mehrere Einheiten, die von derselben/denselben Person(en) kontrolliert werden. ↑ 8 Die unter den Punkten (i) und (ii) aufgeführten UBO-Kategorien sind kumulativ. Belgische Unternehmen müssen daher angeben, wer als UBO gilt und welcher Kategorie sie angehören. Gehört eine Person mehreren Kategorien an, so sind getrennte Registrierungen nach Kategorie vorzunehmen. ↑ 9 Gemäß der kombinierten Lesart von Artikel 3 §1 des Königlichen Dekrets, Artikel 74 §1 des AML-Gesetzes von 2017 und Artikel 14/1 und 14/2 des Unternehmensgesetzbuches. ↑ 10 Artikel 3 Absatz 6 des Königlichen Dekrets vom 23. September 2020 zur Änderung des Königlichen Dekrets über die Betriebsverfahren des UBO-Registers. ↑ 11 Artikel 18 des Königlichen Dekrets. ↑ 12 Artikel 14/2 des Unternehmensgesetzbuches. ↑ 13 Artikel 21 bis 23 des Königlichen Dekrets. ↑ 15 Artikel 4 §2 (6) des Gesetzes vom 8. Februar 2023 zur Änderung des AML-Gesetzes von 2017 und 10 (7) des Königlichen Dekrets vom 8. Februar 2023 zur Änderung des Königlichen Dekrets vom 30. Juli 2018 über die Betriebsverfahren des UBO-Registers. ↑ 16 Wie in Artikel 4, Unterabsatz 1, 18° des AML-Gesetzes von 2017 definiert. ↑ 17 Beispiele, die im Bericht an den König zur Kommentierung des Königlichen Dekrets vom 8. Februar 2023 genannt wurden. ↑ 18 Artikel 25 des Königlichen Dekrets. ↑ 19 Artikel 15 des Königlichen Dekrets. ↑ 20 https://www.lecho.be/economie-politique/belgique/general/comment-la-lutte-antiblanchiment-a-ete-boostee-par-le-registre-ubo/10586787.html, eingesehen am 13. Februar 2025 um 17:53 Uhr. ↑ 21 Föderale Koalitionsvereinbarung, 2025-2029, S.39 und 63.
Schiedsverfahren als Methode der Streitbeilegung bei M&A-Transaktionen
· Dispute Resolution
Bei einer Mergers & Acquisitions (M&A)-Transaktion gibt es zahlreiche Ursachen für Streitigkeiten: Ein Rechtsstreit kann aus dem Hauptvertrag sowie aus den Nebenabreden (Letter of…
Bei einer Mergers & Acquisitions (M&A)-Transaktion gibt es zahlreiche Ursachen für Streitigkeiten: Ein Rechtsstreit kann aus dem Hauptvertrag sowie aus den Nebenabreden (Letter of Intent, Memorandum of Understanding, Vertraulichkeits- oder Exklusivitätsvereinbarung) entstehen und sowohl nach Abschluss der Transaktion als auch vor der Unterzeichnung auftreten – zum Beispiel, wenn eine Partei während der Verhandlung zurücktritt. Um diese Konflikte zu antizipieren und zu lösen, drängt sich oft der „Schiedsreflex“ als bevorzugte Lösung der Vertragsgestalter auf. Die Schiedsgerichtsbarkeit ist ein privates und außergerichtliches Verfahren, bei dem die Parteien einem Dritten die Aufgabe übertragen, sie durch eine verbindliche Entscheidung, den Schiedsspruch, zu schlichten. Hier sind die wichtigsten Vorteile – und Grenzen. 1. Privatisierung des Rechtsstreits (Vertraulichkeit) Im Gegensatz zur staatlichen Justiz, die naturgemäß öffentlich ist, ist die Schiedsgerichtsbarkeit vertraulich – ein großer Vorteil, der umso wertvoller ist, je größer oder medienexponierter das Unternehmen ist. Im M&A-Bereich bewahrt die Diskretion von Anfang an das Vertrauen der Parteien, die Flüssigkeit der Veräußerung und den sozialen Frieden im Zielunternehmen, dessen Ruf geschädigt werden könnte (z. B. wenn ein Garantieanspruch offenbart, dass der Bestand seiner Vermögenswerte nicht den Bilanzen entsprach). Die Schiedsgerichtsbarkeit schützt sowohl die Verhandlungen als auch den Inhalt des Schiedsspruchs; es ist jedoch ratsam, die Schiedsklausel durch eine Vertraulichkeitsklausel zu ergänzen, die jede unbefugte Offenlegung verhindert. 2. Spezialisierung der Schiedsrichter und Neutralität des Forums M&A-Transaktionen basieren oft auf komplexen Mechanismen des Common Law, wobei Veräußerungsverträge häufig englischem Recht oder dem Recht eines amerikanischen Staates unterliegen, unabhängig von der Nationalität des Zielunternehmens. Staatliche Richter zeigen sich manchmal zurückhaltend bei der Anwendung eines ausländischen Rechts, das sie nicht ausreichend beherrschen. Die Schiedsgerichtsbarkeit ermöglicht die Wahl tatsächlich spezialisierter Schiedsrichter und gewährleistet in grenzüberschreitenden Streitigkeiten eine größere Neutralität: Im Gegensatz zu einer nationalen Gerichtsbarkeit, die die in ihrem Zuständigkeitsbereich ansässige Partei begünstigen könnte, kann das Schiedsgericht Schiedsrichter unterschiedlicher Nationalitäten zusammenbringen. 3. Schnelligkeit Der Schiedsspruch wird in erster und letzter Instanz erlassen: Er ist nicht anfechtbar und entgeht dem manchmal dilatorischen Schriftwechsel, der die Verfahren vor Gericht verlängert. Die Parteien einer M&A-Transaktion haben ein offensichtliches Interesse daran, diese Verzögerungen zu vermeiden, die das veräußerte Unternehmen lähmen und den eigentlichen Zweck der Transaktion zunichtemachen könnten. Die Schiedsgerichtsbarkeit bietet eine schnelle Lösung: verkürzte Fristen für den Austausch der Schriftsätze, eine begrenzte Anzahl davon und Schiedsrichter mit entsprechender Verfügbarkeit, wo Gerichte mit richterlichem Rückstand fertig werden müssen. 4. Vollstreckung des Schiedsspruchs und Regelung der Rechtsmittel Der Schiedsspruch hat die gleiche bindende Wirkung wie ein staatliches Urteil und kann zwangsweise vollstreckt werden. Auf internationaler Ebene erleichtert das New Yorker Übereinkommen vom 10. Juni 1958, das von 172 Ländern unterzeichnet wurde, die grenzüberschreitende Vollstreckung mittels eines Exequaturverfahrens, ohne den Fall erneut zu verhandeln. Rechtsmittel sind grundsätzlich ausgeschlossen, außer in gesetzlich enumerierten Fällen (Mangel an Begründung, Befangenheit der Schiedsrichter, Verletzung der Verteidigungsrechte) und unterliegen strengen Ausübungsbedingungen. 5. Kosten und Finanzierung des Verfahrens Die Schiedsgerichtsbarkeit ist im Vergleich zu nationalen Gerichten kostspielig, da die Parteien die gesamten Kosten tragen (Honorare der Schiedsrichter, Sekretariatsinstitution, Raummiete, Übersetzung, Reisekosten) – Kosten, die jedoch die Kosten eines Gutachtens aufwiegen können, das vor einem nicht spezialisierten staatlichen Richter notwendig geworden wäre. Die Beträge, die bereits bei Einreichung des Falles mehrere hunderttausend Euro erreichen können (Internationale Handelskammer Paris, London Chamber of Arbitration), wirken abschreckend und fördern oft eine einvernehmliche Lösung. Eine Partei mit begrenzten Mitteln kann schließlich auf die Finanzierung durch Dritte (third party funding) zurückgreifen, die das Verfahren gegen Abtretung eines Teils der Gewinne aus einem günstigen Schiedsspruch vorfinanziert.
Luxemburgisches Handels- und Gesellschaftsregister (RCS): Neue digitale Verfahren und Identifizierungsanforderungen ab November 2024
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Ab dem 12. November 2024 wird das Luxemburger Handels- und Firmenregister ("RCS") mehrere Verfahrensänderungen einführen, die darauf abzielen, administrative Prozesse zu…
Ab dem 12. November 2024 wird das Luxemburger Handels- und Firmenregister ("RCS") mehrere Verfahrensänderungen einführen, die darauf abzielen, administrative Prozesse zu vereinfachen und die Genauigkeit der erfassten Informationen zu verbessern. Diese Aktualisierungen umfassen die Umstellung der Antragsformulare vom PDF-Format auf ein interaktives HTML-Format, wodurch Benutzer diese direkt online ausfüllen können. Diese technologische Neuerung, die bestimmte praktische Einschränkungen der PDF-Formulare beseitigt, wird auch eine benutzerfreundlichere Oberfläche schaffen. Des Weiteren wird die Möglichkeit eingeschränkt, ausgefüllte Formulare an Dritte weiterzuleiten, um sicherzustellen, dass nur der Antragsteller diese einreichen kann. Um die Datentransparenz und -sicherheit zu verbessern, wird eine neue Identifizierungsanforderung eingeführt: Alle beim RCS registrierten Personen müssen nun eine luxemburgische nationale Identifikationsnummer ("NINL") angeben. Diese Maßnahme, die sich an Artikel 12bis des geänderten Gesetzes vom 19. Dezember 2002 über das Handels- und Firmenregister anlehnt, gilt für jede natürliche Person, die mit einer registrierten juristischen Person in Verbindung steht, einschließlich Unternehmensvertretern (z. B. Geschäftsführer und Verwaltungsratsmitglieder), Gesellschaftern und anderen beteiligten natürlichen Personen. Die neuen Anforderungen gelten sofort für alle Neuregistrierungen. Für bereits registrierte Personen wird die Aktualisierung ihrer Informationen – insbesondere die Angabe ihrer NINL – zunächst freiwillig sein, später jedoch obligatorisch (ein Datum hierfür steht noch nicht fest). Verfügt eine registrierte Person bereits über eine luxemburgische NINL (typischerweise die von der Luxemburger Sozialversicherung (CCSS) ausgestellte Matrikelnummer), muss diese lediglich durch Ausfüllen des entsprechenden Online-Formulars angegeben werden, ohne dass Belege einzureichen sind. Für Personen ohne NINL wird jedoch ein Verfahren zur Generierung dieser Nummer bei der Registrierung eingerichtet, das zusätzliche Informationen wie Nationalität und privaten Wohnsitz sowie entsprechende Belege (z. B. Personalausweis, Wohnsitznachweis) erfordert. Zusätzlich führt das RCS eine automatische Überprüfung der in seiner Datenbank erfassten luxemburgischen Adressen ein, basierend auf dem nationalen Verzeichnis der Ortschaften und Straßen. Wird eine Adresse im Formular eingegeben, wird diese automatisch auf Konsistenz mit den offiziellen Daten des Ortsverzeichnisses geprüft. Bei einer Diskrepanz fordert eine Fehlermeldung den Antragsteller auf, die Informationen zu korrigieren, bevor der Vorgang fortgesetzt werden kann. Ziel dieser Maßnahme ist es, Adressfehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass die im RCS erfassten geografischen Informationen korrekt und aktuell sind. Diese Anpassungen sollen die administrativen Prozesse erleichtern, die Datensicherheit und -konformität stärken sowie die Zuverlässigkeit der in Luxemburg erfassten persönlichen Informationen verbessern und somit den Anforderungen eines sichereren und moderneren Verwaltungsrahmens gerecht werden.
Die Haftung von Direktoren und Geschäftsführern luxemburgischer Gesellschaften
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Luxemburg zählt nahezu einhunderttausend Gesellschaften, woraus eine hohe Nachfrage nach sozialen Mandataren resultiert, die häufig Gebietsfremde sind. Unabhängig von ihrer…
Luxemburg zählt nahezu einhunderttausend Gesellschaften, woraus eine hohe Nachfrage nach sozialen Mandataren resultiert, die häufig Gebietsfremde sind. Unabhängig von ihrer Nationalität oder ihrem Wohnsitz unterliegen diese Geschäftsführer und Verwalter weiterhin luxemburgischem Recht. Grundsätzlich haften sie nicht persönlich für im Namen der Gesellschaft eingegangene Verpflichtungen; sie können jedoch unter bestimmten Umständen verpflichtet sein, die Gesellschaft zu entschädigen oder sogar ihre persönliche Haftung gegenüber Dritten zu begründen. Der Begriff „Verwalter“ bezeichnet im Folgenden sowohl den Geschäftsführer einer S.à r.l. als auch den Verwalter einer SA.
1. Die Pflichtverletzung in der Geschäftsführung
Die Verwalter, die einer bloßen Sorgfaltspflicht unterliegen, haften gegenüber der Gesellschaft für ihre Fahrlässigkeit oder fehlerhafte Geschäftsführung, beurteilt nach dem Kriterium eines normal umsichtigen und sorgfältigen Geschäftsführers (des „guten Familienvaters“). Ein Verschulden wird nur bei einer Handlung angenommen, die offenkundig dem zuwiderläuft, was vernünftigerweise zu erwarten gewesen wäre; der gutgläubige, ordnungsgemäß informierte und im Gesellschaftsinteresse (gleichbedeutend mit dem Interesse der Aktionäre) handelnde Verwalter ist geschützt. Beispiele aus der Rechtsprechung sind: abnormale Preisgestaltung von Vermögenswerten, Nichtzahlung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen, Nichteinziehung von Forderungen, unrichtige Buchführung, extravagante Ausgaben, ungesicherte Privatdarlehen oder längere Abwesenheit.
2. Die Verletzung des Gesetzes von 1915 oder der Statuten
Das Handeln der Verwalter muss strikt dem Gesetz vom 10. August 1915 über Handelsgesellschaften und den Statuten entsprechen. Jede Verletzung kann die gesamtschuldnerische Haftung aller Verwalter gegenüber der Gesellschaft sowie gegenüber Dritten nach sich ziehen. Im Gegensatz zur subjektiv durch den Richter beurteilten Pflichtverletzung in der Geschäftsführung wird die Verletzung des Gesetzes oder der Statuten objektiv beurteilt – die Sanktion ist dementsprechend schärfer. Beispiele hierfür sind: Verpflichtungen, die den Gesellschaftszweck überschreiten, Versäumnis der Einberufung der Hauptversammlung (insbesondere bei erheblichen Verlusten), Nichteinhaltung von Regeln zu Interessenkonflikten, Dividenden oder zum Rückkauf eigener Aktien.
3. Die quasideliktische Haftung (Art. 1382)
Diese spezifischen Quellen schließen die Anwendung allgemeiner Prinzipien, insbesondere der quasideliktischen Haftung gemäß Artikel 1382 des Code civil, nicht aus. Ein Verwalter kann einem Aktionär oder einem Dritten gegenüber haftbar gemacht werden, wenn er auf eine Weise gehandelt hat, die mit einem umsichtigen und sorgfältigen Geschäftsführer unvereinbar ist, jedoch unter einer doppelten Bedingung: dass das Verschulden „ablösbar“ von der Ausübung seines Mandats ist und dass der Schaden des Klägers vom Schaden der Gesellschaft verschieden ist. In der Praxis wird diese Haftung selten anerkannt.
4. Sanktionen und Haftung im Insolvenzfall
Ein Unternehmen, das seine Zahlungen eingestellt hat und dessen Kreditwürdigkeit erschüttert ist, muss innerhalb eines Monats seinen Insolvenzantrag stellen: Andernfalls begeht es den Bankrottstraftatbestand, der mit einem Monat bis zu zwei Jahren Gefängnis bestraft wird, zusätzlich zu möglichen Berufsverboten. Die ausschließlich dem Insolvenzverwalter vorbehaltene Haftungsklage ermöglicht es zudem, den faktischen oder gesetzlichen Geschäftsführer zur Übernahme eines Teils oder der gesamten Passiva zu verurteilen, wenn der Konkurs auf ein schwerwiegendes und charakteristisches Verschulden (unvernünftige Fortführung der Geschäftstätigkeit ohne Liquidität, bevorzugte Zahlungen, ungerechtfertigte Barausgaben usw.) zurückzuführen ist.
5. Die besondere steuerliche Haftung
Gemäß dem allgemeinen Steuergesetz haften die Vertreter der Gesellschaft persönlich für diejenigen steuerlichen Pflichten, die diese durch ihre Fahrlässigkeit missachtet hat. Die Gerichte geben der Verwaltung häufig Recht, insbesondere wenn die Gesellschaft Mehrwertsteuer oder Lohnsteuerabzüge erhoben hat, ohne diese an die Staatskasse abzuführen. Übliche Ausreden – Übertragung der Buchhaltung auf einen Dritten, keine Eigenschaft als wirtschaftlicher Eigentümer, Ausscheiden vor der Klage – werden in der Regel zurückgewiesen.
6. Die strafrechtlichen Sanktionen
Zur zivilrechtlichen Haftung treten strafrechtliche Sanktionen hinzu: jene, die im Gesetz von 1915 zur Gewährleistung der Funktionsweise der Organe und der den Aktionären und Dritten geschuldeten Information vorgesehen sind, aber auch jene des Strafgesetzbuches, an erster Stelle der Missbrauch von Gesellschaftsvermögen. Weder die Zustimmung der Aktionäre noch die erteilte Entlastung stellen eine Entschuldigung dar. Der Verwalter kann schließlich sanktioniert werden, wenn sein Verhalten dazu geführt hat, dass die Gesellschaft eine Straftat begangen hat, wobei die strafrechtlichen Verantwortlichkeiten der juristischen Person und des Geschäftsführers koexistieren können.
Schlussfolgerung
Dieses Spektrum an Sanktionen sollte keine Angst hervorrufen: Die Haftung eines Verwalters setzt ein unüberlegtes Verhalten oder eine mit der Funktion unvereinbare Unvorsichtigkeit voraus. Man kann es nicht oft genug wiederholen – ein Verwaltermandat wird weder aus Höflichkeit, noch aus Freundschaft, noch in der naiven Hoffnung angenommen, dass andere sich um die sozialen Angelegenheiten kümmern werden. Die Nichterstattung von Organen und die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, angefangen bei der Genehmigung und Einreichung der Jahresabschlüsse – was ein Verständnis der Realität voraussetzt – stellt das Mindeste dar, was von demjenigen erwartet wird, der diese Funktion übernimmt.
Nach der CSA, Sitz in Belgien, Frankreich oder Luxemburg?
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Beitrag von Herrn Gérald Stevens zur UCL Louvain (FuCAM Mons) Kolloquium vom 12. Oktober 2020 zum Thema „Aktuelles im Wirtschaftsrecht“. Das Thema dieses Vortrags, das in Form…
Beitrag von Herrn Gérald Stevens zur UCL Louvain (FuCAM Mons) Kolloquium vom 12. Oktober 2020 zum Thema „Aktuelles im Wirtschaftsrecht“. Das Thema dieses Vortrags, das in Form einer Frage gestellt wird, erfordert von uns eine rechtsvergleichende Untersuchung, um das Ergebnis der durch das Gesetzbuch der Gesellschaften und Vereinigungen (den „GSA“) vorgenommenen Reform und das vom Gesetzgeber erklärte Ziel zu bewerten, das belgische Recht leistungsfähiger zu gestalten, um neue Unternehmer oder Unternehmensgruppen nach Belgien zu locken. „Eine derartige tiefgreifende Reform ist tatsächlich notwendig, wenn man Unternehmen ein auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Instrumentarium bieten will. Sie ist auch unerlässlich, wenn man das belgische Gesellschaftsrecht zu einem attraktiven Recht machen möchte, das international im Vergleich zu den Rechten anderer EU-Mitgliedsländer wettbewerbsfähig ist und somit ein Element sein kann, das ausländische Investitionen fördert und dazu beiträgt, eine Verbindung zwischen unseren letzten großen belgischen multinationalen Unternehmen und unserem Land aufrechtzuerhalten.“ (1) Das Thema wurde bewusst auf die beiden Jurisdiktionen beschränkt, zu denen die Wallonische Region die größte geographische und sprachliche Nähe aufweist, nämlich Frankreich und das Großherzogtum Luxemburg. Die Übung hat eine besondere Dimension, da die Reform des GSA mit einer Änderung des Kollisionsrechts (das „CDIP“) einherging, in deren Rahmen der Gesetzgeber die Theorie des tatsächlichen Sitzes ausdrücklich zugunsten der Theorie des statutsmäßigen Sitzes aufgegeben hat, und zwar gerade um einerseits Unternehmen mit Aktivitäten im Ausland zu ermutigen, ihren Sitz in Belgien zu gründen, und andererseits zu verhindern, dass in Belgien ansässige Unternehmen versucht sind, sich in andere Regionen zu verlagern. „Diese Situation ist für Belgien umso hinderlicher, als der Gerichtshof der Europäischen Union den freien Verkehr von Gesellschaften gefördert hat, indem er Gesellschaften, die im Ausland in einem Land gegründet wurden, das im internationalen Privatrecht das Prinzip des statutsmäßigen Sitzes anwendet, erlaubt, ihre Aktivitäten in Belgien frei fortzusetzen, während sie weiterhin ihrem Ursprungsrecht unterliegen. Doch unter anderem die Niederlande, die skandinavischen Länder, Deutschland, Italien und die angelsächsischen Länder sowie Frankreich haben ihr Gesellschaftsrecht modernisiert, um es wettbewerbsfähiger zu gestalten. So lässt sich seit einigen Jahren beobachten, dass es immer häufiger vorkommt, dass Gesellschaften, die nach einem einfacheren und flexibleren Recht gegründet wurden, ihre Hauptaktivitäten in Belgien entwickeln (…). Sie [gemeint: die Reform] ist schließlich unerlässlich, da heute klar ist, dass das Gesellschaftsrecht keine Priorität der Europäischen Union mehr ist und dass in diesem Kontext der Gerichtshof der Europäischen Union seine Tendenz, die Ansiedlung ausländischer Gesellschaften in Belgien zu fördern, die ihre ursprüngliche Nationalität beibehalten, nur noch verstärken wird.“ (2) Nach einer Darstellung der Theorie des statutsmäßigen Sitzes im Gegensatz zur Theorie des tatsächlichen Sitzes werden die Ergebnisse einer kurzen vergleichenden Analyse der am häufigsten verwendeten Gesellschaftsformen in den drei betroffenen Jurisdiktionen vorgestellt, nämlich die SRL (in ihrer neuen Form) für Belgien, die Sàrl für Luxemburg und die SAS für Frankreich, um eine Antwort auf die gestellte Frage zu formulieren. Die Theorie des statutsmäßigen Sitzes Begriffe Weit mehr als ein Thema des Gesellschaftsrechts berührt die Theorie des statutsmäßigen Sitzes, wie auch die des tatsächlichen Sitzes, eine Problematik des internationalen Privatrechts. Es geht in der Tat darum, zu bestimmen, welches Recht mit gesellschaftsrechtlichen Vorschriften (die lex societatis) auf eine bestimmte Gesellschaft angewendet werden muss, die, hypothetisch, bestimmte ausländische Elemente aufweist (ihre Aktionäre leben im Ausland, sie übt ihre gewerbliche Tätigkeit in mehreren Ländern aus, ihre Direktoren leben in verschiedenen Ländern usw.). Die Regeln des internationalen Privatrechts sollen in diesem Kontext Anknüpfungskriterien festlegen, anhand derer Wirtschaftsakteure oder letztendlich ein Richter genau wissen können, welches Rechtssystem, im Wesentlichen welches Gesellschaftsrecht, auf die sie betreffende Gesellschaft anzuwenden ist. Diese Regeln bestimmen gleichzeitig, was als die Nationalität einer Gesellschaft anzusehen ist. Traditionell basierten die belgischen internationalen Privatrechtsregeln auf der Theorie des tatsächlichen Sitzes, wonach eine Gesellschaft als belgischer Nationalität angesehen wurde und somit den belgischen gesellschaftsrechtlichen Vorschriften (praktisch handelte es sich um die koordinierten Gesetze über Handelsgesellschaften, dann um das Gesellschaftsgesetzbuch in seiner Fassung von 1999) unterlag, wenn ihr tatsächlicher Sitz, d.h. „der Ort, an dem die Entscheidungen bezüglich der Organisation, Leitung und Verwaltung einer Gesellschaft getroffen werden, kurzum das nervöse Entscheidungszentrum derselben“ (3) einen in Belgien gelegenen Ort bezeichnete. Konkret verwies Artikel 110 Absatz 1 des CDIP in seiner vor der Reform geltenden Fassung auf den Begriff der „Hauptniederlassung“, der gemäß Artikel 4 § 3 desselben Gesetzbuchs hauptsächlich unter Berücksichtigung des Leitungszentrums, der Geschäfte oder der Aktivitäten der betreffenden juristischen Person bestimmt wird. In Luxemburg, das weiterhin die Theorie des tatsächlichen Sitzes anwendet, ist die Situation etwas anders, da auf den konkreteren Begriff der „Hauptverwaltung“ verwiesen wird, der dem Ort entspricht, an dem ihre Register sowohl aus gesellschaftsrechtlicher Sicht als auch aus buchhalterischer Sicht geführt werden. (4) Umgekehrt ist bei der Theorie des statutsmäßigen Sitzes das Anknüpfungskriterium einfacher (im Sinne einer vermeintlich größeren Rechtssicherheit) die Adresse des Firmensitzes, wie sie in den Statuten festgelegt ist. Mit anderen Worten, durch die Einführung dieser neuen Theorie wird eine Gesellschaft, deren Statuten die Adresse ihres Sitzes in der Stadt Mons, Mouscron oder Antwerpen angeben, unwiderruflich als eine Gesellschaft belgischen Rechts betrachtet und unterliegt den Regeln des GSA. Dies bleibt gültig und anwendbar, selbst wenn die betreffende Gesellschaft ihre gewerblichen Tätigkeiten in Frankreich oder den Niederlanden ausübt, ihre Direktoren in Deutschland oder England wohnen, ihre Buchhaltung in Polen oder sogar in Marokko geführt wird. Dies war das vom belgischen Gesetzgeber im Rahmen der Reform des GSA und, in deren Fortsetzung, des CDIP entschlossen verfolgte Ziel: die Frage der Nationalität und damit der Anwendung der lex societatis von bestimmten ausländischen Elementen, die eine Gesellschaft betreffen können, zu lösen, solange die Gründer oder Aktionäre der betreffenden Gesellschaft aus belgischer Sicht die bewusste Wahl getroffen haben, den Sitz der besagten Gesellschaft in Belgien zu errichten. Die vorbereitenden Arbeiten zur Reform veranschaulichen dies hinreichend: „Die Niederlassungsfreiheit innerhalb der Europäischen Union ermöglicht es daher, für die Gründung einer Gesellschaft einen Mitgliedstaat zu wählen, dessen Gesetzgebung für eine bestimmte wirtschaftliche Tätigkeit am besten geeignet ist, um dann den Mittelpunkt ihrer Tätigkeiten in einem anderen Mitgliedstaat zu haben. (5) (…) Absatz 1 [des Artikels 2:141] bestätigt, dass die rechtliche Existenz juristischer Personen in Belgien anerkannt wird, sobald sie nach dem Recht ihres satzungsmäßigen Sitzes organisiert wurden. Angesichts der Abschaffung der Lehre vom tatsächlichen Sitz ist der Umstand, ob juristische Personen ihre Hauptniederlassung im Ausland haben oder nicht, nicht mehr relevant. Es wird nur die Situation ihres satzungsmäßigen Sitzes berücksichtigt. (6) (…) Gemäß der Lehre vom satzungsmäßigen Sitz unterliegen juristische Personen stets dem Recht des Staates, auf dessen Gebiet ihr satzungsmäßiger Sitz liegt. Andere mögliche Anknüpfungspunkte wie der Ort, von dem aus die Gesellschaft geleitet wird, der Standort ihrer Hauptproduktionsanlagen oder die Nationalität ihrer Hauptaktionäre spielen keine Rolle. (7) (…) Hingegen bleibt bei der Lehre vom satzungsmäßigen Sitz ein Unternehmen, das sich für belgisches Recht entscheidet, diesem Recht unterworfen, und zwar unabhängig davon, wo in der Welt es investiert oder Niederlassungen eröffnet. Umgekehrt müssen ausländische Gesellschaften, die in Belgien investieren und Niederlassungen eröffnen, nicht befürchten, dem belgischen Recht der juristischen Personen unterworfen zu werden, ohne dass sie die formelle Entscheidung getroffen hätten, ihren satzungsmäßigen Sitz nach Belgien zu verlegen. (8) “ Situation in Frankreich und Luxemburg Im Gegensatz zu Belgien und mit einigen Nuancen, die den Rahmen dieser Präsentation sprengen, ist davon auszugehen, dass die luxemburgischen und französischen Rechtssysteme derzeit weiterhin der Theorie des effektiven Sitzes folgen. Artikel 1300-2 des luxemburgischen Gesetzes vom 10. August 1915 über Handelsgesellschaften (9) ) sieht in seinen Absätzen 1 und 2 vor: „Jede Gesellschaft, deren Hauptverwaltung im Großherzogtum Luxemburg liegt, unterliegt dem luxemburgischen Gesetz, auch wenn die Gründungsurkunde im Ausland abgeschlossen wurde. Hat eine Gesellschaft ihren Sitz im Großherzogtum Luxemburg, so besitzt sie die luxemburgische Staatsangehörigkeit und das luxemburgische Gesetz ist uneingeschränkt auf sie anwendbar.“ (10) In Frankreich gilt grundsätzlich das Gesetz des tatsächlichen Sitzes (11), außer wenn eine Dissoziation zwischen dem statutarischen und dem tatsächlichen Sitz besteht. In diesem Fall steht es Dritten frei, zwischen der Anwendung des Rechts der einen oder der anderen Jurisdiktion zu wählen, gemäß Artikel 1837 des Code Civil. (12) Konsequenzen der Annahme der Theorie des satzungsmäßigen Sitzes Die Annahme der Theorie des statutsmäßigen Sitzes hat nach Ansicht des Gesetzgebers primär das Ziel, die Attraktivität des belgischen Rechts zu erhöhen und die Ansiedlung von Unternehmen und anderen gemeinnützigen Organisationen in unserem Gebiet zu fördern. Der bloße Übergang zu dieser Theorie allein ist jedoch unzureichend, und die Problematik muss in Verbindung mit der Modernisierungs- und Flexibilisierungsübung betrachtet werden, die der Gesetzgeber anderweitig vornehmen wollte: „(… ) die Lehre vom statutsmäßigen Sitz erhöht die Attraktivität des belgischen Gesellschafts- und Personenrechts und damit auch die Attraktivität Belgiens als Ansiedlungsland: Unternehmen und gemeinnützige Organisationen können sich einfach und mit voller Rechtssicherheit für das belgische Recht entscheiden, das durch die Modernisierung und Flexibilisierung dieses Projekts nun erheblich an Attraktivität gewinnen wird.“ (13) Darüber hinaus hat die Theorie des satzungsmäßigen Sitzes eine begrenzte Bedeutung: Sie identifiziert den Anknüpfungspunkt nur für die lex societatis, deren Gegenstand selbst darauf beschränkt ist, die Regeln für die Gründung, Organisation, das Funktionieren und die Auflösung juristischer Personen zu beschreiben. Andere Regeln, wie zum Beispiel Steuerrecht, Arbeitsrecht, Umweltrecht oder Insolvenzrecht, basieren auf anderen Anknüpfungskriterien, die nicht mit denen des satzungsmäßigen Sitzes identisch sind. „In diesem Zusammenhang ist stets zu beachten, dass der satzungsmäßige Sitz lediglich das Organisationsrecht im Sinne von Artikel 111 § 1 des Gesetzes über das internationale Privatrecht angibt. Das Anknüpfungskriterium für zahlreiche andere Rechtsvorschriften, insbesondere das Umweltrecht oder das Arbeitsrecht, bleibt an den Tätigkeitsort der juristischen Person gebunden: Eine Gesellschaft mit satzungsmäßigem Sitz in Frankreich, die in Belgien eine Fabrik mit 200 Arbeitnehmern eröffnet, wird und bleibt dem belgischen Arbeits- und Umweltrecht unterworfen.“ (14) Die Idee ist verlockend: Ein Unternehmer kann also wählen, seine Gesellschaft in Belgien zu gründen, indem er dort seinen Sitz ansetzt, während er deren Aktivitäten in einem oder mehreren anderen Ländern gemäß den dort jeweils geltenden nationalen Vorschriften entfaltet. (15) Wir haben gesehen, dass dies unter französischem und luxemburgischem Recht nicht unbedingt möglich ist und somit aus theoretischer Sicht bereits einen ersten signifikanten Vorteil für Belgien darstellt. Vergleich SRL – SàRL – SAS Die Theorie des statutsmäßigen Sitzes eröffnet in Belgien die Möglichkeit, die Anwendung des GSA allein durch die Wahl einer Adresse in Belgien als Sitz der Gesellschaft zu wählen. Es kann nun geprüft werden, ob eine solche Wahl im Vergleich zur Rechtsordnung anderer Länder vorteilhaft sein kann. Bevor spezifisch und punktuell untersucht wird, inwiefern die belgische, luxemburgische oder französische Regelung interessanter wäre als die beiden anderen, ist festzuhalten, dass die bestehenden Unterschiede zwischen den entsprechenden Gesetzgebungen grundsätzlich nicht signifikant sein sollen. Die vor über 50 Jahren unter der Ägide der Europäischen Kommission eingeleitete Harmonisierungsübung führt zu dem Ergebnis, dass, selbst wenn diese Übung mittels Richtlinien durchgeführt wurde, die den Staaten meist die Möglichkeit ließen, die darin enthaltenen Prinzipien auf besondere Weise umzusetzen, die geltenden Gesellschaftsrechte in jedem der EU-Länder wahrscheinlich mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede aufweisen. Insbesondere für die untersuchten Jurisdiktionen ist die allgemeine, bei den Praktikern des Gesellschaftsrechts fest verwurzelte Vorstellung nicht zu übersehen, dass einerseits das französische Gesellschaftsrecht die größten Einschränkungen aufweist, da es sich um das Prinzip herum strukturiert, dass alles verboten ist, was nicht ausdrücklich gesetzlich vorgesehen ist. (16) Andererseits gilt das luxemburgische Gesellschaftsrecht als das flexibelste der drei Systeme, basierend auf dem umgekehrten Prinzip, dass alles erlaubt ist, was nicht durch das Gesetz vom 10. August 1915 über Handelsgesellschaften verboten ist. (17) Eines der Ziele des belgischen Gesetzgebers war es, die Flexibilität seines Gesellschaftsrechts zu erhöhen und es möglicherweise anderen Systemen anzunähern, die für ihre Flexibilität bekannt sind (das niederländische System wurde viel stärker als Vorbild genommen, insbesondere bei der Reform der SPRL, als das luxemburgische System). Eine Möglichkeit, den eventuell erzielten Erfolg in dieser Hinsicht zu messen, könnte ein Vergleich der wichtigsten (und nicht erschöpfenden) Merkmale der am häufigsten verwendeten Gesellschaften in jeder der drei Jurisdiktionen sein: Die SRL nach belgischem Recht Die Sàrl nach luxemburgischem Recht Die SAS nach französischem Recht Die im folgenden Vergleichstabelle verwendeten Farben kennzeichnen entweder eine erhöhte Flexibilität (grün) oder ein Defizit an Flexibilität (rosa) für die jeweilige Problematik, je nach der Antwort, die in den beiden anderen Gerichtsbarkeiten gegeben wird. [TABELLE] Fazit Die Tabelle zeigt folglich im Hinblick auf die Flexibilität bessere Vorteile und somit einen leichten „Vorteil“ für die SRL nach belgischem Recht. Heißt das jedoch, dass nach dem GSA ausnahmslos die Lösung zu bevorzugen wäre, den Gesellschaftssitz einer Gesellschaft in Belgien anzusiedeln? Eine solche Schlussfolgerung muss relativiert werden. Erstens lässt eine empirische Beobachtung der Tätigkeit von Anwaltskanzleien oder Notariaten nicht den Schluss zu, dass es zu einer massiven Ansiedlung von Gesellschaften in Belgien kommt, sei es in Form der Gründung neuer Einheiten oder der Migration bestehender Gesellschaften aus dem Ausland. Zweitens, und auch wenn gezeigt wurde, dass diese Fragen getrennt betrachtet werden können, bleibt es für viele Unternehmen aus organisatorischer wie auch finanzieller Sicht offensichtlich interessant, den statutarischen Sitz ihrer Gesellschaft am selben Ort wie ihren administrativen oder entscheidungsrelevanten Sitz, ihr Handelszentrum und/oder ihre Produktionsstätte festzulegen. Daher kann die Attraktivität, die eine interessante Rechtsordnung aus gesellschaftsrechtlicher Sicht darstellt, durch rein geografische Überlegungen im Zusammenhang mit Lieferketten oder Logistiknetzwerken oder durch steuerliche Bedenken, das angebotene Umfeld in Bezug auf Beschäftigung und soziale Sicherheit, um nur einige zu nennen, überlagert werden. Kein Unternehmer gleicht dem anderen, und seine Wahrnehmung der Vorteile (oder Nachteile), die eine bestimmte gesellschaftsrechtliche Ordnung bietet, wird sich im Einklang mit operativen, finanziellen und kommerziellen Belangen ergeben, die ihn sicherlich auch anderweitig antreiben müssen. Schließlich und vor allem, wie wir bei der jüngsten Reform in Belgien beobachtet haben und auch in Zukunft beobachten werden, ist ein Rechtssystem niemals statisch. Die Belange des belgischen Gesetzgebers hinsichtlich der Wettbewerbsfähigkeit werden von den Gesetzgebern der anderen europäischen Länder geteilt, insbesondere von den luxemburgischen und französischen Gesetzgebern, die im Bereich des Gesellschaftsrechts in den letzten Jahren nicht untätig geblieben sind und dasselbe Ziel der Modernisierung und Attraktivität des für Unternehmen angebotenen Systems verfolgen. (18) Eine eindeutige und endgültige Antwort auf die gestellte Frage kann daher nicht gegeben werden, ohne sie in den breiteren Kontext des Unternehmenslebens im Zeitalter der Globalisierung zu stellen. [ + ] References ↑ 1 Begründung, Doc. Parl. , Chambre des Représentants, 2017-2018, Nr. 54-3119/001, S. 6 in fine. ↑ 2 Ebd. , S. 6 und S. 7. ↑ 3 N. THIRION, Droit international et européen des sociétés , Brüssel, Larcier, 2009, Nr. 14, S. 19, zitiert von R. AYDOGDU, „La mobilité des sociétés, une révolution conservatrice“, in Le Code des sociétés et des associations: contentieux et pratique , S. 33. ↑ 4 Es sei darauf hingewiesen, dass die Begriffe Hauptniederlassung und Hauptverwaltung beide vom Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union („AEUV“) und insbesondere dessen Artikel 49.1 inspiriert sind; zur Anwendung der Theorie des tatsächlichen Sitzes in Luxemburg, siehe nächster Abschnitt. ↑ 5 Begründung, a.a.O. , S. 15 in fine. ↑ 6 Ebd., S. 108. ↑ 7 Ebd., S. 339. ↑ 8 Ebd. , S. 340. ↑ 9 Früher Artikel 159 (vor der Neunummerierung durch eine großherzogliche Verordnung vom 19. Dezember 2017) ↑ 10 Zum Stand der Dinge siehe Dialog zwischen A. STEICHEN und A. PRUM, „Siège réel ou incorporation“, in Cent ans de droit luxembourgeois des sociétés , Larcier, Brüssel, 2016, S. 451 bis 463. ↑ 11 „Die Satzung muss den tatsächlichen Sitz des Unternehmens angeben, d.h. den Ort, an dem das Gesellschaftsleben tatsächlich geführt wird (außer bei Domizilierungsverträgen). Wenn der angegebene Sitz beispielsweise aus steuerlichen Gründen als fiktiv angesehen wird, haben die Richter die Möglichkeit, den tatsächlichen Sitz souverän zu bestimmen“, http://www.greffe-tc-caen.fr/rcs_etabs.php. ↑ 12 „Jede Gesellschaft, deren Sitz sich auf französischem Hoheitsgebiet befindet, unterliegt den Bestimmungen des französischen Rechts. Dritte können sich auf den statutarischen Sitz berufen, dieser ist ihnen aber von der Gesellschaft nicht entgegenzuhalten, wenn der tatsächliche Sitz an einem anderen Ort liegt.“ ↑ 13, ↑ 14 Begründung, a.a.O. , S. 341. ↑ 15 Eine solche Situation und die im belgischen Recht gewählte Lösung schließen jedoch die Möglichkeit von Reibungen aufgrund der Anknüpfungskriterien der lex societatis, die von den kollisionsrechtlichen Regeln anderer Staaten angewendet werden, nicht vollständig aus; siehe hierzu R. AYDOGDU, a.a.O. , Nr. 27 und 28, S. 48-49. ↑ 16 Siehe P. LE CANNU und B. DONDERO, Droit des sociétés , 7. Auflage, LGDJ, Paris, 2018, Nr. 45: „Die Wirtschaftskreise beklagen sich seit langem über den übermäßig regulierenden Charakter des Gesellschaftsrechts.“ ↑ 17 A. PRUM und I. CORBISIER, Droit des sociétés, Tableau comparatif des droits luxembourgeois, belge et français et textes légaux luxembourgeois , Bruylant, Brüssel, 2000, S. XVII. ↑ 18 Für Luxemburg siehe die Reform durch das Gesetz vom 10. August 2016 zur Modernisierung des Gesellschaftsrechts und die vollständige Neunummerierung des Gesetzes durch die Großherzogliche Verordnung vom 19. Dezember 2017. In Frankreich enthielten die beiden letzten großen Gesetze zur Reform des Wirtschaftssektors, die unter anderem das Wachstum fördern sollten, besondere Bestimmungen zur Reform der handelsrechtlichen Vorschriften für Gesellschaften, um deren Regelwerk zu modernisieren (siehe „Loi Macron“ vom 6. August 2015 für Wachstum, Aktivität und wirtschaftliche Chancengleichheit und „Loi Pacte“ vom 22. Mai 2019 zum Wachstum und zur Transformation von Unternehmen).
Die Auswirkungen von COVID-19 auf belgische Unternehmen
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Infolge der im Rahmen der Bekämpfung der Ausbreitung des Coronavirus in Belgien getroffenen Entscheidungen sind Unternehmen bei der Ausübung ihrer Tätigkeiten mit erheblichen…
Infolge der im Rahmen der Bekämpfung der Ausbreitung des Coronavirus in Belgien getroffenen Entscheidungen sind Unternehmen bei der Ausübung ihrer Tätigkeiten mit erheblichen Schwierigkeiten konfrontiert. Es wurden Maßnahmen ergriffen, um die Auswirkungen der auferlegten Beschränkungen auf Unternehmen zur Verhinderung der Virusausbreitung zu begrenzen. In diesem Zusammenhang erhielten die Kommunal- und Regionalregierungen außerordentliche Befugnisse, um alle relevanten Maßnahmen zu ergreifen, um problematische Situationen im Zusammenhang mit dem Coronavirus und seinen Folgen dringend zu verhindern und zu bewältigen. Zu diesen Befugnissen gehört unter anderem die Möglichkeit, die geltenden Rechtsvorschriften in allen Angelegenheiten, die von der Krise betroffen sein könnten und in denen sie zuständig sind, anzupassen. Die folgenden Ausführungen geben einen nicht umfassenden Überblick über die finanziellen Anreize, die zur Überwindung vorübergehender finanzieller Schwierigkeiten für Unternehmen eingeführt wurden, sowie über die Sonderbestimmungen, die erlassen wurden, um die Abhaltung von Hauptversammlungen und Sitzungen des Verwaltungsorgans unter Beachtung der aktuellen Regeln zur sozialen Distanzierung zu ermöglichen, neue Optionen für die Aussetzung von Zwangsvollstreckungen und Insolvenzen, Änderungen im Zusammenhang mit der Beurkundung notarieller Urkunden, neue Regeln für Fristen im Zusammenhang mit der Einreichung von Klagen vor Gericht und laufenden Zivilverfahren. Da sich die Situation ständig weiterentwickelt, passen die exekutiven und legislativen Gewalten diese Maßnahmen kontinuierlich an und erweitern sie, so dass sich die vorliegende Analyse auf die zum Zeitpunkt der Abfassung geltenden Maßnahmen bezieht und entsprechend den legislativen und regulatorischen Entwicklungen aktualisiert werden muss. Finanzielle Anreize Schließungsprämie – Die Regierungen der Region Brüssel-Hauptstadt, der Wallonischen Region und der Flämischen Region planen, Prämien an Unternehmen zu gewähren, die infolge der im Rahmen der Coronavirus-Krise ergriffenen Maßnahmen gezwungen waren, ihre Geschäftstätigkeit einzustellen. Die Bedingungen für diese Zuschüsse, die Antragsfristen und die Höhe der Prämien wurden von jeder der drei Regionen festgelegt. Aufgeschobene Rückzahlung von Krediten – Unternehmen können eine Stundung der Kreditrückzahlung für einen Zeitraum von maximal sechs Monaten beantragen. Während dieser Zeit sind Unternehmen nicht verpflichtet, ihre Kredite im Kapital zu tilgen, die Zinsen bleiben jedoch vollständig zahlbar. Die Kreditlaufzeit verlängert sich somit um die Dauer der Stundungsperiode. Diese Option ist verfügbar für (i) Kredite mit festem Tilgungsplan, (ii) Kontokorrentkredite und (iii) Festvorschüsse. Sie hängt unter anderem von Zahlungsschwierigkeiten aufgrund von Umsatzrückgang, Aktivitätsrückgang, Einführung von Kurzarbeit oder vollständiger Entlassung sowie der obligatorischen Schließungsmaßnahme zur Minimierung der Virusausbreitung ab. Unternehmen, die die Stundung in Anspruch nehmen möchten, müssen ihren Sitz in Belgien haben und dürfen nicht bereits von Rückzahlungsfristen für laufende Kredite, Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge profitieren. In der Praxis muss jedes Unternehmen, das eine Stundung beantragt, seine Bank kontaktieren, die zur Bearbeitung dieses Antrags Belege anfordern wird. Banken sind nicht berechtigt, Bearbeitungsgebühren oder Verwaltungsgebühren für die Bearbeitung des Antrags zu erheben. Öffentliche Garantie für neue Kredite – Ein neues Gesetz ermächtigt die föderale Exekutive, eine öffentliche Garantie für neue Kredite und Kreditlinien für eine maximale Dauer von einem Jahr an lebensfähige Nicht-Finanzunternehmen, KMU, Selbstständige und gemeinnützige Organisationen zu gewähren. Der königliche Erlass zur Festlegung der Bedingungen für die Gewährung der Garantie wird in Kürze erlassen. Entsprechende Maßnahmen werden auf regionaler Ebene erwartet. Mehrwertsteuer, Lohnsteuer, Grundsteuer und andere Steuern – Die Bundesregierung hat zudem weitere steuerliche Anreize für Unternehmen geplant, wie z.B.: die Stundung von Lohnsteuern, Mehrwertsteuer, Körperschaftsteuern, Sozialversicherungsbeiträgen, Grundsteuern für das Fiskaljahr 2020; die Stundung der Einreichung von Steuererklärungen für Körperschaftsteuern, Mehrwertsteuer und die jährliche Kundenliste; Eine zinslose Periode oder der Erlass von Geldbußen für die Nichtzahlung von Sozialversicherungsbeitragsschulden, Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Mehrwertsteuer usw. Kurzarbeit – Es wurden spezifische Maßnahmen im Bereich des Arbeitsrechts ergriffen, wie die Einführung von Kurzarbeitsregelungen. Aufgrund der Dichte und der technischen Details dieser Maßnahmen verweisen wir auf andere diesbezügliche Beiträge. Hauptversammlungen und kollegiale Leitungsorgane Optionale und befristete Maßnahmen wurden für Versammlungen erlassen, die zwischen dem 1. März 2020 und dem 3. Mai 2020 stattfinden sollten oder einberufen wurden oder hätten werden sollen. Bereits versandte Einladungen können geändert werden, um von diesen Maßnahmen zu profitieren. Darüber hinaus können Versammlungen, die vor dem 3. Mai 2020 einberufen wurden, gemäß den neuen Regeln abgehalten werden, auch wenn sie nach deren Annahme stattfinden. Hauptversammlungen – Zwei Optionen wurden umgesetzt: Abhaltung der Versammlung unter besonderen Bedingungen im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie Das Leitungsorgan kann den Teilnehmern aller Hauptversammlungen auferlegen, ihre Rechte ausschließlich entweder durch briefliche Abstimmung, die vor der Versammlung unter Verwendung eines bereitgestellten oder online veröffentlichten Formulars zu versenden ist, oder durch vor der Versammlung zu versendende Vollmacht auszuüben, und gegebenenfalls an einen einzigen, eigens hierfür vom Leitungsorgan bestimmten Bevollmächtigten. Diese Maßnahmen sollen die physische Anwesenheit von Teilnehmern bei Hauptversammlungen begrenzen, die fortan mit einer reduzierten Anzahl von Anwesenden (d.h. Mitgliedern des Leitungsorgans und ggf. Mitgliedern des Versammlungsvorstands, des Wirtschaftsprüfers und des einzigen Bevollmächtigten) oder sogar, wenn die Protokolle nicht vor einem Notar erstellt werden müssen, ganz ohne physische Anwesenheit (z.B. per Telefon- oder Videokonferenz) stattfinden sollen. Es ist ferner möglich, eine Hauptversammlung aus der Ferne mittels eines elektronischen Kommunikationskanals abzuhalten, wie in Artikel 7:137 des CSA erwähnt, auch wenn diese Möglichkeit in der Satzung des Unternehmens nicht vorgesehen ist. Aufschiebung der Hauptversammlung, bis sich die Lage normalisiert hat Das Leitungsorgan kann beschließen, die ordentliche Hauptversammlung zu einem späteren Zeitpunkt (wenn sich die Situation normalisiert hat) zu verschieben, auch wenn sie bereits einberufen wurde. In diesem Zusammenhang ist eine Verlängerung um zehn Wochen für eine Reihe von Entscheidungen, die innerhalb gesetzlicher Fristen getroffen werden müssen, vorgesehen, wie z.B. die Verpflichtung, den Jahresabschluss innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres der Hauptversammlung vorzulegen oder die Verpflichtung, den Jahresabschluss und andere Dokumente innerhalb von 7 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres bei der BNB einzureichen. Das Leitungsorgan kann auch jede bereits einberufene außerordentliche oder außerordentliche Generalversammlung verschieben, es sei denn, (i) das Glockenverfahren wird angewendet, wenn das Nettovermögen negativ ist oder droht, negativ zu werden, oder (ii) die Versammlung vom Wirtschaftsprüfer oder den Aktionären gemäß dem neuen Gesetz über Gesellschaften und Vereinigungen einberufen wird. Kollegialorgan – Das kollegiale Leitungsorgan kann ungeachtet der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen: alle Entscheidungen im Rahmen eines einstimmigen schriftlichen Verfahrens treffen oder seine Sitzungen abhalten und Beschlüsse mittels Telekommunikationsmitteln wie Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen fassen, außer bei Entscheidungen, die in der gebotenen rechtlichen Form aufgesetzt und beglaubigt werden müssen (in diesem Fall ist die physische Anwesenheit eines Vertreters, ob Mitglied oder Nichtmitglied des Leitungsorgans, erforderlich). Zwangsvollstreckungs- und Insolvenzverfahren ausgesetzt Die Regierung hat für Unternehmen, die infolge der Coronavirus-Krise in finanzielle Schwierigkeiten geraten sind, Entlastungsmaßnahmen genehmigt, sofern sie bis zum 18. März in gutem Zustand waren, indem sie sie (als Schuldner) vor Zwangsvollstreckungsmaßnahmen und Insolvenzverfahren schützt. Von der neuen Gesetzgebung erfasste Unternehmen profitieren automatisch und vorübergehend von diesen rechtlichen Entlastungsmaßnahmen. Dies bedeutet, dass: das Unternehmen vor Zwangsvollstreckungsmaßnahmen geschützt ist. Das Unternehmen kann auf Antrag seiner Gläubiger nicht für insolvent erklärt werden (aber weiterhin auf Antrag der Staatsanwaltschaft oder mit Zustimmung des Schuldners selbst). Laufende Verträge dürfen nicht wegen Zahlungsverzugs gekündigt werden. Überschuldete Unternehmen sind vorübergehend nicht zur Stellung eines Insolvenzantrags verpflichtet. Fristen innerhalb gerichtlicher Reorganisationspläne werden automatisch verlängert. Die Handelsgerichte entscheiden, ob einem Unternehmen als Schuldner eine solche Stundung und Entlastungsmaßnahmen gewährt werden können, wenn diese als gerichtliche Verteidigung geltend gemacht werden. Dies bedeutet nicht, dass Unternehmen Freifahrtscheine erhalten, um die Situation unzulässigerweise zu nutzen: Die Richter des zuständigen Handelsgerichts können jederzeit auf Antrag eines Gläubigers die vorübergehende Stundung aufheben. Die Regelung gilt nicht für Unternehmen, die bereits vor der Krise insolvent waren, sondern nur für Unternehmen, die am 18. März noch in gutem Zustand waren und aufgrund der Coronavirus-Krise in finanzielle Schwierigkeiten geraten könnten. Notarielle Urkunden Die Unterzeichnung notarieller Urkunden wird bis zum Ende der von der Bundesregierung zur Bekämpfung der Ausbreitung des Coronavirus ergriffenen Maßnahmen aufgeschoben, mit Ausnahme dringender Urkunden. Für Unternehmen gelten alle Urkunden als dringend, ohne dass weitere Begründungen erforderlich sind, die direkte wirtschaftliche Folgen für Unternehmen haben, da sie sich beziehen auf (i) Transaktionen, die Auswirkungen auf das Finanzvermögen des Unternehmens haben (Kapitalerhöhungen, Kapitalherabsetzungen, Einlagen und Rückzahlungen von Einlagen, Fusionen, Spaltungen und Umwandlung der Unternehmensform, ...); (ii) Urkunden, die innerhalb einer bestimmten, ablaufenden Frist abgeschlossen werden müssen (z.B. Genehmigung von Jahresabschlüssen) oder Urkunden, die vor Ende des Geschäftsjahres abgeschlossen werden müssen; (iii) Transaktionen, für die bereits erstellte spezifische Dokumente ablaufen (z.B. Einladungen zu Hauptversammlungen, ...). Zusätzlich zu den oben genannten Fällen kann eine Angelegenheit je nach den spezifischen Umständen des Falles auch als dringend angesehen werden. Ein Gesetzentwurf wurde eingebracht, um unter anderem die Fernausfertigung authentischer notarieller Vollmachten (z.B. wie für bestimmte Immobilientransaktionen erforderlich) mittels Videokonferenz oder die Ausfertigung einer (nicht authentischen) Vollmacht für die digitale Unterzeichnung notarieller Urkunden zu ermöglichen, sofern in jedem dieser Fälle bestimmte Bedingungen erfüllt sind, einschließlich der (bereits) bestehenden zwingenden Regeln für die Gültigkeit elektronischer Signaturen. Gerichtsverfahren Verlängerung von Fristen – Verjährungsfristen und andere Fristen für die Einreichung gerichtlicher Schriftsätze bei Gerichten, die zwischen dem 9. April und einschließlich des 3. Mai 2020 ablaufen, werden ipso iure um einen Monat nach Ablauf dieses Zeitraums verlängert. Dies gilt auch für Verfahrensfristen, Berufungsfristen sowie für den Austausch und die Einreichung schriftlicher Stellungnahmen. Fristen für nachfolgende Zeiträume werden automatisch entsprechend der Dauer dieser Verlängerungen verschoben. Insbesondere wird die erste Frist bis zum 3. Juni 2020 verlängert und die folgenden Fristen werden entsprechend verschoben. Die Parteien können jedoch im gegenseitigen Einvernehmen beschließen, sich an den ursprünglichen Zeitplan zu halten oder neue Fristen zu vereinbaren und einen neuen verbindlichen Zeitplan einvernehmlich festzulegen. Wenn ein Verfahren dringend ist, kann das zuständige Gericht auf begründeten Antrag die Verlängerung der Verfahrensfristen ausschließen. Schriftliches Verfahren – Verfahren, die für eine Gerichtsverhandlung zwischen einschließlich dem 11. April 2020 und dem 3. Juni 2020 angesetzt wurden und bei denen alle Parteien bereits schriftliche Stellungnahmen eingereicht haben, werden vom Richter automatisch auf der Grundlage dieser Stellungnahmen und des Beweisbündels zur Beratung herangezogen, ohne die Parteien anzuhören. Das schriftliche Verfahren wird somit im Rahmen dieser Ausnahmeregelung zur Regel. Eine Partei kann dem schriftlichen Verfahren widersprechen, indem sie den Richter spätestens eine Woche vor der Gerichtsverhandlung schriftlich darüber informiert. In diesem Fall kann der Richter entscheiden, eine Anhörungssitzung abzuhalten, gegebenenfalls per Videokonferenz, den Fall auf einen unbestimmten Termin zu vertagen oder den Fall ohne Anhörung der Parteien zu behandeln. Seine oder ihre Entscheidung ist nicht anfechtbar. Der Richter kann die Parteien ferner auffordern, mündliche Argumente, gegebenenfalls per Videokonferenz, zu bestimmten spezifischen Fragen des Falles vorzubringen. Wenn alle Parteien dem schriftlichen Verfahren widersprechen, wird der Fall auf einen unbestimmten Termin oder einen bestimmten Termin vertagt, je nach Verfügbarkeit der zuständigen Gerichtsbarkeit.
Das neue belgische Gesetzbuch der Gesellschaften und Vereinigungen
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Ein neues Unternehmensgesetzbuch Am 23. März 2019 verabschiedete das belgische Parlament einen Gesetzesentwurf, der eine grundlegende Neugestaltung des bestehenden…
Ein neues Unternehmensgesetzbuch Am 23. März 2019 verabschiedete das belgische Parlament einen Gesetzesentwurf, der eine grundlegende Neugestaltung des bestehenden Unternehmensgesetzbuchs vorsieht. Der neue belgische Code on Companies and Associations (im Folgenden „BCCA“) zielt darauf ab, Belgien für in- und ausländische Unternehmen attraktiver zu machen. Der BCCA wird die Flexibilität für belgische Unternehmen erhöhen, erfordert aber eine Änderung ihrer Satzung, um sie an das neue Regime anzupassen. Im Folgenden sind die wichtigsten Änderungen in Bezug auf Unternehmen aufgeführt: SRL/BV Von der SPRL/BVBA zur SRL/BV Die Société privée à responsabilité limitée (SPRL)/Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BVBA) bleibt als Unternehmensform bestehen, wurde aber in Société à responsabilité limitée (SRL)/Besloten vennootschap (BV) umbenannt. Ihre Gründer und Aktionäre genießen bei der Ausgestaltung der Satzung eine beträchtliche Vertragsfreiheit. Dank dieser Flexibilität wird erwartet, dass die BV/SRL zur Standardform für Gesellschaften mit beschränkter Haftung wird. Wichtigste Änderungen in der SRL/BV Die wichtigsten Änderungen im SRL/BV-Regime sind wie folgt: Kein Stammkapital/Keine Mindestkapitalanforderung Die Konzepte des Stammkapitals und der Mindestkapitalanforderung wurden für die BV/SRL aufgegeben. Die Gründer einer BV/SRL müssen jedoch bei der Gründung ein „ausreichendes“ Eigenkapital bereitstellen, das die voraussichtliche Geschäftstätigkeit des Unternehmens berücksichtigt, unter Berücksichtigung der anderen Finanzierungsquellen des Unternehmens. In dieser Hinsicht müssen die Gründer diesen Eigenkapitalbetrag in einem detaillierteren Finanzplan als nach dem vorherigen Regime begründen, und die Haftung des Gründers wird stärker betont. Bei bestehenden Unternehmen werden Stammkapital und gesetzliche Rücklage automatisch in eine gesetzlich nicht verfügbare Rücklage (Capitaux propres/Eigen vermogen) umgewandelt, die Unternehmen durch Änderung ihrer Satzung zur Ausschüttung freigeben können. Trennung von politischen Rechten und finanziellen Rechten Im neuen Regime gibt es keine notwendige Verbindung zwischen dem Wert der Einlage und den mit den Anteilen verbundenen Rechten. Das reformierte Regime bietet: die Möglichkeit, Anteile mit mehrfachen, bedingten oder sogar keinen Stimmrechten für nicht börsennotierte SRL/BVs auszugeben, und die Möglichkeit, „loyalen“ Aktionären für börsennotierte SRL/BVs doppelte Stimmrechte zu gewähren. Die Regel „eine Aktie, eine Stimme“ ist nicht mehr zwingend. Die Möglichkeit, Anteilen ungleiche wirtschaftliche Rechte zuzuordnen: Es besteht keine notwendige Verbindung zwischen dem Wert der Einlage und der Anzahl der dafür ausgegebenen Anteile. Möglichkeit, Anteile frei übertragbar zu machen und sie zum Handel an einem regulierten Markt zuzulassen Die Regel der Zustimmung der Gesellschafter zu jeder Übertragung von Anteilen, die in der SPRL/BVBA nach dem vorherigen Regime erforderlich war, wurde angepasst. Gemäß dem BCCA kann die Satzung diese Regel aufheben, indem sie beispielsweise festlegt, dass die Anteile frei übertragbar sind. Möglichkeit für die Aktionäre, das Recht zur Ausgabe neuer Aktien an die Direktoren zu delegieren Diese Möglichkeit ähnelt dem Ermächtigten-Kapital-Regime, das bereits in der SA/NV existiert, und wurde auf die SRL/BV ausgeweitet. Möglichkeit, Anteile im Austausch für eine Arbeitsleistung zu erhalten Der BCCA bietet der SRL/BV die Möglichkeit, Anteile im Austausch für die Einbringung vergangener oder zukünftiger Arbeitsleistungen zu erhalten. Möglichkeit, nicht nur Aktien und reguläre Anleihen, sondern auch jede Art von nicht verbotenen Wertpapieren (wie Wandelanleihen, Optionsscheine usw.) auszugeben. Möglichkeit, Zwischenausschüttungen an die Aktionäre während des gesamten Geschäftsjahres vorzunehmen Ausschüttungen von Zwischenausschüttungen an die Aktionäre sind durch den BCCA zugelassen, unterliegen jedoch (i) einer doppelten Prüfung, bestehend aus einem „Solvenztest“ (infolge der Ausschüttung darf das Nettovermögen des Unternehmens nicht negativ werden) und einem „Liquiditätstest“ (das Unternehmen muss in der Lage bleiben, seine Schulden innerhalb von zwölf Monaten nach der Ausschüttung zu begleichen) und (ii) einer spezifischen Delegierung an die Direktoren in der Satzung. Möglichkeit, Direktoren vor Entlassung zu schützen, indem ihnen Kündigungsfristen und Abfindungen (oder die Verpflichtung zur Angabe von Gründen für die Entlassung) angeboten werden. Möglichkeit für den Verwaltungsrat, die tägliche Geschäftsführung auf eine oder mehrere natürliche Personen oder juristische Personen zu übertragen (zuvor nur für die SA/NV möglich). Neue Regeln für den Austritt oder Ausschluss infolge von Konflikten zwischen Aktionären Nach dem früheren Regime konnten Aktionäre gerichtlich gezwungen werden, die Aktien des anderen zu verkaufen (gerichtlicher Ausschluss) oder zu kaufen (gerichtlicher Austritt) im Falle „triftiger Gründe“ als Mittel zur Lösung von Konflikten innerhalb eines Unternehmens. Der BCCA behält diese Möglichkeiten bei, bestätigt aber nun ausdrücklich, dass das Gericht an Bestimmungen in der Satzung oder in Gesellschaftervereinbarungen gebunden ist, die den Preis der Aktien in einem solchen Fall festlegen. Darüber hinaus, und dies ist ein besonderes Merkmal der SRL/BV, kann die Satzung den Ausschluss eines Gesellschafters von der Gesellschafterversammlung aus dort festgelegten Gründen erlauben oder umgekehrt den Gesellschaftern die Möglichkeit einräumen, ihre Anteile vom Unternehmen zurückkaufen zu lassen. Diese Option muss in der Satzung vorgesehen sein, und die Ausschüttung an den austretenden Gesellschafter muss aufgeschoben werden, solange die SRL/BV die Solvenz- und Liquiditätstests nicht besteht. SA/NV Die Société anonyme (SA)/Naamloze vennootschap (NV) bleibt als Unternehmensform bestehen, während ihr Regime leicht geändert wird. Die wichtigsten Änderungen bei den SA/NVs umfassen die Möglichkeit: SA/NVs mit einem einzigen Aktionär zu gründen; Anteile mit mehrfachen, bedingten oder keinen Stimmrechten für nicht börsennotierte SA/NVs auszugeben; börsennotierte SA/NVs können „loyalen“ Aktionären doppelte Stimmrechte gewähren; Anteilen in SA/NVs ungleiche wirtschaftliche Rechte zuzuordnen; eine flexible Governance-Struktur einzurichten, bestehend aus einem einstufigen Modell (Verwaltungsrat), einem zweistufigen Modell (Vorstand und Aufsichtsrat, bestehend aus verschiedenen Personen) oder einem einzelnen Direktor. Im letzteren Fall ist es möglich, einen solchen Direktor in der Satzung zu ernennen, um seine Position zu sichern und ihm auch außerordentliche Befugnisse in Bezug auf Entscheidungen der Hauptversammlung (Vetorecht) zu gewähren, um das frühere Regime der „Société en Commandite par Actions/Commanditaire Vennootschap op Aandelen“ nachzubilden, das als spezifische Unternehmensform nicht mehr existiert; Direktoren in SA/NVs vor Entlassung zu schützen, indem ihnen Kündigungsfristen und Abfindungen angeboten werden (oder indem die Verpflichtung zur Angabe von Gründen für die Entlassung auferlegt wird); Zwischenausschüttungen an die Aktionäre während des gesamten Geschäftsjahres vorzunehmen. Vier Hauptunterschiede bleiben zwischen der SA und der SRL bestehen: das Bestehen eines Mindeststammtals und die Schutzvorschriften dieses Stammkapitals in der SA/NV die jetzt der SA/NV gebotene Möglichkeit, ein echtes duales System bestehend aus einem Aufsichtsrat und einem Vorstand zu haben die Möglichkeit, in der SRL/BV mittels einer Satzungsklausel einen außergerichtlichen Austritt und Ausschluss unter finanzieller Unterstützung des Unternehmens einzuführen. die Möglichkeit nur für SRL/BV, Anteile im Austausch für eine Arbeitsleistung auszugeben Fokus auf Direktoren Nachfolgend sind die wichtigsten Änderungen in Bezug auf die Direktoren, den Entscheidungsprozess und die Vertretung belgischer Unternehmen aufgeführt: Abberufbarkeit von Direktoren – Der Grundsatz, wonach Direktoren einer NV/SA jederzeit uneingeschränkt entlassen werden können (ad nutum), wird aufgegeben, und die Möglichkeit, eine Abfindungszahlung zu gewähren oder eine Kündigungsfrist festzulegen, ist nun ausdrücklich vorgesehen. Haftung von Direktoren – Der BCCA sieht die gesamtschuldnerische Haftung der Direktoren für Fahrlässigkeit des Geschäftsführungsorgans vor, außer für Fahrlässigkeit, an der sie nicht beteiligt waren, vorausgesetzt, sie haben die angebliche Fahrlässigkeit den anderen Mitgliedern des Geschäftsführungsorgans denunziert. Haftungsobergrenze für Direktoren – Die Haftung von Direktoren ist bei „leichter“ Fahrlässigkeit auf bestimmte Beträge begrenzt. Die monetäre Obergrenze für die Haftung von Direktoren reicht von 125.000 EUR bis 12 Millionen EUR, abhängig von der Bilanzsumme und dem Umsatz der juristischen Person (außer bei börsennotierten Unternehmen, wo immer die höchste Obergrenze gilt). Die Obergrenze gilt jedoch nicht für wiederholte Fahrlässigkeit, grobe Fahrlässigkeit, Betrug, jegliche Art von Haftung gegenüber den Steuer- und Sozialversicherungsbehörden sowie für verschiedene andere spezielle Haftungsregime. Gremien können Beschlüsse schriftlich fassen – Das Gremium kann alle Beschlüsse einstimmig schriftlich fassen, sofern die Satzung nichts anderes vorsieht. Ständige Vertreter – Wenn eine juristische Person als Direktor ernannt wird, muss diese juristische Person eine natürliche Person als ständigen Vertreter benennen. Es wird explizit festgestellt, dass ein ständiger Vertreter einer juristischen Person nicht persönlich als Direktor desselben Unternehmens ernannt werden kann. Nach dem BCC musste der ständige Vertreter Aktionär, Manager, Direktor oder Angestellter der juristischen Person sein. Der BCCA verzichtet auf diese Anforderung, was bedeutet, dass Unternehmen nun mehr Flexibilität bei der Ernennung eines ständigen Vertreters haben werden. Tägliche Geschäftsführung neu definiert – Der Verwaltungsrat kann die tägliche Geschäftsführung des Unternehmens einer oder mehreren natürlichen Personen oder juristischen Personen übertragen. Dies ist fortan auch für eine BV/SRL möglich. Der BCCA liefert auch erstmals eine rechtliche Definition der täglichen Geschäftsführung, die das Tagesgeschäft des Unternehmens sowie Entscheidungen und Maßnahmen abdecken soll, die entweder dringend sind oder geringe Auswirkungen haben. E-Mail-Adresse und Website – Unternehmen können in ihre Satzung eine offizielle E-Mail-Adresse und gegebenenfalls eine Website aufnehmen. Internationale Perspektive Nationalität eines Unternehmens – Nach den belgischen Kollisionsrechtsregeln wird die Nationalität eines Unternehmens und damit das anwendbare Gesellschaftsrecht nicht mehr durch den Ort bestimmt, an dem Managemententscheidungen getroffen werden („real seat theory“), sondern durch den Ort des eingetragenen Sitzes („incorporation theory“). Daher findet das belgische Gesellschaftsrecht immer auf Unternehmen mit eingetragenem Sitz in Belgien Anwendung, selbst wenn sie tatsächlich aus dem Ausland verwaltet werden. Für Zwecke der Körperschaftsteuer bleibt der Ort der tatsächlichen Geschäftsleitung jedoch ein wichtiges Kriterium für die Bestimmung, ob ein Unternehmen als belgischer Steuerinländer gilt. Darüber hinaus können Umweltrecht, Sozialrecht und Insolvenzrecht alternative Kriterien verwenden, um zu bestimmen, in welcher Situation sie auf belgische oder ausländische Unternehmen Anwendung finden. Mobilität von Unternehmen – Um die Mobilität von Unternehmen zu gewährleisten, sieht der BCCA neue Regeln für die grenzüberschreitende Übertragung und Umstrukturierung von Unternehmen ohne Verlust ihrer Rechtspersönlichkeit vor. Inkrafttreten in 3 Schritten 1. Mai 2019 – Der BCCA gilt sofort für neue Unternehmen, die am oder nach dem 1. Mai 2019 gegründet wurden, und wird schrittweise auf bestehende Unternehmen angewendet, die ihre Rechtspersönlichkeit vor diesem Datum erworben haben. 1. Januar 2020 – Sofern sie nicht frühzeitig und vollständig den BCCA anwenden (Opt-in), gelten die zwingenden Bestimmungen für bestehende Unternehmen ab dem 1. Januar 2020, auch wenn die Satzung des Unternehmens nicht an den neuen BCCA angepasst wurde. In einem solchen Fall, wenn eine Satzungsbestimmung einer dieser zwingenden Bestimmungen widerspricht, wird die Satzungsbestimmung als nicht geschrieben angesehen (und daher nicht mehr angewendet). Ab diesem Datum gelten die nicht zwingenden Bestimmungen des BCCA jedoch nur, soweit die Satzung nicht von ihnen abweicht. Schließlich, wenn ein bestehendes Unternehmen einen Teil seiner Satzung vor diesem Datum ändert, muss es diese vollständig an den BCCA anpassen. 1. Januar 2024 – Dieses Datum ist die letzte Frist für bestehende Unternehmen und Vereinigungen, ihre Satzung an den BCCA anzupassen und/oder in eine andere Unternehmensform umzuwandeln. Abgeschaffte Unternehmensformen werden dann automatisch in eine andere Unternehmensform umgewandelt und sind verpflichtet, ihre Satzung innerhalb von sechs Monaten zu ändern. Direktoren haften gesamtschuldnerisch für jeden Schaden, der dem Unternehmen oder einem Dritten entsteht, der auf die nicht rechtzeitige Anpassung der Satzung an den BCCA zurückzuführen ist.
UBO-Offenlegungspflichten in Luxemburg
· Compliance · Luxembourg
Am 1. März 2019 ist in Luxemburg ein Gesetz vom 13. Januar 2019 in Kraft getreten, mit dem neue Offenlegungspflichten bezüglich der letztendlichen wirtschaftlichen Eigentümer…
Am 1. März 2019 ist in Luxemburg ein Gesetz vom 13. Januar 2019 in Kraft getreten, mit dem neue Offenlegungspflichten bezüglich der letztendlichen wirtschaftlichen Eigentümer („UBOs“) von juristischen Personen umgesetzt werden. Durch dieses Gesetz und in Übereinstimmung mit EU-Recht hat Luxemburg ein nationales Register für UBOs geschaffen, das zwingende Pflichten für jede nach luxemburgischem Recht bestehende juristische Person mit sich bringt. Nachfolgend finden Sie die wesentlichen Informationen zu diesen Offenlegungspflichten. Begriff des UBO Ein UBO ist jede natürliche Person, die letztendlich eine juristische Person besitzt oder kontrolliert, oder jede natürliche Person, für die eine Transaktion ausgeführt oder eine Tätigkeit realisiert wird. Die Kriterien zur Identifizierung eines UBOs können entweder auf dem direkten oder indirekten Eigentum der Person an der betreffenden Entität und/oder auf der Kontrolle, die die Person über diese Entität ausübt, basieren. Der Besitz von mehr als 25 % der Anteile eines Unternehmens durch eine natürliche Person ist ein Indiz für ein solches wirtschaftliches Eigentum, was jedoch nicht bedeutet, dass jede natürliche Person, die weniger als 25 % besitzt, automatisch vom Status eines UBO ausgeschlossen ist (da die Kontrolle auch auf andere Weise ausgeübt werden kann). Kann nach Anwendung dieser Kriterien kein UBO identifiziert werden oder bestehen weiterhin Unsicherheiten bezüglich der UBO-Qualifizierung einer Person, so sind stattdessen Informationen über die natürliche(n) Person(en), die die Position der Geschäftsleitung des Unternehmens innehaben, im UBO-Register einzureichen. Offenzulegende Informationen: Name und Vorname(n); Staatsangehörigkeit(en); Tag, Monat, Jahr und Ort der Geburt; Wohnsitzland mit genauen Angaben zur privaten oder beruflichen Anschrift; für im luxemburgischen nationalen Personenregister eingetragene Personen: die Identifikationsnummer (Matrikelnummer); für nicht im luxemburgischen nationalen Personenregister eingetragene Personen: die ausländische nationale Identifikationsnummer; Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses an der Gesellschaft. UBO-Offenlegungspflichten sind in Luxemburg am 1. März 2019 in Kraft getreten 2 / 2 Falls die betreffende luxemburgische Entität eine Gesellschaft ist, die an einem regulierten Markt in Luxemburg, im EWR, oder an einem von der Europäischen Kommission als gleichwertig anerkannten Markt eines Drittlandes notiert ist, kann die Angabe der UBO-Informationen auf den Namen des/der regulierten Marktes/Märkte beschränkt werden, an dem/denen die Gesellschaft zum Handel zugelassen ist. Fristen Juristischen Personen haben sechs Monate, beginnend am 1. März 2019 (d.h. endend am 31. August 2019), um ihren neuen Pflichten nachzukommen. Nach Ablauf dieser ursprünglichen Frist müssen juristische Personen oder ihre Bevollmächtigten innerhalb eines Monats ab dem Zeitpunkt, an dem das Unternehmen Kenntnis von dem Ereignis erlangt hat oder hätte erlangen müssen, das die Registrierungspflicht oder die Änderung der im UBO-Register enthaltenen Informationen ausgelöst hat, den Antrag auf Eintragung der relevanten Informationen zu ihren UBO(s) stellen. Offenlegungspflicht; Verfahren; und Sanktionen Die UBO-Offenlegungspflicht obliegt luxemburgischen juristischen Personen, die nach luxemburgischem Recht bestehen, unabhängig von ihrer Rechtsform, einschließlich gemeinnütziger Organisationen (ASBL). Die eingereichten Informationen müssen korrekt, vollständig und aktuell sein. Die Nichtbeachtung durch solche Entitäten und ihre relevanten UBO(s) (welche die relevanten Informationen der betreffenden Entität zur Verfügung stellen müssen) führt zu strafrechtlichen Sanktionen in Form von Geldbußen zwischen 1.250 EUR und 1.250.000 EUR. Datenschutz Das Gesetz sieht keine spezifischen Datenschutzbestimmungen vor, sondern weist dem Justizministerium lediglich die Funktion des Datenverantwortlichen zu. Es wird jedoch anerkannt, dass juristische Personen, die Sammler und Verwahrer von Informationen und Belegen bezüglich ihrer UBO(s) sind, diese Informationen in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sammeln und aufbewahren sollten. Zugang zu den im UBO-Register enthaltenen Informationen Das UBO-Register ist für nationale Behörden wie die Staatsanwaltschaft, Steuerverwaltungen, Finanzbehörden usw. uneingeschränkt zugänglich. Auch der Öffentlichkeit wird der Zugang zum UBO-Register gewährt, jedoch mit gewissen Einschränkungen. Aus Gründen des Datenschutzes sind jedoch die private und/oder berufliche Anschrift sowie die Identifikationsnummer der UBOs für die Öffentlichkeit nicht zugänglich. Jede juristische Person oder jeder UBO kann einen Antrag stellen, den Zugang zu den Registerinformationen auf nationale Behörden und bestimmte Berufsangehörige (z. B. Bank- und Finanzinstitute, Notare usw.) zu beschränken, basierend auf klar identifizierten außergewöhnlichen Umständen (z. B. der UBO ist minderjährig oder anderweitig handlungsunfähig oder die Informationen würden den UBO einem Risiko von Betrug, Entführung, Erpressung, Nötigung, Belästigung, Gewalt oder Einschüchterung aussetzen). Praktischer Rat für luxemburgische Unternehmen: Wie vorbereiten? Es ist die treuhänderische Pflicht des Leitungsorgans aller luxemburgischen Unternehmen, diese Offenlegungspflichten spätestens bis zum 31. August 2019 zu erfüllen. Relevante Informationen über die UBO(s) ihrer Struktur sollten daher gemäß dem folgenden Verfahren gesammelt werden: die UBO(s) identifizieren; die Identifikationsdaten jedes UBO anfordern; einen gesetzlichen Vertreter (d.h. Geschäftsführer/Direktor/Leitungsorgan) benennen oder einen bevollmächtigten Vertreter (z.B. mittels Spezialvollmacht) ernennen, der über ein lokales Benutzerkonto vom Typ „Luxtrust-Zertifikat“ (z.B. Token, Smartcard, Signing Stick, etc.) verfügt und die relevanten Informationen im Namen und im Auftrag der Entität über die Online-Plattform von Luxembourg Business Registers im UBO-Register erfassen und eintragen wird. Es wird dringend empfohlen, dass die betroffenen juristischen Personen interne Verfahren einführen, um jederzeit in der Lage zu sein, angemessene, genaue und aktuelle Informationen über ihre UBO(s) zu erhalten, zu speichern und zu erfassen und das UBO-Register über jede Änderung informieren zu können. Trialys Law Firm verfügt über die erforderlichen Fähigkeiten und ist gerne bereit, die relevanten Informationen im Namen und im Auftrag ihrer Klienten im UBO-Register einzureichen. Bitte zögern Sie nicht, uns bei Fragen oder Hilfebedarf zu kontaktieren.
Die angemessene Kündigungsfrist im Falle der einseitigen Beendigung eines Vertriebsvertrags durch den Lizenzgeber
· Commercial · Belgium
Unternehmen nutzen häufig „Verkaufskonzessionen“, um ihre Produkte zu vermarkten und/oder zu vertreiben. Die Verkaufskonzession unterscheidet sich wesentlich von anderen Formen…
Unternehmen nutzen häufig „Verkaufskonzessionen“, um ihre Produkte zu vermarkten und/oder zu vertreiben. Die Verkaufskonzession unterscheidet sich wesentlich von anderen Formen des kommerziellen Vertriebs dadurch, dass das wirtschaftliche Risiko vom Händler getragen wird, dem das Recht eingeräumt wird, die Produkte des Lizenzgebers in eigenem Namen und auf eigene Rechnung zu verkaufen. Ein Lizenzgeber, sei es ein belgisches oder ausländisches Unternehmen, der beabsichtigt, eine Verkaufskonzession einseitig zu kündigen, muss jedoch besondere Vorsicht walten lassen, da das belgische Wirtschaftsgesetzbuch vorsieht, dass, abgesehen von Fällen einer schwerwiegenden Vertragsverletzung durch den Händler, bestimmte Verkaufskonzessionen nur unter Einhaltung einer angemessenen Kündigungsfrist oder gegen Zahlung einer fairen Entschädigung gekündigt werden können, die von den Parteien zum Zeitpunkt der Vertragsbeendigung festzulegen ist. Den vollständigen Artikel auf Französisch lesen
Gesetzesänderung zu Wertpapierdienstleistungen und Wertpapierfirmen
· Banking & Finance · Luxembourg
Das belgische Recht unterscheidet zwischen zwei Kategorien von Wertpapierfirmen: Börsenmaklergesellschaften (Brokerage-Unternehmen); und Portfoliomanagement- und…
Das belgische Recht unterscheidet zwischen zwei Kategorien von Wertpapierfirmen: Börsenmaklergesellschaften (Brokerage-Unternehmen); und Portfoliomanagement- und Anlageberatungsgesellschaften. „Börsenmaklergesellschaften“ sind befugt, die gesamte Palette der Wertpapierdienstleistungen zu erbringen und alle gesetzlich und durch die MiFID-Richtlinie vorgesehenen Anlagetätigkeiten auszuführen. Ihre aufsichtsrechtliche Beaufsichtigung erfolgt durch die BNB, die auch für Kreditinstitute zuständig ist. Im Gegensatz dazu ist die Genehmigung von „Portfoliomanagement- und Anlageberatungsgesellschaften“ auf bestimmte Wertpapierdienstleistungen oder -tätigkeiten beschränkt. Die aufsichtsrechtliche Beaufsichtigung dieser Gesellschaften erfolgt durch die FSMA. Das „Gesetz vom 25. Oktober 2016 über den Zugang zur Tätigkeit von Wertpapierdienstleistungen und den Status und die Beaufsichtigung von Portfoliomanagement- und Anlageberatungsgesellschaften“ trat Mitte November in Kraft. Es hebt das „Gesetz vom 6. April 1995 über den Status und die Beaufsichtigung von Wertpapierfirmen“ auf, behält jedoch einen Großteil seiner Bestimmungen bei und aktualisiert sie. Dieses Gesetz beschränkt sich einerseits auf Vorschriften zum Zugang zur Wertpapierdienstleistungstätigkeit – welche für beide Kategorien von Wertpapierfirmen gleich sind – und andererseits auf die spezifischen Vorschriften zur aufsichtsrechtlichen Beaufsichtigung von Portfoliomanagement- und Anlageberatungsgesellschaften. Die Vorschriften zum Status und zur Beaufsichtigung von Börsenmaklergesellschaften wurden in das „Gesetz vom 25. April 2014 über die Beaufsichtigung und den Status von Kreditinstituten“ aufgenommen. Hier wurde mit der Verabschiedung eines „Gesetzes vom 25. Oktober 2016 über den Status und die Beaufsichtigung von Maklerunternehmen und zur Durchführung verschiedener Bestimmungen“ ein spezifischer Titel eingeführt, der Börsenmaklergesellschaften gewidmet ist.
Das Gesetz vom 22. Dezember 2017 zur Abänderung und zur Einfügung von Bestimmungen über Zahlungskonten und Zahlungsdienste in verschiedene Bücher des Wirtschaftsgesetzbuchs
· Banking & Finance · Belgium
Am 22. Dezember 2017 wurde das Gesetz zur Änderung und Einfügung von Bestimmungen über Zahlungskonten und Zahlungsdienste in verschiedene Bücher des Wirtschaftsgesetzbuches im…
Am 22. Dezember 2017 wurde das Gesetz zur Änderung und Einfügung von Bestimmungen über Zahlungskonten und Zahlungsdienste in verschiedene Bücher des Wirtschaftsgesetzbuches im belgischen Staatsblatt veröffentlicht. Die meisten Artikel dieses Gesetzes treten am 1. Februar 2018 in Kraft. Mit 32 Artikeln zielt dieses Gesetz auf die Umsetzung der Richtlinie 2014/92/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über die Vergleichbarkeit von Entgelten im Zusammenhang mit Zahlungskonten, den Wechsel von Zahlungskonten und den Zugang zu Zahlungskonten mit grundlegenden Funktionen ab. Diese Richtlinie wird gemeinhin als Zahlungskontenrichtlinie (PAD) bezeichnet (1) . Das Gesetz zielt darauf ab, Verbrauchern (i) Transparenz und Vergleichbarkeit von Entgelten im Zusammenhang mit Zahlungskonten und -diensten, (ii) die Möglichkeit zum Wechsel von Zahlungskonten und (iii) Zugang zu einem Basiskonto anzubieten, und nimmt dementsprechend Änderungen und Ergänzungen an verschiedenen Büchern des Wirtschaftsgesetzbuches vor. Dementsprechend muss dem Verbraucher zu einem vom König festzulegenden Datum Folgendes zur Verfügung stehen: ein Preisinformationsdokument, das eine Liste von mindestens 10 und höchstens 20 der repräsentativsten Dienstleistungen im Zusammenhang mit einem Zahlungskonto enthält. Wenn diese Dienstleistungen von einem Zahlungsdienstleister angeboten werden, müssen sie die entsprechenden Gebühren für jede Dienstleistung oder für die Dienstleistungen im Zusammenhang mit einem Zahlungskonto aufweisen. Das Dokument muss auch die Standardbedingungen und die entsprechenden Definitionen der aufgelisteten Dienstleistungen enthalten. Das Gesetz legt auch die formalen Regeln für ein solches Preisdokument fest und sieht vor, dass es die Aufgabe des Königs ist, ein solches Preisinformationsdokument zu führen, zu ändern und zu ergänzen (2) ; eine kostenlose Aufstellung aller angefallenen Kosten und, falls erforderlich, Informationen über die Zinssätze für die Dienstleistungen im Zusammenhang mit einem Zahlungskonto. Diese Aufstellung muss von den Zahlungsdienstleistern im Sinne von Artikel 7 des Gesetzes zur Verfügung gestellt werden. Sie erfordert auch eine Liste der Mindestinformationen, die auf dieser Aufstellung erscheinen müssen; eine kostenlose Website, entwickelt und betrieben von der FSMA, die eine unabhängige Kostenbewertung ermöglicht. Diese Website sollte zumindest die Gebühren für die im Informationsdokument genannten Dienstleistungen vergleichen. Darüber hinaus zielt das Gesetz darauf ab, die Verpflichtungen der Zahlungsdienstleister zu erhöhen, da sie verpflichtet sind, Verbrauchern grundlegende Bankdienstleistungen anzubieten. Es scheint jedoch, dass das Gesetz die Verweigerung einer solchen Dienstleistung an einen Verbraucher zulässt, wenn dieser bereits ein anderes Zahlungskonto in Belgien besitzt, über das er die Zahlungsdienste nutzen kann, oder ein Konto, dessen durchschnittliches kumuliertes jährliches Guthaben 6.000 EUR übersteigt (3) . Das Kreditinstitut muss den Antrag des Verbrauchers jedoch ablehnen, wenn ein Verstoß gegen das Gesetz vom 18. September 2017 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung und zur Beschränkung der Verwendung von Bargeld vorliegt. Schließlich zielt das Gesetz auch darauf ab, einen Rechtsrahmen für Verbraucher zu schaffen, um den Wechsel von Zahlungskonten in Belgien zu erleichtern. Tatsächlich wird der Kontowechselservice vom empfangenden Zahlungsdienstleister auf Antrag des Verbrauchers eingeleitet. Sobald dieser Antrag gestellt wurde, wird das Verfahren zwischen dem empfangenden Zahlungsdienstleister und dem übertragenden Zahlungsdienstleister eingeleitet, wobei Letzterer bestimmte Verpflichtungen innerhalb der in Artikel 21 festgelegten Fristen erfüllen muss. [ + ] Referenzen ↑ 1 In Luxemburg war dieselbe Richtlinie Gegenstand eines Gesetzes vom 13. Juni 2017 über Zahlungskonten ( http://legilux.public.lu/eli/etat/leg/loi/2017/06/13/a559/jo ). ↑ 2 Andererseits ist der Zahlungsdienstleister verpflichtet, den Verbrauchern ein Glossar zur Verfügung zu stellen, das mindestens die in der Liste enthaltenen Standardbegriffe und deren Definitionen enthält (Art. 6 §4). ↑ 3 Artikel 14 & 15.
Veröffentlichung nicht-finanzieller und die Diversität betreffender Informationen durch bestimmte große Unternehmen und Gruppen
· Compliance · EU
Das Gesetz vom 3. September 2017 über die Veröffentlichung nichtfinanzieller Informationen und Informationen zur Diversität durch bestimmte große Unternehmen und Gruppen (das…
Das Gesetz vom 3. September 2017 über die Veröffentlichung nichtfinanzieller Informationen und Informationen zur Diversität durch bestimmte große Unternehmen und Gruppen (das „Gesetz“) ist am 21. September 2017 in Kraft getreten. Es setzt die Richtlinie 2014/95/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 22. Oktober 2014 um und ändert die Artikel 96 und 119 des Gesellschaftsgesetzbuches bezüglich des Inhalts des Lageberichts über den Jahresabschluss und des Berichts über den konsolidierten Abschluss. Das Gesetz enthält zwei neue Arten der Berichterstattung, die durch die vorgenannte Richtlinie eingeführt wurden: die erste betrifft nichtfinanzielle Informationen und die zweite bezieht sich auf die Diversitätspolitik, die in Bezug auf die Mitglieder des Verwaltungsrats, die Mitglieder des Exekutivausschusses und andere Führungskräfte sowie die Beauftragten für die tägliche Geschäftsführung eines börsennotierten Unternehmens verfolgt wird. Den vollständigen Artikel in französischer Sprache lesen
Unternehmenskauf: Asset Deal oder Share Deal?
· Corporate & M&A
Ist es beim Kauf eines Unternehmens vorzuziehen, die Vermögenswerte des Zielunternehmens (d.h. sein Geschäft, ganz oder teilweise) zu erwerben oder das Unternehmen selbst (d.h…
Ist es beim Kauf eines Unternehmens vorzuziehen, die Vermögenswerte des Zielunternehmens (d.h. sein Geschäft, ganz oder teilweise) zu erwerben oder das Unternehmen selbst (d.h. den Kauf der Mehrheit oder aller seiner Anteile)? Die Fachsprache der Praktiker unterscheidet zwischen einem Asset Deal und einem Share Deal. Besonderes Augenmerk sollte darauf gelegt werden, da die Konsequenzen dieser beiden Methoden aus rechtlicher, buchhalterischer und steuerlicher Sicht erheblich voneinander abweichen können. Gesamten Artikel auf Französisch lesen
