Avis de confidentialité

La protection des données à caractère personnel est importante pour Trialys.

1. Quel est l’objet du présent avis de confidentialité ?

Le présent avis de confidentialité (l’« Avis ») vise à vous informer sur la manière dont le cabinet d’avocats Trialys* (ci-après « nous » ou « Trialys ») gère et traite les données à caractère personnel que nous recevons de vous ou les données que nous avons obtenu à votre sujet de tiers lorsque vous (i) recourez aux services de Trialys (les « Services ») ou (ii) visitez notre site web (le « Site ») et ce, afin que vous soyez pleinement conscients sur les rasions et la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

L’Avis explique également comment Trialys pourrait être amené à traiter des données à caractère personnel en fournissant des Services aux tiers ou en évaluant des candidats qui postulent chez nous.

L’Avis vous informera enfin sur la nature des données à caractère personnel que nous traitons et sur la manière par laquelle vous pouvez nous demander de supprimer, d’actualiser, de transférer et/ou de vous accorder un accès auxdites données.

2. Quelles sont les données à caractère personnel vous concernant que nous recueillons ?

Les données à caractère personnel incluent toute information concernant un individu qui permet de l’identifier.

Trialys pourrait recueillir des données à caractère personnel de vous dans le cadre de ses affaires, en ce compris par le biais de votre utilisation de notre Site, lorsque vous nous contactez ou demandez des informations, lorsque vous recourrez à nos services juridiques ou autres** ou du fait de votre relation avec un plusieurs membres de notre personnel ou un ou plusieurs de nos clients.

Trialys pourrait collecter, utiliser, stocker ou transférer les catégories de données à caractère personnel suivantes :

des données d’identification : nom, prénom, statut matrimonial, date de naissance, numéro de carte d’identité ou de passeport, photo, genre, compte sur une plateforme de média sociale, etc. ;
des données de contact : adresse mail, numéro de téléphone, adresse de facturation, adresse de livraison, etc. ;
des données financières : numéro de compte en banque, détails de carte de paiement, détails sur des paiements que vous avez effectués ou qui ont été effectués en votre faveur, etc. ;
des données techniques : l’information recueillie lorsque vous visitez notre Site, votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, le fuseau horaire, votre emplacement, l’information sur votre utilisation de notre Site, votre utilisation de notre Wi-Fi, etc. ;
des données professionnelles : votre Curriculum Vitae, l’intitulé de votre poste et vos postes et expérience professionnelle antérieurs, votre langue préférée, etc. ;
dans certains cas limités (pour des raisons légales ou réglementaires ou si cela est nécessaire pour la prestation d’un service spécifique en votre faveur) : votre origine ethnique, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, votre appartenance syndicale, des informations sur votre santé et des données génétiques et biométriques.

Cette liste n’est pas exhaustive.

3. Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données sont collectées aux fins suivantes :

vérification de votre identité ;
respect de nos obligations légales (en compris nos obligations en matière de KYC et de lutte contre le blanchiment d’argent et la corruption, ainsi que des obligations similaires) ;
la prestation de nos Services ;
des demandes que vous avez formulées sur notre Site ou en relation avec nos Services ;
nous conformer à une loi, une décision de justice, une autre procédure juridique ou aux exigences d’un organisme de contrôle ;
recrutement ;
amélioration, développement ou offre de nouveaux Services ; et
toute autre utilisation exigée ou permise par la loi.

4. Quel est le fondement légal pour le traitement de vos données à caractère personnel ?

exécution des Services : nous avons besoin d’utiliser vos données à caractère personnel afin de remplir nos obligations conformément à la convention que nous aurions pu signer avec vous ; il est dans notre intérêt légitime ou dans l’intérêt légitime d’une tierce partie d’utiliser vos données à caractère personnel pour nous assurer que nous fournissons le meilleur service que nous pouvons à vous ou à d’autres clients ; veuillez noter aussi que nos conditions générales s’appliquent quand nous prestons nos Services ;
recrutement : lorsque nous utilisons vos données à caractère personnel dans le cadre de notre politique de recrutement, cette utilisation sera faite en lien avec les mesures prises sur votre demande pour entrer en relation contractuelle avec nous ou dans notre intérêt légitime d’utiliser vos données à caractère personnel d’une manière qui nous permet de nous assurer que nous prenons la meilleure décision de recrutement pour Trialys ;
conformité aux exigences légales : nous devons aussi utiliser vos données à caractère personnel afin de nous conformer à toute obligation légale qui pourrait nous être imposée (en compris nos obligations en matière de KYC et de lutte contre le blanchiment d’argent et la corruption, ainsi que des obligations similaires) ;
Site : il est de notre intérêt légitime d’utiliser vos données à caractère personnel de telle manière que de nous assurer que nous offrons les meilleurs produits et services à nos clients et afin d’améliorer les fonctionnalités de notre Site.

5. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel pourraient être partagées et traitées par toute entité de Trialys, située en Belqique et au Luxembourg.

Nous pourrions aussi partager vos données à caractère personnel avec différentes catégories de tierces personnes telles que :

des tierces personnes engagées dans le cadre des services que nous fournissons à nos clients telles que des notaires, des huissiers de justice, des greffiers, la partie adverse et ses avocats, des experts (conseillers fiscaux, experts immobiliers, etc.) ;
des tierces personnes à qui nous sous-traitons certains services telles que, de manière non exhaustive, des traducteurs, des fournisseurs de logiciels, des fournisseurs de services de support informatique, des fournisseurs de services de stockage de documents et d’information ;
des autorités gouvernementales ou des instances de régulation ;
des régulateurs/administrations fiscales/registres des personnes morales ;
nos conseillers professionnels tels que des avocats et des comptables ;
des assureurs ;
des prestataires de services externes qui nous assistent avec la préparation de nos analyses clients tels que Google Analytics ;
des prestataires de services postaux externes qui nous aident pour la livraison de documents relatifs aux dossiers que nous traitons.

Nous ferons preuve d’un niveau approprié de diligence raisonnable et mettront en place des documents contractuels pour ce qui concerne chaque sous-traitant que nous pourrions désigner et ce, afin de nous assurer que les données à caractère personnel sont traitées de manière appropriée et conformément à nos obligations légales et réglementaires.

6. Notre utilisation des cookies

Un cookie est un fichier contentant des lettres et des chiffres qui est stocké sur votre navigateur ou sur le disque dur de votre ordinateur. A moins que vous ayez réglé les paramètres de votre navigateur pour qu’il refuse les cookies, notre système émettra des cookies dès que vous visitez notre Site.

Nos pages internet contiennent des cookies qui nous permettent de suivre la réception d’un email qui vous est envoyé, de compter les utilisateurs qui ont visité une page internet ou ouvert un email et de recueillir d’autres types d’informations agrégées.

En utilisant cette information, nous sommes capables de mesurer l’efficacité de notre contenu et de comprendre comment les visiteurs accèdent à notre Site. Cela nous permet d’apprendre quelles pages de notre Site sont les plus attrayantes pour nos visiteurs, quelles parties de notre Site sont les plus intéressantes et quels types d’offres nos utilisateurs enregistrés aiment voir.

Il est de notre intérêt légitime d’utiliser vos données à caractère personnel de telle manière que de garantir que nous proposons les meilleurs produits et services à vous et à nos autres clients.

7. Où transférons-nous vos données ?

Afin de fournir nos Services, nous pourrions être amenés à devoir transférer vos données à caractère personnel à des endroits situés en dehors de la juridiction dans laquelle vous les avez produites.

Si vous êtes établi dans l’Espace Economique Européen (EEE), veuillez noter que lorsque cela s’avèrera nécessaire pour la prestation de nos Services, nous transférerons vos données à caractère personnel dans des pays situés en dehors de l’EEE.

8. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conserverons les données à caractère personnel pertinentes aussi longtemps que cela est nécessaire pour la réalisation des objectifs décrits dans le présent Avis et aussi longtemps que nous sommes requis de le faire conformément à nos obligations légales et réglementaires, à nos obligations en matière de responsabilité professionnelle ou lorsque nous en avons besoin pour faire valoir nos droits ou nous défendre contre des revendications juridiques.

A la fin de la période de conservation pertinente ou au moment du règlement des revendications juridiques précitées, nous pourrions détruire ces données sans nouvel avis et sans encourir une quelconque responsabilité.

9. Confidentialité et sécurité de vos données à caractère personnel

Trialys s’engage à sécuriser les données à caractère personnel qui lui sont fournies. Nous pouvons garantir que vos données à caractère personnel seront traitées de manière strictement confidentielle et que nous mettons tout en œuvre pour protéger ces données. Nous avons mis en place des mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de protéger les données à caractère personnel que nous contrôlons d’un accès non autorisé, d’une utilisation ou d’une divulgation irrégulières, d’une modification non autorisée et d’une destruction illégale ou perte accidentelle.

Tous les acteurs de Trialys, en ce compris nos associés, collaborateurs, employés, consultants, ouvriers et sous-traitants (c’est-à-dire ceux qui traitent vos données à caractère personnel en notre nom afin de remplir les objectifs énumérés ci-dessus), qui ont accès à et sont associés au traitement de données à caractère personnel, sont obligés de respecter la confidentialité de ces données.

10. How to access your information and your other rights

Vous avez les droits suivants concernant les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet :

Votre droit d’accès
Vous avez le droit de vérifier quel(s) type(s) de données à caractère personnel nous détenons à votre sujet. Si vous nous le demandez, nous confirmerons si nous traitons vos données à caractère personnel et, si nécessaire, vous enverrons une copie de ces données (avec quelques autres détails). Si vous demandez des copies supplémentaires, nous nous réservons le droit de vous facturer des frais administratifs raisonnables.
Votre droit de rectification
Si les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez demander leur rectification. Si vos données à caractère personnel ont été partagées avec d’autres personnes, nous informerons ces dernières de la rectification intervenue dans les limites de nos moyens. Lorsque cela est possible et légal et si vous en faites une demande expresse, nous pouvons aussi vous indiquer les personnes avec qui nous avons partagé vos données à caractère personnel et vous communiquer leurs coordonnées.
Votre droit à l’effacement
Dans certaines circonstances, par exemple lorsque nous n’en avons plus besoin ou si vous avez retiré votre consentement (lorsque cela est applicable), vous avez le droit de nous demander d’effacer ou d’enlever vos données à caractère personnel. Si vos données à caractère personnel ont été partagées avec d’autres personnes, nous informerons ces dernières de l’effacement intervenu dans les limites de nos moyens. Lorsque cela est possible et légal et si vous en faites une demande expresse, nous pouvons aussi vous indiquer les personnes avec qui nous avons partagé vos données à caractère personnel et vous communiquer leurs coordonnées.
Votre droit à la limitation du traitement
Dans certaines circonstances, par exemple lorsque vous contestez leur exactitude, vous pouvez nous demander d’arrêter ou d’interdire le traitement de vos données à caractère personnel. Si vos données à caractère personnel ont été partagées avec d’autres personnes, nous informerons ces dernières de la limitation du traitement intervenue dans les limites de nos moyens. Lorsque cela est possible et légal et si vous en faites une demande expresse, nous pouvons aussi vous indiquer les personnes avec qui nous avons partagé vos données personnelles et vous communiquer leurs coordonnées.
Votre droit à la portabilité des données
Dans certaines circonstances, vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies (dans un format structuré, couramment utilisé et lisible à la machine) et de les réutiliser ou de nous demander de les transférer à une tierce partie de votre choix.
Votre droit d’opposition
Vous pouvez nous demander d’arrêter le traitement de vos données à caractère personnel, ce que nous ferons dans les cas suivants:
nous nous fondons sur notre ou sur l’intérêt légitime de quelqu’un d’autre pour traiter vos données à caractère personnel, sauf si nous pouvons démontrer que des bases juridiques impérieuses justifient le traitement ;
nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
Votre droit de retirer votre consentement
Lorsque nous reposons sur votre consentement (ou consentement explicite) en tant que base juridique pour le traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.
Votre droit de déposer plainte auprès de l’autorité de contrôle
En cas de doute concernant tout aspect de nos pratiques en matière de protection de la vie privée, en ce compris la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous pouvez saisir l’Autorité de Contrôle compétente.

Nous nous engageons de répondre à votre demande ou plainte dans un délai raisonnable.

Veuillez noter que certains des droits énumérés ci-dessus pourraient être limités lorsque nous avons un intérêt prédominant ou une obligation légale de continuer à traiter les données ou encore lorsque les données pourraient être exemptes de divulgation à cause de privilèges juridiques professionnels ou d’obligations de secret professionnel.

Veillez noter que pour chaque demande portant sur des données à caractère personnel, nous pouvons vous demander d’établir votre identité en produisant la copie d’une pièce d’identification en cours de validité afin de remplir nos obligations en matière de sécurité et prévenir la divulgation d’information non autorisée.

11. Modification de l’Avis de confidentialité

Nous mettrons l’Avis à jour de temps en temps afin de nous conformer à la législation applicable en matière de vie privée ou à d’autres exigences règlementaires, de nous assurer que vous êtes toujours au courant de la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel et de refléter des changements dans la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel. En cas de telles modifications, nous publierons l’Avis modifié sur notre Site ou ailleurs. Lorsque cela est possible, nous vous informerons par mail de toute modification significative. Nous vous encourageons toutefois à revoir l’Avis périodiquement afin d’être informé sur l’utilisation de vos données à caractère personnel.

12. Contact

Si vous avez des questions concernant l’Avis ou si vous voulez exercer les droits qu’il prévoit, veuillez nous contacter :

par email privacy@trialys.com ; ou
par téléphone:
au Luxembourg: + 352 22 74 30 1
à Brussels: + 32 2 896 51 70

* En Belgique, Trialys est une société privée à responsabilité limitée à finalité sociale (SC SPRL) dont le siège social est situé à 1050 Bruxelles, rue Vilain XIIII 8, inscrite auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0634.578.255, avec un capital social de 18.600 €. Au Grand-Duché de Luxembourg, Trialys est une association de frais formée entre Gerald Stevens, Alexandra Pardou, Laurent Mosar et Jerry Mosar.

** Trialys travaille principalement avec des entreprises qui ne sont pas en tant que telles des personnes concernées par le traitement de données à caractère personnel. Toutefois, des données à caractère personnel peuvent nous être transmises dans le cadre de nos missions (par exemple, des données à caractère personnel concernant nos clients ou des clients potentiels ou leurs responsables et membres de personnel ; des données à caractère personnel concernant des adversaires, des fournisseurs ou des acquéreurs ou des données à caractère personnel concernant leurs responsables, conseillers juridiques ou membres du personnel). Si vous êtes une personne dont nous traitons les données à caractère personnel suite à la prestation de nos Services, veuillez noter que nous traiterons diverses données en fonction des services fournis.